Использование кассового бюджета в процессе управления наличными средствами

Фактические поступления и платежи обычно несколько отличаются от предусмотренных в кассовом бюджете. Различия могут быть вызваны изменением факторов, влияющих на сбыт, непредвиденными изменениями методов производства или его потребностей, а также недостаточным контролем над движением наличных средств. Первые две причины являются естественными и их следует ожидать, но нет никакого оправдания для недостаточного контроля, рассматривающего кассовое планирование компании. Недостаток контроля обычно происходит из-за отсутствия информации и из-за нарушения связи, приводящих к тому, что финансовые руководители не получают сведений о том, что им следует знать о деятельности компании и ее кассовой позиции.

Изменения в оперативных планах влияют, естественно, на кассовую позицию компании, но обычно финансовый отдел может рекомендовать проведение корректирующих мер, если он знает заранее, какие возможны изменения. Например, если кажется, что новый производственный план может вызвать значительную нехватку наличных средств, финансовый отдел может рекомендовать проведение одной из следующих мер, с тем чтобы сохранить оборотный капитал компании в надлежащем состоянии:

- уменьшить прямые издержки¹;

- усилить инкассацию счетов дебиторов;

- отложить крупные расходы;

- сократить товарные запасы;

- добиться получения более длинных сроков кредитов от кредиторов и поставщиков;

- изменить производственные планы (в качестве последнего средства).

Эффект, который эти рекомендации могут действительно иметь на кассовую позицию фирмы, естественно, зависит в большой степени от того, когда начнут выполнять принятые решения. Чем быстрее принимается окончательное решение о принятии мер, тем больше их корректирующее воздействие на оборотный капитал. Это обстоятельство требует, чтобы финансовые руководители были всегда в курсе текущей деятельности компании и как можно раньше узнавали об изменениях в планах.

В большинстве компаний финансовый руководитель оценивает и анализирует хозяйственную деятельность, но не может непосредственно ее контролировать или направлять. За фактическое осуществление обычно несут ответственность административные и непосредственные руководители производством операций. Они отвечают за производство в соответствии с бюджетными наметками. Финансовый руководитель ни в коем случае не должен осуществлять «контроль» за проведением операций. Он может рекомендовать изменения в оперативных планах, однако должен делать это с большим тактом. Его организация является наиболее эффективной в отношении контроля и регулирования движения наличных денег в соответствии с изменениями в деятельности и в оперативных планах. Финансовый руководитель обычно следит за производственной деятельностью через посредство регулярных отчетов, составляемых управляющими, производством для других руководителей.

Если финансовый отдел следит за производственной деятельностью с помощью отчетов, составляемых производственными подразделениями, то за финансовым развитием он наблюдает через посредство отчетов, составляемых самим финансовым отделом и связанными с ним административными подразделениями.

август 15, 19….г.

Для того чтобы такой отчет представлял ценность, он должен показывать размеры всех четырех основных видов товарных запасов:

- готовой продукции — изделий, готовых к продаже;

- незавершенного производства — товаров, которые требуют дальнейшей обработки, прежде чем стать готовой продукцией;

- сырья — предметов, которые не подвергались обработке;

- вспомогательных материалов — материалов, которые содействуют ходу производства, но не становятся неотъемлемой частью готовой продукции.

Составляют также ежедневные сводки об остатках средств на счетах в банках, показывающие размер средств, имеющихся на каждом счете фирмы в банке.

Ежедневная сводка об остатках средств на счетах в банке обычно показывает общую сумму средств на всех учетах, а также остатки средств к концу дня на каждом счете. Если остаток средств на счете опускается ниже желаемого уровня, то финансовый отдел может перечислить на него средства с другого счета, чтобы поднять его до соответствующего уровня.

1. Производственные издержки, величина которых пропорциональна объему производства. — Прим. науч. ред.

Глава VI. Оценка планов капитальных затрат

Исследование финансовых аспектов планов капитальных затрат требует гораздо большего, чем только простого сравнения затрат с полученными прибылями. Правильная оценка предполагаемых капитальных вложений требует:

- ведения счетов, которое правильно отражает характер затрат, - расходов на капитальные вложения, или капитальных затрат;

- рациональной и систематической программы замены оборудования;

- детального бюджета капитальных затрат;

- сравнения различных вариантов капитальных вложений;

- подсчета годовой экономии в затратах;

- определения фактического достоинства капиталовложения практическим методом.

