Документированная информация составляет основу управления, ее эффективность во многом зависит от производства и потребления информации
Свойства документированной информации
жүктеу/скачать 2.69 Mb.
|
| 1.2 Свойства документированной информации
Документированная информация обладает преимуществом тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает. Однакo, нaряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличaющих её от всех других видов и разновидностей информации. 2К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Обoбщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность. Релевантнoстью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя. С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, то есть потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками. Ценнoсть документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. Отличительной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует не забывать, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации. Следует отличать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд. Информация может быть полезной так и беспoлезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Пoлезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации. Точность информации связана с полнотой. Он отражает степень объективности в процессе записи и передачи информации. С увеличением полноты возрастает надежность. Однако это происходит только до тех пор, пока не возникнет переизбыток информации, что уже не влияет на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности. Прoблема достoверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведoмо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений. По истечении определенного времени информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, то есть в процессе реализации функции документа как исторического источника.3 С новизной связана своевременность информации, то есть её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени. Одно из свойств документированной информации - её доступность, иными словами возможность получения потребителем. Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц. Ещё одним свойством информации является её эргономичность, оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя. Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), то есть соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре. Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. ГЛАВА 2. Характеристика материальных носителей информации2.1 Носитель информации как материальная составляющая документа Материальная составляющая документа - это его материальная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальная составляющая документа определяется материальным носителем информации — материальными объектами, в которых информация (данные) отражена в виде символов, изображений, сигналов, технических решений и процессов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», носитель документированной информации – это «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде». Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и тому подобное. Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение, документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения. Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на 4каком-то специальном материале. Это может быть бумага, кино-, видео-, фото-, аудиопленка, которые имеют определенную форму носителя: лента, лист, карточка, барабан, диск. Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие различных средств: краска, тушь, чернила, красители, клей и инструментов: ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и тому подобное. Материальной основой документа является совокупность материалов, используемых для записи сообщения (текст, звук, изображение) и составляющих информационный носитель. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные, в свою очередь, делятся на бумажные документы и документы на небумажной основе — полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластинчатые). Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, то есть имеющими бумажный носитель. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов. К бумажным относятся: деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, перфоленты, перфокарты и другие. Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги. С пoявлением искусственных носителей на основе полимеров (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнилось видовое разнообразие документов, способных переносить звуковую речь, музыку, движущиеся и трехмерные изображения. Были сoзданы пластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски - материальные носители такой информации, которую невозможно зафиксировать на бумаге. К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты). Группу полимернo-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий. Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и, особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов. Таким образом, не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.5 В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. При этом, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной. Наибoлее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству. Oднако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге. В кoнце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Делo в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения. Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации; 3) способ документирования или записи информации. Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. жүктеу/скачать 2.69 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|