Лекция №1 История документов и делопроизводства. Основные базовые понятия и термины. Классификация документов

1. 
   История документов и делопроизводства.
   
2. 
   Основные базовые понятия и термины.
   
3. 
   Классификация документов.
   
4. 
   Свойства и функции документов.
   

Сначала использовались природные материалы, которые были под рукой: камень, кость, кожа, глина, керамика, древесина, лыко, береста, бамбук, пальма, пробка. Первые документы дошли до нас из далекого прошлого в виде глиняных табличек, свитков папируса, древних пергаментов. Считается, что первыми документами, предназначенными для хранения и передачи информации, были шумерские глиняные таблички-бирки V—IV тыс. до н.э. с названием объектов и обозначением их количества, выполняющие учетные функции при хранении и транспортировании товаров.

Настоящая революция в документировании произошла в результате изобретения бумаги — в наибольшей степени универсального материального носителя.

Бумага (лат. bambagia — хлопок) — многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально отобранных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой, связанных силами сцепления различного вида и образующих тонкий лист.

Изобретение бумаги, согласно первым упоминаниям, относится к 12 г. до н. э., а уже в 76 г. бумагу применяли для книг. Способ изготовления бумаги был открыт в Китае в 105 г. Цай Лунем. Он изготовил ее из древесного луба, пеньки и тряпья. Со временем бумага проникает в Японию, Испанию, Италию. В X в. производство бумаги осуществляется во всех странах Европы.

В Украине впервые производство бумаги, пригодной для печати, было организовано в Радомышле Е. Плетенецким в конце первой четверти XVIII в. для типографии Киево-Печерской лавры.

С целью улучшения качества бумаги в ее состав вводят наполнители, которые повышают ее прочность и белизну, способствуют образованию гладкой поверхности. В качестве наполнителей применяют каолин, мел, гипс, диоксид титана, тальк, асбест, бланфикс.

В состав печатной, писчей, чертежной бумаги для уменьшения их гигроскопичности вводят естественные и искусственные смолы, белковые вещества (желатин, казеин), крахмал и др. Печатную бумагу проклеивают канифолью.

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».

Первым в России к началу 17 в. сложилась приказная деятельность. Приказами назывались органы государственной власти. Все документы имели форму свитка, имевшего длину до сотни метров. Соборное уложение 1649 г. имело длину 309 м.

При Петре I делопроизводство вышло на более прогрессивный этап. Были созданы канцелярии, введена должность секретаря, стали вести журналы. В начале 19 в. появились бланки служебных документов и первые архивы.

В годы советской власти был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные формы, была попытка применения вычислительной техники.

Современное время - огромное количество документов, все классифицированы, оформляются по ГОСТ с применением ЭВМ.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации с реквизитами на различных носителях с соблюдением правовых норм.

– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу, финансовые, сметные;

– по наименованию – научные отчеты, чертежи, схемы, уставы, стандарты;

– по месту составления – решение внешних и внутренних вопросов;

– по степени сложности – простые и сложные (сколько вопросов решается);

– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

– по происхождению – официальные, личные;

– по юридической силе – подлинные и подложные;

– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно,

конфиденциально), несекретные;

– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

– по характеру содержания – первичные, вторичные;

– по стадиям подготовки – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

– по срочности – срочные, несрочные3.

4. 
   Свойства и функции документов
   

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Свойства документа

1. 
   Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.
   

Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная).

5. 
   Организационные документы
   
6. 
   Распорядительные документы
   

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются учредительные договоры и уставы, предназначенные для решения организационных вопросов.

С момента регистрации организация приобретает права юридического лица. Устав разрабатывается и утверждается руководителями. Устав сложный и объемный документ, состоящий из следующих разделов:

- общие положения;

- предмет и цели деятельности;

- организационная структура (структурные подразделения, их функции);

- финансово-материальная база (размер уставного капитала, источники финансирования);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации организации.

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распоряди-тельных документов осуществляется администрирование любым пред-приятием. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, распоряжения, протоколы.

Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ.

Неотъемлемой частью управленческой деятельности являются совещания, заседания, собрания, советы, коллегии. Их деятельность регламентируется протоколами.

Протокол – это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях совещаниях, конференциях.

Протоколы бывают развернутыми и краткими.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах, излагается повестка дня. Основная часть строится в следующей последовательности: слушали, выступили, постановили.

Распоряжения и указания издаются по текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководителем предприятия. Они создаются аналогично приказам.

Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д. Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению. Это – прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие). Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают.

со слов «Довожу до Вашего сведения…».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое рас-положение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Служебная записка относится к формам внутренней переписки должностных лиц. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой – излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименование документа.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причину на-рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения.

Пояснительная записка содержит разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают 2 видов:

• 
  с информацией о фактах и событиях служебного характера;
  
• 
  выдаваемые гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (справки с места учебы, работы, справки о заработной плате).
  

1. 
   Деловое письмо
   
2. 
   Документы по личному составу
   

Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют. Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5. Для оформления писем допускается применение бланков как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. При адресации письма частному лицу в начале располагают фамилию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, имя, отчество пишут полностью.

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности. Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора. Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложена, зависит, какое решение примут наши партнеры.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу Вас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «При-глашаем». По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения: «Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Госпо-дин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Уважаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…».

• 
  коммерческие – составляются от имени юридического лица при заключении сделки (оферта, рекламация). Оферта - письменное предложение одного лица другому лицу заключить сделку. Рекламация - документ, в котором содержаться претензии к стороне, нарушившей условия сделки (нарушение сроков сделки, качества, объемов, платежа);
  
• 
  служебные – документы для решения текущих задач;
  
• 
  письмо-запрос – покупатель обращается к продавцу с просьбой об информации о товаре или услуге;
  
• 
  циркулярные – вышестоящая организация сообщает подчиненной определенные сведения и установки, распоряжения;
  
• 
  гарантийные – подтверждение ранее данных обещаний или условий;
  
• 
  сопроводительные – содержат дополнительную информацию, сопровождают документы или товар;
  
• 
  письма-подтверждения – высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей;
  
• 
  письма-просьбы – излагают просьбу предельно кратко и уважительно, заранее благодарят за усилия;
  
• 
  письма-напоминания – содержится напоминание о взятых обязательствах и говорится о мерах, которые будут приняты при невыполнении;
  
• 
  письма-извещения – что-то сообщается или утверждается;
  
• 
  информационные – информирует о свершившемся факте;
  
• 
  письма-приглашения;
  
• 
  рекламное письмо – описание рекламируемых товаров и услуг.
  

2. 
   Документы по личному составу
   

Все взаимоотношения работодателя и работника регулируются Трудовым кодексом, уставом. К документам по труду и кадрам относятся:

1. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрении жалобы и т.д.

2. Резюме – документ предварительного конкурсного отбора претендентов на вакантные должности. Особенностью резюме является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. В резюме указывают: ФИО (полностью), дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения, дату составления, подпись. Основной ошибкой в составлении резюме является внесение в раздел «Дополнительные сведения» сообщения типа «люблю животных», «увлекаюсь рыбалкой» и т.п. Этот раздел отражает другие области профессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки работы на ПК и т.д. Резюме – это самореклама. Резюме фиксирует только конкретную информацию, т.к. работодатель вправе проверить ее истинность.

3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу – форма № Т-1, № Т-1а;

4. Личная карточка – форма № Т-2, личная карточка государственного служащего Т-2 ГС;

5. Штатное расписание Т-3;

6. Учетная карточка научно-педагогического работника – форма № Т-4;

7. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – форма № Т-5, Т-5а;

8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – форма № Т-6, Т-6а;

9. График отпусков – форма Т-7;

10. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) – форма Т-8, Т-8а;

11. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку форма №Т-9, Т-9а;

12. Командировочное удостоверение – форма №Т-10;

13. Приказ (распоряжение) о поощрении работника – форма №Т-11;

14. Трудовые книжки.

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

1. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

Первичная обработка заключается в проверке правильности оформления документов. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

3. РЕГИСТРАЦИЯ

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью в журнале или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз.

4. РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ

После регистрации документы передаются руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей.

5. ИСПОЛНЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Формой контроля является составление раз в месяц перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации. На основе анализа устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения).

8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