| 2. Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің мәтіні толық көрсетіледі.
Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған қаулының немесе шығарылған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Мәжіліс, отырыс барысында қаралған мәселелер бойынша көп жағдайда қаулы қабылданады, я болмаса шешім шығарылады. Ал қабылданған қаулы мен шығарылған шешімнің жүзеге асырылуы міндетті, сондықтан хаттама мазмұн-мақсатына қарай өкілетті құжат болып табылады.
Жиналыстың барысында хаттаманың бірінші нұсқасы жазылады. Хаттама нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және 5 күндік мерзімде толық рәсімделеді.
Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.
Хаттамалар – мекеменің маңызды құжаттарының бірі. Сондықтан хаттамалар мекемеде 10 жыл көлемінде сақталады. Он жылдан кейін сақтауға мұрағатқа жіберіледі.
Хаттаманың мәтіні 2 бөліктен тұрады:
Кіріспе бөлік.
Негізгі бөлік.
.Құрылымы:
Кіріспе бөлік:
1. Мекеменің, (ұйымның, кәсіпорынның) атауы.
2. Құрылымдық бөлімшенің атауы.
3. Құжаттың тақырыбы.
4. Құжат нөмірі мен құжат атауы.
5. Отырыстың (мәжілістің, жиналыстың) өткізілген орны мен күні, айы, жылы.
6. Мәжіліс төрағасы мен хатшы туралы мәлімет.
7. Қатысқандар мен қатыспағандар туралы мәлімет.
8. Күн тәртібі.
Негізгі бөлік:
9. Тыңдалған мәселелер туралы мәлімет.
10. Жарыссөзде сөйлегендер туралы мәлімет.
11. Дауысқа салу.
12. Қабылданған қаулы / (шығарылған шешім) туралы мәлімет.
13. Төрағаның және хатшының қолдары.
Бұлардың әрқайсысын төмендегідей үлгіде толтыруға болады.
Достарыңызбен бөлісу: | 
