Учебное пособие предназначено для студентов заочной и дневной формы обучения специальностей «Системы автоматизированного проектирования»

Microsoft Excel позволяет помещать диаграмму на том же листе, на котором находится таблица. В этом случае она называется «внедренная диаграмма». Можно переносить диаграмму на любой другой лист текущей книги. Если других данных на этом листе нет, то такой лист называется «лист диаграммы».

При работе с диаграммами применяется специальная терминология, которая приведена в табл. 4.

Порядок создания диаграммы на основе данных рабочего листа следующий:

1. Выделить ячейки с данными, включаемыми в диаграмму. От типа выбранных данных зависит внешний вид диаграммы.

2. Щелкнуть на кнопке «Мастер диаграмм» Панели инструментов Стандартная.

Надо рассортировать данные так, чтобы наглядно увидеть, как осуществлялась реализация товаров в разных городах, например, в сентябре. Для этого выделить курсором нужные ячейки А6:Е8. Затем зайти в меню «Данные» на Панели инструментов и щелкнуть правой кнопкой мыши по команде «Сортировка».

В появившемся окне программа сама предложит возможные варианты сортировки. Остается только выбрать нужный вариант. В строке «Сортировать по» выбрать Сентябрь и отметить точкой, щелкнув мышкой по кружку, способ сортировки «По убыванию/по возрастанию». Нажать кнопку ОК.
Форматирование таблиц. Кроме знакомых пользователям Word операций, в Excel есть свои инструменты форматирования таблиц. Они находятся в меню «Формат/Автоформат». Автоформат – это помощник, который избавляет от необходимости выставлять параметры оформления данных вручную. В базу данных программы заложены разнообразные комбинации изменения вида текста и самой таблицы. Выбрав одну из них, можно одним щелчком мыши полностью преобразить помещенные в окне данные.

Изменение внешнего вида таблицы. Можно изменить не только содержащиеся в таблице данные, но и ее саму. Проще всего это сделать при помощи пункта Число меню Формат/Ячейки на Панели инструментов Microsoft Excel, используя шаблоны готовых таблиц. Если необходимо создать свою индивидуальную таблицу, то пользуются меню «Формат/Ячейки». Команду «Формат ячеек» можно также выбрать в Контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по уже готовой таблице.

Печать электронных таблиц и диаграмм. Подготавляя лист или книгу к печати, необходимо позаботиться о том, чтобы все данные были выведены корректно. Нужно правильно установить параметры печати и выбрать верное оформление печатных страниц. Предварительный просмотр позволяет увидеть, как будет расположен текст (таблица, диаграмма и т. д.) на печатной странице. Для этого, не выходя из диалогового окна «Параметры страницы», следует нажать клавишу «Просмотр». Если все удовлетворяет, то можно нажать кнопку «Печать» в «Параметрах страницы» или соответствующую кнопку на Панели инструментов Microsoft Excel или выбрать команду «Печать» в меню «Файл».

Более подробно о функциях Microsoft Excel можно узнать в литературе [ 9,11,14 ].

• 
  добавить в базу данных одну или несколько записей;
  
• 
  удалить из базы данных одну или несколько записей;
  
• 
  найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
  
• 
  обновить в базе данных значение некоторых полей.
  

MS Access является СУБД реляционного типа. В ней сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни одной строки программы. Однако при необходимости можно использовать мощный язык программирования Visual Basic Application.

СУБД Microsoft Access имеет следующие преимущества:

• 
  доступность в изучении и понятность;
  
• 
  полностью русифицирована;
  
• 
  возможность использования OLE технологии;
  
• 
  интегрированность с пакетами Microsoft Office;
  
• 
  поддержка WWW-идеологии (только в Access 97);
  
• 
  визуальная технология позволяет видеть результаты своих действий и корректировать их;
  
• 
  конструктор форм облегчает изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
  
• 
  широко и наглядно представлена справочная система;
  
• 
  наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.
  

