Кассовый бюджет, счет прибылей и баланс

Конечным результатом всей бюджетной деятельности является определение общей суммы расходов, необходимых для получения запланированных доходов.

Когда все бюджеты утверждены, они суммируются в предварительном счете прибылей и убытков и балансе, вместе с кассовым прогнозом, показывающим количество денег, которое может потребоваться компании в определенные промежутки времени в течение бюджетного периода.

Кассовый бюджет составляется на основе сведений, содержащихся в различных расходных бюджетах. Он обычно охватывает более короткий период, чем общий бюджет, потому что движение денег в течение всего отчетного периода трудно с точностью предугадать. После разработки кассового бюджета могут быть составлены обычными бухгалтерскими методами планируемый счет прибылей и баланс.

Запланированный баланс показывает ожидаемое финансовое положение компании на различных стадиях бюджетного периода. На основании сведений, взятых из предыдущих балансов пли предусмотренных текущими бюджетами расходов, он показывает предполагаемые активы и пассивы по кварталам.

Примечания

1. Хотя каждый бюджет в конечном итоге выражается в США языком доллара и в этом отношении американская концепция «бюджета» соответствует нашему понятию финансового бюджета, на практике составление бюджета, как это читатель увидит в этой главе, скорее, соответствует нашему процессу общего планирования, а сам термин «бюджет предприятия» — его плану как таковому. — Прим. науч. ред.

2. Хотя с точки зрения бюджета и бухгалтерской практики в США, как и у нас, проводится различие между двумя вышеупомянутыми группами рабочих, понятие «производственного» рабочего не является точным переводом соответствующего английского эквивалента. Вместо этого в США всегда говорят о «прямых затратах труда» и затратах «косвенных». Этими выражениями характеризуется только вид труда, но не удельный вес людей, занятых тем или иным видом труда. Рабочие, занятые вспомогательным трудом, поэтому отнюдь не рассматриваются как рабочие более низкой категории. Такой подход подчеркивает отнюдь не второстепенную роль всех видов обслуживания. — Прим. науч. ред.

Глава V. Кассовое планирование и управление наличными средствами

Составление кассовых бюджетов является основным способом планирования оборота наличных средств. Наряду с другими достоинствами оно показывает потребность в увеличении средств, дает возможность определить, какую часть сводных наличных денег инвестировать и на какое время; позволяет заранее определять потребность в кредитах, давая таким образом возможность отделу финансов получать кредит на наиболее выгодных условиях.

Еще совсем недавно было общепринятой практикой держать при себе в любое время большую сумму наличных денег. Идея, казалось, заключалась в том, чтобы держать в кассе как можно больше наличных денег на случай, если они спешно понадобятся. Составление кассовых бюджетов, как понимаем их теперь, практиковалось только горсткой компаний.

В связи с появлением научных методов управления руководство научилось путем тщательного планирования избегать большинства непредвиденных случаев и преодолевать неизбежные критические обстоятельства путем сохранения лишь необходимых для этого наличных средств, способных обезопасить положение компании. Довольно быстро предприниматели поняли, что держать деньги в бездействии убыточно и что пускать деньги в оборот так же важно, как обеспечивать рабочих работой. Это довольно очевидное достижение было только первым шагом на пути к тому, что теперь является одним из необходимых способов управления: планирование оборота наличных средств и составление кассовых бюджетов.

В наши дни никакая работа по составлению бюджетов не может считаться законченной, пока руководство не определит тот эффект, который будут иметь его оперативные планы на кассовое положение компании, и не выяснит, каким образом возможные изменения в кассовом положении в течение бюджетного периода будут влиять на оперативные планы. Применяя в качестве основы прогноз сбыта, производственный бюджет и бюджет по расходам, многие предприятия разрабатывают обоснованные планы регулирования наличных средств, соответствующие их оперативным планам и обеспечивающие достаточные средства для осуществления планов, выраженных в оперативном бюджете.

