Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
Раздел І УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Понятие «учет документов»
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Раздел ІУЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Понятие «учет документов»В деятельности каждого государственного органа или орга- низации образуются документы, которые хранятся в ведомс- твенном архиве. В Законе Республики Казахстан «О Националь- ном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года конста- тируется, что архивы организаций, осуществляющие временное хранение документов Национального архивного фонда ведут ус- тановленный уполномоченным органом учет данных о составе документов и представляют эти данные по истечении ведомс- твенного срока хранения в государственный архив, источником комплектования которого они являются. В Архиве Президента Республики Казахстан (далее АП РК) ведется централизованный государственный учет документов по фондам, объединенным архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения, по каждому хранилищу, т.е. учет докумен- тов является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля наличия. Порядок государственного учета документов архива основывается на принципах централизации, унификации, регулярности, полноты и достоверности. Учет документов в АП РК – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и регистрация при- надлежности к определенному комплексу (архивному фонду, архивной коллекции, объединенному архивному фонду, описи), а также регистрация их количества в учетных документах. В работе по учету документов организации должны соблю- даться следующие принципы: централизации – применение единых единиц учета. Еди- ницами учета независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются единица хранения (дело) и архивный фонд. Единица хранения представляет собой физичес- ки обособленный документ или несколько документов, имею- щих самостоятельное значение. Единица хранения может со- стоять из документов на бумажных, фото, фоно, кино, видео (ау- диовизуальные документы) носителях, а также электронных – физически обособленный носитель с сопроводительной доку- ментацией. Архивный фонд – совокупность документов, истори- чески или логически связанных между собой; преемственности – применение единых учетных доку- ментов на всех стадиях работы с учетом документов, находя- щихся в делопроизводстве, а также в архивах подведомственных организаций, на государственном хранении; динамичности – своевременности (ежегодно) и опера- тивности (по мере поступления) внесения всех изменений в учетные документы или составление новых; полноты и достоверности сведений о документах фонда. Государственному учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные, страховые копии доку- ментов, документы фонда пользования, особо ценные докумен- ты, документы на электронных носителях, аудиовизуальные, до- кументы личного происхождения, и описи дел. Учет производится путем присвоения архивным докумен- там учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр состоит из следующих элементов: номера ар- хивного фонда (архивной коллекции, объединенного архивного фонда), номера описи и номера единицы хранения. Основными единицами учета документов независимо от ви- да носителя, способа и техники закрепления информации яв- ляются: архивный фонд (архивная коллекция, объединенный ар- хивный фонд), единица хранения. Все учетные документы в АП РК находятся у лица, ответс- твенного за ведение централизованного государственного учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несу- щих ответственность за учет документов в хранилищах. Учет- ные документы хранятся в сейфах и металлических шкафах в специально выделенном помещении. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|