Архангельский Г

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ — постановка за
дач подчиненным с определением необхо-
димых полномочий и ресурсов, ответствен-
ности за неисполнение и т.д.
СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ — е д и н о е
хранилище поручений руководителя, поз-
воляющее автоматизированно отслеживать
их исполнение и получать выборки поруче-
ний в нужных разрезах.
СЕКРЕТАРИАТ РУКОВОДИТЕЛЯ ВЫСШЕГО ЗВЕ-
НА — система организации работы секрета-
рей (референтов, личных помощников, ас-
систентов), способствующая максимально
эффективной и комфортной работе руково-
дителя.
Персональная эффективность руководителя,
максимально результативное использова-
ние его времени — это на 30% вопрос лич-
ной организованности и на 70% — вопрос
грамотного делегирования задач. В менедж-
менте тема делегирования проработана до-
статочно подробно — как мотивировать
подчиненных на исполнение задач, как на-
делять их необходимыми полномочиями,
как назначать реалистичные сроки и т. п.
Корпоративный тайм-менеджмент смот-
рит на проблему делегирования под другим
углом. Как руководитель может справить-
ся с огромным объемом разнородных задач
и поручений, распределенных между подчи-
ненными? Что позволит ему не «потеряться»
в этом хаосе и в нужный момент проконтро-
лировать нужные поручения?
Если это топ-менеджер крупной корпо-
рации, то, как правило, ему на помощь при-
ходит формальная корпоративная система
отслеживания задач, служебных записок,
протоколов совещаний и т.д. Однако про-
блема в том, что такого рода бюрократиче-
ские системы тяжеловесны и неповорот-
ливы. К тому же далеко не все задачи, по-
ставленные руководителем, целесообразно

«прогонять» через эти бюрократические
механизмы, так как это было бы стрельбой
из пушки по воробьям.
Хорошая секретарша экономит своему
начальнику больше времени,
чем служебный сверхзвуковой самолет.
Малколм Болдридж,
американский бизнесмен
Руководителю нужна более простая сис-
тема, охватывающая все аспекты его работы,
в том числе неформальное взаимодействие
с коллегами, не проходящее через бюрокра-
тические механизмы. При этом она долж-
на быть максимально автоматизированной,
способной «одним кликом мыши» дать отве-
ты на вопросы: какие задачи связаны с этим
человеком, с этим проектом, с этим перио-
дом времени и т. д.?
Грамотно организованная система кон-
троля поручений позволяет «разгрузить» го-
лову руководителя, избавить его от много-
численных разрозненных напоминаний
на электронных и бумажных носителях
и при этом дать ему полную уверенность
в том, что каждое поручение будет выполне-
но в срок.
Особенно эффективна система контро-
ля поручений в связке с хорошо организо-
ванным секретариатом. (Заметим, что один
секретарь, но снабженный правильным рег-
ламентом работы — это тоже секретариат.)
В таком случае основная нагрузка по отсле-
живанию исполнения поручений перекла-
дывается на секретарей без ущерба для ка-
чества контроля.
Как правило, руководитель, де-
легируя задачу (белый квадрат),
либо не оставляет себе напоми-
нания о ней (синий квадрат),
либо оставляет стихийные на-
поминания: электронные сооб-
щения, пометки в ежедневнике
и т. п. (слева).
При эффективном контроле по-
ручений напоминание попада-
ет в систему контроля (справа),
которая позволяет представлять
руководителю выборку поруче-
ний в разных аспектах, автома-
тизированно отслеживать их ис-
полнение и т. д.

Руководитель, делегируя задачу, не оставля-
ет у себя напоминания о ней или оставляет его
в произвольной форме (в виде электронного со-
общения, пометки в ежедневнике и т.п.).
Контроль и мониторинг выполнения поручений
происходит стихийно, без строго определенной
периодичности для разных типов задач.
Поскольку напоминания о поручениях разроз-
ненны, невозможно проводить их количествен-
ный анализ.
Если существует единое электронное хранили-
ще поручений, то это система, разработанная,
как правило, аппаратом первого лица компа-
нии, обеспечивающая общий контроль управ-
ленческой дисциплины по формализованным
задачам.
Если у руководителя есть секретарь (или секре-
тари), то он выполняет в основном «бытовые»
функции.
Напоминание о задаче попадает в единое ком-
пьютерное хранилище, позволяющее делать те-
матические выборки «одним кликом мыши».
Определены точные регламенты и принципы мо-
ниторинга поручений: с какой частотой и в ка-
ких формах он проводится по поручениям раз-
личных типов.
Система контроля поручений позволяет коли-
чественно анализировать их, высчитывая про-
цент исполнения, средние просрочки по различ-
ным сотрудникам и подразделениям и т.п.
Помимо формализованной корпоративной сис-
темы контроля поручений у высшего руководс-
тва есть личные системы контроля, настроенные
на потребности каждого руководителя и позво-
ляющие охватить в числе прочего и неформаль-
ное взаимодействие.
Секретари обеспечивают работу системы конт-
роля поручений, избавляя руководителя от ру-
тинных дел (позвонить - выяснить статус пору-
чения - напомнить и т.д.)

жүктеу/скачать 7.39 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: