Техническое задание реализация Программы проектов по внедрению интегрированной системы планирования и управления деятельностью предприятия sap erp для предприятий Башкирского тэк этап1 ОАО анк

____________________/ /

«___» _________ 2010 г.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Уфa – 2010

1. 
   Введение
   

Настоящий документ содержит информацию об объеме первого этапа Программы (далее Программа), и требования к результатам. Объем Программы включает в себя описания объема автоматизируемых бизнес-процессов, организационного объема и объема работ. Объем работ разделен на три лота.

2. 
   Общие сведения о Программе
   

• 
  Проект1 «Консолидированная финансовая и управленческая отчетность для ГК БашТЭК»
  
  • 
    Для бизнес-сценариев: Бизнес-планирование и контроллинг; Консолидированная отчетность по РСБУ, МСФО, GAAP; Консолидированная Управленческая отчетность
    
• 
  Проект2 «Шаблон для НПЗ» на базе ОАО «Уфанефтехим»
  
  • 
    Для бизнес-сценариев: Финансы; Бизнес-планирование и контроллинг; МТО, Закупки, Отгрузки, ТОРО, Производство, Инвестиционные проекты, Управление имуществом
    
• 
  Проект3 «Шаблон Управление персоналом» на базе ОАО «Уфанефтехим» и ОАО АНК «Башнефтъ»
  
  • 
    Для бизнес-сценариев: Кадровый и персональный учет, Табельный учет и расчет заработной платы, Командировки, Отчетность - внедрение
    
  • 
    Для бизнес-сценариев: Подбор персонала, Управление карьерой и обучением, Управление эффективностью и оценка персонала - разработка Технического задания
    

3. 
   Цели Программы:
   

• 
  Снижение времени на подготовку консолидированной отчетности, повышение достоверности данных
  
• 
  Стандартизация типовых бизнес-процессов, применение «лучших практик», применение единых корпоративных справочников (НСИ)
  
• 
  Стандартизация вертикально-интегрированных сценариев и применение их в дальнейшем на предприятиях добычи, переработки и сбыта (Бухгалтерский учет и отчетность, Управление персоналом, МТО, заявочная кампания, Закупки, Планирование и бюджетирование и пр.)
  
• 
  Обеспечение прозрачности процессов планирования, управления, контроля и учета на ОАО «Уфанефтехим»
  
• 
  Отказ от унаследованных учетных систем на ОАО «Уфанефтехим»
  

4. 
   Задачи Программы:
   

• 
  Создать систему консолидированной финансовой и управленческой отчетности для ГК БашТЭК
  
• 
  Создать «Шаблон SAP для НПЗ» с использованием «лучших практик», который далее будет применяться на всех НПЗ ГК БашТЭК
  
• 
  Разработать единый классификатор материалов для ГК БашТЭК и ЕСМ для всех НПЗ
  
• 
  Реализовать процесс планирования консолидированной потребности производственных подразделений всех НПЗ в материально-технических ресурсах, работах и услугах
  
• 
  Реализовать процессы проведения закупочных процедур в ОАО «Уфанефтехим» и ОАО АНК «Башнефтъ» (для НПЗ)
  
• 
  Создать «Шаблон управление персоналом», который далее будет применяться на всех предприятиях ГК БашТЭК
  
• 
  Создать единую базу учета персонала (кадровый учет) по всем НПЗ
  
• 
  Максимально использовать стандартные решения SAP ERP
  
• 
  Создать системный централизованный ландшафт SAP ERP и инфраструктуру проекта (включая поставку и монтаж серверного, компьютерного и сетевого оборудования; инсталляцию ПО и пр.)
  

5. 
   Объем Программы
   
   1. 
      Функциональный объем:
      

• 
  Оптовые продажи и транспортные операции - Приложение № 1.1.
  
• 
  Производство (переработка) - Приложение № 1.2.
  
• 
  Бухгалтерский учет по РСБУ - Приложение № 1.3.
  
• 
  Бухгалтерский учет по МСФО - Приложение № 1.4.
  
• 
  Налоговый учет - Приложение № 1.5.
  
• 
  Управление финансовыми ресурсами - Приложение № 1.6.
  
• 
  Инвестиционные и капитальные проекты - Приложение № 1.7.
  
• 
  Управление техническим обслуживанием и ремонтом (ТОРО) – Приложение № 1.8.
  
• 
  Управление имуществом - Приложение № 1.9.
  
• 
  Управление договорами (в рамках SAP) - Приложение № 1.10.
  
• 
  Управление закупочной деятельностью - Приложение № 1.11.
  
• 
  Управление запасами - Приложение № 1.12.
  
• 
  Расчеты с контрагентами - Приложение № 1.13.
  
• 
  Кадры (Управление персоналом) - Приложение № 1.14.
  
• 
  Бизнес - планирование и контроллинг - Приложение № 1.15.
  

И перечнем бизнес-процессов, на которые будет разработано Техническое задание для дальнейшей автоматизации в 2011-2012 г.г. (в рамках расширения «Шаблона управление персоналом» для ОАО АНК «БАШНЕФТЬ», ОАО «Уфанефтехим», ОАО «УНПЗ», ОАО «Новойл», ОАО «УОС»):

• 
  Подбор персонала
  
• 
  Управление карьерой и преемственностью
  
• 
  Управление корпоративным обучением
  
• 
  Управление эффективностью деятельности и оценка персонала
  
• 
  Управление вознаграждениями
  
• 
  Анализ показателей деятельности
  

Детальное описание Функционального объема приведено в Приложении №1

2. 
   Организационный объем:
   

• 
  Проект1 «Консолидированная финансовая и управленческая отчетность для ГК БашТЭК»
  
  • 
    Реализуется в ОАО АНК «Башнефть»
    
  • 
    Автоматическое получение данных из ОАО «Уфанефтехим»
    
  • 
    Получение данных от остальных ДЗО через формы загрузки
    
• 
  Проект2 «Шаблон для НПЗ» на базе ОАО «Уфанефтехим»
  
  • 
    Реализуется в ОАО «Уфанефтехим» (включая сервисные организации в части выполняемых ими производственных задач)
    
  • 
    Для формирования консолидированной потребности МТР - Получение данных от остальных НПЗ через формы загрузки
    
• 
  Проект3 «Шаблон Управление персоналом» на базе ОАО «Уфанефтехим» и ОАО АНК «Башнефтъ»
  
  • 
    Реализуется в ОАО АНК «Башнефть» и ОАО «Уфанефтехим»
    
  • 
    Для целей создания единой базы персонала, на ОАО «УНПЗ», ОАО «Новойл», ОАО «Уфаоргсинтез», реализуется бизнес-сценарий: Кадровый учет
    

Оценочное количество пользователей 400.

3. 
   Технический объем:
   

• 
  Стандарт и процедуры конфигурации системы;
  
• 
  Стандарт и технологии обработки проблем и ошибок, согласование и утверждение;
  
• 
  Процедура и технология обработки запросов на изменение системы;
  
• 
  Процедура и технология тестирования системы;
  
• 
  Процедура и технология поддержки системы на этапах опытной эксплуатации и последующего развития;
  
• 
  Процедура переноса настроек и данных из системы внедрения в тестовую систему;
  
• 
  Разработка процедуры переноса настроек из тестовой системы в рабочую систему;
  
• 
  Процедуры системного администрирования системы SAP ERP;
  
• 
  Процедуры резервного копирования.
  

4. 
   Объем работ
   

В рамках Лота1 должны быть выполнены работы по внедрению SAP ERP в соответствии с функциональным (Приложение №1), организационным и техническим объемом Программы, а также Планом реализации программы (Приложение №2)

Результатом работ Лота1 являются: Автоматизированная система, эксплуатируемая в продуктивном режиме, Документация в соответствии с методологией ASAP, Техническое задание для расширения «Шаблона управление персоналом», инструкции пользователей, обучающие курсы.
Лот2: Создание Единого справочника материалов (ЕСМ)

В рамках Лота2 должны быть выполнены следующие работы:

• 
  Разработка единого классификатора материалов для ГК БашТЭК
  
• 
  Разработка единого справочника материалов (ЕСМ) для 4 НПЗ: ОАО «УНПЗ, ОАО «Новойл», ОАО «Уфанефтехим», ОАО «Уфаоргсинтез»
  
• 
  Нормализация и классификация существующих на настоящий момент классификаторов и справочников 4 НПЗ
  
• 
  Устранение неполноты информации, классификация данных, ведения данных материалов на основе единых правил структуризации и кодирования для 4 НПЗ
  
• 
  Наполнение классификатора и ЕСМ в части материалов для 4 НПЗ
  
• 
  Подготовка методологической и нормативной базы для системы централизованного ведения классификатора и ЕСМ для НПЗ
  
• 
  Обучение специалистов ведения НСИ
  
• 
  Разработка процедур переноса данных из существующих систем в ЕСМ
  

Результатом работ Лота2 являются: Классификатор материалов для ГК БашТЭК, Нормализованный и классифицированный справочник материалов для 4 НПЗ, Регламент ведения НСИ и Положение о Группе НСИ, методологические материалы по сопровождению ЕСМ, обучающие курсы.

В рамках Лота 3 должны быть выполнены следующие работы:

По контролю качества:

• 
  Оценка качества стартовой организации проекта (организация проекта, готовность организации, доступность ресурсов, соотношения объема проекта, ресурсов и сроков)
  
• 
  Оценка результатов каждой фазы каждого проекта Программы
  
• 
  Оценка детального планирования каждой последующей фазы проектов Программы (состава работ, рабочего плана, ресурсов, подхода, коммуникации и т.д.),
  
• 
  Оценка рисков Программы на каждой фазе проектов Программы и рекомендации по действиям, направленным на их снижение
  
• 
  Оценка готовности к началу промышленной эксплуатации в ходе фазы 5 «Ввод в эксплуатацию, поддержка продуктивного старта»
  
• 
  Оценка состояния готовности к общей приемке проектов Программы
  
• 
  Управление коммуникациями
  

По Управлению изменениями:

• 
  Функциональные изменения:
  

• 
  изменения способов и методов выполнения отдельных бизнес-функций и бизнес-процессов
  
• 
  проверка на пересечение/дублирование бизнес-функций и бизнес-процессов между отдельными структурными подразделениями
  
• 
  исключение отдельных бизнес-функций из обязанностей специалистов в связи с внедрением информационной системы. Такие функции могут быть в результате исключены из бизнес-процессов или автоматизированы;
  
• 
  появление новых бизнес-функций;
  
• 
  изменение состава выполняемых функций специалистами управления, что является следствием перечисленных выше изменений.
  

• 
  Организационные изменения:
  

• 
  изменения организационной структуры управления в связи с перечисленными выше видами изменений;
  
• 
  перераспределение функций между отдельными структурными подразделениями предприятий.
  

• 
  проведение процедур обеспечения качества по контрольным точкам на каждой фазе проектов Программы;
  
• 
  постоянный мониторинг качества проектов Программы, участие в рабочих встречах по обсуждению и принятию принципиальных проектных решений
  

6. 
   Сроки реализации Программы:
   

7. 
   Требования к результатам Программы:
   

• 
  Автоматизированная система, в соответствии с функциональными, организационными и техническими требованиями эксплуатируется в продуктивном режиме с января 2011 года.
  
• 
  Создан единый справочник материалов для НПЗ, создана группа ведения ЕСМ
  
• 
  Справочники, сальдо, остатки и исторические данные выверены и загружены в систему
  
• 
  Пользователи обучены и выполняют самостоятельно операции в системе
  
• 
  Организационные и функциональные изменения внедрены (если применимо)
  
• 
  Представлена согласованная документация в соответствии с методологией ASAP, на русском языке
  
• 
  Созданы и задокументированы шаблонные решения для НПЗ, Управления персоналом.
  
• 
  Техническое задание для дальнейшей автоматизации в рамках расширения «Шаблона управление персоналом», в соответствии с функциональными требованиями разработано и согласовано (для ОАО АНК «БАШНЕФТЬ», ОАО «Уфанефтехим», ОАО «УНПЗ», ОАО «Новойл», ОАО «УОС»)
  

8. 
   Требования к предложению участников:
   

• 
  Описание подхода к реализации Программы/Лота
  
• 
  План реализации Программы/Лота
  
• 
  Список участников проектной команды, с указанием их роли в проектной команде, процент занятости, даты начала участия в проекте, количество человеко-дней
  
• 
  Резюме участников, с указанием знания системы SAP, опыта проектов, в том числе в нефтегазовой отрасли
  
• 
  Общее количество человеко-дней консультантов
  
• 
  Общая сумма работ по Программе/Лоту, в рублях, с разбивкой по фазам в соответствии с планом реализации.
  

• 
  Схему распределения ответственности между Проектной командой, выполняющей работы по Лоту 1 и Проектной командой, выполняющей работы по Лоту 3
  
• 
  Требования к вовлечению ресурсов со стороны Проектной команды, выполняющей работы по Лоту 1, на этапах проведения работ по Лоту 3
  

В предложении участников также должно быть отражено:

• 
  Предлагаемая методология и инструменты при выполнении работ по Программе/Лоту
  
• 
  Перечень аналогичных успешных проектов, реализованных на предприятиях нефтегазовой отрасли, в том числе на вертикально-интегрированных нефтяных компаниях (ВИНК)
  

• 
  Перечень проектов/работ выполненных или выполняемых для ОАО АНК "Башнефть"
  

• 
  Готовность предоставить типовые проектные решения для ВИНК, варианты реализации типовых бизнес-сценариев ВИНК в системе SAP.
  

9. 
   Критерии допуска участников
   

• 
  Для лота № 1: Наличие специалистов в заявленной проектной команде с опытом внедрения SAP не менее 3-х лет (не менее 70% от количества специалистов, входящих в состав проектной команды)
  
• 
  Для лотов № 1, 3: Наличие специалистов в заявленной проектной команде в области экспертизы SAP в нефтегазовой отрасли (не менее 50% от количества специалистов, входящих в состав проектной команды)
  
• 
  Для лота № 2: Наличие положительного опыта по созданию Единого справочника материалов
  

10. 
    Критерии оценки предложений участников
    

• 
  Итоговая сумма предложения участника и условия оплаты
  
• 
  Наличие опыта аналогичных проектов в нефтегазовой отрасли
  
• 
  Знание специфики процессов ОАО АНК "Башнефть"