Іс жүргізу туралы нұсқаулық смж. 04. 04

3 Терминдер, анықтамалар және қысқартулар

3.1 Осы нұсқауда қолданылған термин және анықтамалар ҚР СТ ИСО 9000 Сапа менеджменті жүйелері. Негізгі ережелер мен сөздік стандартына сәйкес келеді.

3.2 Осы нұсқауда Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар 1037 ҚР СТ стандартына сәйкес терминдер және анықтамалар қолданылады.

3.3 Қолданылған қысқартулар БҚМУ-дың сапа бойынша нұсқаулық пен СМЖ/ЭМЖ 04.01 Құжаттаманы басқару СМЖ/ЭМЖ  әдістемелік нұсқауларына сәйкес келеді.

• 
  проректорлардың;
  
• 
  декандардың;
  
• 
  кафедра меңгерушілерінің
  
• 
  декан орынбасарларының;
  
• 
  инспекторлардың;
  
• 
  әдіскерлердің;
  
• 
  мұрағат меңгерушісі; (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)
  
• 
  редактордың;
  
• 
  түзетушілердің;
  
• 
  техникалық жұмысшының;
  
• 
  факультет хатшысының;
  
• 
  машинисттердің қызметтік нұсқаулықтарымен анықталады.
  

4.3 Архивтік құжаттарды сақтау жаупкершілігі мұрағат меңгерушісіне жүктеледі. (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

4.4 Корреспонденциямен жұмыс жасайтын БҚМУ-дың барлық қызметкерлері «Іс жүргізу туралы» нұсқаулықты білу керек және оның талаптарына сәйкес қызметтік құжаттамаларды рәсімдеу тиіс.

4.5. «Іс жүргізу туралы» нұсқаулық университеттің құжаттарын құру үрдісін және қабылдау тәртібін реттейтін нормативтік құжат болып табылады. Университетте қолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері және анықтамалық-әдістемелік материал: тіркелуге жатпайтын құжаттардың тізімі; елтаңбалы мөр қойылатын құжаттардың тізімі; кеңсе мөрі қойылған құжаттардың тізімі (3 қосымшасы) нұсқаулықта қосымша берілген.

4.6 Іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға ауысқан кезде жаңа қабылданған қызметкерге өзінің барлық істерін мен мұрағатты акт бойынша тапсыруға міндетті. Осы тәртіп университеттің әр бір қызметкеріне қатысты.

5 Сипатталуы
5.1 Жалпы ережелер

5.1.1 БҚМУ-да іс жүргізу жұмысы келесі құжат түрлері мен кезеңдерден тұрады:

- құжаттарды дайындау мен рәсімдеудің жалпы ережелері;

- ұйымдық-басқару құжаттама;

- ақпараттық-аңықтамалық құжаттар;

- шарттар мен міндеттемелер;

- құжаттаманы басқару;

- іс номенклатурасы;

- іске құжаттарды қалыптастыру;

- құрылымдық бөлімшеде істі есепке алу және сақтау тәртібі;

- мұрағатқа немесе жоюға істі дайындау және тапсыру.

5.1.2 БҚМУ-дың құжаттарын дайындау мен олармен жұмысты ұйымдастырудың жалпы талаптары 25.09.2009 ж. №128 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары» ережесімен белгіленген.

5.2.1 БҚМУ-да құжаттар міндетті түрде мемлекеттік тілінде дайындалады, қазақ тiлiмен қатар ресми түрде орыс тiлi де қолданылады.

5.2.2 Барлық хат-хабар, жарғы мен осы нұсқаулықтың талаптарын ескере отырып, БҚМУ-дың фирмалық бланкілерінде рәсімделеді. БҚМУ-дың фирмалық бланкісінің нысаны осы нұсқаулықтың 1 қосымшасында көрсетілген.

5.2.3. Жіберілетін хаттар, құжаттар мен бұйрықтардың жобалары 25.09.2009 ж. №128 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары» ережелеріне сәйкес жасалады

5.2.4 Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат-алмасу:

- ҚР мемлекеттік тілде – қазақ тілінде;

- ресми тілде – орыс тілінде;

- түскен сұраным, хат, өтініш және т.б. жазылған тілде жүргізіледі.

