Инструкция обязательна для всех музеев, работающих на общественных началах, независимо от ведомственной принадлежности

Музеи являются основными хранилищами памятников материальной и духовной культуры и обязаны обеспечить их учет, сохранность, изучение и пропаганду. Важное место в обеспечении этой работы принадлежит музеям, работающим на общественных началах.

Инструкция обязательна для всех музеев, работающих на общественных началах, независимо от ведомственной принадлежности.

Научно-методическое руководство музеями, работающими на общественных началах в области учетно-хранительской работы, осуществляется государственными музеями соответствующего профиля.

1. 
   Общие положения.
   

1. 
   Руководители предприятий, учреждений, организаций, при которых действуют общественные музеи, несут ответственность за создание необходимых условий по сохранности культурных ценностей, составляющих их фонды.
   
2. 
   Общественный руководитель музея (директор, заведующий) организует профильное комплектование фондов, надлежащий их учет и изучение, а также полную сохранность в экспозиции и фондохранилище.
   
3. 
   Руководители предприятий, учреждений, организаций при которых действуют общественные музеи, наряду с их директорами (заведующими) отвечают за сохранность памятников истории и культуры, находящихся в фондах музея, перед органом культуры, в котором музей зарегистрирован.
   
4. 
   Все мероприятия, связанные с изменением условий хранения фондов, руководитель музея (директор, заведующий) обязан согласовать с руководителем предприятия, учреждения, организации, при которой действует общественный музей.
   
5. 
   Учет и хранение музейных фондов осуществляет заведующий фондами (хранитель фондов).
   
6. 
   Заведующий фондами (хранитель фондов) избирается общественным советом музея и утверждается руководством предприятия, учреждения, организации, при которых действует общественный музей.
   
7. 
   Приём и сдача дел при смене заведующего фондами (хранителя фондов) производится по актам, фиксирующим наличие и сохранность фондов, а также состояние их учета и хранения.
   

8. 
   Заведующий фондами (хранитель фондов) несет непосредственную ответственность за их полную сохранность в экспозиции и фондохранилище, ведет ключевое хозяйство.
   

• 
  правильное ведение, хранение всех учетно-хранительских документов;
  
• 
  хранение фондов в условиях, гарантирующих их сохранность;
  
• 
  приём фондов на ответственное хранение по соответствующим актам с перечислением всех принимаемых материалов и указанием их сохранности на момент приема.
  

• 
  сохранность и строгий порядок ведения учетно-хранительской документации музея;
  
• 
  регистрация всех поступающих материалов в учетных документах музея;
  
• 
  контроль за состоянием музейного оборудования, а также за состоянием запоров и пломб на шкафах, витринах и т.п., которые он запирает и пломбирует своей печатью;
  
• 
  сохранность предметов основного фонда в экспозиционных залах, запирание и пломбирование залов по окончании работы музея, контроль за соблюдением противопожарных правил.
  

• 
  контроль за допуском посетителей в хранилище;
  
• 
  не допускать в хранилище посторонних лиц, не имеющих на то разрешения директора музея;
  
• 
  уборку фондохранилища, отвечающую музейным требованиям.
  
1. 
   Заведующий фондами (хранитель фондов) имеет право:
   
   • 
     требовать от руководства музея создания условий, необходимых для правильного хранения фондов, гарантирующих их от порчи и хищения;
     
   • 
     пломбировать или опечатывать места хранения фондов своим пломбиром (снимать пломбы другим лицам запрещается).
     

При отказе директора отменить его распоряжение заведующий фондами обязан сообщить об этом руководству предприятия, учреждения, организации, при которых действует музей, и органу культуры, в котором он зарегистрирован.

10. 
    Заведующий фондами (хранитель фондов), допустивший утрату, хищение или повреждение предметов основного фонда музея, а также нарушение режима их хранения, несет ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.
    
11. 
    Обо всех случаях хищения или повреждения предметов основного фонда директор (заведующий) музея обязан сообщить руководству предприятия, учреждения, организации, при которой действует данный музей, и органа культуры, в котором музей зарегистрирован, а также дирекции государственного музея, в котором предметы основного фонда взяты на государственный учет, в устной, а затем в письменной форме с приложением акта для принятия мер по розыску похищенных предметов.
    

13. 
    Собрание всех музеев состоит из основного фонда (фонда музейных предметов) и научно-вспомогательного фонда.
    
14. 
    Основной фонд (фонд музейных предметов) входит в состав музейного фонда РФ и является наиболее ценной частью собрания музея.
    

