Правила и стратегии тайм-менеджмента

Совместная групповая деятельность позволяет отслеживать наиболее оптимальные способы организации времени, осмыслять процесс и креативные стратегии совершенствования этих умений. Одно из главных требований профессиональной компетентности специалиста — рациональное и продуктивное использование рабочего времени, умение правильно распоряжаться и своим личным временем. Индивидуальные технологии использования времени, или временной менеджмент, основаны на рациональных методах организации жизнедеятельности и регуляции времени жизни в соответствии с социальными требованиями.

Как известно, типичная трудность для многих специалистов — неумение правильно определить временные затраты для решения возникающих задач, не разрушая границ текущего графика распределения дел.

Профессионализм руководителя в решающей мере зависит от таких важных умений, как рациональное распределение приоритетов во времени и готовность к делегированию полномочий. Этими умениями овладевают только в ситуации деятельностного опосредования всей системы отношений, складывающихся в совместной деятельности и в межличностных взаимодействиях. Поэтому в развитии временной компетентности специалиста особое место занимает следующий этап.

Среди основных стратегий и правил организации времени, которые осваиваются в ходе тренингов, можно выделить такие, как:

♦ способность к целеполаганию;

♦ установление временных приоритетов;

♦ делегирование полномочий;

♦ соотношение временных затрат и итоговых результатов;

♦ стратегии планирования и «резервирования» времени. Рассмотрим психологическое содержание и значение стратегий

и правил, способы реализации которых и составляют временной менеджмент.

Способность к целеполаганию. Предполагает развитие умений рационального перераспределения действий и планов во времени, готовность к разведению в пространственно-временном континууме целей реальных и целей идеальных. «Умение своевременно разводить реальные и идеальные цели во многом определяет зрелость,

187

Правило целеполагания предполагает различение двух видов целей: реальную цель — ту, которую, по мнению человека, он может, по всей вероятности, достичь в данных конкретных условиях, которая непосредственно вытекает из структуры задания, и идеальную цель как широкую, всеохватывающую цель, превышающую временные, реальные цели. Именно от умения развести во времени, в реальном жизненном пространстве и времени эти два вида целей во многом зависит полноценное приспособление, ориентация человека в часто меняющихся условиях и требованиях социальной среды. Таким образом, вырабатывается крайне нужное в жизни умение более или менее объективно оценивать возникшую ситуацию, увидеть ее не только в актуальной сиюминутности, но и в развернутой временной перспективе и найти возможность постановки посильных реальных целей, успешное выполнение которых приблизит в будущем к идеальной. В таком контексте общепсихологическое значение целеполагания можно рассматривать не только как основу для выделения существенного критерия полноценного развития личности, но и как непременное правило организации ее жизнедеятельности в пространственно-временном континууме.

Установление приоритетов. Умение планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Важно научиться самостоятельно определять первоочередные задачи, время и сроки их исполнения. Преимущества установления приоритетов в том, что это позволяет выполнять действительно важные и неотложные задачи и укладываться в установленные сроки, концентрироваться на выполнении только одной задачи.

Удельный вес в «стоимости» всех задач с точки зрения эффективного выполнения функций (достижения целей), %

Рис. 3. Установление приоритетов

' Зейгарник Б. В. Очерки по психологии аномального развития личности. М., 1980. С. 97.

188

Практически это выглядит так: в ситуации конкретного планирования своего рабочего дня (недели, месяца, года) субъект исходит из критерия значимости, важности, срочности задач, выделяя из них наиболее значимые, важные и срочные (А), значимые, важные и срочные (Б), менее значимые и важные, менее срочные (В). Затем в соответствии с иерархией задач выстраивает их в соответствующий ряд по значимости, определяя время и сроки выполнения (рис. 3).

Такое выстраивание приоритетов с помощью анализа АБВ основывается на следующих трех закономерностях:

♦ Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которые должны быть решены руководителем. Собственная значимость этих задач, их вклада в достижение цели составляет 65%.

♦ На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа всех задач и также 20% значимости этих задач для достижения цели.

♦ Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа, но имеют незначительную долю в «общей стоимости» всех дел.

Первые 15% всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению и изменению сроков выполнения (делегированию), последующие 20% задач составляют категорию Б и могут быть перепоручены, частично делегированы. Остальные 65% — задачи категории В, менее важные и в любом случае могут быть перепоручены.

Таким образом, логическим продолжением правила установления приоритетов выступает правило делегирования полномочий.

Применение анализа АБВ:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени дел (неделя, декада, месяц и т.д.), для чего первоначально можно использовать составление плана предстоящего дня.

2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности. (Не забывайте о том, что срочность не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.)

3. Пронумеруйте свои дела и задачи (согласно формулярам планирования времени).

4. Оцените значимость ваших дел и задач в соответствии с категориями А, Б, В.

Соотнесите очередность и последовательность выполнения этих дел и задач с правилами делегирования, которые предполагают, что:

А. Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат перепоручению, делегированию.

189

В. Остальные 65 % — задачи категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены, делегированы).

5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджета времени значению задач:

65% запланированного времени (около 3 ч) — задачи А; 20% запланированного времени (около 1 ч) — задачи Б; 15 % запланированного времени (около 45 мин) — задачи В.

6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования. Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач, рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

8. Принятие решений о приоритетах, равно как и установление целей, — весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном счете субъективны, но могут оказать влияние на выбор степени приоритетности в ситуациях временной депривации или цейтнота, и тогда можно говорить об объективных критериях. Временной менеджмент предполагает, что вы можете самостоятельно определять подлежащие первоочередному решению приоритетные дела и задачи и сами контролируете время их исполнения.

Удобное вспомогательное средство принятия решений по приоритетности разных задач — принцип Эйзенхауэра.

В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность — срочность», отнести ее к какой-либо из категорий по приоритетности и принять по ней соответствующее решение.

Делегирование полномочий. Это передача и перераспределение задач между подчиненными, перевод их из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей могут делегироваться также необходимые компетенции и ответственность в специальной сфере, так называемая функциональная ответственность. Руководитель сохраняет за собой ответственность за руководство или управленческую ответственность, которая не может быть делегирована.

Делегирование, или передача деятельностей и задач, может осуществляться на длительный срок — длительное или генеральное делегирование, но также и ограничиваться разовыми поручениями — разовое, временное делегирование. Сами же задачи и деятельности, их результаты остаются в функциональной сфере руководителя.

Делегирование — ключевая деятельность в управлении персоналом, а его прямые и косвенные эффекты заключаются в значительной экономии времени и ряде преимуществ «резервирования времени».

Его преимущества в том, что оно помогает высвободить время для выполнения первостепенных и ответственных задач, принятия управленческих решений. Делегирование всегда означает распределение сфер ответственности, саморазгрузку и выигрыш времени для выполнения действительно важных задач и координации сроков их решения. Важно своевременно и подробно информировать о содержании делегированных задач и четко устанавливать временные границы их выполнения.

Делегированию чаще всего подлежат частные вопросы, специфические виды деятельности и подготовительная работа по разработке новых проектов, а также такие важные средне- и долгосрочные задачи, которые могут мотивировать сотрудников и способствовать их профессиональному росту.

Не подлежат делегированию задачи особой важности, необычные исключительные дела и задания высокой степени риска, а также актуальные срочные дела, не оставляющие времени для разъяснений и перепоручений, а также задания строго доверительного и конфиденциального характера.

Умелое делегирование — это эффективный временной менеджмент, который не допускает, чтобы важные дела становились срочными и выполнялись во временном цейтноте. Старайтесь менее важные и менее срочные дела не выполнять лично, а перепоручать их выполнение другим сотрудникам, освобождая собственные временные ресурсы.

191

Профессионально грамотное делегирование должно соответствовать определенному алгоритму:

♦ выполнение целостного задания, а не отдельных мелких поручений;

♦ поручения конкретным компетентным в данном вопросе исполнителям;

♦ полная и четкая инструкция о цели и содержании задания и сроках его выполнения;

♦ контроль не только сроков и конечного результата, но и хода выполнения задания через установленные промежутки времени;

♦ конструктивная, не отсроченная во времени обратная связь в виде критики за недостатки или похвалы за удачи;

♦ доведение поручения до сведения других сотрудников и его должная оценка.

Соотношение временных затрат и итоговых результатов. Как известно, трудно конкретно определить, сколько времени надо выделить на решение задачи. Для преодоления этой трудности важно усвоить принцип итальянского экономиста В. Парето: если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% «поглощают» 80% рабочего времени.

Принцип соотношения временных затрат к результату (80 : 20), который был сформулирован Вильфредо Парето (1923), неоднократно подтверждался на практике в различных сферах деятельности вплоть до наших дней. Это означает, что не следует браться сначала за легкие, требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

Сначала немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распреде-

192

Затраты 80% затраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы)	Выпуск 80% итогового результата
20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы)	20% итогового результата

Рис. 5. Временной принцип В. Парето (соотношение 80 : 20)

лить по категориям АБВ, сообразуясь с правилом приоритетности и используя принцип Д. Эйзенхауэра.

Высокий профессионализм и деловая интуиция и состоят в том, чтобы выделить наиболее срочные задачи, делегировать их исполнение соответствующему специалисту и наметить оптимальные сроки выполнения.

Стратегии планирования и «резервирования» времени. Планировать время надо в соответствии со значением и важностью задач, отклонять дополнительно возникающие маловажные задачи. Следует научиться фиксировать сроки выполнения задач, перепроверять согласование сроков с точки зрения их необходимости. Все это требует использовать дневник учета времени и подведения итогов раз в неделю, в две недели, в течение месяца или квартала и пр.

♦ начало работы;

♦ ритмы подъема и спада работоспособности;

♦ график дневной продуктивности — фазы наивысшей активности;

♦ регулирование пауз отдыха — фазы спада активности;

♦ время объективных помех;

♦ контроль результатов и временных затрат;

♦ резервирование времени.

Такие рабочие дневники можно составить на основе собственных наблюдений индивидуального дневного ритма, постоянно контролируя эффективность реализации своих временных планов. В данном случае контролируются функции самоменеджмента для решения трех основных задач:

13-2907

1) осмысление физического состояния (регуляция ритмов подъема и спада работоспособности);

2) соотношение временных затрат и результатов;

3) анализ временных потерь и ресурсов «резервирования времени». Необходим своевременный контроль в неотсроченном режиме, чтобы можно было провести необходимые корректировки «здесь и теперь».

Контроль и анализ временных потерь позволит вскрыть дополнительные источники экономии времени и определить, насколько велики и трудоемки фактические временные затраты по отношению к результатам; сколько времени может быть сэкономлено с целью «резервирования времени» для последующей деятельности или непредвиденных обстоятельств, когда «время решает все».