5.2.5 «Қызметтік пайдалану үшін» грифі бар таратылуы шектелген құжаттарды есепке алу тәртібі ҚР Мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі агенттігінің бұйрығымен белгіленеді.
5.3 Ұйымдық-басқару құжаттамалар

5.3.1 Университеттің құрылымы және штат саны университеттің барлық құрылымдық бөлімшелері, лауазымдардың атауы және әрбір лауазым бойынша штат саны арнайы штаттық кесте – құжатымен бекітіледі. Құжат университеттің бланкісінде жасалады, университет ректоры қол қояды. Бекіту грифі елтаңба мөрі қойылып куаландырылады.

5.3.2 Штаттық кестеде жалақы қорын көрсете отырып, университеттің лауазымдары және құрам саны бекітіледі. Штаттық кесте университеттің бланкісінде жасалады және лауазымдар тізбесі, штат саны, лауазымдық енбекақы, үстемеақы және айлық жалақы қоры туралы мәліметтері көрсетіліп жасалады. Штаттық кестеге университеттің проректорлары қол қояды, бас есепші бұрыштама соғады және университет ректоры бекітеді. Бекіту грифінде университеттің жалпы штат саны және айлық жалақысының қоры көрсетіледі. Бекіту грифі елтаңба мөрі қойылып куаландырылады.

5.3.3 Қызметтік нұсқаулар – университет қызметкерінің қызметін, міндеттері мен құқықтарын белгілейтін құжат. Қызметтік нұсқауларды бөлімше жетекшілері кадрлық қызметімен бірге жасайды, басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілімен келіседі және университет ректоры бекітеді.

5.3.4 Бұйрықтар негізгі қызмет бойынша және жеке құрам бойынша бұйрықтарға бөлінеді. Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды, қағидаларды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы бөлімше жетекші қызметкерлердің алдында негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық БҚМУ-дың барлық қызметкерлері үшін міндетті. Жеке жағдайларда бағыныштылығына қарамастан лауазымды тұлғаларға қатысты.

Бұйрық осы нұсқаулықтың 2 қосымшасында көрсетілген бланкіде рәсімделеді.

Бұйрықты дайындаудың мынадай кезеңдері болады:

• 
  мәселенің мәнін зерделеу;
  
• 
  қажетті мәліметтерді жинау;
  
• 
  бұйрықтың жобасын дайындау;
  
• 
  ректор қолының қоюлуы.
  

5.3.6 Жұмыстан босату туралы бұйрық босатылатын қызметкердің тегі, аты, әкесінің аты (толық) көрсетіле отырып, «БОСАТЫЛСЫН» деген сөзден басталады. Босатқан кезде міндетті түрде босату себебі және еңбек шарты мен Еңбек кодекстің сәйкес бабы көрсетіледі.

5.3.7 Өкім – БҚМУ қызметінің ректоры немесе проректорлары шығаратын құжат.

Өкімдер ішкі құжаттарына арналған университет бланкісінде ресімделеді және ректор немесе проректорлар қолдарын қояды.

Өкімдер мәтініне:

- нақты тапсырма (жұмыс);

- жауапты орындаушы;

- орындау мерзімі кіреді.

Басқару бөлігі «БҰЙЫРАМЫН», «ұсынамын», «өтінемін», «міндеттеймін», «бекітемін» деген және т.б. сөздермен аяқталады.

5.4 Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

5.4.1 Қызметтік жазбалар – бұл ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен, ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу құралы қызметін атқаратын әр түрлі мазмұндағы басқару құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты. Ішкі құжаттар (өтініш, қызметтік жазба) кеңседе ішкі өтініштер мен қызметтік жазбаларды тіркеу журналында тіркеледі.

Қызметтік жазбаның мәтіні қарапайым және бір тақырыптан болуы тиіс. Бұл алушы-мекемелердің өңдеу техникалық операцияларын (ең алдымен тіркеуді, бақылауды және істерді қалыптастыруды) оңайлатуға мүмкіндік береді және құжаттың орындалуын жеделдетеді.

5.4.2 Хаттың мәтіні қысқа да нұсқа, рет-ретімен сендірерліктей және тиімді болуы тиіс. Деректер мен жағдайлар обьективті көрсетілуі тиіс, ал мәселенің барлық жақтары жеткілікті түрде қысқа және дәл көрсетілуі тиіс.

5.4.3 Акт – бұл фактіні, оқиғаны, іс-әрекетті растайтын, бірнеше тұлғалар жасайтын құжат. Құжаттың бұл түрі әр түрлі жағдайларда жасалады және алуан түрлі болады: түгендеу актісі; келісім-шарт бойынша жұмыстарды қабылдау актісі; құжаттарды қабылдау-өткізу акті; материалдарды есептен шығару актісі; істі жою актісі; материалдық құндылықтарды жою актісі және т.б.

