Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
Организация и условия хранения особо ценных доку- ментов
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Организация и условия хранения особо ценных доку- ментовНемаловажное значение в работе по выявлению ОЦД играет организация и условия хранения «Особо ценных документов». В целях обеспечения сохранности и безопасности ориги- налы (подлинники) ОЦД рекомендуется размещать в отдельном хранилище или в отдельной изолированной части хранилища (но опыт работы Архива по выявлению ОЦД показал, что воз- можно хранение ОЦД вместе с другими документами постоян- ного хранения, так как условия хранения документов архивного фонда соответствуют условиям хранения ОЦД). Передача особо ценных документов в обособленное храни- лище должна проводиться на основании приказа руководителя учреждения. При передаче дел на обособленное хранение со- ставляется «Акт о приеме-передаче документов на обособлен- ное хранение». Помещение, определенное для хранения особо ценных до- кументов, должно отвечать следующим требованиям: быть изолированным от служебных и вспомогательных помещений, иметь удобный для эвакуации документов выход к лифту на лестничную площадку; иметь пожарную и охранную сигнализацию; должны опечатываться как архивохранилища, так и ме- таллические шкафы, и сейфы. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не произво- дятся работы, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивох- ранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохра- нилищем. В хранилищах с централизованной системой кондициониро- вания воздуха допускается хранение особо ценных документов в изолированной с помощью сетчатого ограждения части помеще- ния. ОЦД на бумажной основе должны храниться на металличес- ких стеллажах в коробках в горизонтальном положении. Кинодокументы, микрофильмы также хранятся в горизон- тальном положении в металлических или пластиковых короб- ках. Видеодокументы необходимо хранить в вертикальном поло- жении в заводской упаковке. Возможно хранение документов в специальных шкафах- сейфах. Каждая единица хранения особо ценного аудиовизуаль- ного или электронного документа должна размещаться в негер- метичной индивидуальной упаковке. При этом не допускается свободное перемещение архивного документа внутри упаковки. Записи теле-, радио передач, имеющие историческую или культурную ценность, хранятся в упаковках и на стеллажах, ис- ключающих размагничивание или иное повреждение носителей, в условиях, обеспечивающих оптимальные световой, темпера- турно-влажностный и санитарно-гигиенические режимы. В архивохранилищах должен соблюдаться нормативный температурно-влажностный режим: в архивохранилищах с документами на бумажной основе температура воздуха не должна превышать +17 – +19 градусов, а относительная влажность – 50 – 55%; в архивохранилищах с микроформами (микрофиши, мик- рофильмы), кинопленкой: для черно-белых пленок температура воздуха не выше +10 – +15 градусов, относительная влажность 40 – 50%; для цветных – не выше +5 градусов, влажность 40 – 50%; в архивохранилищах с фотодокументами: для черно-бе- лых снимков температура воздуха должна быть не выше +15 гра- дусов, а относительная влажность 40 – 50%; для цветных – не выше +5 градусов, влажность – 40 – 50%; в архивохранилищах с документами на магнитной ленте и дисковых носителях температура воздуха не должна превы- шать +8 – +18 градусов, относительная влажность – не выше 45 – 65%; в архивохранилищах с документами на электронных но- сителях температура воздуха не должна превышать + 15 – + 25 гра- дусов, относительная влажность воздуха не выше 40 – 60% Режим хранения ОЦД необходимо контролировать кон- трольно-измерительными приборами (волосяные гигро-метры, аспирационные психрометры, термометры и др.) не реже двух раз в неделю в одно и тоже время Показания приборов фикси- руются в регистрационных журналах. При передаче ОЦД на обособленное хранение производит- ся полистное обеспыливание. В процессе хранения эти докумен- ты подвергаются обеспыливанию по мере надобности, но не ре- же одного раза в год. Записи теле-, радиопередач, имеющие историческую или культурную ценность, подлежат дополнительной защите от аг- рессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, серо- водорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнит- но-ионизационного (радиационного) воздействия. В зависимос- ти от их поступления на государственное хранение необходимо предусматривать регулярное проведение консервационно-про- филактических работ. Проверка наличия и состояния документов, отнесенных к объектам историко-культурного наследия Республики Казах- стан, проводится ежегодно; особо ценных архивных документов на бумажной основе не реже одного раза в 10 лет; аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет; микроформ, кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|