14.1. в музеях исторического и краеведческого профиля

• 
  археологические материалы, добытые в результате раскопок, а также случайные находки;
  
• 
  этнографические предметы, в том числе предметы народного быта;
  
• 
  нумизматические предметы и коллекции, предметы бонистики, сфрагистики, геральдики;
  
• 
  научные и бытовые приборы и инструменты;
  
• 
  образцы труда, образцы продукции;
  
• 
  оружие, знамена, обмундирование;
  
• 
  предметы быта и одежды, музыкальные инструменты;
  
• 
  произведения изобразительного и декоративно - прикладного искусства (живопись, скульптура, графика, в том числе плакат и др.), имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;
  
• 
  фотографические материалы, имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;
  
• 
  книги рукописные, старопечатные, редкие издания XVII-XX вв.;
  
• 
  рукописные и печатные документы;
  
• 
  документальные и художественные материалы;
  
• 
  мемориальные предметы государственных и общественных деятелей, выдающихся представителей науки и культуры.
  

2. 
   в музеях (отделах) естественно - исторического профиля:
   

• 
  образцы природы, обработанные и законсервированные для длительного хранения, а также снабженные этикетками, гарантирующими точность определения;
  
• 
  уникальные объекты живой и неживой природы, например, редкие виды животных и растений, метеориты, кристаллы необычной формы и др.;
  
• 
  сборы крупнейших естествоиспытателей, имеющие научное или мемориальное значение;
  
• 
  образцы техники препарирования и научной таксидермии;
  
• 
  биогруппы и ландшафтные диорамы, с научной точностью воспроизводящие естественную обстановку, изученных музеем природных участков и основанные на подлинных, научно - обработанных материалах;
  
• 
  подлинные изобразительные материалы, характеризующие природные условия (картографические), фотографические и произведения изобразительного искусства;
  
• 
  письменные, изобразительные, вещевые памятники, отражающие историю естественных наук.
  

2. 
   в музеях (отделах) литературного, театрального, музыкального профилей:
   

• 
  произведения художественной литературы, драматургии и публицистики (рукописи, печатные издания с правкой или автографами автора, редкие печатные издания и пр.);
  
• 
  документы, характеризующие деятельность творческих коллективов, жизнь и творчество писателей, актеров, режиссеров, композиторов, музыкантов, театральных художников и их окружение;
  
• 
  произведения изобразительного искусства, фотографии, деятелей литературы, театрального и музыкального искусства, процесс их творчества, эпоху, в которой они жили;
  
• 
  эскизы и макеты декораций, эскизы театральных костюмов;
  
• 
  иллюстрации к литературным произведениям;
  
• 
  мемориальные предметы быта, предметы быта, характеризующие эпоху;
  
• 
  музыкальные инструменты, театральные костюмы и пр.;
  
• 
  фонозаписи и кинофильмы.
  

2. 
   в музеях мемориального профиля:
   

• 
  мемориальные предметы, принадлежащие меморируемому лицу или его ближайшему окружению (вещевые, изобразительные, письменные памятники, кино фотодокументы);
  
• 
  мемориальные предметы, относящиеся к меморируемому событию (вещевые, изобразительные, письменные памятники, кино фотодокументы);
  
• 
  произведения литературы и искусства, посвященные меморируемому лицу или событию.
  

Хранение холодного и огнестрельного оружия, не пригодного к использованию, осуществляется только с разрешения органов МВД города (района).

13. 
    К научно-вспомогательному фонду относятся:
    

• 
  различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), копии, реконструкции, карты, диаграммы, схемы, планы, а также другие материалы, изготовленные или приобретенные музеем в процессе комплектования фондов, изучения или экспонирования музейных предметов;
  
• 
  образцы скоропортящихся сельскохозяйственных культур и других натуральных материалов, подверженных порче и требующих частой замены.
  

Отнесение предметов к основному или вспомогательному фонду в музеях, работающих на общественных началах, производится специалистами научно-методических отделов государственных музеев (соответствующего профиля) на основании ежегодной предварительной заявки общественного музея.

13. 
    Все фонды музея, работающего на общественных началах, подлежат строгому документальному учету, обеспечивающему их юридическую охрану, а также создание условий для их изучения и рационального использования.
    
14. 
    Учет фондов предусматривает следующие этапы:
    

• 
  актирование всех поступивших в музей материалов;
  
• 
  регистрацию и описание материалов в Книге учета фондов.
  

13. 
    Актирование, поступивших в музей материалов. Все поступившие в музей материалы проходят актирование на постоянное или временное хранение.
    

Акт приема составляется и оформляется немедленно (приложение№1).

Для актов используются специальные бланки или чистые листы бумаги со штампом предприятия, учреждения, организации, при которых действует музей, и заполняется под копирку на пишущей машинке или от руки шариковой ручкой в трех экземплярах. Один экземпляр хранится у директора музея для контроля, второй передается организации (лицу), сдавшему материалы, третий хранится у заведующего фондами (хранителя фондов).

Хранение в музее материалов, не оформленных актами приема, категорически запрещается.

18.2. Важное значение для анкетирования поступивших в музей материалов имеет наличие легенды, т.е. сведений об их истории (в том числе о месте и времени происхождения, связей с определенными историческими событиями и лицами, о времени изготовления, месте бытования, способах и условиях употребления и т.д.)

Описание в легенде может быть сделано как со слов бывшего собственника поступившего материала, так и на основе каких – либо письменных сведений о нем.

Для массовых поступлений, экспедиционных сборов необходимо составлять коллекционную опись, которая является приложением к акту приема. Все поступившие материалы фиксируются в ней попредметно.

Легенда записывается на отдельном листе бумаги или на оборотной стороне акта приема.

13. 
    Акты без подписей и утверждения общественным директором, а также без штампа (печати) предприятия, учреждения, организации, при которой действует музей, не могут быть приняты к исполнению.
    
14. 
    Выдача предметов основного фонда музея в постоянное или временное пользование другим музеям производится по письменному разрешению общественного директора, согласованному с руководством предприятия, учреждения, организации, при которых действует музей и государственного музея (в котором предметы этого фонда взяты на государственный учет). Выдача оформляется актом выдачи (приложение №2), в котором оговаривается гарантия сохранности выдаваемых предметов и сроки их возврата.
    
15. 
    Выдача материалов научно-вспомогательного фонда в постоянное или временное пользование другим музеям производится по письменному разрешению директора общественного музея и оформляется актом выдачи.
    
16. 
    Акты приема на постоянное (временное) хранение и акты выдачи на постоянное (временное) хранение нумеруются порядковыми номерами раздельно. Номера актов временного хранения имеют шифр «ВХ».
    
17. 
    Акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела в хронологическом порядке (в порядке возрастающих номеров).
    

13. 
    Перемещение предметов внутри музея (для экспонирования, использования в научно-исследовательской работе) оформляется соответствующими актами выдачи.
    
14. 
    На утраченные, похищенные или сильно поврежденные предметы основного фонда составляются специальные акты. В таких случаях приказом по музею назначается специальная комиссия для выяснения обстоятельств пропажи, хищения, естественного, либо умышленного повреждения предметов.
    

13. 
    Акты приема как первичные документы учета новых поступлений в музей являются основанием для их регистрации и описания в Книге учета фондов.
    

Порядковый номер по Книге учета фондов, присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в соответствующей графе акта приема.

Книга учета фондов имеет следующие графы:

1. 
   № по порядку;
   
2. 
   дата записи;
   
3. 
   время, источник и способ поступления, № акта, сопроводительные документы;
   
4. 
   наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, надписи, подписи, размер, др.);
   
5. 
   количество предметов;
   
6. 
   материал и техника изготовления предмета;
   
7. 
   сохранность предмета;
   
8. 
   к какому фонду отнесен предмет (три колонки: основной, вспомогательный, др.);
   
9. 
   порядковый номер предмета основного фонда общественного музея по специальной книге учета в государственном музее;
   
10. 
    примечание (№№ актов о постоянной выдаче, № и дата документа – разрешения).
    

13. 
    Книга учета фондов должна быть до ее заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью организации, которой подчинен музей. Книга учета фондов хранится постоянно в помещении музея в сейфе или запираемом шкафу, ключи от которого находятся у заведующего фондами (хранителя фондов). Переписывать Книгу учета фондов без согласования с руководством государственного музея, предприятия, учреждения или организации, при которой он действует, не разрешается.
    
14. 
    Все записи в Книге учета фондов производятся без помарок и исправлений чернилами фиолетового, черного цвета. Категорически запрещается вырывать из нее листы, стирать и переправлять написанное. Исправления или дополнения допускаются в крайних случаях, делаются красными чернилами. При этом неверная запись зачеркивается таким образом, чтобы текст прочитывался, а над ним давались новые данные. Обо всех исправлениях делается соответствующая оговорка в графе «Примечание», которая заверяется подписью директора музея.
    

13. 
    До заполнения книги учета фондов во избежание ошибок при ее заполнении рекомендуется произвести описание предмета в учетной карточке, графы которой должны соответствовать графам указанной книги. Заполненные учетные карточки используются для составления необходимых для данного музея научно-справочных картотек.
    
14. 
    Запись в Книге поступлений фондов производится на основании всех сведений, имеющихся в акте приема, легенде (других сопроводительных документах) и тщательного осмотра предмета.
    

Порядковый номер дается каждому предмету, который становится его учетным обозначением. При групповых поступлениях каждый предмет получает дробный номер. Например, чайный набор будет иметь общий № 200, включает 12 предметов, т.е. 200/1-12 и далее каждый предмет получает свой порядковый номер: 200/1, 200/2, 200/3 и т. д.

Проставляется дата регистрации предмета в книге.

Когда, от кого поступил предмет (фамилия, имя, отчество; наименование учреждения, его адрес). Поступил в музей в качестве безвозмездной передачи, в результате экспедиции. Указываются: № и дата приема, все сопроводительные документы, прилагаемые к акту (легенды, дарственные записи и т.д.).

Наименование предмета начинается с главного предметного слова. Например, костюм мужской, часы ручные, куропатка серая и т. д. При описании произведений изобразительного искусства указывается автор и даты его жизни (если это известно), затем краткое описание (для живописи, скульптуры, сюжетной фотографии – описание сюжета). Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица; указывается место и время сделанного снимка (если известно); тип портрета (голова, погрудный, поясной, рост и т.д.).

Описание фотографий с групповыми изображениями включает общее наименование группы, поименное перечисление входящих в нее лиц слева направо с указанием должности (общественного положения).

Описания фотографий, воспроизводящих события, производственные процессы, виды местности, предметы, начинаются с наименования сюжета.

Описание документальных материалов, как опубликованных, так и архивных, начинается с указания фамилии и инициалов автора (или составителя документа), затем наименование документа.

При отсутствии определенного автора описание документальных материалов начинается с названия самого документа.

При описании книг, рукописей, документов, альбомов указывается количество листов.

Если отсутствует точная датировка предметов, указывается приблизительная дата или дата со знаком вопроса (?).

Важное значение имеет указание на назначение предмета, место его происхождения, историю бытования.

В описании предмета фиксируются все надписи, подписи, знаки и иные пометы на предмете.

Размеры предмета указываются в сантиметрах (для графики – миллиметрах) следующим образом: для прямоугольных предметов – высота и ширина; для круглых и эллипсообразных – наибольший диаметр; для объемных предметов – три измерения: ширина, высота, глубина. Высота статуи указывается вместе с плинтом, если они составляют единое целое. Размеры ваз определяются их высотой и наибольшим диаметром. Для произведений графики указывается двойной размер листа и изображения; для произведений живописи – размеры по подрамнику или по доске. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина. При обмерах запрещается пользоваться мягким сантиметром.

Графа№5. Количество предметов.

Отмечается количество предметов, образующих одну единицу хранения. Например, чайный набор, состоящий из шести чашек и шести блюдец, будет обозначен в этой графе цифрой 12.

Регистрируется материал, из которого выполнен предмет, и техника его изготовления. Например, бронза – литье, медь – чеканка, фарфор – роспись надглазурная.

Фиксируется сохранность предмета при его поступлении в музей, что имеет важное значение для контроля за состоянием предмета, переданного в фондохранилище или на экспозицию, а также на временное хранение в другой музей.

В этой графе фиксируются все имеющиеся дефекты: прорывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, отсутствие каких-либо частей или деталей предмета и т.п. при этом указываются места особенно значительных повреждений. Например, оторван правый угол, левый край покрыт ржавчиной; текст на 2-й странице утрачен. При отсутствии дефекта пишется «полная сохранность».

Графа №8,9. К какому фонду относится предмет: основному, научно-вспомогательному…

Принадлежность предмета к основному фонду или научно-вспомогательному определяется представителем (представителями) государственного музея, на учете которого находится основной фонд данного общественного музея. Представитель (представители) государственного музея, осуществляющий указанную работу, должен быть членом фондово - закупочной комиссии музея, который он представляет, и иметь на это письменное разрешение своей дирекции.

Отнесение предмета к тому или иному фонду отмечается к соответствующей графе (8 или 9) условным обозначением: о/ф – основной фонд, нв/ф – научно-вспомогательный.

Каждая запись датируется и подписывается представителем государственного музея, определившего принадлежность предмета к тому или иному фонду.