5.4.4 Актіні тұрақты жұмыс істейтін немесе басқару құжатымен ректордың нұсқауы бойынша тағайындалған комиссия жасайды. Бухгалтерия қызметкерлері көптеген комиссияларға кіреді, мысалы, түгендеу комиссиясы, есептен шығару, қабылдау, мүлікті өткізу комиссиялары.

5.4.5 Комиссияның мүшелері актіді көрсетілген мәселелердің мәнін және осы мәселені реттейтін негізгі заңнамалық, нормативтік құжаттарды зерделейді. Актіде құжатқа қол қоятын тұлғалар белгілеген фактілер ғана көрсетіледі. Бірінші сандық деректерді көрсететін алғашқы нұсқа жүргізіледі. Акт ішкі құжат болып табылса, онда бланкіде ресімделеді. Акт сыртқы құжат болса, онда фирманың заңды мекен-жайы көрсетіледі.

5.4.6 Түсінік хат – негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның және т.б.) жекелеген ережелерін немесе қандай да бір фактінің, оқиғаның себептерін түсіндіретін құжат.

5.4.7 Факс – байланыстың телефон жүйесі бойынша арнайы аппараттың (телефакстің) көмегімен алынған құжат. Факс ұсынылатын құжаттың көшірмесі болып табылады. Телефакс бойынша құжаттардың кез келген түрлері және оларға қосымшалар жіберіледі: кестелер, сызбалар, схемалар, суреттер, фотолар. Факсті рәсімдеу іскерлік хатты рәсімдеуге ұқсас.

5.4.8 Анықтамалар – қандай да бір белгілі мәселелер бойынша, істің жағдайы туралы, өзіне тән көрсеткіштер, өзге де фактілер мен оқиғаларды сипаттау және растау туралы мәтіні бар және/немесе кесте түріндегі жалпы ақпараты бар құжат. Анықтама істің жайын обьективті түрде көрсетуі тиіс, сондықтан оны жасау мәліметтерді мұқият жинау және тексеру, алынған деректерді салыстыру және талдауды талап етеді.

БҚМУ-дың студенттеріне берілетін анықтамалар деканатта факультет инспекторы төмендегідей нысанда рәсімделген журналда тіркейді.

5.4.9 Сенімхат – үшінші тұлға алдында сенімді тұлғаға сеніп тапсырушының атынан қандай да бір іс-әрекеттерді жасауға құқық беруі туралы құжат.

Сенімхаттың екі түрі бар:

• 
  ресми, жоо-ның берілуімен;
  
• 
  БҚМУ қызметкерлері берген жеке (жеке тұлға).
  

• 
  жоо-ның атауы;
  
• 
  құжат түрінің атауы;
  
• 
  хабарды беру (қабылдау) күні мен уақыты;
  
• 
  адресат;
  
• 
  құжаттың мәтіні;
  
• 
  қолы;
  
• 
  телефонограмманы қабылдаған және берген тұлғаның лауазымы және аты-жөні;
  
• 
  телефонограмманы берген және алған ұйымдардың, жоо-ның телефон нөмірлері көрсетіледі.
  

5.5.1 Еңбек шарты – ҚР Еңбек кодексіне сәйкес жұмыс берушілер мен қызметкерлердің арасындағы еңбек қатынастарын реттейтін ресми құжат болып табылады және Еңбек кодекстің 28 бабы мен осы нұсқаулар талабына сәйкес рәсімделеді.

5.5.2 Ұжымдық шарт – ҚР Еңбек кодексінің 281-287 баптарына сәйкес қызметкерлер тобы мен жұмыс берушінің арасындағы еңбек қатынастарын реттейтін ресми құжат болып табылады.

5.5.3 Хабарлама – қандай да бір оқиғаның басталғандығы туралы екінші тарапқа ескертетін ақпараттық құқықтық құжат, сонымен бірге осы оқиға бастапқы құжатта алдын ала айқындалады.

Мысалы:

• 
  Инспекциялық тексерулер және рәсімделген актілердің нәтижелері бойынша салықтар және айыппұлдар сомасын есептеу туралы хабарлама.
  
• 
  Еңбек шарттарының өзгерістері туралы қызметкерге жұмыс берушінің хабарламасы.
  

