Приказ №93 Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов в соответствии с Планом мероприятий по реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы

 

О выделении к уничтожению документов,

                                   (Наименование, место и год издания перечня документов

________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-

с указанием сроков их хранения)

(номер и название архивного фонда)

 

№№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

1	2	3	4	5	6	7

 

Всего __________________ дел и документов за __________ годы.

              (цифрами и прописью)

                                                                                                 (официальное наименование уполномоченного органа)

 

Наименование должности лица,

проводившего обработку                                                         Расшифровка

документов                                            ______________       подписи

                                                                                    (личная подпись)

СОГЛАСОВАН                                                                   ОДОБРЕН

протоколом ЭПК уполномоченного органа                     протоколом ЦЭК (ЭК) организации

от «_»__________ _____ года № __                                   от «_»_________ ____ года № __

 

Формат А4 (210Х297)

Примечания к приложению 6.

Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, не подлежащих хранению, составляется по приведенной в настоящем приложении форме.

Приложение 7

Приложение 8

                                                                                                                           (личная подпись)  

 

Формат А4 (210Х297)

Приложение 9

Утверждаю

Место составления

     Настоящий акт составлен комиссией в составе _________________________

                                                (ФИО председателя и членов

_________ в связи с _________________________________________________.

комиссии)                            (основание)

     Проверкой установлено, что:

     1. Всего числится  по  описям дел _______________ дел, в том числе по

                                   (цифрами и прописью)

разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

                                          (Официальное наименование

_______________________  __________________ дел.

уполномоченного органа)  (цифрами и прописью)

      2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе

                                      (цифрами и прописью)

по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________

                                              (Официальное наименование

________________________  __________________ дел.

уполномоченного органа)   (цифрами и прописью)

      3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,

____________________ дел.

(цифрами и прописью)

      4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду  ____________ дел.

                                                    (цифрами и прописью)

      5. Имеется неописанные ________________ дела.

                           (цифрами и прописью)

      6. Всего по архивному фонду имеется в наличии _____________________

                                                    (цифрами и прописью)

дел, из них:

      1) требующих дезинфекции __________________ дел;

                               (цифрами и прописью)

      2) требующих дезинсекции __________________ дел;

                               (цифрами и прописью)

      3) требующих реставрации __________________ дел;

                               (цифрами и прописью)

      4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

                                       (цифрами и прописью)

      5) требующих восстановления

         затухающих текстов _______________________________дел;

                                  (цифрами и прописью)

      6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

                                  (цифрами и прописью)

      7) выданных во временное пользование __________________ дел.

                                          (цифрами и прописью)

      7. ______________________________________________________________

         (Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

_______________________________________________________________________.

      Основные отрицательные явления в состоянии и условиях

                       хранения документов)

      Проверку проводили:

      Председатель комиссии _________________    Расшифровка

                            (личная подпись)     подписи

      Члены комиссии        _________________    Расшифровки

                            (личные подписи)     подписей

Дата

Приложение 10

Дата

№№ п/п	№ ар-  хивного фонда	№      cводной описи  дел	Заголовок дела     (тома,   части)	Даты  дела  (тома, части)	Количество листов    в деле    (томе,    части)	№ единицы учета    страхово- го фонда	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данный раздел сводной описи внесено_________________ особо ценных дел

                                   (цифрами и прописью)

с №___по №___, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии __________________ дел.

                            (цифрами и прописью)

Наименование должности    _______________        Расшифровка

составителя описи         (личная подпись)       подписи

Дата

                                                протоколом ЦЭК (ЭК) организации

                                                от "___"_________ ___ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11

к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма книги учета

поступления и выбытия документов

№№ п/п	Дата  посту- пления или   выбы- тия   доку- мента	Наименова-  ние органи- зации (стру- ктурного    подразде-   ления,      должност-   ного лица,  архива), от которой     поступили   или выбыли  документы	Наименова- ние, номер и дата до- кумента,  по которо- му посту- пили или  выбыли    документы	Название  и номер   архивного фонда,    описи и   поступив- ших или   выбывших  документов	Крайние даты    посту-  пивших  или     выбывших докумен- тов	Поступление описан- ных документов
						Количество дел
						пос- тоян- ного хра- нения	времен- ного   (свыше 10 лет)	по    лич-  ному  сос-  таву
1	2	3	4	5	6	7	8	9

продолжение таблицы

 ┬───────────────────┬───────────────────┬──────┐

│ Выбытие описанных │ Неописанных дел   │Приме-│

│ документов        │документов,  листов│чание │

┼───────────────────┤                   │      │

│  Количество дел   │                   │      │

├─────┬───────┬─────┼──────────┬────────┤      │

│пос- │времен-│по   │поступило │ выбыло │      │

│тоян-│ного   │лич- │          │        │      │

│ного │(свыше │ному │          │        │      │

│хра- │10 лет)│сос- │          │        │      │

│нения│       │таву │          │        │      │

┼─────┼───────┼─────┼──────────┼────────┼──────┤

│ 10  │   11  │  12 │    13    │   14   │  15  │

┼─────┼───────┼─────┼──────────┼────────┼──────┤

┴─────┴───────┴─────┴──────────┴────────┴──────┘

Итого в ____году поступило ________________единиц хранения, в том числе:

                         (цифрами и прописью)

(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);

выбыло ________________ единиц учета (+ документов, листов), в том числе:

     (цифрами и прописью)

(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).

Наименование должности работника,                    Расшифровка

составившего итоговую годовую запись _______________ подписи

                                    (личная подпись)

Руководитель ведомственного архива  ________________ Расшифровка

                                    (личная подпись) подписи

Дата

Приложение 12

 ┬──────────────────────────────────────┐

│          Наличие (остаток)           │

┼──────────────────────────────────────┤

│           в том числе                │

┼────────────────────┬──────────┬──────┤

│постоянного хранения│по личному│Приме-│

│                    │составу   │чание │

┼───┬─────┬──────────┼───┬──────┼──────┤

│Дел│Край-│из них по │Дел│Край- │      │

│   │ние  │сводным   │   │ние   │      │

│   │даты │описям дел│   │даты  │      │

│   │     ├────┬─────┤   │      │      │

│   │     │дел │край-│   │      │      │

│   │     │    │ние  │   │      │      │

│   │     │    │даты │   │      │      │

┼───┼─────┼────┼─────┼───┼──────┼──────┤

│ 11│  12 │ 13 │  14 │ 15│  16  │  17  │

┼───┼─────┼────┼─────┼───┼──────┼──────┤

└───┴─────┴────┴─────┴───┴──────┴──────┘

Формат А4 (210Х297)

Приложение 13