Конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 031001. 51 «Правоохранительная деятельность»

4.2. Управленческое решение

4.2.1. Основы формирования управленческого решения

Какие главные понятия раскрывают природу управленческого решения? Что такое методология управленческого решения? Что включает в себя методология управленческого решения? Как происходит проектирование управленческих решений? Что такое альтернатива? Зачем необходимы альтернативные решения? Какую роль в процессе управления играют критерии? Как производится выбор альтернатив? Чем определяется качество управленческого решения?

Принятие решения – сущность работы менеджера. Управленческое решение направлено на разрешение противоречия между ситуацией и целью, путем конструирования «формулы» деятельности исполнителей. Оно является этапом и результатом процесса управления, предопределяя и оформляя деятельность объекта управления.

Управленческое решение - это формула действия исполнителей, по которой реализуется управляемый процесс, некая форма, которая включает в себя и ограничивает в действиях управляемую систему. Управленческое решение представляет собой разрешение противоречия, противопоставления сложившейся ситуации и цели управления, практическое решение проблемы в управляемой деятельности. Оно существует как главный этап технологии процесса управления, так и ее результат, кульминация в процессе осуществления управленческого воздействия.

Что необходимо для понимания сущности управленческого решения? На чем основано формирование решения руководителя, менеджера?

Во-первых, это методология управленческого решения, раскрывающая логические основания управленческих действий по разработке и принятию решения. Во-вторых, это понятие о проектировании управленческих решений, о процессе создания формулы определяющей течение управляемого процесса, управляемой деятельности, которая всегда конструируется в сознании менеджера, руководителя. В-третьих, это понятие об альтернативах, об инвариантности, о взаимоисключающих возможностях осуществления деятельности исполнителей. В-четвертых, это понятие о критериях, о средствах оценки применяемых на различных этапах процесса управления. В-пятых, это представление о процессе выбора альтернативы, процессе сведения к безальтернативности в способе осуществления управляемого процесса. В-шестых, это понятие о качестве управленческого решения. 

Методология управленческого решения – это логическое основание действий по разработке и принятию управленческих решений. Методология включает: методы, подходы, принципы, приоритеты, ограничения, ориентиры, и т.п.

Если решение это формула действий, то методология это свод теорий, правил и алгоритмов создания формул действия. Методология управления – это воплощение искусства управления, это умение видеть, распознавать, понимать, оценивать и учитывать зависимости, которые раскрывают содержание, сложность проблем и подсказывают, раскрывают, обосновывают пути их решения.

Методология управления – это умение видеть, распознавать, понимать, оценивать, и учитывать зависимости, которые раскрывают содержание проблем и подсказывают пути их решения.

Методология управленческого решения включает весь арсенал, применяемый для логической организации процессов разработки и принятия решений.

Это, во-первых, методы – обобщенные, абстрактные способы организации процессов, которые всегда для применения необходимо конкретизировать до уровня технологий или методик.

Во-вторых, подходы – «ракурс» управления, исходная, начальная позиция, которая определяет выбор средств и методов управления, пути и организацию его проведения.

В-третьих, принципы или средства конкретизации, уточнения подхода выступающие в качестве опорных моментов в процессах управления.

В-четвертых, приоритеты – предпочтения изменяющие решения, влияющие на выбор альтернативы.

В-пятых, ограничения – запреты на определенные типы решений.

В-шестых, ориентиры – средства самоопределения в незнакомой, неясной, неопределенной ситуации, средство определения предпочтительных направлений действия.

Это основные составляющие методологии процесса разработки и принятия решения. Методологическая сложность управленческого процесса зависит от уровня управления, чем выше иерархический уровень управления, тем большая обоснованность требуется от решения и тем сложнее должно быть его методологическое обоснование.

Решение всегда содержит формулировку действия исполнителей. Что, как, кому, когда, почему надо делать - вот элементы этой формулировки. Поэтому решение называют - формулой деятельности.