СОВЕТ. При наличии вопросов о работе в Microsoft Access прежде всего необходимо попытаться найти ответы на них в документации или в справочной системе.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Данные в таблицах организованы в столбцы, называемые полями, и в строки, называемые записями.

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Можно проверить орфографию, напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи. Добавив или удалив столбцы, можно изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы.

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания эффективной базы данных.

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8. Использование средств анализа в Microsoft Access.

Определение цели создания базы данных. На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. Определить темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Определение таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц сначала лучше разработать структуру на бумаге. При этом рекомендуется учитывать следующее:

1. 
   Информация в таблице не должна дублироваться, исключить повторения между таблицами. Если определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Так, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.
   
2. 
   Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Отдельные сведения обрабатываются легче, когда они содержатся в независимых друг от друга таблицах, например адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах. В этом случае при удалении заказа информация о клиенте останется в базе данных.
   

а) каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

б) не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

в) в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

г) информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы, например поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя».


Пpогpаммист увидел HЛО: :

- У кого-то диск полетел....

.

Задание индивидуального значения каждому полю. Чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей. Они будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

При выборе типа данных, используемых в поле таблицы, необходимо ответить на следующие вопросы:

• 
  Какие значения должны отображаться в поле? Нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.
  
• 
  Сколько места необходимо для хранения значений в поле?
  
• 
  Какие операции должны производиться со значениями в поле? Суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат. Значения в текстовых полях и полях объектов OLE суммировать нельзя.
  
• 
  Нужна ли сортировка или индексирование поля? Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.
  
• 
  Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах? Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.
  
• 
  Каким образом должны быть отсортированы значения в поле? Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используются числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. В этом случае для обеспечения сортировки используют поле типа «Дата/время». Типы данных Microsoft Access приведены в прил.2.
  

Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Порядок действий следующий:

1. Создать запрос на выборку или перекрестный запрос.

2. В режиме конструктора запроса переместить с помощью мыши поля из списка полей в бланк запроса.

3. Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, ввести в ячейку строки Условие отбора текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его. Для поля, в котором отображаются даты, можно вывести приглашения "Введите начальную дату:" и "Введите конечную дату:" для определения диапазона отбираемых значений. Для этого надо ввести в ячейку строки Условие отбора выражение Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:].

4. Для просмотра результатов следует нажать кнопку Вид на панели инструментов и ввести значение параметра. Для возвращения в режим конструктора запроса снова необходимо нажать кнопку Вид на панели инструментов.

1. В режиме конструктора запроса надо создать запрос на выборку. Добавить таблицы, записи которых требуется использовать в расчетах, затем добавить поля, над которыми требуется выполнять вычисления, и определить условие отбора.

2. Нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов. В бланке запроса выводится строка Групповая операция.

3. Для каждого поля в бланке запроса выбрать его ячейку в строке Групповая операция и а так же одну из следующих статистических функций: Sum, Avg, Min, Max, Count, (сумма, среднее, минимальное, максимальное значение, количество строк - для полученной группы).

4. При необходимости ввести условия отбора.

5. Определить порядок сортировки результатов.

6. Нажать кнопку Вид на панели инструментов для просмотра результатов.
2.4.4.Определение связей между таблицами
После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к разным аспектам базы данных, необходимо определить, как Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Сначала определяются связи между таблицами. Затем создают запросы, формы и отчеты, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Так, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям «Код Сотрудника» в обеих таблицах (рис.14).

Рис. 14. Связи между таблицами

Рис. 15. Схема данных

Более подробную информацию о работе с СУБД Microsoft Access можно получить из литературы [ 4,7,10,15,17,18,20 ].

РЕЗЮМЕ

1. 
   Назовите основные возможности работы с текстом в Microsoft Word.
   
2. 
   Как форматируется текст в Microsoft Word?
   
3. 
   Расскажите о назначении Microsoft Excel.
   
4. 
   Что такое электронная таблица?
   
5. 
   Какие задачи по работе с базами данных реализованы в Microsoft Access?
   
6. 
   Возможен ли обмен информацией между компонентами пакета Microsoft Office?