Для правильной оценки планов капиталовложений финансовое руководство должно иметь действительные факты и цифры, на базе которых можно сравнивать имеющиеся в наличии на данный момент основные средства и предполагаемые капиталовложения. По этой причине весьма важным является учет вложений в имеющиеся основные средства. За исключением земли, основными средствами являются такие активы, полезный срок действия которых значительно больше одного отчетного финансового периода. Поскольку все фирмы пересматривают свои финансовые операции по крайней мере раз в год для целей налогообложения, основными средствами являются любые средства, полезный срок действия которых превышает год. Здания, машины и заводское оборудование являются примерами основных средств.

Самой большой проблемой учета, связанной с вложениями в основные средства, является проблема, возникающая вследствие различных принципов учета капитальных вложений и обычных производственных затрат. Капиталовложения относятся на счета основных средств, отраженных в активе баланса. Производственные затраты отражаются в счете прибылей и убытков как операционные расходы. Капитальные затраты увеличивают стоимость основных средств, а производственные затраты не увеличивают. Если предприятие ошибочно относит какие-либо затраты к капиталовложениям, оно искусственно завышает в балансе стоимость основных средств, увеличивая облагаемый налогами доход на сумму этого завышения. Относя капитальные затраты к производственным расходам, компания ошибочно занижает облагаемый налогами доход.

Классификация расходов наличных средств. Большинство расходов, связанных с основными средствами, четко подразделяются на категории, относящиеся либо к капитальным затратам, либо к обычным производственным расходам. Но правильность учета некоторых затрат бывает зачастую в лучшем случае сомнительной. Обычно фирма должна относить стоимость текущих ремонтов к производственным расходам, а стоимость необычных ремонтов, имеющих целью продление срока службы основных средств, — на соответствующие счета основных средств. Например, стоимость труда и материалов, израсходованных для замены основной части машины более совершенной частью, повышающей производительность машины, будет считаться капитальными затратами, а стоимость труда и материалов, использованных для поддержания машины в рабочем состоянии без увеличения ее производительности, является производственной затратой. Большинство фирм классифицируют другие виды капитальных затрат следующим образом:

Капитальные затраты:

- дополнение — новые основные средства, которые увеличивают производственные мощности без замены существующего оборудования;

- обновление или замена — оборудование, приобретенное для замены аналогичных основных средств, приблизительно такой же мощности;

- усовершенствование или модернизация — капитальные затраты, ведущие к фактической замене или изменению основных средств.

Производственные затраты:

- содержание и ремонт;

- амортизация;

- страхование;

- налоги на собственность.

Как бы предприниматель ни классифицировал капитальные затраты, он должен создать определенную систему и придерживать ее постоянно из года в год. Надежный учет позволяет делать правильные сравнения при оценке планов капитальных вложений.

Компания может капитализировать стоимость дополнений, обновлений или замен, а также усовершенствований или модернизации, так как она может отнести их на соответствующие счета основных средств и показать в балансе в качестве капитальных затрат. Делая такую капитализацию, фирма может включить все затраты по приведению средств производства в рабочее состояние. Например, фирма может капитализировать стоимость обследования земель, оплату разрешений и гонораров, архитектурные работы, материалы и оборудование, стоимость рабочей силы и надзора в строительстве, страхование и уплату процентов в период строительства или реконструкции. Но капитализация не должна включать амортизацию за период строительства. Правила учета позволяют начать амортизационные отчисления только после вступления в строй средств производства.

Фирма не должна капитализировать полную стоимость усовершенствований или модернизации существующих основных средств. Планы таких вложений влекут за собой как капитальные затраты, так и обычные производственные расходы. Предположим, например, что существующее здание нуждается в новой крыше. Если компания отремонтирует крышу материалами, подобными тем, из которых была сделана существующая крыша, стоимость ремонта классифицируется как производственная затрата. Но если фирма использует материалы лучше, чем на существующей крыше, она может капитализировать разницу между стоимостью простой починки крыши и стоимостью ее улучшения. «Ремонты» приводят существующие средства к их первоначальному состоянию, усовершенствования влекут за собой повышение производительности, удлинение долговечности или улучшение условий труда.

Компания должна избегать отнесения к производственным затратам тех расходов, которые в действительности являются капитальными затратами. Такая тактика, уменьшая текущие прибыли и тем снижая соответственно суммы уплачиваемых налогов, в то же время ограничивает текущие амортизационные отчисления, что потребует больших амортизационных затрат в последующие годы. Неполное указание текущих доходов может также привести в дальнейшем к большим налоговым штрафам.