Планирование времени и использование временных ресурсов может быть связано со стратегией «опережения» реального (хронологического) времени, мысленного опережения своих действий (событий) «наперед», что определяется как стратегия активного преобразования или «резервирования» времени (К. А. Абульханова-Славская), т.е. использования своего наличного времени, преобразование его в условие своего развития, реализации своих задач. Желание и необходимость соответствовать социальному времени, не отстать, «идти в ногу со временем» обусловливают такую стратегию организации времени, когда, для того чтобы не отстать, нужно быть немного впереди. Здесь резервирование времени может выступать движущей силой развития с точки зрения способов управления временем. Стратегия «запаздывания» предполагает пассивное перераспределение времени, которое не используется для развития, а активное игнорирование нормативов времени в результате приводит к безнадежному отставанию, к профессиональной и личной некомпетентности.

Среди существенных принципов планирования времени можно назвать и своевременность как один из критериев личностной организации времени. «Своевременность выступает как предпосылка и условие адекватного (требованиям социального и личного времени) распределения времени. Своевременное действие, осуществляемое ежедневно, становится жизненной практикой, способом существования индивида во времени. Своевременное действие как ежедневная практика, привычка, становясь способом жизни человека, определяет его жизненную стратегию во времени»¹.

Освоить основные принципы планирования времени можно в условиях определенным образом организованных тренингов, в основе которых лежит дебрифинг, т.е. относительно длительное совместное груп-

повое обсуждение различных ситуаций и путей их решения, в частности в условиях временной депривации или избыточности временных ресурсов.

Построенные таким образом пролонгированные тренинги позволяют определить каждому участнику группы свою дневную эффективность за каждый день, а также свой временной потенциал в течение недели, месяца. Освоение в таких тренингах дневника учета времени помогает избегать незапланированных действий (уметь говорить «нет»), не допускать временных потерь.

Важно справляться с рутинной работой и так называемыми незапланированными затратами времени. Для этого надо научиться отклонять дополнительные неотложные проблемы, делегируя их другим, а однородные задачи выполнять сериями, объединяя их в рабочие блоки. Что касается делегирования, то этот способ рационального распределения рабочего времени и управления персоналом предполагает своевременное распределение сфер ответственности и координацию сроков выполнения заданий. Сроки и время выполнения задач должны задаваться в соответствии с естественным ритмом работоспособности, когда пик работоспособности приходится у разных людей на разные периоды дня. Однако составлять такой график надо индивидуально, наблюдая пики и спады продуктивности в течение определенного времени, для чего и важны именно пролонгированные тренинги. Они дают большую результативность и помогают определить рациональные величины временных затрат для планирования собственных временных ресурсов.

С этой целью необходимо освоить различные способы планирования времени. Наименее продуктивно планирование абсолютное (100%); рациональное планирование включает время на контроль исполнения (20%) и на непредвиденные затраты (20%). В результате исполнение и управление, поскольку запланированная «временная ниша» — 20% времени — помогает решать проблемы в случае цейтнота или освобождает время для необходимых социальных контактов, завершения начатых ранее дел.

Все эти тактики называются «временной менеджмент». Они ориентированы на развитие временных компетенций, приемов организации деятельности и межличностных контактов во времени.

Таким образом, в данном случае область социально-психологического тренинга ориентирована на развитие личности в условиях группового взаимодействия посредством активизации форм межличностного общения во времени. В логике деятельностного подхода подобный подход не является стратегическим путем оптимизации социально-психо-

195

логических компетенций, но вместе с тем не противоречит ему, если исходить из понимания природы деятельностной детерминации.

В самом общем плане активная социально-психологическая подготовка специалиста к межличностному взаимодействию, освоение принципов и умений его регламентации во времени рассматриваются нами как социально-психологический тренинг, как средство развития компетентности во времени. О важности и актуальности понимаемой таким образом цели тренинга свидетельствуют тенденции расширения и значимости социальных взаимодействий в жизни современного общества и свойственная этому проблемность, связанная с неумением рационально использовать временные лимиты общения, эффективно управлять своим и чужим временем.

4.4. Рациональные способы организации времени

В свое время римский стоик Сенека выдвигал теорию психагоги-ки — так он называл искусство овладения временем жизни. Уже в первом из своих знаменитых «Нравственных писем к Луцилию» он утверждает: «Все у нас, Луцилий, чужое, одно лишь время наше. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа... Поступай же так, мой Луцилий, как ты мне пишешь: не упускай ни часу. Удержишь в руках сегодняшний день — меньше будешь зависеть от завтрашнего. Не то, пока будешь откладывать, вся жизнь и промчится».

Мудрый совет и вполне современный. Беречь время, знать, чего стоит день, — значит отвоевывать себя у времени, расширять время для важных дел, творческих открытий и дружеских встреч. Заняться упорядочением своей жизни человек мечтал всегда, но особенно значимым это становится сейчас, в век небывалых скоростей и новых технологий. Человек должен успевать за временем эпохи, а для этого ему надо научиться анализировать свое время, уметь избегать временных потерь и ловушек времени. Психологические приемы организации личного времени разрабатываются многими психологическими школами и направлениями, в том числе и международной психологической программой «Time Manager International»

Наша задача — представить такие психологические разработки из арсенала практической психологии, которые помогут с максимальной пользой организовать свое время. Начнем с анализа «похитителей» времени.

Похитители времени. Чтобы использовать время с максимальной пользой, не позволяйте случайным, преходящим делам (звон-

196

Этот список каждый может продолжить по своему усмотрению, а затем определить для себя наиболее частых «похитителей» времени. Следующий шаг — убедить себя в том, что одолеть этих похитителей вам под силу. Чтобы время своей жизни использовать рационально, овладейте такими умениями, как:

♦ осознание ограниченности и необратимости своего времени;

♦ планирование задач накануне следующего дня;

♦ различение срочности и важности предстоящих дел;

♦ экономия времени, не подвергая сделанное переработке;

♦ установление строгой очередности дел;

♦ определение реальных сроков выполнения дел;

♦ выполнение задач высшей приоритетности;

♦ составление оптимального графика работоспособности;

♦ отношение к телефону как к рациональному средству коммуникации.

Одним из известных «похитителей» времени сегодня выступает телефон, хотя его основное предназначение — экономия нашего рабочего времени. В этом парадокс телефонной коммуникации. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов. Но, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, телефон часто становится «поглотителем времени».

Несоблюдение правил ведения служебных телефонных разговоров -серьезный пробел в профессиональной подготовке руководителя и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккен-зи среди основных причин потери времени руководителем поставил на первое место нерациональное использование телефона. Плохая подготовка к разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным (до 20-30%) потерям рабочего времени.

Простейшие рекомендации позволят сделать телефон инструментом рациональной и сберегающей время коммуникации.

1. Подготовьтесь к разговору. Не действуйте импульсивно, не хватайтесь за трубку, как только возникнет мысль позвонить. Убедитесь в целесообразности и необходимости звонка. Четко определите цель разговора. Продумайте содержание беседы. При необходимости зафиксируйте перечень вопросов.

2. Говорите лаконично. Разговор продолжительностью более 5-6 минут должен стать исключением в вашей практике. Для экономии времени придерживайтесь следующей временной стратегии телефонного разговора:

а) взаимные представления (полминуты);

198

в) обсуждение обстоятельств, существа дела, достижение цели разговора (2-4 минуты). Один из приемов экономии времени — «закрытые» вопросы, предполагающие односложные («да», «нет», «не знаю») ответы собеседника;

г) завершение разговора, прощание (полминуты). Старайтесь не допускать отклонения собеседника от темы разговора, тактично возвращайте его к цели вашего звонка.

3. Начинайте разговор с представления себя и своей организации и тогда, когда звоните вы, и тогда, когда звонят вам.

4. Если произошло разъединение, соблюдайте правило: перезванивает тот, кто звонил.

5. Держите рядом с телефоном ручку и бумагу. Чтобы не упускать важные детали разговора, приучитесь делать пометки либо по ходу разговора, либо сразу после его окончания.

6. Инициатива окончания разговора принадлежит либо позвонившему, либо старшему из говорящих.

Эти рекомендации распространяются и на те профессии, которые постоянно используют телефон как служебный инструмент (маклеры, посредники, работники справочных служб и пультов управления и т.д.). Все чаще использование телефона как средства коммуникации ведет не к экономии времени, а к значительным его потерям. Как средство рационализации телефон предоставляет различные преимущества для экономии времени, но неумелое его использование становится значительной помехой в деловых контактах. Чтобы этого не случилось, следует избегать ошибок, стоящих относительно много времени. (Л. Зайверт. Ваше время в ваших руках.) Это:

неясная цель разговора;

неблагоприятное время для звонка;

поиски номера абонента;

нет предварительной договоренности о звонке;

уход от темы и импровизации в ходе разговора;

звонок без предварительной подготовки ключевых проблем;

монолог вместо конструктивного диалога;

неконкретные договоренности и нечеткие планы действий;

излишняя словоохотливость и церемонность;

«параллельные разговоры» с третьими лицами.

Чтобы избежать незапланированных потерь времени, установите специальный график для телефонных разговоров в начале или в конце рабочего дня. Грамотное планирование рабочего времени способствует эффективной деятельности.

199

Потери времени могут быть связаны и с нерациональным использованием такого мощного средства коммуникации, как компьютер. Каковы временные преимущества и возможные временные потери в компьютерной коммуникации?

В связи с развитием виртуальных форм работы время и длительность непосредственного межличностного общения значительно свертывается, и на смену ему приходят интернет-коммуникации.

Речь идет о таких явлениях, как «виртуальные переговоры», «виртуальная организация», «виртуальная сделка», «виртуальные рабочие места», «телеработа» (telework), «телекоммутирование» или «телеобмен» (telecommuting), «кибер-взаимодействие», а также Е-бизнес, или электронный бизнес (бизнес, совершаемый через Интернет), Е-торговля, или электронная торговля (торговля по Интернету), и др. Одновременное появление большого числа синонимических терминов отражает как стремительное развитие виртуального взаимодействия, так и попытки осмыслить огромные возможности этого «таинственного, дикого нового рабочего века».

Виртуальная организация представляет собой группу бизнесменов, консультантов и подрядчиков, объединившихся для того, чтобы, используя взаимно дополняющие (комплиментарные) навыки участников, достичь общие стратегические цели в минимальные сроки с наименьшими потерями рабочего времени (Е. В. Сидоренко). В виртуальной команде участники разобщены географически или организационно. Их взаимодействие осуществляется с помощью различных комбинаций электронных коммуникационных систем. Они могут вообще никогда не встречаться в традиционном смысле слова, действуя вдали друг от друга и от своих менеджеров.

Работа в виртуальной команде организуется таким образом, что коммуникации между командами и их отчеты доступны на «горячей линии» участников (online) в общей коммуникационной системе, что способствует ускорению реакций на запросы глобального рынка. Компания «Верифоун» (Veriphone) использует так называемые эстафетные гонки. Это позволяет ей создавать новые продукты программного обеспечения быстрее, чем конкуренты. Программисты фирмы в Далласе работают над проектом целый день, затем помещают результаты своей работы на «горячую линию» внутренней сети (intranet) своей компании. Инженеры «Верифоун» в Гонолулу работают над проектом, затем отправляют его своим коллегам в Бомбей. Программисты в Бомбее, закончив работу, пересылают электронным образом результаты своего труда в Дал-

200

лас, где уже начинается новый рабочий день, и проектом вновь займутся те, кто начал его разработку накануне. Так достигается колоссальная экономия времени.

Деловое взаимодействие основано не на межличностном общении, а на такой специфической области общения, как электронные коммуникации.

Электронная коммуникация, или телеработа, — популярная и быстро развивающаяся альтернатива традиционному стилю работы в офисе. Многие хотели бы заниматься этой деятельностью, поскольку их привлекает гибкое управление собственным временем. Предполагается, что телекоммутирование (телеобмен) станет преобладающей тенденцией в новом тысячелетии. Этому будет способствовать не только желание работников распоряжаться своим временем, но и стремление работодателей увеличить свою прибыль. В различных компаниях рост производительности труда телеработников по сравнению с другими служащими составляет от 15 до 40%.

Многие компании таким образом экономят на арендной плате, используют не постоянные, а наемные офисы, «горячие кабинеты» (по аналогии с «горячими линиями»), офисы, организуемые в отелях. «Горячий кабинет» могут делить между собой до пяти работников. Чаще всего это торговые представители или работники сервиса. Однако работают в разное время, деля «горячий кабинет» с коллегами из других стран. Куда бы такой работник ни приехал по делам своей фирмы, он может работать в таком кабинете. Подобные интернет-коммуникативные центры представляют собой корпоративный офис в миниатюре. С технологической точки зрения он оборудован лучше, чем домашний офис любого служащего. В этих центрах работают небольшие группы представителей фирмы, живущих неподалеку. Возникло новое направление в отельном бизнесе — офисные отели, что будет способствовать установлению единовременных систем социальных связей и системы обмена знаниями (knowledge networks). Однако несмотря на эти изменения в организации офисных рабочих мест, «офис по-прежнему символизирует силу и престиж... Люди очень тесно привязаны к своим рабочим местам. Если им покажется, что у них собираются отнять их пространство, они могут начать вести себя непредсказуемым образом»¹.

201

Пока неизвестно, как изменится личность человека в связи с развитием виртуального мира. Постоянное использование интернет-коммуникаций ведет к «отрыву» от реальной действительности и кажется по-настоящему драматичным. Однако уже есть данные, что Интернет предоставляет возможности позитивного развития отдельных способностей, Я-концепции и мотивационной сферы. Исследователи выделяют спектр положительных характеристик интернет-коммуникаций с точки зрения личностного развития:

1) автокоммуникация. Тексты, посылаемые другому, одновременно становятся доступны и адресату, и адресанту. Происходит «взрывное возрождение эпистолярного жанра»;

2) дискуссионный стиль. «Жители» Интернета участвуют в дискуссиях, это развивает мышление, логику, способность к построению убедительного доказательства, находчивость и т.п.;

3) использование «ника», т.е. условного имени. «Житель» Интернета свободен в самопрезентировании. Возможны так называемые «игры с идентичностью»;

4) анонимность. Интернет-культура сделала шаг к десемиотизации вещного мира, исключив из свойств своего пользователя природную со ставляющую.

Сейчас уже множество специалистов, включая преподавателей, студентов и аспирантов, работают над проблемой делового общения в Интернете и переписки по электронной почте, групповой динамики виртуальных команд, выявления и распространения невыраженных знаний в организациях. В связи с развитием виртуальных форм работы актуальным становится обучение по Сети.

Вариант дистантного (электронного) обучения (по аналогии с электронным бизнесом) также получает распространение. Каждый сотрудник может пройти курс электронного обучения вечером, у себя дома и получать неотсроченную обратную связь о своих успехах или неудачах, решая тесты для проверки усвоения материала. Все это позволит принимать оперативные и обоснованные решения по продвижению персонала, организации команд, что значительно экономит время командообразования в целом.

Почти четверть ежедневного графика рабочего времени менеджеров занимают интернет-коммуникации, связанные с написанием и чтением электронных писем и проведением телеконференций.

202

Таким образом, интернет-коммуникации имеют несколько различных аспектов. С одной стороны, это глобальное средство массовой информации значительно сокращает время и границы социальных, личных и деловых коммуникаций, с другой — он может привести к социальной изоляции, межличностному отчуждению, потерям в ощущениях времени и пространства реальной жизни. Поэтому могут изменяться цели и задачи тренинга коммуникативной компетентности: тренинг во многом станет ориентированным на развитие межличностных отношений в деловой среде — с сотрудниками, партнерами, клиентами и т.п.

Для менеджеров будет необходим тренинг прогуливающегося менеджмента, направленный на развитие способностей к полихронии, т.е. одновременной включенности в несколько дел и несколько потоков обсуждения, с мгновенным переключением с одного на другой. В него войдут также упражнения на развитие способности к налаживанию и поддержанию межличностных отношений и ведению «малого разгово-

203

Для работы в виртуальных командах понадобится тренинг виртуальной коммуникации: навыки письменного и символического формулирования сообщений. Возможно, речь пойдет также о создании специальных тренингов общения по электронной почте, общения в сети Интернет. Такой тренинг, по-видимому, будет называться тренингом виртуальной компетентности.