5.5.5 Өтініш – құжаттың ең көп тараған түрі – жеке тұлғалардың және қызметкерлердің БҚМУ ректорына және басшыларға қандай да бір өтінішінен тұрады. Іс қағаздарын жүргізудің негізгі ережелерін сақтай отырып, еркін түрде жасалады.

5.6.1 Барлық келіп түскен хат-хабарлар кеңсе бөліміне жеткізіледі және төмендегідей нысанда рәсімделетін келіп түскен құжаттаманың журналына тіркеледі.

5.6.2 Тіркелмейтін құжаттардың тізбесіне енген құжаттарды қоспағанда, барлық хат-хабарлар тіркеуге жатады (осы нұсқаулықтың 3 қосымшасы).

5.6.3 Тіркелмейтін құжаттарды кеңсе тиісті құрылымдық бөлімшелерге жұмыста пайдалану үшін береді.

5.6.4 Жедел хат-хабарлар ректораттың және орындаушының қарауына дереу жеткізіледі, ал қалғандары – бір күнің ішінде беріледі.

Келіп түскен хат-хабарлар тіркелгеннен кейін ректорға (ол болмаған жағдайда бұйрық бойынша тағайындалған адамға) қарар жазылуға беріледі.

Келіп түскен хат-хабарлар қаралғаннан кейін және қарар жазылғаннан кейін жауапты орындаушыға қол қойғызып орындауға беріледі.

5.6.5 Кеңсе инспекторы конверттердің тұтастығын тексереді, мақсаты бойынша берілетін «жеке» жазуы бар құжаттарды және құрылым бөлімшелерге арналған құжаттарды іріктейді.

5.6.6 Құжаттың бүлінгеннін немесе оларға қосымшалардың жетіспейтінін, конверттегі нөмірдің құжаттағы нөмірге сәйкес келмейтінін анықтаған кезде 3 дана акт жасалады. Бір данасы құжатқа тігіледі, екіншісі кеңседе қалады және үшінші данасы жіберушіге беріледі.

5.6.7 Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және осы материалды жіберген немесе алған кезде жіберушінің мекен-жайын осы конверт бойынша ғана анықтауға болады.

5.6.8 Кеңседе тіркелген құжаттар төмендегідей нысанда рәсімделетін кіріс құжаттарын бақылауға алу парағында бақыланады:

5.6.9 Проректорларға, декандарға, директорларға келіп түскен құжаттар осы нұсқаулықтың 6 қосымшасында көрсетілген нысаны бойынша кіріс құжаттарды тіркеу журналында тіркеледі.

5.7.1 Жіберілетін хаттардың, құжаттардың, бұйрық жобаларының рәсімдеу тәртібі 25.09.2009 ж. №128 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары» ережесіне сәйкес жүргізіледі.

5.7.2 Құжат орындалғаннан кейін ректор немесе оның орынбасары қол қойып, орындалу жайлы ақпарат жіберілетін хат-хабарларды тіркейтін журналында тіркеледі:

№	Күні	Жіберілетін құжаттың мекен-жайы	Құжаттың қысқаша мазмұны	Құжаттарды кім жіберді

5.7.3 Құжаттарда құрылымдық бөлімшеде немесе орындаушымен істің индексі мен нөмірі қойылады, кеңседе Жіберілетін құжаттама журналында тіркелгенде реттік нөмірі қойылады.

5.7.4 Кеңседе құжаттың дұрыс рәсімделуі тексеріледі.

Дұрыс рәсімделмеген құжаттар толық рәсімдеу үшін қайтарылады.

Телеграммалар мен жедел хат-хабарлар дереу жіберіледі.

5.7.5 Рәсімделген құжаттардың бір данасы тағайындау бойынша жіберіледі.

Екінші дана мен БҚМУ-дың бекітілген іс номенклатураға сәйкес құжат бойынша хат алмасу іске тігіледі.

5.7.6 Проректорлардың, декандардың, директорлардың шығыс құжаттары осы нұсқаулықтың 6 қосымшасында көрсетілген нысаны бойынша шығыс құжаттарды тіркеу журналында тіркеледі.

5.8.1 Университетте істерді қалыптастыру мен есепке алудың бірыңғай тәртібін дұрыс топтау, белгілеу мақсатында жыл сайын іс номенклатурасы жасалады.

5.8.2 Істер номенклатурасы сақтау мерзімі көрсетіле отырып жасалған, құрылымдық бөлімшелердің барлық істер атауларының тізбесін көрсетеді.

