Серед основних вимог до мови документів неабияку роль відіграє правильне вживання граматичних форм (правопис частин мови і синтаксис ділової документації). Ось чому на них слід зупинитися окремо

Серед основних вимог до мови документів неабияку роль відіграє правильне вживання граматичних форм (правопис частин мови і синтаксис ділової документації). Ось чому на них слід зупинитися окремо.

Норми вживання частин мови в документації. Морфологія вивчає не тільки будову слова і способи словотвору, про що йшлося вище, але й класи слів за їхньою будовою, формами словозміни і загальним категоріальним значенням. Ці класи слів називаються частинами мови. Розрізнення частин мови впливає на правопис слів і зумовлює юридичну точність документа, ось чому про орфографію у межах ділового спілкування слід говорити окремо.

Розрізнення самостійних і службових частин мови досить часто дозволяє уникнути орфографічних помилок (особливо при написанні слів разом або окремо): Воронцов мовчав… Зате Самієв, потираючи маленькі, жваві, брунатні руки, говорив невтомно. (О.Гончар); Я люблю тебе, друже, за те, що в очах твоїх море синіє. (В.Сосюра). У першому випадку слово зате не відповідає на питання, є службовою частиною мови і, таким чином, виконує функцію сполучника. У другому – словосполучення за те відповідає на питання (люблю «за що?»), має лексичне значення вказівного займенника, граматичне значення знахідного відмінка з відповідним закінченням і прийменником за і виступає в ролі додатка.

Подальша класифікація частин мови дозволяє більш повно відчути й передати їхні значення й функції.

Самостійні частини мови можна поділити на клас імен, до яких належать іменник, прикметник, числівник, займенник, і клас дій, де виділяються дієслова і прислівники. Дієприкметник і дієприслівник не є окремими частинами мови, вони є формами дієслова. Усі самостійні частини мови, крім прислівника, змінюються.

До службових частин мови належать прийменники, сполучники і частки.

Окреме місце у класифікації частин мови займають вигуки – слова, що не мають лексичного й граматичного значень, і служать для безпосереднього вияву почуттів, емоцій людини (а також звуконаслідувальні слова): о, от, ех, цур, ов-ва, киць-киць, тсс, ура, ку-ку тощо. У практиці ділового і наукового стилів вигуки практично не зустрічаються. В усному мовленні вигуки супроводжуються відповідною інтонацією, жестами, мімікою, а в писемній формі виділяються комами або знаком оклику: Гей, на коні, всі у путь! (П.Тичина); Ай! Як тут гарно! (М.Коцюбинський). Нижче проаналізуємо особливості їхнього правопису і вживання в діловому мовленні.

Іменники мають рід і змінюються за числами й відмінками. В українській мові, крім традиційних відмінків, є сьомий, кличний, що відповідає тільки на питання «хто?»: Оксано, бабусю, Петре. Вимова і правопис відмінкових закінчень набувають в українській мові виключного значення, бо порівняно з російською мовою вони можуть мати варіанти і лексичні значення. Так, у словосполученні до листопада включно йдеться про точно визначений місяць року, а у словосполученні до листопаду включно – про невизначений час опадання листя (більше про це див. у розділі «Граматика та мофологічні норми української мови). Ось чому практика ділового спілкування передбачає обов’язкову обізнаність зі специфікою відмінювання іменників. Слід пам’ятати:

1. Наголос на відміну від російської мови не впливає на характер закінчень. Порівняйте: рос. товарищем, плеч`ом – укр. товаришем, плеч`ем; рос. золот`ой, маленький – укр. золот`ий, маленький.

2. На позначення осіб за місцем роботи або проживання в діловому мовленні вживаються аналітичні форми: не заводчани, поштарі, сільчани, а працівники заводу, пошти, мешканці села.

3. У діловій мові однина може вживатися на позначення множини, якщо нема одиниці виміру або предмети не можна перерахувати: Урожай вишні здано на консервний завод (але: шість тонн вишень, надіслано партію дитячих костюмів). При цьому в ділових документах іменники, що означають речовину, можуть набувати форм множини, наприклад: На цьому складі можна придбати мінеральні води, технічні мастила.

4. Складноскорочення типу завкафедри, завідділу виконкому (тобто керівництво якимось напрямком діяльності) пишуться разом із закінченням родового відмінка, а слово завідуючий – окремо з подальшою формою іменника в орудному відмінку: завідуючий фермою, завідуючий відділом магазину (тобто завідування конкретними предметами, товаром, знаряддям).

5. У ділових паперах для назв осіб за професією, посадою або званням вживаються іменники головного роду (як правило, чоловічого), бо двох посад окремо для чоловіка і окремо для жінки не буває: Завідувач Васильєва (а не завідувачка, директорка, прем’єрка, членкиня, монархиня тощо), але: медсестра Іванова (бо первинно ця професія була суто жіночою). При цьому дієслово узгоджується з прізвищем людини, а не з посадою: Лаборант Іванова повідомила.

6. Характер українських закінчень принципово впливає на розрізнення родового й давального відмінків іменників (якщо слова відмінюються за моделлю жіночого роду): одержано листа від Коряки С.Ф. (Р.в.); надіслано лист Коряці С.Ф. (Д.в.). Як бачимо, у давальному відмінку закінчення -і зумовлює чергування звуків [г, к, х] із [з’, ц’, с’]. Але: Терлак - Терлака – Терлаку (для чоловіка) і незмнювана форма Терлак (для жінки)

7. При звертанні вживається кличний відмінок у таких формах:

– І відміна однини (чоловічі й жіночі імена): Микола, Ганна – Миколо, Ганно (тверда група); Ілля, Соломія, Мотря, Наталя – Ілле, Соломіє, Мотре, Наталю (м’яка група);

– ІІ відміна однини (чоловічі імена): Олег, Антін, Дмитро – Олегу, Антоне, Дмитре (тверда група); Сергій, Ігор. Терень – Сергію, Ігоре, Тереню (м’яка група); Тиміш – Тимоше (мішана група);

– ІІІ відміна однини (жіночі імена): Любов, Нінель – Любове, Нінеле;

– ім’я по батькові: Олександр Анатолійович (Олегович, Геннадійович) – Олександре Анатолійовичу (Олеговичу, Геннадійовичу); Марія Василівна (Андріївна, Іллівна) – Маріє Василівно (Андріївно, Іллівно).