Решение - это реальное разрешение проблемы стоящей перед менеджером, перед системой управления, это изменение ситуации, это получение нового качества управляемой деятельности. Принимая управленческое решение всегда необходимо определить что, как, кому, когда и почему необходимо делать. Любое управленческое решение должно содержать организационный механизм его реализации. Оно должно быть понятным для исполняющих решение по целям, ресурсам, средствам, способам и возможности реализации поступившего решения. Любая формула конструируется или проектируется, поэтому управленческое решение необходимо проектировать, используя научные знания, а не «гадания на кофейной гуще». Разрабатывая, проектируя управленческое решение всегда необходимо определять: что будут делать исполнители решения, как они будут исполнять решение, кому необходим результат их деятельности, когда и где будет реализовываться решение, почему необходимо выполнять это решение.

Альтернативы - взаимоисключающие друг друга возможности, они отражают многовариантность общественного развития. Как правило, редко бывает в реальной практике управления одно единственное решение. Всегда существуют возможные варианты, среди которых приходится выбирать один.

Альтернативы – это противоречащие друг другу варианты возможных решений. Альтернативы отражают возможность многовариантности развития объекта управления, управляемой деятельности. Как правило, редко бывает в реальной практике управления одно единственное решение. Всегда существуют возможные варианты, среди которых приходится выбирать один, и чтобы не пропустить лучший, наиболее оптимальный вариант, необходимо рассматривать существующие возможности.

Критерии - элементы, параметры или средства оценки управленческих решений, которые применяются на различных этапах процесса управления.

Главное применение критериев происходит при выборе альтернатив. В процессах принятия управленческих решений применяются разнообразные критерии и системы критериев. Наиболее полно система критериев оценки решений разработана для хорошо структурируемых проблем, позволяющих применять экономико-математические методы. Часто критерии применяются при принятии программируемых решений в повторяющихся ситуациях.

Выбор – это интеллектуально-мыслительный или эмоционально-чувственный акт признания доминирования в действиях одной из альтернатив и совершение действий в соответствии с этой доминантой.

Выбор осуществляется в ситуации ряда равнозначных альтернатив и приводит к единственному варианту в действиях и деятельности. Процедура выбора, может быть, простой, одномоментной, интуитивной и может быть предельно сложной, насыщенной интеллектуально, растянутой во времени, отягощенной применением разнообразных критериев. Определяется это в зависимости от значимости решения, ресурса времени и уровня управления.

Качество управленческого решения - это степень соответствия свойств управленческого решения, реальным ценностям организации и общества.

Качество – это категория сравнения требуемых и реальносуществующих характеристик. Качество управленческого решения - это степень соответствия свойств управленческого решения совокупности объективно существующих требований к управленческой деятельности. Качество решения отражает степень совершенства управленческой деятельности и организации управления.

Вывод: принятие и реализация решения является самым ответственным этапом в процессе управления. Решение аккумулирует всю сложность и противоречивость во взаимодействии управляющей и управляемой системы. Оно переводит процесс управления в пространство реализации, в пространство управляемой деятельности. Решение является составляющей, относящейся не только к управляющей системе, но и к управляемой. Решение принимается не только в управлении, после принятия управленческого решения оно, переходя в управляемую систему, принимается управляемыми.

4.2.2. Классификация и методы разработки управленческого решения

В организациях принимается большое количество самых разно­образных решений, различающихся между собой по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам воз­действия, уровню принятия, информационной обеспеченности и т. д. Их классификация позволяет выделить классы или виды решений, требующих различного подхода к организации процесса управле­ния и методам принятия решений, а также неодинаковых по затра­там времени и других ресурсов.

Критерии классификации управленческих решений – это основания, с помощью которых делят управленческие решения на классы или виды решений.

Управленческие решения можно различать по степени структурированности, содержанию, количеству целей, длительности действия, способу принятия решения, уровню принятия решения, глубине воздействия на организационную иерархию, направлению решения.

Одним из важных критериев классификации управленческих решений является их группировка в соответствии со степенью структурированности на программируемые и непрограммируемые (высоко структурируемые и слабо структурируемые), требующие разного подхода к разработке и реализации.

Управленческие решения могут быть направлены на ту или иную сферу управления или деятельности организации: экономическую, социальную, техническую, организационную, научную и т.д. Есть свои особенности разработки и реализации управленческих решений в каждой из этих сфер.

Особое место в классификации управленческих решений занимает деление по количеству целей на моноцелевые и многоцелевые. Хотя существует знаменитая русская пословица «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь», и ее необходимо учитывать, в управлении умение с помощью одного решения достигать нескольких целей свидетельствует о высоком управленческом мастерстве. Существует предание о том, что Александр Македонский не принимал ни одного решения, если оно не вело к достижению как минимум двух целей.

Известно, например, что количество оперативных решений, принимаемых в организациях, значительно (иногда многократно) превышает количество тактических и стратегических решений, од­нако по затрачиваемому времени самыми ресурсоемкими являются стратегические решения. Распределение общих затрат времени на принятие оперативных, тактических и стратегических решений в организациях крупного, среднего и малого размера также имеет особенности: в малых предприятиях основная доля затрат времени приходится на оперативные решения, но по мере роста размеров предприятий существенно увеличивается время, затрачиваемое на выработку стратегии развития.

Управленческие решения можно различать по способу принятия решения на индивидуальные и групповые. При этом процесс принятия групповых решений требует от участвующих высоких коммуникативных способностей, владением культуры ведения дискуссий, ораторских способностей.

По уровню принятия решения можно разделить на общие, относящиеся ко всей организации в целом и принимаемые на самом высоком уровне управленческой иерархии, и частные, относящиеся к структурным подразделениям, функциональным службам и отдельным работникам.

По глубине воздействия на организацию выделяют одноуровневые – охватывающие один уровень организационной иерархии, и многоуровневые – охватывающие несколько уровней в организации управленческие решения. От глубины воздействия засвистит структура решения и следовательно сложность его проектирования. Решения могут иметь так же различную направленность – внутрь организации как системы, и за ее пределы, во внешнюю среду.

В процессе управления управленческое решение может возникать по-разному. Иногда оно появляется спонтанно, как некая ответная реакция на возникновение типичной ситуации или известной проблемы, имеющей очевидное, доказанное многочисленным опытом решение. В практике управления таких решений бывает мало, и они не всегда оказываются успешными.

Решение чаще всего разрабатывается, и в его разработке используются операции анализа, оценок, выбора, измерения, операции информационной работы, исследования проблем, социально-психологической подготовки, организационного проектирования, идентификации, конструирования системы контроля и многих других. Арсенал методов разработки управленческого решения очень богат и разнообразен. Большую роль в управлении играет систематизированное использования этих методов.

Метод разработки управленческого решения – это способ организации мыслительной деятельности руководителей, менеджеров, приводящий к получению решения.

Всю совокупность методов можно разделить на методы индивидуальной работы и методы групповой (коллегиальной, коллективной) работы.

Например, к индивидуальным методам относится метод расчетов. Он заключается в вычислении полезности альтернативных решений и выборе наиболее полезной, к примеру, по величине прибыльности или рентабельности.

К коллективным – метод мозгового штурма, заключающийся в специальной форме организации обсуждений. При его реализации совещание делится на две фазы. В первой фазе разрешается высказывать любые версии и запрещается критика. Она служит для стимулирования творческой активности, воображения и выдвижения нестандартных решений. Во второй фазе все высказанные решения оцениваются и критикуются для выбора наиболее приемлемого.

Для оценки управленческих решений необходимо знать их характеристики, которые определяют требования к разработке решений.

Наиболее важными из них являются:

1. Целенаправленность решения, соответствие его цели. Каждое решение должно быть определенным и понятным относительно цели управления. Цель отвечает на вопрос: почему принимается решение, какого его значение в развитии организации, каким образом оно ведет к достижению цели. Цель, как уже указывалось ранее, систематизирует управленческие решения.

3. Близкой к этой характеристике, но в чем-то все-таки отличной, является организационная четкость решения. Решение несет в себе определенный организационный потенциал, иногда оно изменяет организацию деятельности. При этом не должно быть, но иногда такое бывает, элементов дезорганизации. Вспомним изречение "Благими намерениями усыпана дорога в ад". Не встречается ли оно в реализации некоторых управленческих решений?

4. Конкретность решения также является его характеристикой. Расплывчатые, половинчатые решения, не отработанные по проблеме и ситуации, общие, типа усилить, умножить, обратить внимание и т.д., решения не могут быть эффективными.

5. Важной характеристикой является своевременность управленческого решения. Как правило, решения принимаются тогда, когда становятся ясными ситуация и проблема. Но процессы, в которых наблюдаются эти проблемы, могут стать необратимыми, если во время не принять соответствующее решение. Но что означает во время, чем определяется и измеряется своевременность? Зрелостью проблемы, наивысшей остротой ее проявления, возможностями ее решения в данной ситуации. Все это можно установить в процессе анализа.

6. Полномочность управленческого решения отражает восприятие его организацией (исполнителем, группой, социально-экономической системой и пр.) с позиций исполнительства, важности, ответственности. Ведь управленческое решение принимает не только менеджер, его принимает также и персонал. И здесь важно, какие полномочия стоят за управленческим решением, насколько "сильны" эти полномочия. Конечно, решение может быть и неформального типа. Но и оно должно быть полномочным, только здесь роль полномочий играет авторитет лидера, это своеобразное "неформальное полномочие".

7. Одной из характеристик управленческого решения является и его исполнимость. Она означает наличие или предоставление необходимых ресурсов, учет ситуации или компетентных возможностей персонала. Практика показывает, что решения могут быть и неисполнимыми или могут реализоваться лишь частично. В решениях находит свое отражение возможное или только желательное. Часто решения могут скрывать тайные намерения менеджера. Например, можно дать исполнителю заведомо невыполнимое задание (решение), чтобы проверить его отношение к делу, или заручиться дополнительным "аргументом" его некомпетентности. Такой прием иногда используется.

8. В качестве характеристики решения выступает и контролируемость решения. В каждом из решений должна быть заложена возможность контроля его исполнения. Эта возможность зависит от других характеристик - конкретность, адресность и др. Но при этом она может быть отдельным предметом анализа и оценки. Бывают в практике такие решения, которые трудно контролировать или которые и не предусматривают контроль.

9. Любое решение предполагает наличие ресурсов. Ничего нельзя сделать не имея ничего. Но для различных решений необходимы различные ресурсы (временные, информационные, людские, экономические, технические и пр.), в различном количестве и соотношении. Поэтому важность такой характеристики как ресурсоемкость управленческого решения трудно переоценить.

10. Любое решение реализуется в рамках определенных функций управления, поэтому можно назвать в качестве характеристики функциональную определенность управленческого решения. Какие функции оно охватывает? Как "ложится" на функциональную структуру системы управления? Несет ли в себе определенность относительно ответов на эти вопросы? Ведь не исключена возможность того, что для реализации решения в системе управления нет той или иной функции. В этом случае возникают сложности методологического и организационного характера.

11. Управленческое решение можно представить в виде импульса трудовой активности, импульса изменений. Не всякое решение представляется мгновением в воздействии. Многие решения "действуют" продолжительный срок. Отсюда возникает еще одна характеристика - срок действия управленческого решения. При разработке решения такой срок должен быть рассчитан. Каждый этап его реализации предусматривает определенную продолжительность.

12. Система ответственности по управленческому решению. Существует постоянная система распределения ответственности. Управленческое решение может или вписываться в нее, или потребовать некоторой ее корректировки, дополнения. Все зависит от типа решения, его важности, характера и содержания. Эта характеристика также дает возможность оценивать решение.

13. Технология разработки и практического осуществления управленческого решения - одна из его характеристик. Это оценка того, как вписывается технологическая схема управленческого решения в общую технологию менеджмента и насколько она рациональна по критериям последовательности операций, экономии времени, использования методов и технических средств и т.д.

14. Аргументация также может быть рассмотрена как характеристика управленческого решения. Она раскрывает необходимость, полезность решения, показывает его своевременность и особенность. Аргументация способствует лучшему восприятию и осознанию решения персоналом. Она несет заряд активности персонала. Решение исполнять легче, если понятно, почему оно разработано, если ясен его смысл и назначение.

15. Еще одной характеристикой управленческого решения является формулировка решения. На первый взгляд эта характеристика кажется второстепенной и не очень важной, однако многое зависит от формулировки в исполнении решений. Формулировка решения отражает энергию деятельности, подход к проблеме, отношение к персоналу. Ведь решение, помимо всего прочего, - психологический акт. Об этом нельзя забывать.