Істер номенклатурасын университеттің құрылымдық бөлімшелері жасайды, содан кейін мұрағат меңгерушісі БҚМУ-дың бірыңғай (жиынтық) іс номенклатурасын қалыптастырады. (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

(Осы үрдіс картаның 5 қосымшасы).

5.8.3 Келесі жылға арналаған жиынтық істер номенклатурасын ағымдағы жылдың 3 қыркүйектен кешіктірмей БҚМУ ректоры бекітеді. Жиынтық істер номенклатурасын жасауға жауаптылық мұрағат меңгерушісіне жүктеледі. (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

5.8.4 Істер номенклатурасы бойынша БҚМУ құрылымдық бөлімшелерге шартты (сандық) белгілер беріледі. Номенклатураға енгізілген құрылымдық бөлімшенің әрбір ісінің өз нөмірі болады.

Істің индексі – құрылымдық бөлімшенің шартты белгісі мен осы бөлімшенің номенклатура бойынша істің нөмірі.

5.8.5 Істер номенклатурасы 15 қыркүйектен бастап қолданысқа енгізіледі. Номенклатура университет құрылымының қайта ұйымдастырылуына, университеттің міндеті немесе қызметінің сипаты өзгеруіне байланысты ғана қайта қаралады және қайта бекітіледі.

5.8.6 Істер номенклатурасына құрастырушы қол қояды және БҚМУ ректоры бекітеді. Жыл соңында істердің саны туралы қорытынды жазба жасалады.

5.9.1 Іске қалыптастыру кезінде:

• 
  құжатты сол немесе басқа іске құжаттарды жатқызудың дұрыстығын тексеру;
  
• 
  істің ішінде белгілі бір жүйелілікпен құжаттарды топтау – мәселелердің шешілуі, алфавит бойынша, хронологиялық тәртіп бойынша;
  
• 
  шимай қағаздарды іске жібермеу;
  
• 
  іске келер оқу жылда өтетін және жеке істерден басқа бір күнтізбе жылының құжаттары бірге топтастырылады;
  
• 
  жұмыстарын күнтізбелік жылға жоспарлайтын бөлімшелерде бір күнтізбелік жылдың құжаттарын істерге топтастыру қажет;
  
• 
  іс номенклатурасы өзгерген жағдайда, өтпелі істердің бірінші бетіндегі ескі индекстерді жақшаға алып, қасына жаңа индексті жазуға болады.
  

5.9.3 Отырыстардың хаттамалары олардың реттік нөмірлері бойынша іске орналастырылады немесе оған қоса берілген барлық материалдарымен бірге әрбір хаттама үшін іс жасалады. Мәселелерді қарау бірізділігіне қарай материалдар хаттамалардан кейін орналастырылады. Қосымша санының көптігіне қарай хаттамаларға материалдар жеке істерге бөлінеді.

5.9.4 Жоспарлар, есептер, сметалар оларды жасау немесе түсу күндеріне байланыссыз, олар жасалған жылдағы тиісті іске қалыптастырылады.

5.9.5 Хат алмасу негізі құжатқа барлық қосымшаларымен нақты мәселелер бойынша іске топталады. Хат алмасудағы құжаттар орындалу күндері бойынша мәселенің шешілуінің хронологиялық жүйелілігімен орналасады, ал жауап құжат сұрату құжатынан кейін орналасады.

5.9.6 Әрбір іске 250 беттен аспайтын құжат тіркеледі, оның қалыңдығы 3-4 см болады. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға бөлінеді.

5.9.7 Жылдың басында құрылымдық бөлімшеде іс номенклатурасына сәйкес осы нұсқаудың 4 Қосымшасында көрсетілген нысан бойынша әрбір істің мұқабасы рәсімделеді.

Істің басталу күні іске бірінші құжатты тігу күнінен қойылады.

Істің аяқталу күні іс жүргізу бойынша іс аяқтағаннан кейін қойылады

5.10.1 Істі БҚМУ мұрағатқа тапсыруға дайындауды іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға жүзеге асырады.

Жыл бойы жатқан істі олардың құндылығын айқындау үшін сараптау комиссиясы қарайды.

Тұрақты жұмыс істейтін сараптық комиссия мүшелері білікті қызметкерлерінің ішінен ректор бұйрығымен тағайындалады, оның құрамына тиісті мұрағат органының өкілі кіреді.