Прикметник – це самостійна частина мови, яка вказує на ознаку предмета і відповідає на питання «який?» або «чий?». Ця частина мови пояснює іменник, узгоджуючись з ним в роді (в однині), числі й відмінку: широкий степ, широка дорога, широке поле; у широкому степу, на широкій дорозі, широкі поля. За значенням прикметники поділяються на якісні, відносні і присвійні. Якісні мають простий, вищий і найвищий ступені порівняння (веселий – веселіший – найвеселіший), відносні вказують на ознаки предмета за його належністю до інших предметів, дій чи обставин (джерельна вода, річкове дно), а присвійні вказують на належність предмета людині або тварині і відповідають на питання “чий?” (Шевченкові твори, орлині крила).

Вищий ступінь прикметників утворюється додаванням суфіксів -іш- (-ш-) до основи чи до кореня (повніший, дешевший) або слів більш, менш до простого ступеня (більш глибокий, менш продуктивний). Найвищий ступінь прикметників утворюється додаванням префікса най- до форми вищого ступеня (найбільший, найкращий або для підсилення якнайбільший, щонайкращий), а також слів найбільш, найменш до простого ступеня якісного прикметника (найбільш повний, найменш стійкий).

Оскільки якісні прикметники мають ступені порівняння і, отже, виражають суб’єктивну оцінку, у ділових документах переважають відносні прикметники, а при порівнянні якісних прикметників уживаються аналітичні форми. Не важливий – важливіший – найважливіший, а важливий – більш важливий – найбільш важливий.

За повнотою форм прикметники поділяються на повні (дрібний, густе, зеленому, материні) і короткі (дрібен, братів, сестрин, благословен). Коротка форма вживається переважно в народній творчості. Ось чому в діловому й науковому стилях прикметники (і дієприкметники) чоловічого роду мають тільки повну форму закінчення (пор.: рос. завод основан – укр. завод заснований), а жіночого, середнього роду і в множині – тільки коротку (пор.: рос. письменная, письменное, письменные – укр. письмова, письмове, письмові). Але у художньому стилі можливі повні варіанти: Чорнії брови, карії очі.

За характером закінчень прикметники поділяються на тверду і м’яку групи.

До твердої групи належать якісні й відносні прикметники, що мають основу на твердий приголосний і в називному відмінку однини чоловічого роду закінчуються на -ий (безладний, безробітний, величний, західний, книжний, навчальний, поточний, тотожний), а також присвійні прикметники із суфіксами -ів (-їв), -ин (-їн) (Андріїв, батьків, Ігорів, Маріїн, нянин) і всі короткі форми: годен, повен, прав, ясен.

До м’якої групи належать відносні прикметники, що мають основу на м’який приголосний і в називному відмінку однини чоловічого роду закінчуються на -ій (-їй) (будній, всесвітній, дорожній, осінній, ранній, середній, сторонній, художній), а також усі прикметники на -жній, -шній (внутрішній, зовнішній, колишній, сьогоднішній, теперішній), відносні прикметники на -й (безкраїй, довговіїй, братній) і якісний прикметник синій.

До жодної з цих груп не належать прикметники на -лиций (блідолиций).

При відмінюванні слід пам’ятати, що специфіка української вимови (відсутність редукції) приводить до того, що закінчення у своїй більшості мають відкритий склад, а наголос у прикметників (і дієприкметників) не впливає на характер закінчень. Порівняйте: рос. экономической политики, экономической политике, экономической политикой – укр. економічної політики, економічній політиці, економічною політикою; рос. золот`ой, але маленький – укр. золот`ий, маленький.

Числівник – це самостійна частина мови, яка означає кількість або порядок предметів при лічбі і відповідає на питання «скільки?» або «котрий?» (ось чому слова типу двійка, десяток, сотня – не числівники, а іменники). Ця частина мови узгоджується відмінковими закінченнями з іменником: у трьох кімнатах, з п’ятьмастами робітниками, у четвертому ряду, о п’ятій годині. Крім цього, числівник один узгоджується з іменником у роді та числі: один стіл, однієї кімнати, в одних дверях.

За значенням числівники поділяються на кількісні, що відповідають на питання скільки? (один, два, десять, тринадцять, двадцять один, триста двадцять п’ять), і порядкові, які відповідають на питання котрий? (перший, другий, тринадцятий, двадцять перший, триста двадцять п’ятий).

У кількісних числівників немає роду й числа, а порядкові числівники змінюються за родами, числами й відмінками, як прикметники. Виняток становлять числівники один, нуль, тисяча, мільйон, мільярд, які мають рід і число, і числівники два, дві, обидва, обидві, півтора, півтори, у яких рід розрізнюється тільки в називному відмінку.

За будовою числівники поділяються на прості (один, два, десять), складні (одинадцять, двадцять, чотирьохтисячний) і складені (двадцять один, тисяча вісімсот чотирнадцятий).

Кількісні числівники відмінюються за шістьма зразками.

Перший тип становить числівник один, який змінюється як займенник той (один, одного; одна, однієї; одні, одних).

Другий тип становлять числівники два, три, чотири та всі збірні. Усі числівники цього типу в родовому й місцевому відмінках мають закінчення -ох, у давальному -ом, в орудному -ома (-ма): двох, двом, двома (чотирма, багатьма).

Третій тип становлять числівники п’ять – десять, двадцять, тридцять, п’ятдесят, шістдесят, сімдесят, вісімдесят, кільканадцять, кількадесят. Усі числівники цього типу в родовому, давальному й місцевому відмінках мають закінчення -и, а в орудному – -ма (п‘ятдесят, п’ятдесяти, п’ятдесятьма).

Четвертий тип становлять числівники сорок, дев’яносто, сто, які в усіх відмінках набувають закінчення -а (сорока робітників, сорока робітниками тощо).

П’ятий тип становлять назви сотень. У них перша частина відмінюється як числівник, а друга – як іменник місто в множині (двомстам, двомастами, на двохстах).

Шостий тип становлять числівники нуль, тисяча, мільйон, мільярд, що відмінюються за відмінками й числами, як іменники.

При вживанні числівників у практиці професійного спілкування слід пам’ятати про наступні особливості й додержуватися таких правил:

1. Після кількісних числівників два, обидва, три, чотири іменник стоїть у називному відмінку множини, але наголос має, як у родовому однини. При цьому прикметник при таких числівниках може стояти як у називному, так і в родовому відмінках множини. Порівняйте: рос. два почтовых голубя, три родные сестры, четыре родных брата, двадцать два кубических сантиметра – укр. два поштових (поштові) г`олуби, три рідні (рідних) сестр`и, чотири рідні (рідних) бр`ати, двадцять два кубічних (кубічні) сантим`етри.

2. У складних числівниках з назвами десятків відмінюється тільки остання частина (сімдесят, сімдесяти), у порядкових – тільки останнє слово (сімсот сімдесят сьома, сімсот сімдесят сьомої), у дробових перша частина відмінюється як кількісний числівник, а друга – як порядковий (двох десятих).

3. У складних числівниках наприкінці першої частини м’який знак не ставиться (шістдесят, п’ятсот, дев’ятсот тощо), а в числівниках від одинадцяти до дев’ятнадцяти наголос падає на склад -на-: один`адцять, чотирн`адцять, чотирн`адцятий.

4. Прості кількісні числівники (від одного до десяти) у записі відтворюються словами, а не цифрами, крім випадків, коли є одиниця виміру: до десяти сторінок (але: 7 тонн вугілля).

5. Складні і складені числівники записуються цифрами, крім тих випадків, коли з них починається речення. При цьому в бухгалтерських документах цифри дублюються словами, записаними у дужках: 1385 (одна тисяча триста вісімдесят п’ять) гривень.

6. Порядкові числівники записуються у ділових документах цифрами з додаванням закінчень (якщо цифри арабські): радіоприймач 1-го класу (але: радіоприймач І класу). Ось чому римських цифр у документах треба уникати.

7. Числівники, починаючи з тисячі, записуються цифрами з додаванням слів, що позначають нулі: 473 тис.

8. Дати або числа, які мають юридичну силу, складають, як мінімум, дві цифри: 02.09.03; здано 07 т цукру.

9. Складні слова, перша частина яких числівник, записуються у ділових документах, як правило, комбіновано: 55-процентний.

10. Приблизна кількість відтворюється словами понад, до, зверх, більше, менше.

Найчастіше в ділових паперах і наукових текстах не вживаються особові займенники (дирекція просить; повідомляємо; наказую; відомо, що...). Така норма пов’язана з прагненням того, хто складає документ, до повної об’єктивності. Особові займенники у першій особі можуть вживатися лише у специфічних документах (наприклад, в автобіографії, дорученні, заяві, пояснювальній записці тощо: Я, Васько Іван Пилипович, народився…; Прошу Вас зарахувати мене на посаду…), а також у доповідях, оголошеннях і запрошеннях, де вони набувають значення однини (Ми вважаємо; Ми прийшли до висновку). Займенник Ви у таких випадках використовується для пом’якшення категоричності тону повідомлень на вимогу ділового мовного етикету (Прошу Вас з’явитися). Використання займенника свій призводить до появи стилістичних помилок: Петренко І.М. не справився зі своїми (стилістична помилка) службовими обов’язками.

На відміну від таких слів, як ходьба, молотьба, ця частина мови не називає дію, а характеризує її у часі (ходжу – ходив – буду ходити). Час – специфічна категорія граматики, притаманна тільки дієслову. Це певна умовність, яка дозволяє словам стати дієсловами з появою процесуальних форм: категорії часу, виду й особи.

Якщо, наприклад, проаналізувати словосполучення жовтий лист і жовтіючий лист, то можна зробити висновок, що за граматичними ознаками вони нічим не відрізняються (відповідають на однакове питання який?; пояснюють іменник, узгоджуючись з ним у роді, числі й відмінку; мають однакові закінчення), але за лексичним значенням – це різні слова: жовтий має постійну ознаку, а жовтіючий – ознаку, змінну у часі, тобто дійову ознаку. Ось чому перше слово – це прикметник, а друге – дієприкметник.

Ще більше підстав класифікувати слова типу вивчаючи, замислившись як форми дієслова – дієприслівники. Річ у тім, що за граматичними ознаками, як і прислівники, вони не змінюються й відповідають на ті самі питання, але лексично характеризують додаткову дію, що відбувається одночасно з основною: Він йшов (основна дія), замислившись (додаткова дія).

Таким чином, дієслово має п’ять форм: інфінітив (написати, вчитися); безособова форма (написано, забуто); дійсний (працюю, вчилася, прочитаю), умовний (працював би) і наказовий способи дієслова (працюй); дієприкметник (працюючий) і дієприслівник (відпочиваючи – відпочивши). Дієслова також мають доконаний або недоконаний вид (писати – написати); можуть бути перехідними, якщо вимагають після себе іменник або займенник у знахідному відмінку без прийменника (виконувати завдання) і неперехідними; змінюватися за особами, числами (я пишу, ти пишеш, вони пишуть) і в минулому часі за родами (світив, світила, світило).

До першої дієвідміни належать дієслова, у яких при відмінюванні в усіх закінченнях (крім першої особи однини) з’являється звук [е], а в третій особі множини – -уть (-ють): будую, будуєш, будує, будуємо, будуєте, будують. В інфінітиві такі дієслова закінчуються не на -ити (будувати).

До другої дієвідміни належать дієслова, у яких при відмінюванні в усіх закінченнях (крім першої особи однини) з’являється звук [и], а в третій особі множини – -ать (-ять): зроблю, зробиш, зробить, зробимо, зробите, зроблять. В інфінітиві такі дієслова закінчуються на -ити (зробити).

До жодної з дієвідмін не належать слова на -повісти (доповісти), а також слова дати і їсти. Дієслово бути змінюється у парадигмі першої дієвідміни.

При використанні дієслівних форм у практиці професійного спілкування слід орієнтуватися на загальноприйняті правила й традиції, щоб уникнути найтиповіших помилок, а саме:

1. У діловій мові найпоширенішою є форма теперішнього часу в першій чи третій особі множини, яка має значення позачасовості. Недоконаний вид передається складеними формами – «розщепленими присудками» (не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися), а доконаний утворюється за рахунок префіксації (завізувати, запроектувати). Це дозволяє створити при діловому спілкуванні атмосферу абсолютної об’єктивності.

2. До специфіки ділового стилю належить також уживання інфінітива й безособових форм у значенні наказового способу дієслова: Відрядити слюсарів до електроцеху, Забороняється тощо.

3. В українській мові немає пасивних дієприкметників теперішнього часу. Російські активні дієприкметники на -ущ- (-ющ-), -ащ- (-ящ-), особливо утворені від дієслів з афіксом -ся, при перекладі українською мовою замінюються підрядними реченнями (порівняйте: рос. движущаяся колонна – укр. колона, що рухається; рос. проживающий по адресу – укр. що мешкає за адресою), а активні дієприкметники минулого часу утворюються за допомогою суфікса -л- (порівняйте: рос. почерневший – укр. почорнілий).

Прислівник – незмінювана самостійна частина мови, яка характеризує дію, стан або ознаку дії і відповідає на питання «як?», «де?», «коли?», «куди?», «наскільки?» тощо. Прислівники можуть означати спосіб, міру й ступінь дії, ознаку предмета (добре, дуже), місце дії (тут, вгорі), час дії (рано-вранці, досі), причину дії (згарячу, зосліпу), мету дії (навмисно, наперекір). Крім цього, прислівники, утворені від якісних прикметників, можуть мати ступені порівняння (глибоко – глибше – найглибше, близько – ближче – найближче).

Прислівники належать до тих частин мови, які й сьогодні розвиваються. Більшість з них утворюється за допомогою прийменниково-іменникових сполук і пишеться разом, але деякі з них пишуться через дефіс: ледве-ледве, рано-вранці, більш-менш, врешті-решт, пліч-о-пліч, будь-що-будь, по-новому, будь-який тощо (див. про це вище у розділі «Морфологічний принцип правопису»).

Уживання прислівників і прислівникових сполук у діловій і науковій сферах обмежене (особливо в писемній формі) через підвищене суб’єктивно-оціночне забарвлення. Можливе використання пов’язане з ситуаціями, коли треба вставити слова для пом’якшення категоричності тону при діловому листуванні (на жаль, до побачення, здається, мабуть, по можливості) або для внесення в текст чи висловлювання елементів логічності шляхом класифікаційних характеристик, які є в «арсеналі» такої частини мови, як прислівник: по-перше, по-друге, по-третє; по суті, принаймні, врешті-решт, наприкінці, насамкінець, передусім тощо.

Прийменник – це службова частина мови, яка разом з відмінковими закінченнями служить для вираження підрядних зв’язків між словами, вказуючи на відмінок іменника або займенника (від кого? – родовий відмінок, в чому? – місцевий відмінок тощо). Їхній правопис досить часто залежить від способу словотвору. За будовою прийменники бувають прості (без, в, для, до, коло, перед), складні (з-під, з-поза, внаслідок, завдяки, навкруги) і складені (незважаючи на, відповідно до, згідно з, залежно від, у зв’язку з). Складні прийменники пишуться разом (таких більше) і через дефіс, якщо вони утворені від двох граматичних значень (з-за, із-за, з-поза, з-на, з-під, з-серед).

Оскільки більшість складних і складених прийменників утворювались поєднанням різних частин мови, їх треба відрізняти від однозвучних сполучень прийменника з іменником (порівняйте: назустріч бурі – на зустріч з дівчиною) або від прислівників: в бік річки – дивитися вбік; з краю поля – знаходитися скраю; на початку місяця – напочатку треба встановити регламент та ін.).

Прийменники дають змогу чіткіше виражати смислові зв’язки між словами у реченні. Їхнє точне використання дозволяє уникнути небажаних двозначностей, особливо при перекладі українською мовою. Це в першу чергу стосується прийменників по, в, на, до, про, за, через, відповідно до, згідно з, залежно від, протягом тощо (докладно про це див. у розділі «Граматика та морфологічні норми української мови»).

Сполучник – це службова частина мови, яка з’єднує однорідні члени речення або речення (Професор Бердвіста й ряд інших вчених наполягають, що вербальне спілкування складає всього 35%, а 65% інформації передається невербальними шляхами).

За значенням розрізнюють сурядні сполучники (вони з’єднують однорідні члени речення або рівноправні речення: і, зате, або), підрядні сполучники (вони приєднують підрядні речення до головного: що, як, щоб, якби, якщо, хоч, бо, тому що, через те що, ось чому, немовбито, начебто) і пояснювальні (вживаються при уточнювальних словах: тобто, або, а саме, як-от). Серед сурядних сполучників виділяють єднальні (і (й), також, ні.. ні, і.. і), єднально-протиставні (та; як.., так і; не тільки.., а й), протиставні (а, але, зате, проте, однак, все ж) і розділові (або; або.., або; чи; чи.., чи; то.., то; не то.., не то; чи то.., чи то).

За способом уживання сполучники поділяються на одиничні (і), повторювальні (ні…, ні) і парні (не тільки.., а й; як.., так і).

За будовою сполучники бувають прості (і, а, бо), складні (якщо, щоб, проте) і складені (та й, або й, коли б, тому що, через те що). У складених сполучниках, утворених поєднанням самостійних слів, усі складові частини пишуться окремо: так що, тому що, через те що, після того як, та й, крім сполучників тимчасом як, незважаючи на те що.

При вживанні складних сполучників слід пам’ятати про те, що їх можна сплутати з однозвучним поєднанням повнозначного слова (займенника чи прислівника) з прийменником або часткою. Сполучники як службові частини мови з’єднують члени речення або цілі речення і не відповідають на питання, а повнозначні слова мають лексичне значення і виступають членами речення. Порівняйте: Удар словом так, щоб аж дзвеніло міддю (П.Тичина) і Неба тут було так багато, що очі тонули в нім, як в морі, та шукали, за що б зачепитись (М.Коцюбинський). У другому випадку слово що – займенник, а б – частка на позначення умовного способу дієслова.

Частка – це службова частина мови, яка передає ставлення мовця до викладеної інформації, що надає висловлюванню чи окремому слову певного смислового або емоційного відтінку (Хіба він не приїхав?, Що ж мені робити?, Він не прийшов). За значенням частки поділяються на підсилювально-видільні (навіть, тільки, лише, аж, ні.. ні), уточнювальні (саме, якраз, рівно, майже), вказівні (то, от, це), спонукальні (бодай, бо, годі, ну, давай), заперечні (не, ні, ані), питальні (чи, хіба, невже, що за), стверджувальні (авжеж, так), окличні (Що за золота у вас дитина!, Ну й день!), приєднувальні (теж, також, до того ж, значить, так, то). У практиці наукового й ділового стилів зустрічаються, як правило, підсилювально-видільні, уточнювальні, вказівні, заперечні і приєднувальні частки, які мають мінімальні можливості емоційності і суб’єктивного оцінювання.

Окремо стоїть питання про правопис часток не й ні (ні… ні). Для правильного вживання цих часток перш за все треба розуміти їхнє смислове навантаження: частка не – заперечна, а частка ні – підсилювально-видільна (стверджувальна). Порівняйте: Ця річка не широка (широка? – ні), Робота не виконана (виконана? – ні) і Я не знаю, ні хто він, ні до кого він приїхав (хто? – так, приїхав? – так; але: знаю? - ні).

Частку ні треба відрізняти від префікса ні- у складі слів, що без нього не вживаються (ніяковість, нікчемний, німота), або від займенників і прислівників без підсилювальної частки (ніхто не відвідує, нікуди не дінешся).
5. 3. Синтаксис ділової документації

Для досягнення позитивного результату в межах ділового стилю треба переконати ділового партнера в необхідності прийняти рішення, сприятливе для протилежної сторони. Проблематичність цього надзавдання полягає у тому, що діловий стиль обмежений у виборі мовних засобів і не дозволяє проявів емоційності або суб’єктивності.

Так, писемна форма ділового спілкування відрізняється тим, що вона базується на об’єктивності, логічній послідовності, уніфікації й доказовості, і тому будь-яке «втручання» особи у струнку композицію документа розглядається як руйнування його юридичних основ. На перший погляд, значно легше досягти позитивного результату при усній формі, бо в цьому випадку внутрішнє прагнення до об’єктивності скріплюється зовнішньою простотою й емоційністю розмовно-публіцистичних виступів. Але це тільки на перший погляд. Насправді, складним якраз і є визначення міри суб’єктивності залежно від форми спілкування, яка повинна спиратися на єдність з аудиторією або співрозмовником для створення атмосфери неупередженості й об’єктивності.

За таких умов в усній і писемній формах професійного спілкування мовні акценти повинні бути різними. Так, у писемній формі хіба що не єдиною можливістю зробити документ «живим» і психологічно впливовим є використання обмеженої кількості способів викладу матеріалу і синтаксичних засобів службового мовного етикету, а в усній, як правило, переконливість залежить від зовнішньої і внутрішньої культури керівника або промовця, що виявляється передусім у його вимові, лексиці й засобах мовного етикету.

Отже, про синтаксис речення й тексту слід говорити в межах писемної форми професійного спілкування.

Синтаксис писемної форми вимагає обов’язкового дотримання нейтральності тону ділових повідомлень, чіткої і стрункої композиції тексту, тому для нього характерні такі ознаки:

– практично повна відсутність питальних та окличних речень;

– уживання непрямої мови (за винятком цитування документа);

– прямий порядок слів (підмет перед присудком у теперішньому часі для створення ефекту позачасовості; узгоджене означення – перед означувальним словом; вставні слова – на початок речення);

– переважання пасивних конструкцій (вони акцентують увагу не на провині конкретної особі, а на дії, яка випливає з попередньої ситуації: не розробляє, задовольняє, затверджує, а розробляється, задовольняється, затверджується), інфінітивів (зобов’язати, затвердити, попередити), дієприкметникових і дієприслівникових зворотів;

– нанизування форм родового й орудного відмінків з великою кількістю віддієслівних іменників (забезпечення – кого? чим?).

Таким чином, у діловому документі не може бути жодного суб’єктивно-оціночного моменту, а головна увага зосереджується не на виконавцях чи діях, а на об’єктивних фактах, які їх супроводжують (не Ви не виконуєте план постачання вагонів…, а План щодо постачання вагонів не виконується). З іншого боку, лаконічність, відсутність суб’єктивності і позачасовість обмежують граматичні можливості мови і переконливості документа, що звужує його спрямованість на позитивний результат. Ця суперечність долається маніпуляцією різними формами побудови словосполучень, речень і тексту загалом.

Так, дієприслівниковим зворотом не можна висловити значення часу, причини й умови, тому в таких випадках слід зберігати підрядні речення. Порівняйте: Познайомившись зі справою... і Коли ми познайомилися зі справою...). Крім цього, велика кількість зворотів робить текст занадто канцелярським, що вимагає «розрядити» його підрядними реченнями, серед яких переважають з’ясувальні, означальні, мети й умови.

Порівняйте:

Підрядні речення в таких випадках мають чіткі правила розташування: означальні речення ставляться поряд з іменником, до якого вони належать; з’ясувальні найчастіше стоять після присудка, а обставинні мети й причини – і перед головним словом, і після нього залежно від акценту автора.

Громіздким і непереконливим стає текст при зловживанні віддієслівними іменниками (Вивчення стану справ з метою поліпшення виробничого процесу). Краще: Для поліпшення…, або: Щоб поліпшити виробничий процес, необхідно…). Ось чому іменники бажано «розщеплювати» на дієслово і віддієслівний іменник, що робить дію більш узагальненою: давати вказівки, вести пошук, дати доручення, встановити порядок, провести операцію, надати допомогу тощо. Розщеплений присудок здатний передавати точні термінологічні значення і створювати колорит ділового тексту. Крім цього, багатослівний розщеплений присудок зосереджує увагу читача на інформації і фіксує її в пам’яті одержувача.

Типові помилки в синтаксисі писемної форми виникають найчастіше при перенесенні синтаксичних особливостей російської мови на українську, а також при невмінні реалізувати основні вимоги до мови документів на практиці, що знижує переконливість тексту. Ось деякі з них:

1. Змішування у межах одного речення інфінітивних і номінативних конструкцій:

Зобов’язання банку:

– відкрити Клієнтові розрахунковий рахунок за умови подання ним усіх документів, передбачених законодавчими актами України;

– здійснення за дорученням Клієнта розрахункових та касових операцій у національній валюті України (треба: здійснювати...).

2. Прямий переклад дієприкметникових зворотів теперішнього часу, які в українській мові мають замінюватися підрядним реченням: Електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на генеруючі і використовуючі електричну енергію. Треба: Електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на ті, які генерують і які використовують електричну енергію.

3. Зловживання дієприслівниковими зворотами на початку абзацу або тексту, що ускладнює текст документа: Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1996 року № 1029 «Про вдосконалення порядку здавання в оренду житлових приміщень», наказую… Краще: Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України… і далі за текстом.

4. Використання спільного додатка при дієсловах, які вимагають неоднакових відмінків: Ми повинні прагнути до вдосконалення і повного опанування методами (опанування – методами, але вдосконалення – методів).

5. Заміна слів, відмінків або підміна прийменників під впливом російської мови у стійких словосполученнях: для душі, для відома замість до душі, до відома тощо. (див. табл. «Особливості форм керування в документах» у додатках).

6. Вибір прийменника або форм керування під впливом російської мови, наприклад: подготовиться к чему – підготуватися до чого; случилось по вине – трапилось через провину, соответственно приказу – відповідно до наказу тощо (див. табл. «Особливості форм керування в документах» у додатках).

7. Об’єднання у межах одного тексту тавтологічних словосполучень, родових і видових понять, тобто нерозуміння суті однорідності. Так, у реченні Було закуплено нову апаратуру, прилади і пристрої значення виділених слів збігаються; у реченні Посіяно зернових – 300 га, бобових – 50 га, ячменю – 35 га поєднані родові й видові поняття (треба: Посіяно зернових – 300 га, у тому числі ячменю – 35 га, бобових – 50 га).

Способи викладу матеріалу залежать від виду документа, його приналежності до рівнів стандартизації (низького чи високого), поставленої мети, а також ступеня обізнаності укладача з нормами етикету.

Документи з високим рівнем стандартизації, у яких передбачений не лише формуляр документа, а й текст (за винятком цілком конкретних відомостей), – це прерогатива спеціалістів-документознавців, у яких вибір слів або конструкцій обмежений до мінімуму вимогами Держстандарту й особливостями стандартизованих і уніфікованих бланків.

Що стосується документів з низьким рівнем стандартизації, у яких вибір слів, словосполучень і цілого тексту зумовлений змістом, ситуацією або певними обставинами ділового спілкування, то тут результат залежить не тільки від «сухих» цифр, фактів й об’єктивної інформації, але й від того, як їх подати за допомогою більш «вільних» мовних засобів.

Існує три типи побудови текстів у документах з низьким рівнем стандартизації: розповідь, опис і міркування.

При розповіді події, явища й факти викладаються у хронологічній послідовності. Класичними формами розповіді є автобіографія, протокол (іноді звіт), де весь текст підпорядкований зовнішній логіці. Тут не може існувати причинно-наслідкового аналізу і не дозволяється переставлення або приховування певної інформації, тому єдиною можливістю формування позитивного враження стає об’єднання другорядних і не дуже привабливих фактів у межах більш вагомих і суттєвих для укладача документа або підкреслення залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованими й логічно виправданими.

Найскладнішим способом викладу матеріалу у документах є міркування. У ньому логічно послідовний ряд визначень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ через причинно-наслідковий аналіз – шляхом зіставлення, порівняння й розкриття змісту цих зв’язків. За таким способом треба чітко уявляти собі головну мету всього документа, щоб втілити її в доказ. Саме від визначеної мети й підбору для її реалізації фактів і доказів залежать висновки ділового партнера щодо подальшої співпраці.

Міркування – класична прерогатива службових або пояснювальних записок. Але частіше за все проблему в цих та інших видах документів можна вирішити тільки через взаємодію і доповнення всіх трьох способів викладу матеріалу. При такому об’єднанні домінувати все ж таки буде міркування, у межах якого за певних обставин використовуються елементи розповіді або опису.

Послідовність викладу матеріалів у такому разі визначається формою побудови конкретного доказу: від узагальнень до фактів (дедуктивний метод) або від фактів до узагальнень (індуктивний метод). Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини постановки питання саме у такому ракурсі, а наприкінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на його початку, а потім даються пояснення, наводяться факти й розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Появі документа передує копітка підготовча робота, тим більша, чим важливіший документ: виклад повинен вестись за чітко продуманим планом, продуманою логічною структурою і підпорядковуватися основному композиційному елементу – меті; текст має викладатися у нейтральному тоні і не припускати двозначних тлумачень. Кожен документ, навіть викладений однією фразою, умовно поділяється на дві частини: обґрунтування й висновки (або пропозиції, рішення, прохання, розпорядження тощо). Нечітка композиція, непрозорість структури документа ускладнюють сприймання тексту, роблять слабкими його переконливість і дієвість.

У цьому плані не можна недооцінювати роль службового мовного етикету, який надає можливість навіть у «сухому» діловому стилі вживати словесні форми ввічливості, прийняті у даному суспільстві (Дякуємо Вам за своєчасну відповідь; Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію тощо), і торкатися національних уподобань громадськості.

Так, лист, адресований окремій людині, доречно починати звертаннями і вступними компліментами, особливо якщо він містить негативний зміст і сама відмова висловлена в ньому стримано і ввічливо (Шановний (Вельмишановний).., Шановний (Вельмишановний) пане.., Шановна пані.., Шановні панове (колеги), Вельмишановний професоре!, Шановний лікарю! Ми дуже раді.., Нам особливо приємно..), а закінчувати словами З повагою, З глибокою пошаною, Ще раз дякуємо Вам, Хочемо ще раз подякувати Вам. Проте надмірна ввічливість справляє негативне враження.