Вопрос о возможности проведения тренингов в интернет-коммуникациях представляет практический и методологический интерес. Цель интернет-тренинга «Виртуальное знакомство», например, построение диалога между участниками виртуального общения. Важный показатель эффективности интернет-тренинга — зафиксированный переход участников тренингов от виртуального общения к реальному в каждой группе. Оптимальная продолжительность выполнения заданий может варьироваться от нескольких часов и даже минут до недели.

Многие специалисты дают оптимистические прогнозы относительно форм развития психологической помощи в Интернете. На первых этапах это может быть целенаправленная работа в рамках центра психологического онлайн-консультирования. Работа такого центра могла бы быть ориентирована на решение таких задач, как:

♦ содействие развитию и становлению рынка психологических услуг (за интернет-консультацией обращаются люди, не решающиеся обратиться к психологу лично, и их первый позитивный опыт виртуального общения важен для последующего открытого обращения за консультацией лично);

♦ помощь начинающим психологам-консультантам в решении маркетинговых задач, освоении новых интернет-технологий и продвижении собственных услуг;

♦ содействие обучению начинающих психологов-консультантов, когда в режиме реального времени предоставляется материал для проведения супервизии и анализа решения различных ситуаций;

♦ расширение и развитие проблематики материалов реального консультирования для их последующего научно-психологического исследования в области психологии, психологического консультирования и сетевой коммуникации;

♦ развитие различных видов и форм интернет-коммуникаций, таких как: групповые краткосрочные тренинги, продолжительная групповая работа на тематических форумах, индивидуальное консультирование по электронной почте, консультирование в режиме реального времени;

204

Развитие сети интернет-консультирования имеет и некоторые ограничения и недостатки. К техническим недостаткам сетевого консультирования можно отнести вероятность потери или уничтожения электронного послания или невозможность доступа к средствам связи в нужный для клиента момент, некоторые внешние помехи и нарушение конфиденциальности выхода клиента в Интернет (офис, интернет_:кафе, отсутствие персонального компьютера). Психологическая проблема интернет-консультирования — отсутствие у психолога-консультанта невербальной информации о клиенте. Поэтому он лишен возможности использовать собственные невербальные и паравербальные ресурсы для построения эффективной коммуникации, непосредственно выражать эмпатию и сопереживание как необходимые средства экспрессивного общения с клиентом. Наиболее важный психотерапевтический фактор — восприятие клиентом принятия и поддержки со стороны психотерапевта, и не только на вербальном уровне. Именно эта связь между клиентом и психологом в режиме онлайн-консультирования отсутствует. Поэтому такое консультирование как помощь в преодолении страха и неуверенности перед обращением за профессиональной психологической помощью; фасилитация осмысления клиентом его проблем в связи с необходимостью ее изложения в электронном послании наиболее эффективно при первом контакте клиента с психологом.

Поскольку практика интернет-консультирования в нашей стране находится на стадии становления, можно очертить его этические стандарты по аналогии с западными требованиями к такого рода услугам.

До начала онлайн-консультирования клиента необходимо информировать о возможном возникновении объективных обстоятельств, которые определенным образом могут повлиять на результаты консультирования, например:

♦ потеря сообщений клиента или консультанта ввиду технических сбоев в Сети;

♦ возможные нарушения конфиденциальности сообщений со стороны провайдеров или хакеров и др.;

♦ нарушение конгруэнтности из-за отсутствия паравербальных компонентов коммуникации;

♦ временные лимиты или потери получения ответной информации, или, как принято у психологов, обратной связи между клиентом и консультантом.

205

Кроме того, клиент должен получить полную информацию о консультанте, знать его настоящее имя, уровень профессиональной квалификации (дипломы, лицензии, свидетельства), а также контактные телефоны. Клиент должен знать о возможности или невозможности личной консультации. Заранее должны быть согласованы стоимость услуг, способ оплаты, длительность сеансов консультирования и оценка результатов. Определить границы компетентности консультанта: он должен отказаться от предложения своих услуг в режиме онлайн, если именно в данном режиме у него недостаточный опыт работы и он не сможет помочь клиенту. Консультант вправе отказаться от предоставления услуг, если он не имеет профессиональной компетенции по отношению к заявленной клиентом проблеме. В таком случае он может направить клиента к соответствующему специалисту, снабдив его точными данными, контактными телефонами и адресами в сетевой коммуникации. Конфиденциальность и доступ к почтовому ящику или странице возможны только после регистрации и ввода персонального логина и пароля.

По-видимому, понадобится также особый тренинг интернет-услуг, который можно будет назвать также тренингом философии обмена услугами. Концепция всеобщего обмена услугами гораздо шире понятия «культура обслуживания». Понадобится изменение менталитета для соединения идеи услуги с идеей служения.

Наконец, самое важное. Необходима система тренингов по психологии общения в сети Интернет для школьников и студентов всех специальностей. Психологи должны бороться за единство психологического языка в России, единство российской коммуникативной среды (Е. В. Сидоренко).

4.6. Анализ временных приоритетов и потерь времени

Мы проанализируем временные приоритеты и временные потери, которые оказывают влияние на стиль деятельности в целом.

206

Анкета¹

0 — почти никогда,

1 — иногда,

2 — часто,

3 — почти всегда.

Насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?

1. Резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ стараюсь обработать за один раз и окончательно.

5. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие дела решаю в первую очередь.

6. Свой рабочий день по возможности освобождаю от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей, неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную нагрузку стараюсь распределить в соответствии с графиком, режимом моей работоспособности.