5.10.2 Тұрақты және ұзақ уақытқа сақтауға және жеке құрам бойынша іріктелген құжат материалдарын университет мұрағатына өткізер алдында мекеме оны тәртіпке келтіреді: істің дұрыс қалыптастырылуы тексеріледі, тақырыптары нақтыланады, құжаттар төрт жерден тесіліп, мықты жіппен тігіледі немесе байланады. Металл бекітумен (қыстырғышпен, түйреуішпен) бекітілген құжаттар істен шығарылады.

5.10.3 Істердегі парақтарға қара графитті қарындашпен немесе нөмірлегішпен парақтың оң жақ жоғары бұрышына нөмір жазылады. Аяқталған істің соңында бөлек таза параққа, журналда – таза парақтың соңғы бетінің сырт жағына нөмірленген беттердің саны санмен және жазбаша жазылған растау жазбасы болады. Растау жазбасына оны құрастырған қызметкер лауазымын және күнін көрсетіп қол қояды.

Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын құжат материалдарын құжат тігілетін папкада қалдыруға рұқсат етіледі және олар нөмірленбейді.

5.10.4 Университеттің құрылымдық бөлімдері жыл сайын іс қағаздармен жұмыс аяқталған істерді университет мұрағатына тапсырады. Ол іс номенклатурасы бойынша тапсырылады.

5.10.5 Құрылымдық бөлімшелерге жұмыс үшін қажет істер мұрағаттан уақытша пайдалануға берілген сияқты ресімделеді.

5.10.6 Іс номенклатурасының негізінде мұрағат тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша құжаттардың жиынтық тізімдемесін жасайды. Тізімдеме мекеме басшысымен келісіледі сараптау-тексеру комиссиясының бекітуіне ұсынылады. Ұзақ мерзімді және уақытша сақтаудағы істер олардың сақтау мерзімі біткенге дейін іс номенклатурасында есептеледі.

5.10.7 Жиынтық тізімдемеде жылдан жылға жалғасып келе жатқан аралық нөмірлеу қолданылады.

Жиынтық тізімдемеге енген іске шифр қойылады – істің мұқабасына қордың нөмірі, тізімдеменің нөмірі, тізімдеме бойынша істің нөмірі, байланыс нөмірі жазылады.

5.10.8 Сараптау комиссиясы жоюға іріктеген, сақтау мерзімі біткен істерге акт жасайды.

Актіге енген істерді жою тиісті мұрағат органының СТК – сараптау-тексеру комиссиясы тізімдемені бекіткеннен кейін ғана, оның ішінде тиісті бекітілген тізімдеме бойынша жүргізіледі.

5.10.9 Сақтауға және жоюға құжат материалдарын іріктеудің тәртібі мен әдісі және тізімдемелерді жасау Қазақстан Республикасы Бас Мұрағат басқармасының нұсқаулықтарымен және ережелермен айқындалады.

Жоюға арналған актіде кез келген жүйе бойынша жекелеген істердің тақырыбы немесе, мысалы, «1987 – 1990 жылдардағы хат алмасу - 4 іс» тобына енгізілген істердің топталған тақырыбы көрсетіледі.

Актіні сараптық комиссиясының мүшелері жасайды және қол қояды, ал БҚМУ ректоры оны қарайды және бекітеді.

Егер субьект қайта ұйымдастырылатын немесе таратылатын болса, онда құжаттаманың тағдырын мынадай тәртіпті сақтаған жағдайда, ЖОО-ның меншік иелері шешеді:

- қайта ұйымдастыру және тарату кезінде ұйымның құжаттарын өткізу немесе одан әрі пайдалану тәртібі ЖОО қайта ұйымдастыру және тарату бұйрығымен ресімделеді. Таратылатын ЖОО құжаттарын өткізу істі және мүлікті өткізу үшін ұйымдастырылған тарату комиссиясының міндетіне кіреді. Мекемені қайта ұйымдастыру, оның функцияларын басқа ұйымға өткізуді қабылдайтын ұйым қайта ұйымдастырылатын ұйымның аяқталмаған іс қағаздарын жүргізу құжаттарын акті бойынша мұрағатқа өткізеді;

- егер қайта ұйымдастырылатын ЖОО функциялары бірнеше ұйымдарға берілетін болса, онда ҚР Мұрағат қорының құрамына жататын, тұрақты сақталатын мерзімі бар құжаттары тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады, ал сақтау мерзімдері аяқталған және жеке құрам бойынша құжаттар – жоғары тұрған ұйымның құрамына өткізіледі. Аяқталмаған істер, сондай-ақ қызметкерлердің жеке істері қайта ұйымдастырылған ұйымның функциялары берілген мұрагер-ұйымға тапсырылады;

- ЖОО қайта ұйымдастырылған кезде, оның құрамынан ұйымдық бөлімше бөлініп шыққан кезде, соңғысына оның қызметіне қатысты аяқталмаған іс қағаздарын жүргізу құжаттары, сондай-ақ осы ұйымға ауысатын қызметкерлердің жеке істері мен жеке шоттары тапсырылады;

- басқа ұйымға функцияларын бермей ЖОО таратылған кезде, оның құжаттары ҚР Мұрағат қорының құрамына жататын, тұрақты сақталатын мерзімі бар құжаттары тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады, ал сақтау мерзімдері аяқталған және жеке құрам бойынша құжаттар – жоғары тұрған ЖОО мұрағатына тапсырылады;

- таратылатын және қайта ұйымдастырылатын ЖОО құжаттарын өткізер алдында істердің болуына және жағдайына, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелерде сақталатын құжаттарды өңдеу сапасына тексеру жүргізіледі.

Егер талатылатын немесе қайта ұйымдастырылатын ЖОО құжаттарының жағдайы мен сапасы талаптарға сәйкес келмесе, онда тарату комиссиясы талаптарға сай құжаттарды ретке келтіруді ұйымдастырады және содан кейін тиісті орынға құжаттарды өткізеді.

5.10.10 Мұрағат құжаттарын сақтау жауапкершілігі мұрағатшыға жүктеледі.

6 Жазбалар

6.1 Келіп түскен құжаттардың журналы;

6.2 Жіберілетін құжаттардың журналы;

6.3 Ішкі құжаттаманы тіркеу журналы;

6.4 Анықтамаларды тіркеу журналы;

6.5 Кіріс құжаттарды тіркеу журналы (бөлімшелер үшін);

6.6 Шығыс құжаттарды тіркеу журналы (бөлімшелер үшін).

7 Дәйектемелер

7.1 25.09.2009 ж. №128 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидалары»;

7.2 Қазақстан Республикасының Еңбек кодексі;

7.3 ҚР СТ ИСО 9000-2007 Сапа менеджменті жүйелері. Негізгі ережелер мен сөздік; (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

7.4 ҚР СТ ИСО 9001-2009 Сапа менеджменті жүйелері. Талаптар; (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

7.5 ҚР СТ 1037-2001 Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар; (Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

7.6  БҚМУ СМЖ сапа бойынша нұсқаулық;

7.7 СМЖ/ЭМЖ.04.01 Құжаттаманы басқару СМЖ/ЭМЖ әдістемелік нұсқаулары.

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ Махамбет Өтемісов атындағы Батыс Қазақстан мемлекеттік университеті			МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Западно-Казахстанский государственный университет им. Махамбета Утемисова
	MINISTRY of education and science of the republic of kazakhstan West Kazakhstan State University after M.Utemisov

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ Махамбет Өтемісов атындағы Батыс Қазақстан мемлекеттік университеті БҰЙРЫҚ				МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Западно-Казахстанский государственный университет им. Махамбета Утемисова ПРИКАЗ

• 
  университет аймақтық органдардың мәжілістерінің хаттамалары;
  
• 
  әлеуметтік зерттеулер мәліметтері;
  
• 
  университетке ақпараттық мақсаттар үшін келіп түскен және кеңседе қалдырылатын хаттардың көшірмелері;
  
• 
  тағайындалған қызметкерлер жөнінде есепті мәліметтер;
  
• 
  статистикалық есептер, мәліметтер, анықтамалар;
  
• 
  баспа түрдегі басылымдар (кітаптар, кітапшалар, газеттер, журналдар);
  
• 
  жолдамалар, қонақ үйлерге тапсырыстар;
  
• 
  құттықтау телеграммалары мен ашық хаттар;
  
• 
  шақыру билеттері, жарнамалық ақпараттар.
  

