«Забюджетируйте» время на крупные «гибкие» задачи

в привязке к используемому для персональ-
ного планирования IT-решению — чаще все-
го это Microsoft Outlook.
Чтение делает человека знающим,
беседа — находчивым, а привычка
записывать — точным.
Фрэнсис Бэкон
Несомненно, стандартизация, обяза-
тельность компьютерного планирования
создает некоторую нагрузку на сотрудников,
привыкших пользоваться бумажными еже-
дневниками. Но эти расходы времени и сил
окупаются — электронное личное и команд-
ное планирование на несколько порядков
эффективнее бумажного.
НАПРАВЛЕНИЯ
ТМ-СТАНДАРТИЗАЦИИ
Корпоративный ТМ-стандарт, как правило,
содержит несколько основных разделов.
1. Правила планирования и подготовки
встреч.
2. Правила постановки задач и контроля
за их выполнением.
3. Правила эффективного использования
электронной почты.
4. Правила работы с контактной информа-
цией.
Нетрудно заметить, что основные раз-
делы стандарта привязаны к наиболее ак-
тивно используемым в корпоративной
практике разделам Outlook. Если стандарт
разрабатывается в привязке к бумажным
носителям, его общая структура бывает по-
хожей, но содержание, естественно, будет
иметь свои особенности.
Например, в стандарте постановки задач
и контроля за их выполнением могут быть
формализованы следующие моменты.
1. Как используются признаки важности
задач.
2. Какие категории срочности задач ис-
пользуются, каковы стандарты сроков
выполнения для различных типов задач.
3. Какие пользовательские представления
используются для отбора и сортиров-
ки задач при контроле и мониторинге
их выполнения.
4. Какие категории назначаются задачам,
как должны называться категории, что-
бы при пересылке задач было обеспе-
чено правильное их понимание колле-
гами.
5. Какие ключевые
слова должны использо-
ваться при создании задач для удобства
их обзора и сортировки.
6. Как используется поле «Комментарии»
в задаче, какие подробности должны
указываться при постановке задач.
7. Какие относящиеся к выполнению зада-
чи файлы вкладываются в нее или дают-
ся в виде гиперссылки и т. п.
В целом стандарт представляет собой
брошюру, излагающую принятые в компа-
нии правила планирования времени. Если
стандарт разрабатывался в
привязке
к Outlook, приложением к брошюре могут
быть технические инструкции, помогающие
ответственному за это специалисту IT-депар-
тамента настроить в Outlook сотрудника не-
обходимые представления.

Руководитель одного из подразделений «Альфа-банка» на корпоративном ТМ-тренинге поделился следую-
щим стандартом, существующим внутри подразделения. «Если в электронном письме есть адресованная
вам просьба, вы обязаны в течение суток отреагировать одним из следующим способов:
— выполнением просьбы и уведомлением об этом;
— обозначением сроков выполнения просьбы;
— отказом выполнить просьбу».
В одном из ведущих российских системных интеграторов, компании IBS, принят следующий корпора-
тивный стандарт: на обычные имейлы отвечать в течение дня, на срочные (с красным значком приори-
тета) — в течение часа.
«ИНСТИТУЦИОНАЛИЗАЦИЯ»
ТМ-СТАНДАРТА
Для того чтобы корпоративный ТМ-стан-
дарт работал, недостаточно грамотно на-
писать его, в ходе ТМ-тренинга эффективно
довести до сотрудников и проследить, чтобы
он исполнялся.
Держать все свои вещи на своих местах,
для каждого занятия иметь свое время.
Бенджамин Франклин
Необходимо его институционализиро-
вать, включить в систему управления ком-
панией или подразделением механизм от-
слеживания соблюдения, изменения, до-
полнения и развития ТМ-стандарта. Есть
несколько типичных форм такой институ-
ционализации:
1. Функция, выполняемая определенным
сотрудником. Как правило, это специ-
алист HR- либо IT-подразделения (при
привязке стандартов к Outlook) или от-
дела менеджмента качества, отдела стан-
дартизации, отдела развития бизнес-
процессов, иного аналогичного подраз-
деления.
2. Регулярная рабочая группа, состоящая
из представителей нескольких подразде-
лений, собирающаяся с периодичностью
не реже раза в месяц.
В обоих случаях необходимо разрабо-
тать описание соответствующей функции
либо положение о рабочей группе, которые
позволят формализовать процесс работы
с ТМ-стандартом.
Сам стандарт, как правило, утверждается
приказом первого лица компании либо руко-
водителя подразделения.
Следует заметить, что при юридически
грамотно разработанных документах несоб-
людение ТМ-стандарта подпадает под поня-
тие «несоблюдение норм труда», предусмот-
ренное Трудовым кодексом как одно из ос-
нований для увольнения или применения
иных санкций.

жүктеу/скачать 7.39 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: