Лекцыя 5. Дзелавыя зносіны кіраўніка

Пісьмовыя дакументы ў сферы дзелавых зносін

Уся дзелавая карэспандэнцыя класіфікуецца на розных падставах на пэўныя групы. Так, па тэматычнай прыкмеце яна (карэспандэнцыя) падзяляецца на камерцыйную і дзелавую. Камерцыйныя дакументы складаюцца ад імя юрыдычных асоб, таму звычайна служаць адначасова і як прававыя дакументы (напрыклад, пісьмы-запыты, пісьмы-прапановы, пісьмы-рэкламацыі, адказы на падобныя пісьмы). Дзелавыя пісьмы маюць афіцыйны і прававы статус, яны рэгістыруюцца і ўключаюць у сябе, распіскі, паведамленні, запрашэнні і інш. У залежнасці ад скіраванасці на адрасата дзелавыя пісьмы падзяляюцца на цыркулярныя (пісьмо пасылаецца з адной крыніцы-ўстановы па некалькіх пэўных адрасах, як правіла, падпарадкаваных інстанцый) і звычайныя (пасылаецца ад адной да другой установы). Па знешняй форме дзелавыя пісьмы падзяляюцца на рэгламентаваныя (стандартныя) і нерэгламентаваныя (нестандартныя). Стандартныя пісьмы складаюцца па пэўнаму ўзору (паперы пэўнага фармату з зададзеным наборам рэквізітаў), а нестандартныя, хаця і маюць элементы рэгламентацыі, рэалізуюцца ў выглядзе аўтарскага тэксту (гл.: Колтунова 1999, 6–7).

Акрамя карэспандэнцыі, кожная ўстанова карыстаецца пісьмовымі дакументамі, якія можна падзяліць тэматычна на наступныя групы:

1. 
   распарадчыя дакументы (загады, пастановы, распараджэнні, рашэнні і інш.);
   
2. 
   арганізацыйныя дакументы (інструкцыі, палажэнні, статуты і да т.п.);
   
3. 
   арганізацыйна-распарадчыя дакументы (пратаколы);
   
4. 
   інфармацыйна-даведачныя дакументы (агляды, акты, даведкі, дакладныя і тлумачальныя запіскі, зводкі, тэлеграмы, тэлефанаграмы і інш.).
   

Кожны дзелавы дакумент павінен строга адпавядаць свайму жанру, быць лаканічным, дакладным, канкрэтным, не дапускаць розначытанняў, двухсэнсоўнасці, павінен выкарыстоўваць стандартызаваныя моўныя выразы, клішэ, быць карэктным і добразычлівым, мець аб‘ектыўную неэмацыянальную таналь-насць, якая зыходзіць не ад адной асобы, а ад пэўнай арганізацыі, не змяшчаць экспрэсіўных сродкаў мовы (пра ўзоры і мову розных дзелавых дакументаў гл.: Смелкова 1997, 78–94).

Аб‘ём дзелавых пісем звычайна не павінен перавышаць адной старонкі, яны ўключаюць у сябе такія дадзеныя (рэквізіты), як адрас атрымальніка, дата адпраўкі, індэкс, тэкст (тэма, жанр або характар пісьма – гарантыйнае, рэкламацыйнае, дагаворнае, суправаджальнае, рэкламацыйнае і г.д., што вызначаецца з дапа-могай ключавых слоў), адрас адпраўшчыка (адрасанта), найменне адрасанта. У дзелавых пісьмах звычайна выкарыстоўваюцца ўстойлівыя лагічныя і моўныя выразы, што надаюць ім афіцыйны характар, адназначнае разуменне, дакладнасць, стандартнасць. Стыль і мова службовых дакументаў характарызуюцца нейтраль-насцю, надасабовым спосабам выкладання думак, што забяспеч-вае іх належную аб‘ектыўнасць, уніфікацыяй і тыпізацыяй сродкаў выражэння, якія і прыводзяць да выразнага дакладнага вербальнага афармлення адпаведных паведамленняў. Дзелавыя лісты, дакументы выглядаюць пераканаўчымі і заслугоўваюць больш даверу, калі яны адпавядаюць нормам службовага этыкету, выражаюць інтарэсы не пэўнай асобы, а арганізацыі, установы, фірмы.

У аўтарскім пісьмовым тэксце службовага прызначэння, гэтаксама як і ў вусным дакладзе, структурна выдзяляюцца тры часткі: уступ, галоўная частка, заключэнне. Ва ўступе, або ўводзінах, абгрунтоўваецца тэма асноўнай часткі, аргументавана падводзяць чытача (адрасата) да яе; у заключэнні падводзяцца вынікі асноўнага зместу, даецца агульная яго ацэнка, якая стасуецца са сфармуляванай ва ўступе тэмай. Асноўная частка пісьмовага тэксту павінна змяшчаць матэрыял у пэўнай лагічнай паслядоўнасці, прычыннай залежнасці розных частак зместу дакумента. Кожнае важнае палажэнне, структурныя часткі дакумента вызначаюцца на пісьме асобнымі абзацамі, якія лагічна, а таксама моўнымі сродкамі (з дапамогай паўтораў папярэдніх слоў, займеннікаў, уводных слоў і канструкцый і інш.) звязваюцца паміж сабой у адзінае сэнсавае цэлае і арганізуюцца камунікатыўнай накіраванасцю дакумента (даць даставерную інфармацыю адрасату, пераканаць яго ў выгодах той ці іншай прапановы, стымуляваць да пэўных дзеянняў ў інтарэсах адрасата і сваіх інтарэсах і інш.).

Такім чынам, галоўныя патрабаванні да пісьмовых тэкстаў дзелавога характару зводзяцца да наступных рэкамендацый:

а) улічванне інтарэсаў (пажаданняў) адрасата;

б) лагічная структурная і моўная кампазіцыя дакумента, у якім неабходна звязаць усе палажэнні і часткі ў адзінае мэтанакіраванае пасланне;

в) старанны выбар моўных сродкаў (непажадана ўжываць малавядомыя тэрміны, складаныя структуры сказаў, перавага на пісьме сцвярджальных, актыўных па структуры паведамленняў, а не пасіўных і адмоўных);

г) быць у выкладанні думак на пісьме лаканічным, змястоўным, канкрэтным, дакладным.

Пры гэтым карысным можа быць разумовае ўяўленне сцэнарыя, у якім вы ставіце сябе на месца адрасата. Вы добра ведаеце ўмовы і мэты вашага пісьма, знаеце таго, каму пішаце, яго інтарэсы, характар, схільнасці, асабістыя якасці і г.д. Якім будзе ваша ўспрыманне зместу пісьма, прапаноў, якія маюцца ў ім, ці прынясуць яны вам і вашай арганізацыі карысць, ці паспрыяе гэта наладжванню добрых, узаемавыгадных адносін з адрасантам у далейшым, ці можаце вы прапанаваць у адказ таксама нешта адпаведнае інтарэсам вашага партнёра, ці ўсё магчымае вы зрабілі ў сваім пісьме для таго, каб зацікавіць адрасанта і каб ён абавязкова даў пісьмовы адказ, пажадана са станоўчым для вас вынікам. У дзелавых пісьмах не павінна быць збыткоўнай фамільярнасці, зварот да адрасата павінен змяшчаць найбольш важныя сацыяльныя і прафесійныя характарыстыкі аўтара (прэзідэнт, прафесар, дэкан, рэктар, доктар і г.д.). Важным кампанентам дзелавога пісьма можа служыць постскрыптум з надзеямі, пажаданнямі, дадатнымі зваротамі адрасанта.