Подготовка производственного бюджета и соответствующих бюджетов по расходам является дальнейшим развитием «учета затрат» и представляет собой средство определения реальных наметок расходов по каждому виду деятельности, необходимому для выполнения заданий по производству и реализации продукции. Подготовка счетов предполагаемых прибылей и убытков, баланса, прогнозов состояния кассы и кассовых бюджетов часто называется «финансовым счетоводством». Оно служит способом получения общей картины финансового положения компании на любой данный период в будущем, а также определения возможных финансовых потребностей, вытекающих из операций, предусмотренных в бюджете.

Проще говоря, ведение финансового счетоводства — это кассовое планирование.

Кассовое планирование — это процесс оценки всех источников поступлений и расходов наличных средств в течение определенного периода в будущем. Кассовое планирование часто называют другими терминами: прогнозирование наличных средств или анализ движения наличных средств, финансовое прогнозирование или анализ оборота, составление кассовых или финансовых бюджетов, а также управление наличностью. Иметь наличные средства для уплаты по обязательствам, срок которых наступает, является первой потребностью для того, чтобы продолжать дело.

Сказать, что больше предприятий терпят неудачу из-за отсутствия наличных средств, чем из-за отсутствия прибылей, кажется на первый взгляд парадоксальным. Однако прибыли и наличные средства не обязательно схожи друг с другом.

В ответ на расход наличных средств предприятие, естественно, ожидает получить назад больше; оно должно получать больше, чем расходует для поддержания бизнеса. Но если дела обстоят неблагополучно в отношении нормального движения наличных средств и фирма начинает расходовать больше, чем она получает, финансовый руководитель должен изыскивать добавочные средства для поддержания нормальной работы предприятия. Само существование предприятия зачастую непосредственно зависит от суммы наличных, которую имеет компания и от того, правильно ли используются эти средства.

По существу кассовое планирование и управление наличными средствами помогают финансовому отделу определять наилучший размер ликвидности.

Потребность в оборотном капитале в любое данное время в течение бюджетного периода обусловливается главным образом текущими планами компании, выраженными в прогнозах сбыта, производственном бюджете и в различных бюджетах по расходам. Но эта потребность также находится в зависимости от следующих факторов:

- общих рыночных условий;

- изменений объема сбыта в течение бюджетного периода;

- других изменений, обусловливаемых сезонными факторами в деятельности предприятия;

- производственного цикла предприятия;

- наличия соответствующих материалов и рабочей силы;

- соотношения продажи в кредит и продажи за наличные;

- сезонного или циклического распределения объема продаж в кредит;

- преобладающих условий сбыта;

- политики компании в области кредита и инкассации выручки;

- финансовых возможностей в распоряжении компании;

- предвидимых, но в то же время необычных потребностей в наличных средствах.

На основе анализа и оценки этих условий финансовые руководители стремятся определить минимальный размер оборотного капитала, необходимого для превращения капитала из формы наличных денег в форму товарных запасов, потом в дебиторскую задолженность и обратно в наличные.

Проблема заключается в том, чтобы определить размер оборотного капитала, необходимого для данной компании в разное время бюджетного периода. Часть потребности в оборотном капитале является стабильной, в то время как другие потребности чрезвычайно меняются. Независимо от того, какое количество основных производственных материалов предусмотрено в производственном бюджете на какое-то будущее время, финансовый руководитель должен знать, где найти необходимый оборотный капитал, чтобы обеспечить дополнительную потребность в этих материалах, если первоначальные прогнозы окажутся неверными. Ошибка в прогнозе сбыта может иметь еще большие последствия. Когда увеличивается объем сбыта, компания должна производить больше товаров. Это влечет за собой увеличение объема товарных запасов и размера дебиторской задолженности компании.

Многие так называемые «непредвиденные обстоятельства» на самом деле можно предусмотреть с помощью заранее составленного правильного плана. Например, если срок основного коллективного договора истекает в течение бюджетного периода, руководство с самого начала этого периода должно иметь в виду возможность забастовки.