Питання мовного етикету набувають особливої актуальності при складанні різних типів листів-відмов і листів-вимог. Так, наприклад, лист-відмову треба розпочинати не з констатації відмови, а з пояснення, чим вона викликана. Це надає можливість продовжувати надалі ділові стосунки і не справляє негативного враження. Адже лист, укладений в різкому тоні, знижує ефективність ділового спілкування і створює нервові, напружені стосунки між діловими партнерами.

При написанні листів-прохань треба пам’ятати, що очікуваний результат може бути у ньому лише підказаний, а не нав’язаний: доречно просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду питання і винесення певного рішення.

У листах-відповідях для підкреслення особливого значення питання треба вказувати номер, дату, тему листа, на який дається відповідь, а краще навіть короткий опис попередньої інформації (Як зазначено у Вашому листі за номером… від.., де йшлося про…).

Великі можливості для вираження етичної оцінки приховані у використанні активних і пасивних зворотів, відокремлень для пом’якшення категоричності тону й досягнення максимально позитивного результату.

Так, пасивна конструкція Моє розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів не виконується (тут немає суб’єкта) буде більш дієвою, ніж активний зворот Ви не виконуєте мого розпорядження щодо своєчасного постачання вагонів, бо в першому випадку акцентується не провина конкретної особи, а факт невиконання, що розширює коло тих, на кого впливає документ.

Те саме стосується ситуацій, коли факт завершення дії набуває більшого значення, ніж вказівка на особу: Оплата гарантується… Лист надіслано… та ін. Проте у випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дії, вживається активна форма (тут граматичний і логічний суб’єкти збігаються): Міністерство не заперечує проти того, щоб…; Завод не гарантує якості після шести місяців експлуатації приладу в умовах підвищеної загазованості.

Вдало використані відокремлення виконують у діловій кореспонденції велику кількість функцій: створюють ефект емоційності й людяності (порівняйте: Ваше прохання не може бути задоволене і На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з об’єктивних причин); демонструють обізнаність компаньйона з викладеною нижче інформацією, що справляє позитивне враження (Як Вам уже відомо, ми…); формулюють причини, які стали підставою для прийняття рішення, за допомогою дієприслівникових зворотів (Познайомившись зі справою, .. Зважаючи на обставини,... Беручи до уваги,… та ін.).

Для того, щоб думка не була висловлена категорично, не образила партнера і мала максимальну переконливість, вона повинна випливати з самої логіки фактів. Порівняйте впливовість різних ділових зворотів у розпорядженні:

Ви повинні бути на нараді (текст звучить як наказ, висловлений у прямій формі, – впливовість мінімальна);

Ваша присутність на нараді обов’язкова (текст більш стриманий, значить, більш впливовий, але все ж таки категоричний);

Ваша присутність на нараді необхідна (у тексті є завуальована інформація про професійний рівень підлеглого, що створює ефект позитивної дії);

Ваша присутність на цій нараді необхідна (у тексті робиться акцент на важливості цієї наради для самого підлеглого);

Ваша присутність на цій нараді просто необхідна (іншими словами, Без Вас не обійтись – впливовість і переконливість максимальна).

Контрольні запитання
Тема 1. Українська мова та її норми

1. Сформулюйте поняття мовної норми і критерії їхнього установлення.

2. Опишіть соціальні норми походження мови.

3. Схарактеризуйте функції мов на різних етапах розвитку людства.

4. Схарактеризуйте умови й норми походження національної мови.

5. Визначте основи мовної політики у зв’язку з поняттям національної мови.

6. Опишіть специфіку орфоепічних і графічних норм української мови.

7. Опишіть специфіку орфографічних норм української мови.

8. Визначте поняття граматики і морфологічні норми української мови.

9. Визначте взаємозв’язок синтаксису з пунктуаційними нормами.

10. Опишіть значення і функції розділових знаків.

11. Опишіть специфіку лексичних норм ділової української мови.

1. Дайте загальну характеристику усній і писемній формам мовлення.

2. Сформулюйте поняття стилю і принципи класифікації cтилів.

3. Схарактеризуйте особливості розмовного стилю.

4. Схарактеризуйте особливості публіцистичного і художнього стилів.

5. Схарактеризуйте особливості ділового і наукового стилів.

6. Схарактеризуйте особливості розмовного стилю.

7. Сформулюйте вимоги до мови ділового стилю.

1. 
   Назвіть типи ділових нарад і схарактеризуйте кожний із них.
   
2. 
   Дайте мовну характеристику прийому відвідувачів.
   
3. 
   Схарактеризуйте мову й етикет службової телефонної розмови.
   
4. 
   Опишіть правила службового мовного етикету при ділових контактах.
   
5. 
   Схарактеризуйте правила підготовки й озвучення доповіді й лекції.
   
6. 
   Схарактеризуйте мову й етикет виступу, промови й бесіди.
   
7. 
   Дайте мовну характеристику дискусії як виду публічного спілкування.
   
8. 
   Сформулюйте етичні норми культури управління і роль невербальних засобів комунікації.
   

1. 
   Опишіть правила передачі подовження і спрощення на письмі.
   
2. 
   Опишіть найважливіші чергування приголосних звуків.
   
3. 
   Опишіть найважливіші чергування голосних звуків.
   
4. 
   Сформулюйте принципи передачі звуків [и], [і] у писемному мовленні.
   
5. 
   Дайте характеристику граматики та її основним розділам.
   
6. 
   Опишіть морфологічну будову слова в українській мові.
   
7. 
   Сформулюйте норми правопису складних слів і абревіатур.
   
8. 
   Опишіть норми правопису найуживаніших афіксів у діловій мові.
   
9. 
   Схарактеризуйте основні вимоги до вживання термінів у діловій мові.
   
10. 
    Опишіть статус, функції, способи фіксації власних назв на письмі.
    
11. 
    Опишіть норми основного принципу офіційної передачі власних назв на письмі.
    
12. 
    Сформулюйте особливості офіційної передачі української вимови власних назв на письмі.
    
13. 
    Сформулюйте особливості офіційної передачі граматичної структури власних назв на письмі.
    

1. 
   Дайте визначення документа та його функцій.
   
2. 
   Схарактеризуйте вимоги до документів.
   
3. 
   Дайте класифікації документів.
   
4. 
   Схарактеризуйте реквізити документів.
   
5. 
   Дайте загальну характеристику частинам мови.
   
6. 
   Оришіть принципи вживання іменників і прикметників у діловій мові.
   
7. 
   Опишіть особливості вживання числівників і займенників у діловій мові.
   
8. 
   Опишіть особливості вживання дієслів і прислівників у діловій мові.
   
9. 
   Опишіть особливості правопису службових частин мови.
   
10. 
    Опишіть особливості вживання багатозначних слів, омонімів, синонімів, антонімів і паронімів у діловому мовлення.
    
11. 
    Опишіть вимоги до синтаксису ділового мовлення.
    

1. 
   Аніна І.О., Горюшина Г.Н., Гнатюк І.С. та ін. Російсько-український словник / І.О. Аніна, Г.Н. Горюшина, І.С. Гнатюк та ін. К. : Абрис, 2003. – 1424 с.
   
2. 
   Бурячок Андрій. Про зміни та доповнення в третьому й четвертому виданнях «Українського правопису» (1990 р., 1993 р.) / А. Бурячок. // Українська мова і література в школі. – 1993. – №5-6, с.40-48.
   
3. 
   Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів. – 3-є видання, переробл. і допов. / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К. : А.С.К., 2002. – 400 с.
   
4. 
   Гринчишин Д.Г., Сербенська О.А. Словник паронімів української мови / Д.Г. Гринчишин, О.А. Сербенська– К. : Радянська школа, 1986. – 221 с.
   
5. 
   Діденко А.Н. Сучасне діловодство : Навч. посібник / Діденко А.Н. – К. : Либідь, 1998.– 257 с.
   
6. 
   Ділова українська мова: Навч. посіб. / О.Д.Горбул, Л.Г.Галузинська, Т.І.Ситник, С.А.Яременко : За ред. О.Д.Горбула. – 2-е вид., випр. і доп. – К. : Т-во «Знання», КОО, 2001. – 226 с.
   
7. 
   Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А.П. Загнітко, І.Г. Данилюк. – Донецьк : ТОВ ВКФ «БАО», 2004. – 480 с.
   
8. 
   Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення / Зубков М. – Х. : Торсінг, 2001. – 384 с.
   
9. 
   Коваль А.П. Культура ділового мовлення. Писемне та усне ділове спілкування / А.П. Коваль. – К. : Вища школа, 1977.– 294 с.
   
10. 
    Коваль А.П. Ділове спілкування / П. Коваль. – К. : Либідь, 1992.– 279 с.
    
11. 
    Культура української мови : Довідник / За ред. В.М.Русанівського. – К. : Либідь, 1990. – 304 с.
    
12. 
    Марахова А.Ф. Мова сучасних ділових документів / А.Ф. Марахова. – К. : Наукова думка, 1981. – 140 с. В. І.
    
13. 
    Мозговий В.І. Ділова українська мова в державному управлінні. Курс професійного спілкування : [навч. посібник для слухачів магістратур державного управління] / В. І. Мозговий. – Донецьк. : Технопарк ДонДТУ «УНІТЕХ», 2005. – 584 с.
    
14. 
    Мозговий В.І. Українська мова мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Видання 4-е : [навч. посібник для студентів] / В. І. Мозговий. – К. : Центр навчальної літератури, 2010. – 592 с.
    
15. 
    Молдованов М.І., Сидорова І.М. Сучасний діловий документ / М.І. Молдованов, І.М. Сидорова. – К.: Техніка, 1992. – 399 с.
    
16. 
    Новий російсько-український словник-довідник: Близько 65 тис. слів / С.Я.Єрмоленко, В.І.Єрмоленко, К.В.Ленець, Л.О.Пустовіт. – К. : Довіра, 1996. – 797 с.
    
17. 
    Орфографічний словник української мови: Близько 114 000 слів / За ред. С.І.Головащука і В.М.Русанівського. – К. : Наукова думка, 1975. – 856 с.
    
18. 
    Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець. – К. : Либідь, 1998.– 294 с.
    
19. 
    Плотницька І.М. Ділова українська мова у сфері державного управління : Навч. посіб. / І.М. Плотницька. – К.: Вид-во УАДУ, 2000. – 286 с.
    
20. 
    Плотницька І.М. Ділова українська мова : Навч. посіб. / І.М. Плотницька. – К.: Міленіум, 2003. – 254 с.
    
21. 
    Плотницька І.М. Ділова українська мова: Навч. посіб. 2-ге видання, перероблене та доповнене / І.М. Плотницька. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – 256 с.
    
22. 
    Пономарів О. Культура слова : Мовностилістичні поради. 3-тє вид., стереотип. : [навч. посібник] / О. Пономарів – К. : Либідь, 2008. – 240 с.
    
23. 
    Редько Ю.К. Довідник українських прізвищ / Ю.К. Редько. – К. : Радянська школа, 1969. – 255 с.
    
24. 
    Російсько-український словник : Близько 37 тис. слів / Д.І.Ганич, І.С.Олійник. – К. : Радянська школа, 1976. – 880 с.
    
25. 
    Український орфографічний словник : близько 172 000 слів / уклали: В.В.Чумак, І.В.Шевченко, Л.Л.Шевченко, Г.М.Ярун ; за ред. В.Г.Скляренка. – Вид. 7-е, переробл. і допов. – К. : Довіра, 2008. – 983 с. – (Словники України).
    
26. 
    Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім. О.О.Потебні; Ін-т української мови – стереотип. вид. – К. : Наукова думка, 2003. – 240 с.
    
27. 
    Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.М.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – К. : Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1997. – 399 с.
    
28. 
    Шевчук С.В. Українське ділове мовлення : Навч. посібник / С.В. Шевчук. – К. : Літера ЛТД, 2002. – 480 с.
    
29. 
    Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням : Підручник / С.В. Шевчук, І.В. Клименко. – К. : Алерта, 2011. – 696 с.