Выводы: классификация управленческих решений позволяет выделить классы или виды решений, требующих различного подхода к организации процесса управления. Это позволяет применять адекватные методы разработки и принятия решений и эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Управленческие решения можно различать по степени структурированности, содержанию, количеству целей, длительности действия, способу принятия решения, уровню принятия решения, глубине воздействия на организационную иерархию, направлению решения и в соответствии с этим классифицировать. Вся совокупность методов разработки и принятия управленческих решений делится на методы индивидуальной, групповой (коллегиальной, коллективной) работы. Для оценки решений, определения качества управленческих решений необходимо использовать соответствующие характеристики.

Подведем некоторые итоги второго раздела темы.

Формирование управленческого решения основано, во-первых, на методологии управленческого решения, раскрывающей логические основания управленческих действий. Во-вторых, на понятии о проектировании управленческих решений, процессе создания формулы определяющей течение управляемого процесса. В-третьих, на понятии об альтернативах, взаимоисключающих возможностях осуществления деятельности. В-четвертых, на понятии о критериях, средствах оценки применяемых на различных этапах процесса управления. В-пятых, на представлении о процессе выбора альтернативы, процессе сведения к безальтернативности в управляемом процесса. В-шестых, на представлении о качестве управленческого решения.

Критерии классификации управленческих решений - это основания, с помощью которых делят управленческие решения на классы или виды решений. Управленческие решения можно различать по степени структурированности, содержанию, количеству целей, длительности действия, способу принятия решения, уровню принятия решения, глубине воздействия на организационную иерархию, направлению решения.

В соответствии со степенью структурированности, управленческие решения делят на программируемые и непрограммируемые, по направленности на сферу управления различают: экономические, социальные, технические, организационные, научные и т.д. По количеству целей решения разделяют на моноцелевые и многоцелевые, по длительности воздействия - на тактические, оперативные и стратегические, по способу принятия решения - на индивидуальные и групповые. По уровню принятия решений можно выделить общие, относящиеся ко всей организации в целом, и принимаемые на самом высоком уровне управленческой иерархии и частные, относящиеся к структурным подразделениям, функциональным службам и отдельным работникам. По глубине воздействия на организацию выделяют одноуровневые и многоуровневые решения, они могут иметь так же различную направленность – внутрь организации как системы, и за ее пределы, во внешнюю среду.

Метод разработки управленческого решения – это способ организации мыслительной деятельности руководителей приводящий к получению решения. Всю совокупность методов можно разделить на методы индивидуальной и групповой (коллегиальной, коллективной) работы.

Управленческое решение характеризуют: целенаправленность решения, соответствие его цели, адресность управленческого решения. Близкой к этой характеристике, но в чем-то все-таки отличной, является организационная четкость решения. Конкретность решения также является его характеристикой. Важной характеристикой является своевременность управленческого решения. Полномочность управленческого решения отражает восприятие его организацией (исполнителем, группой, социально-экономической системой и пр.) с позиций исполнительства, важности, ответственности. Одной из характеристик управленческого решения является и его исполнимость. В качестве характеристики решения выступает и контролируемость решения. Любое решение предполагает наличие ресурсов. Поэтому важность такой характеристики как ресурсоемкость управленческого решения трудно переоценить. Любое решение реализуется в рамках определенных функций управления, поэтому можно назвать в качестве характеристики и функциональную определенность управленческого решения. Многие решения "действуют" продолжительный срок. Отсюда и возникает еще одна характеристика - срок действия управленческого решения, его продолжительность. Система ответственности также характеризует управленческое решение. Технология разработки и практического осуществления управленческого решения еще одна из его характеристик. Аргументация тоже может быть рассмотрена как характеристика управленческого решения. И еще одну характеристику управленческого решения следует назвать. Это формулировка решения.

Выводы по теме

Поэтому сущность процесса управления заключается в целенаправленном воздействии, согласующем деятельность персонала организации. Это воздействие, как процесс, состоит из этапов: целеполагания, определения ситуации, определения проблемы и решения.

В основе формирования управленческого решения лежит использование определенной методологии, проектирования, создания альтернативы, и осуществления выбора наилучшей альтернативы, включая процесс выбора критериев, которые предопределяют качество управленческого решения

Нами рассмотрены критерии классификации и сама классификация управленческих решений. Изучена роль методов разработки управленческого решения в процессе получения решения и рассмотрены основные характеристики управленческого решения, на базе которых оценивается качество управленческого решения.