Основным способом планирования финансов или движения наличных средств является составление кассовых бюджетов. Последнее связано в основном с планированием потребностей в оборотном капитале. При выполнении функции управления наличными деньгами финансовый отдел компании стремится также обеспечить наличие оборотного капитала в размере, необходимом для гибкости операций. Оборотным капиталом обычно считается превышение текущих активов над краткосрочными обязательствами, включающими нижеследующие статьи:

- наличные деньги в кассе и банковские депозиты;

- счета дебиторов (за минусом резервов по безнадежным долгам);

- другие краткосрочные векселя и акцептованные счета дебиторов (за минусом резервов);

- большая часть товарных запасов (включая сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и различные средства, необходимые для производства).

Краткосрочные обязательства:

- счета, подлежащие уплате кредиторам, и др.;

- векселя к оплате;

- платежи, по которым наступили сроки;

- облигации и другие долгосрочные обязательства, срок оплаты которых наступает в течение одного года;

- дивиденды, подлежащие выплате наличными акционерам.

Сбалансированное положение оборотного капитала является обязательным в силу ряда причин. Текущее ликвидное состояние дает компании возможность своевременно оплачивать счета за основные материалы и рабочую силу, производить расходы, связанные с производственной и сбытовой деятельностью. Это то, что поддерживает деятельность компании, придает ей устойчивое положение. Стабильный характер хозяйственной деятельности увеличивает эффективность производства, уменьшает производственные расходы, поднимает хорошее настроение служащих. Имеющийся в наличии оборотный капитал дает возможность сразу же оплачивать поставщиков компании. Это обычно означает, что компания сможет закупать товары большими партиями и больше пользоваться скидками, предоставляемыми в этих случаях поставщиками, тем самым еще больше увеличивая заработки компании. Кроме этих выгод, текущее ликвидное состояние укрепляет кредитную репутацию компании и фактически гарантирует получение ею кредита, когда это потребуется.

Кроме этих очевидных преимуществ, открывающих дополнительные возможности получения средств для инвестирования и сигнализации о предстоящей нехватке наличных денег для того, чтобы финансовая служба могла обеспечить дополнительные средства путем получения кредита и другими способами, составление кассовых бюджетов дает большое количество менее ощутимых выгод.

Кассовое планирование обеспечивает компанию средствами для развития. Развитие компании и расширение ее деятельности обычно увеличивают поступление наличных денег в компанию. Однако предварительные расходы, которые делают возможным такой рост (например, большие вложения в основные средства), обычно ослабляют на какое-то время кассовую позицию компании до тех пор, пока компания не начнет получать большую прибыль. Тщательно планируя свои расходы, компания может оперировать с намного меньшими суммами наличных денег, высвобождая тем самым больше средств для использования их в расширении финансовых операций.

Надежные прогнозы движения наличных средств часто облегчают получение фирмой кредитов. Такие прогнозы (или бюджеты) дают заранее компании сигнал о необходимости получения займа, тем самым позволяя финансовому отделу выискивать кредиты на наиболее выгодных условиях. Кроме того, компания получает время для планирования своих операций и приспособления их в случае необходимости к потребностям в капитале.

Кредиторы часто требуют доказательств того, в какой сумме действительно нуждается компания-заемщик и на какой срок.

Для того чтобы эффективно использовать средства, фирма должна: располагать своевременной и надежной информацией о поступлении расходах наличных средств. Она должна располагать надежными прогнозами будущих денежных поступлений, выплат и остатка наличных денег, чтобы планировать такие расходы, как выплата дивидендов, оплата процентов и погашение основной суммы долга кредиторам. Планирование движения наличных средств и составление кассовых бюджетов всегда ведут к лучшему финансовому контролю; финансовый отдел получает регулярные отчеты по расходам и поступлениям как от финансовых отделов филиалов, так и от оперативных отделов. Это является особенно необходимым в широко децентрализованных организациях, в которых управляющие филиалами имеют полномочия действовать самостоятельно. Наличие своих официальных кассовых бюджетов в таких организациях позволяет центральному финансовому аппарату определять в любое время общую кассовую позицию компании.