8. В плане моего времени всегда есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих, жизненно важных проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Суммируйте баллы:

207

♦ рационально использовать свое время;

знайте, что время — один из самых дорогих ваших ресурсов:

— время необратимо;

— время нельзя накопить;

— время нельзя приумножить;

— время нельзя передать;

— время проходит безвозвратно;

♦ мыслить целеустановочными категориями, ставить цели и достигать их;

♦ обретать уверенность в себе с помощью планирования, структурирования и перераспределения задач;

♦ ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа).

Помните, что умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет ваш успех или неудачу.

Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!

Находите время для работы — это условие успеха.

Находите время для размышлений — это источник силы.

Находите время для игры — это секрет молодости.

Находите время для чтения — это основа знаний.

Находите время для дружбы — это условие счастья.

Находите время для мечты — это путь к звездам.

Находите время для любви — это истинная радость жизни.

Находите время для веселья — это музыка души.

Предпосылкой того, что вы научитесь рационально распоряжаться своим временем, станет знание, куда уходит наше время. Проведите «инвентаризацию» обычных временных затрат и анализ временных потерь.

«Неправильный» рабочий стиль часто характеризуется тем, что неизвестно:

♦ на что расходуется время;

♦ сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

♦ каковы сильные и слабые стороны рабочего стиля;

208

1. Планирую ли накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

2. Болтаю ли с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?

3. Занимаюсь ли в первую очередь личными делами?

4. Прочитываю ли в начале дня газеты?

5. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

6. Начинаю ли каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?

7. Забочусь ли о достаточной подготовке моей трудовой активности?

8. Часто ли откладываю важные дела?

9. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

10. Откладываю ли начатое дело, не доведя его до конца?

Потери времени при составлении распорядка дня

1. Знаю ли свой личный трудовой ритм и график продуктивности?

2. Знаю ли, когда я более производителен — утром или вечером?

3. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?

4. Планирую ли благоприятное время дня для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои способности?

5. Занимаюсь ли в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами?

Посмотрите список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте свои пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

14-2907

209

8. Неотлаженная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации и разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная или запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Разговоры на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерный объем деловых записей.

25. Синдром откладывания.

26. Желание знать все факты.

27. Длительность ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Попробуйте выбрать из списка пять позиций, наиболее характерных для вас. Попытайтесь найти способ их устранения. Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы сможете добиться значительного повышения своей продуктивности.

Постановка целей и целеполагание. Сознательное осуществление своих действий в плане рационального использования времени связано с постановкой цели и с целеполаганием.

Цели — это представления о нашем будущем, они способствуют тому, что мы осознаем, в каком направлении нам надо двигаться и каким должен быть конечный результат.

Постановка цели предполагает сознательное выполнение своих планов, действий. Цели служат концентрации сил и времени на важнейших для личности направлениях.

Процесс постановки цели включает определенный их анализ, а также ситуации и ресурсов (личностных и временных).

210

Важно выяснить, насколько дифференцированы ваши цели по временным критериям.

Этот временной ряд поставит ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами вашей жизни.

Жизненные цели

Личные:

♦ долгосрочные

♦ среднесрочные (5 лет)

♦ краткосрочные (ближайшие 6-12 месяцев) Профессиональные:

♦ долгосрочные

♦ среднесрочные (5 лет)

♦ краткосрочные (ближайшие 6-12 месяцев)

Теперь займитесь анализом своих личных ресурсов, т.е. средств для достижения цели.

При этом выделите:

1) значимые для вас жизненные цели;

2) личный баланс успехов и неудач;

3) сильные и слабые стороны;

4) анализ «цель-средства».

Особое внимание обратите на ваши рабочие приемы:

♦ рациональность и системность в работе;

♦ техника принятия решений и скорость снятия проблем;

♦ умение ориентироваться, рационально использовать рабочее время;

♦ методика работы и организация рабочего места;

♦ умение говорить и слушать;

♦ техника ведения дискуссий и переговоров. Важно запомнить:

♦ каждая цель имеет смысл, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты;

♦ нереальные цели имеют мало перспектив быть выполненными;

♦ выбирайте такие краткосрочные цели, которые согласуются с достижением долгосрочных целей;

♦ учитывая возможные жизненные изменения, ставьте промежуточные цели и добивайтесь промежуточных успехов.

Таким образом, процесс постановки цели состоит из трех фаз:

1) нахождения цели (что я хочу?);

2) ситуационного анализа (что я могу?);

211

Проведите анализ видов деятельности и расходования времени. Составьте листок «дневных помех».

Перечислите все предстоящие рабочие акции по мере их значимости в плановом порядке.

Работайте над своими планами времени регулярно, системно, последовательно.

Придерживайтесь принципа реалистичного планирования.

Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени.

Фиксируйте в планах конечные результаты или цели, а не просто действия (не «позвонить кому-то», а «согласовать проблему...», «решить вопрос...»).

Задавайте точные временные нормы, предусматривая ровно столько времени, сколько действительно требуется для выполнения дела. Опыт показывает: на работу тратится, как правило, столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

1. Основное соотношение (60 : 40).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени.

3. Сведение задач воедино — план действий.

4. Регулярность — системность — последовательность.

5. Реалистичное планирование.

6. Гибкость.

7. Восполнение потерь времени.

8. Письменная форма.

9. Перенос несделанного.

10. Фиксация результатов, а не действий.

11. Установление временных норм.

12. Сроки исполнения.

13. Установление приоритетов (степени важности).

14. Избавление от «тирании» спешности.

15. Делегирование.

212

16. «Поглотители» времени и временные резервы.

18. Время для планирования и творчества.

19. Рутинная работа.

20. Альтернативы.

21. Разнообразие.

22. Согласование временных планов.

Начинайте день с позитивным настроением.

Следуйте на работу без спешки.

Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

Приступайте к работе без «раскачки».

Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы.

Самое продуктивное утреннее время — решению ключевых задач.

Старайтесь отклонять дополнительные неотложные проблемы.

Избегайте незапланированных импульсивных действий.

Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: один час работы — 10 минут перерыв.

Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.

Используйте незапланированные паузы в работе.

Ищите способы избежать регулярных посягательств на ваше время со стороны коллег, деловых партнеров.

Выкраивайте спокойный (закрытый) час для важных дел, творческой работы, самообразования.

В конце дня:

завершите несделанное;

просмотрите дневной план, подведите итоги;

составьте план на следующий день.

Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

213

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Рационализация времени с помощью бюрографии. Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если для обозначения важнейших элементов наряду с буквенными используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например: ∆ Срочно. !!! Важно. ??? Выяснить. +++ Приоритет категории А.

VW Задача выполнена. NB Задача выполнена особенно хорошо. О Перенос на более поздний срок. X Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Применяйте также собственные обозначения. Личное творчество можно не ограничивать.

К стратегиям рационального использования времени можно отнести и способы межличностного взаимодействия, использование вербальных и невербальных реакций в общении, готовность подавать и принимать неотсроченную во времени обратную связь партнеру. Эффективность взаимодействия с партнером в разговоре зависит от баланса времени между разговором и слушанием, равного распределения времени на монологи и диалоги собеседников, умения предоставлять каждому возможность высказаться. Важны специфичность, конкретность и точность в использовании языка, наиболее уместные слова и выражения, достоверная и качественная информация. Подавать информацию следует точно, без личных интерпретаций и искажений, с указанием источников. Оценочные суждения и критика в адрес партнера в присутствии третьих лиц недопустима и расценивается как нарушение правила вежливости и как действия, угрожающие репутации другого.

Менее очевидный аспект нашего межличностного взаимодействия — время, хотя его учет и умение не пренебрегать временем другого составляют одну из важных личностных характеристик партнерства в деловых отношениях.

Пунктуальность и длительность межличностных контактов, их содержание и насыщенность во времени принято называть неформальным временем. Когда продолжительность события или времени общения сильно отличается от наших социальных установок и временных

214

Особо существенные кросскулыурные различия можно найти в отношении ко времени и в восприятии времени. В некоторых культурах, например США или старой Англии, время характеризуется монохро-ничностью: т.е. делится на определенные отрезки, оно необратимо и однонаправленно, и потому воспринимается как скудный ресурс, который надо сохранять и учитывать. Опоздание на несколько минут требует извинений и объяснений, оно просто недопустимо. В арабской или латиноамериканской культуре представления о времени полихронические, и опоздание не имеет существенного смысла.

Независимо от того, как мы чувствуем себя во взаимодействиях с представителями разных культур, мы должны придерживаться правил ведения беседы общения по принципам вежливости и правил хороших манер. Приведем некоторые из этих правил в их тезисном изложении.

Правила эффективного общения

Начинать с положительной информации, затем должна идти нейтральная информация, и только в конце беседы следует отмечать негативное.

Не забывать отмечать приятное в ходе беседы.

Комфортное общение — это диалог-общение.

Не допускать нарушения временных лимитов общения.

215

Неточная невербальная информация партнера. Поиски виновного, а не решение проблемы. Переход на обсуждение второстепенного, мелочей. Нет ориентации на цели, задачи партнера.

Отсутствие позитивного подкрепления взаимовзгляда (психологического «поглаживания»). Беседа как монолог.

Правила эффективного слушания Минимизация отвлечений. Ограничение числа вопросов. Визуальный контакт.

«Слушать всем телом» (поза, дистанция, направленность на партнера). Создание «волн ожидания», «открывающих реплик», «буферных фраз».

Язык поз и жестов поддерживающий, одобряющий, принимающий.

Созидать общение вместе с партнером.

Адекватная обратная связь партнеру подтверждающими репликами.

Искажения, помехи общения

Создание «барьеров общения» типа приказов, предупреждений, команд, угроз.

Начало общения с критики, несогласия, оценки, осуждения партнера.

Суждение о другом по аналогии с самим собой (перенос, проекция).

«Эффект ореола» (влияние общего впечатления о человеке на оценку отдельных его свойств).

«Эффект стереотипизации».

Видение человека через призму «идеальных моделей».

«Эффект инерционности» представлений, взглядов (ригидность позиций).

Неадекватная невербальная экспрессивная информация партнеру. Правила ведения диалога-общения

Не начинать с особых фраз, вступлений, поучений.

Рассказать все о своих чувствах, переживаниях «здесь и теперь».

Избегать присутствия третьих лиц.

Выражать свои чувства по поводу партнера, не сравнивая его с другим.

Высказываться только по поводу случившегося «здесь и теперь».

216

Не критиковать, не оценивать партнера, а решать проблему. Не пытаться узнать, «разгадать» мотивы поведения партнера. Не повторяться, выделить главное настоящее, но не прошлое. Не забывать отметить приятное, успешное. В начале, в конце беседы.

1. Опишите структуру и содержание коммуникативных умений.

2. Понятийные разграничения между компетенциями и компетентностями.

3. Что такое временная компетентность?

4. Основные стратегии тайм-менеджмента.

5. Правила делегирования полномочий.

6. Анализ временных приоритетов и потерь времени.

7. Принцип Парето и принцип Эйзенхауэра в планировании времени.

8. Что такое интернет-зависимость или кибераддикция?

9. Рациональные способы организации времени.