• 
  ректордың, проректордың, бас есепшінің қолдары қойылған құжаттар;
  
• 
  университетті бітіргені туралы диплом;
  
• 
  білім және ғылым саласындағы қадағалау және аттестаттау комитетіне бағытталған құжаттар (кадрлық қызметінде куәландырылған ректордың, ғылыми хатшының қолдары);
  
• 
  мемлекеттік аттестаттау комиссия (МАК) төрағаларының есептері (қолдары кадрлық қызметінде куәландырылған);
  
• 
  курстық жұмыстарға сын-пікірлер, авторефераттарға, дипломдық жұмыстарға, магистерлік пікірлер мен рецензиялар (қолдары кадрлық қызметінде куәландырылған)
  
• 
  студенттердің оқу жөніндегі анықтамалар (факультет деканның, хатшының қолдары)
  
• 
  сынақ кітапшалар, студенттік билеттер (деканның қолы)
  
• 
  семестрлік оқу жұмыс жоспары (проректорлардың қолдары);
  
• 
  оқу үрдісінің кестесі (проректорлардың қолдары);
  
• 
  мамандық бойынша оқу үрдісінің кестесі (проректорлардың қолдары);
  
• 
  мамандық бойынша оқу жұмыс жоспары, академиялық анықтама, дипломға қосымша, жоғары оқу орнын аяқтамағандығы туралы анықтама (ректордың қолы) ;
  
• 
  оқу сабақтарының кестесі, сынақ-емтихан сессияларының кестесі, мемлекеттік аттестаттау комиссиясының кестесі (проректорлардың қолдары).
  

• 
  факультет деканы, департамент директоры, факультеттің ОӘК төрағасы, факультет Кеңесінің төрағасы, кафедра меңгерушісі қолдары қойылған құжаттар;
  
• 
  педагогикалық қызметтердің сағаттар есебі, оқу тапсырмалары.
  

4 қосымша

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

М.Өтемісов атындағы Батыс Қазақстан мемлекеттік университеті

Бөлімшенің атауы

______________________

Істер номенклатурасы бойынша істің индексі


№ 00-00

Номенклатура бойынша істің атауы

_________________________

Істегі алғашқы жазбаның күні

Істер номенклатурасында немесе басқа құжатта көрсетілген сақталу мерзімі

Басталуы: 00.00.00 ж.

Аяқталуы: 00.00.00 ж.
С
Істегі соңғы жазбаның күні
ақтау мерзімі: _____ жыл (_____бап)

М.Өтемісов атындағы Батыс Қазақстан мемлекеттік университеті

Бөлімше атауы

_________________________

№ (00-00)

№ 00-00

Журнал атауы

____________________________

Басталуы: 00.00.00 ж.

Аяқталуы: 00.00.00 ж.

Істер номенклатурасында көрсетілген сақталу мерзімі

Сақтау мерзімі: ___ жылы (____ бап)

5 қосымша

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

М. Өтемісов атындағы Бекітемін

Батыс Қазақстан университет ректоры

мемлекеттік университеті ________ ________

_________ 20__ ж.

20__-20__ оқу жылына арналған

істер номенклатурасы

Орал қаласы

№	Істің индексі	Істің тақырыбы	Істің саны	Тізбе бойынша баптар нөмірін сақтау мерзімі	Ескертулер

_____________________________________ ____________________

(лауазымы) (аты-жөні)

Мұрағатшы: ____________________

(аты-жөні)

Мақұлданды: Келісілді:

Батыс Қазақстан мемлекеттік Мұрағаттар және құжаттамалар

университеті бөлімінің СТЭК хаттамасы

СК хаттамасы ______20__ж. № ____ _______20__ж. № ____

20__ жылы жүргізілген істердің санаттары және саны жөніндегі қорытынды жазба.

Сақтау мерзімі бойынша	Барлық саны	Соның ішінде
тұрақты		Ауыспалы сараптама комиссиясы (СК) белгісімен
уақытша 10 жылға дейін
уақытша 10 жылдан астам
қорытынды:

6 қосымша
Кіріс құжаттарды тіркеу журналы (бөлімшелер үшін)

(Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

Р/н №	Күні	Кіріс құжаты кімнен	Құжаттардың қысқаша мазмұны	Орындалу мерзімі

Шығыс құжаттарды тіркеу журналы (бөлімшелер үшін)

(Өзгертілген редакция, №1 Өзг.)

Р/н №	Күні	Шығыс құжаты кімге	Құжаттардың қысқаша мазмұны	Кім алды

Іссапар куәліктерін тіркеу журналы

№	Аты, фамилиясы, әкесінің аты	Кәсіби	Бұйрық нөмірі	Іссапар күні	Іссапарға қайда жіберілді

Халықаралық сөйлесулерді тіркеу журналы

№	Күні	Аты-жөні	Қала	Телефон, факс	Қолы

Келісілді

Басшылықтың сапа және экология жөніндегі өкілі

____________А.С.Тасмағамбетов

21.12.2011 ж.