Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың

Мәдениет және спорт министрінің

2014 жылғы 22 желтоқсандағы

№ 144

2. Үлгілік қағидалар мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) басқарушылық қызметтегі құжаттама жасаудың, қағаз жеткізгіштегі құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың тәртібін белгілейді.

3. Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыретімен және функцияларымен, мәселелерді шешу тәртібімен (жеке-дара өкiм жүргiзу тәртібімен немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемімен және сипатымен анықталады.

4. Бірыңғай техникалық саясат негізінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізуді және жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде қазіргі заманғы техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеуге әдістемелік басшылық жасау мен белгіленген тәртіптің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жөніндегі функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.

Штаттық кестесінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше көзделмеген ұйымда бұл міндеттер жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледі.

5. БҚҚ қызметінің және құрылымдық бөлімшелердің басшылары ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ олардың тіркеу-бақылау нысандары (бұдан әрі – ТБН) жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлғаға қабылдау-тапсыру актісі бойынша тапсырылады.

6. Осы Үлгілік қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын құжаттарға, «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар қызметтік ақпаратпен жұмыс істеу тәртібіне таралмайды.

2. Құжаттама жасау,

құжаттарды дайындау мен рәсімдеу тәртібі
7. Мемлекеттік ұйымдардың нормативтік құқықтық және құқықтық актілерін дайындау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

8. Құжаттар қазақ тілінде дайындалады, орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады, «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі Заңында көзделген жағдайда басқа тілдер де қолданылады.

Қазақ тіліндегі құжат және орыс тілінде немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен рәсімделеді.

9. Құжатты жасағанда және рәсімдегенде бланкілер қолданылады. Бланкіде құжат деректемелері осы Үлгілік қағидалардың 1-қосымшасында көрсетілген құжат деректемелерінің орналасу схемасына сәйкес орналасады.

10. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері құжаттарды А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы қағаздың ақ парақтарында дайындайды.

Құжаттарды қағаз парақтарында дайындау кезінде:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;

2) хаттардан басқа құжат түрінің атауы;

3) құжаттың күні;

4) құжаттың тіркеу нөмірі;

5) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) мөр бедері көрсетіледі.

11. Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері бланктің орнына ұйымның атауы бейнеленген мөртабанның бедерін ақ қағаз парағының сол жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы қолданады.

12. Құжаттардың бланкілері А4 немесе А5 форматты қағаздың ақ парақтарында дайындалады. Бланкіде және онсыз рәсімделген құжаттың әрбір парағының жиектері кемінде:

сол жағынан – 20 мм;

оң жағынан – 10 мм;

жоғарғы жағынан – 10 мм;

төменгі жағынан – 10 мм болуы тиіс.

Екі жақты басып шығару кезінде құжат парағының сыртқы жағының жиектері кемінде:

сол жағынан – 10 мм;

оң жағынан – 20 мм;

жоғарғы жағынан – 10 мм;

төменгі жағынан – 10 мм болуы тиіс.

13. Ұйымда құжаттардың келесі бланкілері қолданылады:

1) осы Үлгілік қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес хаттың бланкісі;

2) осы Үлгілік қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нақты құжат түрінің бланкісі;

3) осы Үлгілік қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес жалпы бланкісі.

Жалпы бланк хаттан басқа кез келген құжатты жасау кезінде пайдаланылады.

14. Құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен немесе құжатты дайындау кезінде тікелей басылып шығарылады.

15. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкілері есепке алынуы тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмір, серия қойылады.

16. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсатына сай қолданылады және басқа ұйымдарға немесе тұлғаларға ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз берілмейді.

17. Өкімдік құжаттардан басқа, ішкі құжаттар ақ қағаздарда жасалынады.

19. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес орналастырылады.

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) орналастырылмайды.

20. Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетілген атауын қамтиды.

Дәрежелері тең екі және одан көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты рәсімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретіне қарай бір деңгейде орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты рәсiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар иерархиясының кiшiреюіне қарай жазылады.

Бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуы тиіс.

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.

Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ұйым атауынан төмен орналастырылады.

21. Ұйым туралы анықтамалық деректерде – почталық мекенжайы, телефондардың, телефакстердің нөмірлері, электрондық почтаның мекенжайы және ұйымның қалауы бойынша басқа да мәліметтер көрсетіледі.

22. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрінде құжат түрінің атауы көрсетіледі.

Құжат түрінің атауы бас әріптермен жартылай қалың қаріппен басылып шығарылады.

23. Құжатқа (өкімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) қол қойылған күн немесе оқиғаның (хаттама, акт және басқалар) құжатталған күні құжаттың күні болып табылады. Бекітілетін құжат үшін (ереже, регламент, қағида және басқалар) – бекітілген күн.

Құжаттың күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың белгілері ғана басылады.

Егер құжаттың авторы бірнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекітілген) күн құжаттың күні болып есептеледі.

Ұйым ішіндегі құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні мен қол қойылады.

Құжаттың күні араб санымен келесі дәйектілікпен – жыл, айдың күні, ай. Айдың күні мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен рәсімделеді.

Күнді сөз-сан тәсілімен жазу нормативтік құқықтық, құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік және қаржылық құжаттарда, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін анықтайтын құжаттарда, нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда қолданылады және «2014 жылғы 05 сәуір» деп рәсімделеді.

24. Шығыс құжаттың тіркеу нөмірі ұйымның істер номенклатурасындағы істің индексінен, құжаттың ТБН реттік нөмірінен тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне қосымша деректемелер қосылуы мүмкін.

Екі және одан көп ұйымдармен жасалған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) осы ұйымдардың өздерінің тіркеу нөмірлерінен (индекстерінен) тұрады және авторларының құжатта көрсетілу ретіне қарай қисық сызық арқылы қойылады.

25. Кіріс құжатының нөміріне (индексіне) және күніне жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.

26. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерінде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі. Өкімдік құжаттардан басқа ішкі құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жері көрсетілмейді.

27. Қол жетімділікті шектеу грифі құжаттың бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында орналастырылады.

28. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атына жолданған кезде олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған тұлғаның лауазымы барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйымның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде оның почталық мекенжайы көрсетіледі.

Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.

Егер құжат бірнеше тектес ұйымдарға бағытталған болса, олар жалпыланып көрсетіледі.

Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиіс. Екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында «Көшірме» деген сөз көрсетілмейді. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.

Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған жағдайда деректемелер құрамына орындаушы рәсімдеген «Адресаттың» почталық мекенжайы кіреді. Почталық мекенжайдың элементтері «Почта туралы» 2003 жылғы 8 ақпандағы Қазақстан Республикасы Заңының 8-бабы 2-тармағының 20-5) тармақшасына сәйкес бекітліген Почта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде алушының есімінің бас әріптері және тегі жазылады, содан кейін почталық мекенжайы көрсетіледі.

29. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады және кіші әріптермен жазылады.

Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі келесі элементтерден тұрады – «Бекітемін» (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен рәсімделеді), лауазымның атауы, қолы, аты-жөні, тегі және бекіту күні.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік тәртіппен бір деңгейде орналастырылады.

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі «Бекітілді (ген)» деген сөзден, атау септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен және оның күні мен нөмірінен тұрады.

30. Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оң жақ жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) есімінің бас әріптері, тегі (тектері), тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, автордың қолы және күні кіреді.

Қосымша нұсқауларды, тапсырмаларды қажет етпейтін және орындалуының үлгілік мерзімдері бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі.

Тапсырма екі және одан да көп тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада айрықша көрсетілмесе, тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.

Ұйымдардың бірінші басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама қойған тұлғаның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін, келіп түскен күнінен және бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күні), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердің басқа элементтерін көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рәсімдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түріндегі бұрыштаманы БҚҚ қызметі тіркейді.

31. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай рәсімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс. Әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына рәсімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтіннің тақырыбы қысқа, құжаттың мазмұнын дәл жеткізуі тиіс. Құжат түрінің атауымен келісілуі және «не туралы?» («кім туралы?»), «нені?», «кімді?» деген сұрақтарға жауап беруі қажет.

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкіде жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

32. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі «Бақылау», «Бақылауға алынды» сөздерімен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтіннен бос жерге қойылады.

33. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде рәсімделеді.

Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша бір объекті туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады.

Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын объектінің атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жақтағы етістікті сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгілердің атауымен келісілуі қажет.

Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Диаграмма бөлінбеуі және басқа бетке көшпеуі керек.

Кесте нысаны бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.

Кестелерде мәтінді бөлудің екі деңгейі бар – тігінен – баған және көлденеңінен – жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болуы керек. Егер кестелер екі және одан да көп парақтарда рәсімделсе, кестелердің бағандары нөмірленеді, екінші парақтан бастап осы бағандардың нөмірлері ғана көрсетіледі.

Кестелер құжаттың мәтінінде немесе қосымшаларда орналастырылады. Егер мәтінде біреуден артық кестелер болса, олар араб сандарымен нөмірленеді.

Құжаттың мәтіні тармақтарға бөліне алады.

Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектілікпен маңыздылығына қарай, мәселені шешу сатысының хронологиясын ескере отырып орналастырылады. Көлемі жағынан ауқымды құжаттардың мазмұны жағынан жақын тармақтары – тарауларға, бірнеше тараулар – бөлімдерге, ал бөлімдер – бөліктерге біріктірілуі мүмкін. Көлемі жағынан ауқымды тараулар – параграфтарға, ал ауқымды тараулар – кіші бөлімдерге бөлінеді.

Тармақтар тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтарға бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Бірінші жолда азат жолмен бөлінетін, құжат мәтіннің мазмұнының біртұтас бөлігі абзац болып есептеледі.

Құжаттардың мәтінінде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

Құжаттың тармағы, параграфы, тарауы, бөлімдері және бөліктері нүкте арқылы араб санымен келесідей нөмірленеді – 1., 2., 3. және одан әрі.

Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлінетін араб сандарымен келесідей белгіленеді – 1), 2), 3) және одан әрі.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі құжат бойынша біртұтас, ал тармақ ішінде тармақшалардың, параграф ішінде тараулардың, бөлім ішінде кіші бөлімдердің нөмірлері дербес жүргізіледі.

Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman қаріпімен жоларалық бір интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді және басқаларды рәсімдегенде қаріп мөлшері мен жоларалық интервалды өзгертуге болады.

Құжатты екі және одан да көп парақта рәсімдегенде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгісінсіз қойылады.

34. Құжаттың мәтінінде аталған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, данасы, орындалған тілі келесідей қойылады:

«Қосымша: 3 парақта, 1 данада, қазақ тілінде».

Мәтінде аталмаған қосымшалар болған жағдайда олардың нөмірі, атауы (бар болған жағдайда күні мен уақыты), парақтар саны, данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі:

«Қосымшалар: 1. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 15. 10. 2014 жылғы № 3-5/151 хаты 3 парақта, қазақ тілінде.

2. ... ».

Егер құжаттың қосымшасы кітапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаның бар екендігі туралы белгі келесідей рәсімделеді:

«Қосымша: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 2014 жылғы 15 қазандағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақта, қазақ тілінде».

Егер қосымша құжатта көрсетілген адресаттардың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

Нормативтік құқықтық, құқықтық актілерге (бұйрық, өкім, қағида, нұсқаулық, ереже, шешім) қосымшада оның бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында реттік нөмірі (егер қосымша біреуден артық болса), өкімдік құжаттың атауы, оның күні мен тіркеу нөмірі көрсетіліп «Қосымша» деген сөз жазылады.

35. Жоғары тұрған органдарға, өкілетті, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомствоға қарасты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Ұйым ішінде қалатын құжаттарға міндетті түрде қол қойылады.

Жолданған құжаттың орнына құжаттың көшірмесін түсіруге рұқсат етілмейді.

Құжатта қойылған қолға:

1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);

2) тұлғаның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні мен тегі) енеді.

Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.

Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызмет иерархиясының кішіреюіне сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған лауазымды тұлғалардың атауы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер, маслихаттар, басқарма және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізуші тұлға) қол қояды. Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің аппараттық (жедел) жиналыстарының хаттамаларына төрағалық етуші тұлға қол қояды.

Құжаттың жобасында көрсетілген лауазымды тұлға болмаған жағдайда, құжат оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта рәсімделуі қажет. Құжатқа «үшін» көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.

Құжатқа қол қоятын тұлғалардың лауазымының атауы және қойылған қолдардың толық жазылуы кіші әріптермен және жартылай қалың қаріппен рәсімделеді. Ішкі құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.

36. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу грифін (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) қою арқылы рәсімделеді.

Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда – ұйымның қаржы және заң қызметтерінің басшылары, міндеттердің бөлінуіне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетінде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкімдік құжаттың соңғы парағының сыртқы бетіне бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.

Бұрыштамада бұрыштама қоюшының қолы, күні, қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуы (аты-жөнін және тегін), бұрыштама қоюшы лауазымының атауы қамтылады. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта рәсімделеді, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгілер жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.

Құжатты сырттай келісу келісу грифімен рәсімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналасады және тырнақша қолданылмай, кіші әріптермен рәсімделетін «Келісілді (ген)» деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауымен қоса), жеке қолынан және оның толық жазылуы мен келісу күнінен тұрады.

Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен бір деңгейде орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде келісу грифтері лауазымдардың қызметтік иерархиясының кішіреюіне сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Үлгілік қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысанда келісу парағымен рәсімделуі мүмкін.

37. Ұйымның мөр бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендігін куәландырады. Ұйымның мөр бедерін лауазымның атауы мен қойылған қолдың бір бөлігін қамтитындай етіп қою қажет.

38. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін «Қолы» деген деректеменің төменгі жағына «Көшірмесі дұрыс» (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрінің бедері, куәландырылған күні қойылады.

39. Құжаттың орындаушысы туралы белгі «Орынд.» деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының аты-жөнін, тегін, оның телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекенжайын қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының бастапқы немесе сыртқы бетінің төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады.

40. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмірі мен күніне сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда – орындалуы туралы қысқаша мәлімет), «іске» деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады, орындаушы іске жолдаған күнін көрсету арқылы қол қояды. Шығыс құжатта «Орынд.» белгісі, кіріс нөмірі, күні қойылады.

41. Құжаттың жасалуына көмектескен бағдарламалық қамсыздандырудың атауын және нұсқасын қамтитын, қағаз жеткізгіштегі құжаттың әрбір парағының оң жақ жиегіне қойылатын белгі (колонтитул) қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмелерінің сәйкестендіргіші болып табылады.

42. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін және келіп түскен күнін (қажеттілігіне қарай – сағаты және минутын) қамтиды.

43. Құжаттың деректемелері – құжаттың күні, кіріс құжаттың тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме, мәтіннің тақырыбы, құжаттың мәтіні (абзацсыз), құжатты келісу туралы белгі (келісу грифі), құжаттың көшірмесін бекіту туралы белгі, құжатты орындаушы туралы белгі деректемелері сол жақ жиектен рәсімделеді, қосымшаның болуы туралы, қолтаңба (құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы) деректемелері, құжатты келіскендігі туралы белгі (келісу грифі), құжат көшірмесін куәландыру туралы белгі абзацтан рәсімделеді.