С финансовой точки зрения целью анализа капитальных вложений является избежание ненужных капитальных затрат путем соответствующего планирования, составления прогнозов, бюджета и проведения соответствующих мероприятий по учету. Ненужные капитальные затраты годами довлеют над компанией, так как производство несет крупные расходы на содержание основных средств, уплату налогов, страхование, выплату процентов и другие ненужные расходы. Поскольку компания может продать свои «ошибки», которые приведут к большим убыткам, необходимо помнить, что в капитальных затратах они обычно значительно серьезнее, чем, скажем, ошибки при создании товарных запасов.

Грамотная программа капитальных затрат требует:

- систематического рассмотрения вопроса, когда имеющиеся в настоящее время средства производства должны быть заменены и вообще должны ли они быть заменены. Многие компании заменяют оборудование только после его полного износа. Тщательное изучение соответствующих стоимостных данных может показать определенную необходимость в немедленной замене оборудования, даже если оборудование еще может работать несколько лет;

- наличия соответствующих средств. Рациональное финансовое планирование важно для обеспечения достаточного капитала, когда необходимо финансировать капитальные затраты, не угрожая долгосрочным финансовым планам компании.

Решение о времени покупки нового оборудования зависит от таких сложных факторов, как долгосрочные планы компании, ее текущие прибыли, состояние оборудования и других основных средств уже в пользовании. «Замена оборудования» есть нечто большее, чем простая замена износившихся машин другими. Она влечет за собой такие трудные проблемы, как принятие решения о том, заменять или модернизировать нормально работающее оборудование, но работающее не так хорошо, как более новые машины или оборудование на заводе конкурента.

До принятия программы капитальных затрат финансовый отдел должен знать состояние имеющихся основных средств. Фирмы, которые ведут полный учет работы и стоимости основных средств, хорошо подготовлены к оценке планов капитальных затрат. Но если учет работы оборудования недостаточен, компания должна сделать обследование имеющихся у нее основных средств для определения их состояния и уже затем решать, какое оборудование устарело или является неэффективным и поэтому подлежит замене.

Основания для замены основных средств. Ожидание окончательного износа основных средств, чтобы их заменить, представляет собой опасную практику, которую могут себе позволить немногие компании. Вот несколько оснований, которые могут вынудить компанию заменить некоторые основные средства, даже если они действуют нормально.

Дороговизна ремонта. Старение и износ оборудования неизменно сопровождаются повышением стоимости его содержания и ремонта, необходимых для поддержания его в удовлетворительном рабочем состоянии. С течением времени ремонт требуется все чаще и чаще. Такие ремонтные работы могут поддерживать оборудование в рабочем состоянии, но только за счет более высоких производственных затрат. Может оказаться гораздо более экономичным заменить часть оборудования, чем продолжать платить большие суммы на его содержание, даже если оборудование может быть использовано еще в течение нескольких лет с помощью постоянных ремонтов и починок.

Недостаток оборудования. Недостаток основных средств обычно возникает при расширении производства. Компания должна обеспечить, чтобы состояние и мощности ее основных средств шли в ногу с расширением и ростом производства.

Устаревшее оборудование. Усовершенствованное оборудование и новая техника производства часто могут принести огромную производственную экономию. Этот факт может оправдать замену существующего оборудования более совершенным или создание новых производственных мощностей. Если конкуренты фирмы приобретают новый завод или усовершенствованное оборудование, их экономия на производстве может дать им возможность снизить цены на продукцию. Для фирмы с более старым оборудованием может в этом случае оказаться трудным или даже невозможным сбывать качественную продукцию по конкурентным ценам.

Устаревшая продукция. Современная техника постоянно дает новые виды продукции, что резко снижает или даже ликвидирует спрос на существующие виды продукции. Чтобы удовлетворять спрос потребителя, компания может оказаться вынужденной начать производство новой продукции. Ее существующее оборудование, приобретенное для производства другой продукции, может оказаться полностью непригодным, что потребует от фирмы замены многих видов основных средств другими, способными производить новую, улучшенную продукцию.

