Приказ №93 Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов в соответствии с Планом мероприятий по реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы



бет3/5
Дата29.06.2016
өлшемі0.73 Mb.
#165310
түріПриказ
1   2   3   4   5

АКТ №___

Место составления

 

О выделении к уничтожению документов,



не подлежащих хранению

На основании ___________________________________________________

                                   (Наименование, место и год издания перечня документов

________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-

с указанием сроков их хранения)



исторической ценности и утратившие практическое значение дела и документы

архивного фонда ___________________________:

(номер и название архивного фонда)

 

№№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 



 

 

 



 

 


 

 

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего __________________ дел и документов за __________ годы.

              (цифрами и прописью)



Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу за _________________ годы утверждены протоколом ЭПК (дата и номер) _________________________________________.

                                                                                                 (официальное наименование уполномоченного органа)

 

Наименование должности лица,

проводившего обработку                                                         Расшифровка

документов                                            ______________       подписи

                                                                                    (личная подпись)

 

СОГЛАСОВАН                                                                   ОДОБРЕН



 

протоколом ЭПК уполномоченного органа                     протоколом ЦЭК (ЭК) организации

                                                                                             

от «_»__________ _____ года № __                                   от «_»_________ ____ года № __

 

 

Формат А4 (210Х297)



 

Примечания к приложению 6.

Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, не подлежащих хранению, составляется по приведенной в настоящем приложении форме.

 

Приложение 7



к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма

топографической карточки

Сталлаж (шкаф, сейф) №____

Архивохранилище № ____

 

Полка №

        


 Архивный 

 фонд №__ 



 Cводная     

 опись дел №__



 Дела с №__

 по №__    



      Примечание      

                       



   1   

      2   

       3     

      4    

           5          

 

 

 

 

 

Формат А6 (148Х105)

 

Приложение 8



к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма

книги выдачи дел из архивохранилища

№№

п/п

  


   

Дата 

выдачи

     


      

Архивный

фонд № 

        


        

Cводная

опись 

дел № 

       


Дело

__

    

    


Кому

выда-

но  

     


Расписка

в полу-

чении  

дела   

Дата   

возврата

дела   

        


Расписка

в возвра-

щении   

дела    

Приме-

чание

      


      

 1

  2  

   3   

   4  

  5

 

   7   

   8   

    9   

  10 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого   в ______ году   выдано   из    архивохранилища   №_______

________________________________________________________  дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника, составившего итоговую запись __________________ 

                                                                                                                           (личная подпись)  



Расшифровка подписи

Дата

 

Формат А4 (210Х297)

 

Приложение 9



к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма акта

проверки наличия и состояния дел

Утверждаю



Официальное наименование

Наименование должности

 

вышестоящего органа

руководителя организации

___________ Расшифровка

Официальное наименование

(личная подпись) подписи

 

организации

Дата

АКТ №___

Место составления



Проверки наличия и состояния дел

архивного фонда №____

     Настоящий акт составлен комиссией в составе _________________________

                                                (ФИО председателя и членов

_________ в связи с _________________________________________________.

комиссии)                            (основание)

     Проверкой установлено, что:

     1. Всего числится  по  описям дел _______________ дел, в том числе по

                                   (цифрами и прописью)

разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

                                          (Официальное наименование

_______________________  __________________ дел.

уполномоченного органа)  (цифрами и прописью)

      2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе

                                      (цифрами и прописью)

по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________

                                              (Официальное наименование

________________________  __________________ дел.

уполномоченного органа)   (цифрами и прописью)

      3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,

____________________ дел.

(цифрами и прописью)

      4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду  ____________ дел.

                                                    (цифрами и прописью)

      5. Имеется неописанные ________________ дела.

                           (цифрами и прописью)

      6. Всего по архивному фонду имеется в наличии _____________________

                                                    (цифрами и прописью)

дел, из них:

      1) требующих дезинфекции __________________ дел;

                               (цифрами и прописью)

      2) требующих дезинсекции __________________ дел;

                               (цифрами и прописью)

      3) требующих реставрации __________________ дел;

                               (цифрами и прописью)

      4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

                                       (цифрами и прописью)

      5) требующих восстановления

         затухающих текстов _______________________________дел;

                                  (цифрами и прописью)

      6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

                                  (цифрами и прописью)

      7) выданных во временное пользование __________________ дел.

                                          (цифрами и прописью)

      7. ______________________________________________________________

         (Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

_______________________________________________________________________.

      Основные отрицательные явления в состоянии и условиях

                       хранения документов)

      Проверку проводили:

      Председатель комиссии _________________    Расшифровка

                            (личная подпись)     подписи

      Члены комиссии        _________________    Расшифровки

                            (личные подписи)     подписей

Дата


Формат А4 (210Х297)

 

Приложение 10



к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма описи особо ценных дел

Утверждена

Утверждаю

 

протоколом ЭПК

Наименование должности

 

уполномоченного органа

руководителя организации

 

от "___"______ ___ года №___

___________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата


№№

п/п


  

   


   

№ ар- 

хивного


фонда 

       


       

№     

cводной


описи 

дел   


       

Заголовок

дела    

(тома,  

части)  

         


Даты 

дела 


(тома,

части)


     

Количество

листов   

в деле   

(томе,   

части)   


№ единицы

учета   

страхово-

го фонда

         


Примечание

         

          

          

          


 1

   2  

   3  

     4  

  5  

     6   

    7   

     8   

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел сводной описи внесено_________________ особо ценных дел

                                   (цифрами и прописью)

с №___по №___, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии __________________ дел.