Для того чтобы дать оценку возможных результатов обычного бюджетного периода, а также более точные предположения на короткие периоды, кассовые планы часто составляются на целый год (или на весь бюджетный период) и разбиваются на кварталы и месяцы. Но некоторые фирмы определяют свои кассовые позиции на каждую неделю, а некоторые — даже по дням. Вообще говоря, чем больше децентрализованы операции компаний, тем короче периоды, охватываемые его кассовым бюджетом, и компании, имеющие резко колеблющиеся уровни доходов и расходов, часто составляют на очень короткий период и прогнозы потребностей в оборотном капитале.

Разумеется, не каждая компания имеет потребность в детализированных кассовых бюджетах, доказывающих дневные или недельные поступления и выплаты. Но даже те предприятия, бюджеты которых показывают движение наличных за более длительные периоды, должны по крайней мере рассматривать исполнение бюджетов через довольно короткие промежутки времени.

Расходы компаний можно предсказывать с большой степенью точности, но оценить доходы часто бывает затруднительно. Условия, влияющие как на поступления, так и на платежи, могут резко меняться. Финансовый отдел должен по крайней мере раз в месяц пересматривать кассовый бюджет независимо от величины или вида деятельности компаний.

Делая наметки поступлений и платежей наличных средств на весь бюджетный период, затем уточняя прогнозы каждый месяц или неделю, Финансовый отдел обычно может сказать, когда будет превышение платежей над поступлениями, или наоборот. Если случается, что в каком-либо месяце не хватает наличных денег, то финансовый отдел должен заранее предусмотреть получение кредита для покрытия недостатка средств в этом периоде. Если же предвидится избыток наличных денег когда-то в будущем, финансовый отдел должен спланировать инвестирование этого излишка в соответствующие ценные бумаги или векселя.

Как составляется кассовый бюджет?

Большинство кассовых бюджетов являются простыми прогнозами суммы наличных средств, потребующейся компании для финансирования ее производственных планов в течение определенного периода в будущем. Для разработки такого плана финансовый отдел должен изучить предыдущие финансовые отчеты компании, с тем чтобы сравнить ее настоящее положение с прошлым. Он должен определить и наметить тенденции предыдущего и настоящего финансового положения, чтобы определить финансовое положение компании на три, шесть, десять или двенадцать месяцев вперед. Финансовый отдел должен наметить все поступления и расходы наличных денег на бюджетный период на основе ожидаемого уровня хозяйственной деятельности, предполагаемого темпа оборачиваемости средств и сезонных факторов, могущих оказать влияние на движение наличных. Прогноз движения наличных денег может быть простым или весьма сложным в зависимости от размера компании, ее потребностей, предусмотренных планами и бюджетом, и точки зрения руководства на вопросы составления бюджетов.

Прогнозирование кассовых бюджетов. Ввиду того, что большинство доходов являются результатом сбытовой деятельности, основные наметки поступлений наличных денег исходят из прогнозов сбыта. Обычно прогнозы сбыта, так же, как и бюджет движения наличных денег, разбиваются на недели и месяцы, с тем чтобы заведующий финансами имел ясное представление о том, какой доход ожидается в течение различных отрезков бюджетного периода.

Кроме кассовых бюджетов, компании часто составляют и другие плановые документы, с тем чтобы показать развитие своего финансового положения. Кассовый бюджет имеет дело лишь с движением наличных денег, с ожидаемыми поступлениями и платежами в течение того же самого периода времени. Он показывает только изменения, относящиеся к наличным средствам. Многие компании также готовят ведомости предполагаемых прибылей и убытков (или ведомости доходов) и плановые балансы на период, охватываемый кассовым бюджетом.

Обычные (или фактические) счета прибылей и убытков и баланс представляют собой бухгалтерскую отчетность об имевших место в прошедшем периоде расходах, показывающую текущее финансовое положение компании. Плановые же финансовые ведомости имеют целью показать ожидаемое финансовое положение через какой-то определенный промежуток времени в будущем — через месяц, квартал или год в зависимости от продолжительности периода кассового бюджета.

Внешне ведомости о предполагаемых и фактически полученных доходах и балансы, разумеется, похожи друг на друга; цифры же в этих документах различны, потому что счет предполагаемых прибылей и баланс показывают, ожидаемое, а не действительное финансовое положение.