В своих усилиях усовершенствовать капитальные затраты финансист должен стремиться к проведению в жизнь рациональной и систематизированной программы оборудования. Он должен поощрять производственный персонал развивать методы выявления основных средств, производительность которых очень низка. Предвидя заранее потребность в замене основных средств, компания повышает точность прогнозов относительно затрат капитала, что позволяет избежать излишне высоких затрат капитала в течение какого-либо одного финансового периода. Программа систематической замены оборудования исключает также неэкономичные вложения, которые связывают капитал и создают ненужные долги. Чтобы быть уверенным, что предприятие не имеет убытков от использования устаревших основных средств, оно должно:

- проводить периодические обозрения, предпочтительно ежегодные, для определения основных средств, подлежащих замене;

- следить за новым оборудованием, появляющимся на рынке; использовать усовершенствования, вводимые производителями оборудования;

- вести полный учет затрат; точность какого-либо решения относительно капиталовложений зависит от точности учета затрат; необходимо при этом учитывать все расходы по ремонту и содержанию оборудования.

Бюджет капитальных затрат. Для контроля расходов на капиталовложения большинство крупных предприятий составляют бюджет капитальных затрат. Этот бюджет включает предполагаемые расходы на капиталовложения. В него не входят расходы на ремонт содержание основных средств и постоянные производственные затраты.

Могут пройти годы, прежде чем завершатся некоторые планы капиталовложений. По этим причинам бюджеты капитальных затрат обычно указывают предполагаемые вложения по крайней мере на 2 года вперед, а часто и на более длительный период. В общем большинство компаний идет по следующему пути при подготовке бюджета капитальных затрат и поддержания его на уровне текущих потребностей:

- каждый руководитель отдела составляет годовой бюджет, указывающий капитальные затраты, считаемые им необходимыми для эффективной работы его отдела;

- директор по вопросам бюджета рассматривает бюджеты отделов и сводит их в единый бюджет капитальных затрат, сопровождаемый сметой расходов;

После рассмотрения ответственным финансовым руководителем и возможно более детального обследования сводный бюджет направляется высшему руководству;

- высшее руководство рассматривает бюджет, исключая одни расходы и добавляя другие; в большинстве случаев руководство, прежде чем начать запланированные капитальные затраты, получает одобрение совета директоров компании.

Составляя планы капиталовложений для включения в бюджет капитальных затрат, руководители отделов должны включать в них достаточно данных для обоснования своих планов. Обычно директор по вопросам бюджета получает дополнительную информацию либо от руководителей отделов, либо путем самостоятельного изучения вопроса, прежде чем включать эти планы в сводный бюджет, который он представляет ответственному финансовому руководителю. Высшее руководство может потребовать ответа буквально на сотни вопросов, прежде чем оно утвердит планы капиталовложений. Ниже приведена форма, подобная тем, которыми пользуются руководители отделов в некоторых фирмах для представления финансовому руководству полных данных, обосновывающих их предложения по капиталовложениям.

Бюджеты капитальных затрат показывают разбивку полной стоимости по каждой статье основных средств и часто по каждой единице оборудования, включенного в планы капиталовложений. Например, законченный бюджет капитальных затрат может включать следующие пункты:

- первоначальная стоимость всех основных средств на начало бюджетного периода;

- сумма амортизации основных средств на начало бюджетного периода;

- амортизация основных средств, подлежащая начислению в течение бюджетного периода;

- ориентировочная стоимость приобретения новых основных средств за этот период;

- ориентировочная остаточная стоимость оборудования, подлежащего замене и продаже в течение бюджетного периода и ориентировочные прибыли и убытки в результате его продажи;

- ориентировочная сумма амортизации основных средств, приобретенных в течение бюджетного периода;

- первоначальная стоимость и сумма амортизации основных средств, которые будут в наличии у предприятия в конце бюджетного периода.

Когда руководитель отдела представляет план капиталовложений или когда высшее руководство требует данные о возможности вложений, финансовое руководство должно собрать все относящиеся к этому вопросу данные, объяснить их и дать объективную рекомендацию или решение, основанные на имеющейся информации. Цель анализа планов капиталовложений состоит в указании конечных возможностей влияний предполагаемых вложений на все стороны производства.

Полный отчет о капитальных затратах показывает фактические расходы по сравнению с предусмотренными по бюджету. Это дает возможность финансовому руководству анализировать причину превышения расходов и избегать его при будущих капиталовложениях. Включение в отчет фактических затрат по сравнению с намеченными дает возможность более точно намечать будущие затраты.

Финансовое руководство может пересмотреть планы будущих капиталовложений, если фактические затраты постоянно превышают запланированные.

Отчет, приведенный ниже, показывает все капитальные затраты, произведенные в день составления отчета затрат, остаток средств для расходования и превышение фактических затрат против предусмотренных, если это имеет место. Большинство компаний составляют отчеты о капитальных затратах ежемесячно, чтобы дать финансовому руководству возможность осуществлять непосредственный контроль за ними.