                            (цифрами и прописью)

Наименование должности    _______________        Расшифровка

составителя описи         (личная подпись)       подписи

Дата


                                                           Одобрена

                                                протоколом ЦЭК (ЭК) организации

                                                от "___"_________ ___ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 11

к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма книги учета

поступления и выбытия документов

№№

п/п


  

   


   

   


   

   


   

   


   

   


   

Дата 

посту-


пления

или  


выбы-

тия  


доку-

мента


      

      


      

      


      

Наименова- 

ние органи-

зации (стру-

ктурного   

подразде-  

ления,     

должност-  

ного лица, 

архива), от

которой    

поступили  

или выбыли 

документы  


Наименова-

ние, номер

и дата до-

кумента, 

по которо-

му посту-

пили или 

выбыли   

документы

          

          

          

          


Название 

и номер  

архивного

фонда,   

описи и  

поступив-

ших или  

выбывших 

документов

         

          

          

          


Крайние

даты   


посту- 

пивших 


или    

выбывших


докумен-

тов    


        

        


        

        


        

 Поступление описан-

ных документов    



 Количество дел    

пос-

тоян-


ного

хра-


нения

    


     

     


времен-

ного  


(свыше

10 лет)


      

       


       

       


по   

лич- 


ному 

сос- 


таву 

      


      

      


 1

   2 

     3     

     4   

     5   

    6  

  7 

   8  

   9 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

продолжение таблицы

 ┬───────────────────┬───────────────────┬──────┐

│ Выбытие описанных │ Неописанных дел   │Приме-│

│ документов        │документов,  листов│чание │

┼───────────────────┤                   │      │

│  Количество дел   │                   │      │

├─────┬───────┬─────┼──────────┬────────┤      │

│пос- │времен-│по   │поступило │ выбыло │      │

│тоян-│ного   │лич- │          │        │      │

│ного │(свыше │ному │          │        │      │

│хра- │10 лет)│сос- │          │        │      │

│нения│       │таву │          │        │      │

┼─────┼───────┼─────┼──────────┼────────┼──────┤

│ 10  │   11  │  12 │    13    │   14   │  15  │

┼─────┼───────┼─────┼──────────┼────────┼──────┤

┴─────┴───────┴─────┴──────────┴────────┴──────┘

Итого в ____году поступило ________________единиц хранения, в том числе:

                         (цифрами и прописью)

(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);

выбыло ________________ единиц учета (+ документов, листов), в том числе:

     (цифрами и прописью)

(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).

Наименование должности работника,                    Расшифровка

составившего итоговую годовую запись _______________ подписи

                                    (личная подпись)

Руководитель ведомственного архива  ________________ Расшифровка

                                    (личная подпись) подписи

Дата


Формат А3 (297Х420)

Приложение 12



к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма листа архивного фонда

Архивный фонд №______

Местонахождение архивного фонда

Дата первого поступления

 

(наименование организации,

документов архивного фонда

где хранится архивный фонд)

    Крайние даты архивного фонда     

    Название архивного фонда       

 

                     1               

               2                  

 

 

 

 

                      1. Учет неописанных документов                     

 

 Дата 

записи


       

       


       

       


       

Наименование,

номер и дата

документа,  

по которому 

поступили или

выбыли      

документы   


    Поступили    

      Выбыли     

   Наличие   

  (остаток)  



 

Количество

дел, доку-

ментов,  

листов   

          


Крайние

даты, 


доку- 

ментов,


листов

Количество

дел, доку-

ментов,   

листов   

          


Крайние

даты, 


доку- 

ментов,


листов

 

Всего дел,   

документов,  

листов       

              



 

   1  

      2     

     3   

   4  

    5    

   6  

     7       

 

                         2. Учет описанных документов                    

 

Дата 

записи


     

      


      

      


      

      


      

      


      

      


Номер 

сводной


описи 

дел   


       

       


       

       


       

       


       

       


Крайние

даты  


дел   

сводной


описи 

дел    


       

       


       

       


       

       


Название

сводной


описи  

дел    


        

        


        

        


        

        


        

        


Посту-

пило 


дел  

      


      

      


      

      


      

      


      

      


          Выбыло        

          

 

Дел

  


   

   


   

   


   

   


   

   


Основа-

ние    


выбытия

(наиме-


нование,

дата и 


№ доку-

мента) 


        

        


В том числе,

по утверж- 

денным свод-

ным описям 

дел        


Единиц  

хранения

         

         

         

         

         

         

         

         



 

Дел

    


    

    


Крайние

даты  


       

       


 

   1 

    2 

   3  

   4   

   5 

 6

    7  

  8

   9  

   10   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

продолжение таблицы

 ┬──────────────────────────────────────┐

│          Наличие (остаток)           │

┼──────────────────────────────────────┤

│           в том числе                │

┼────────────────────┬──────────┬──────┤

│постоянного хранения│по личному│Приме-│

│                    │составу   │чание │

┼───┬─────┬──────────┼───┬──────┼──────┤

│Дел│Край-│из них по │Дел│Край- │      │

│   │ние  │сводным   │   │ние   │      │

│   │даты │описям дел│   │даты  │      │

│   │     ├────┬─────┤   │      │      │

│   │     │дел │край-│   │      │      │

│   │     │    │ние  │   │      │      │

│   │     │    │даты │   │      │      │

┼───┼─────┼────┼─────┼───┼──────┼──────┤

│ 11│  12 │ 13 │  14 │ 15│  16  │  17  │

┼───┼─────┼────┼─────┼───┼──────┼──────┤

└───┴─────┴────┴─────┴───┴──────┴──────┘

Формат А4 (210Х297)

Приложение 13




Достарыңызбен бөлісу:
1   2   3   4   5




©dereksiz.org 2024
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет