Мескон М. Основы менеджмента

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. 
Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители 
высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности 
конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, 
затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта 
информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что 
требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки 
времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше. 
Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть 
очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних 
источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать, сколько часов 
каждый день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также сколько 
материала использовано и ушло в отходы. 
Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной 
профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о 
предпочтениях потребителя, о конкурентоспособности новых товаров, о расходах на исследования. Детальная 
информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего 
производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если 
ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в 
работе, отнимать время и вносить сумятицу. 
ВНЕШНЯЯ СРЕДА И ИУС. Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых 
работает организация. Как считают Хендерсон и МакДэниэл, подвижность и неопределенность внешней среды 
определяют, какие способы выработки информации являются наиболее подходящими. 
Хендерсон и МакДэниэл описывают четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, 
взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение — это собственные источники информации человека: 
образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. Взаимодействие — это встречи с одним или 
несколькими людьми, в течение которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения — это письма, 
файлы данных и специально организованные исследования. Анализ — это выработка информации путем 
использования количественных моделей и методов принятия решений. 
Если подвижность и неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут быть 
запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально 
увеличить использование обезличенных источников информации, таких как сообщения и анализ. Однако, так 
как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать 
больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность 
использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим 
факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на 
качество и количество получаемой информации. 
ЭТАПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИУС. Есть несколько мнений о том, как следует проектировать 
информационно-управляющую систему. Данный обзор основывается на воззрениях Расселла Акоффа. Он 
считает, что процесс проектирования ИУС состоит из пяти этапов: 
1. Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для 
принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и 
функциональной сферы. 
2. Анализ информационных требований. Определяется, как описано выше, какой тип информации 
требуется для принятия каждого решения. 
3. Агрегирование решений. Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная 
информационная система, ИУС была бы безнадежно сложной. Как считает Акофф: «Решения, для принятия 
которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы 
в одну задачу управления. Это уменьшит количество информации, необходимой управляющему для его 
работы, и, вероятно, облегчит ее понимание». Другими словами, ИУС должна быть скоординирована и 
интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или 
группой, значительным образом «направляет» процесс создания ИУС. 
4. Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система 
для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, 
должны учитываться возможности персонала для обработки данных. На рис. 14.6. показана структура процесса 
обработки информации. 
5. Проектирование и контроль за системой контроля. Последний, важнейший этап — это создание и 
воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и 
исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать ИУС в 
соответствии с изменениями ситуации. Профессор Акофф отмечает: «Нужно допустить, что проектируемая 
система будет иметь много недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в 
чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их 
устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой». 

жүктеу/скачать 6.73 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: