Справочники Единой системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан

Использование единой нормативно-справочной информации в ЕСЭДО всеми организациями-участниками ЕСЭДО позволяет увязать неформализованные информационные потоки отдельного участника в общегосударственное информационное пространство.

Справочники ЕСЭДО включают:

• 
  справочник «Виды документов»;
  
• 
  справочник «Характеры вопросов»;
  
• 
  справочник «Статусы обратившихся лиц»;
  
• 
  справочник «Типы организаций и учреждений»;
  
• 
  справочник «Типы подразделений»;
  
• 
  справочник «Причины повторных обращений»;
  
• 
  справочник «Принятых мер по обращениям»;
  
• 
  справочник «Должности»;
  
• 
  справочник «Корреспонденты»;
  
• 
  справочник «Регионы»;
  
• 
  справочник «Типы контроля».
  

Внедрение единых справочников ЕСЭДО позволяет решить следующие задачи:

• 
  стандартизация и унификация нормативно-справочной информации, применяемой при работе с электронным документом;
  
• 
  структуризация и систематизация информации в области организационно-распорядительной документации;
  
• 
  полноценный межведомственный информационный обмен и консолидация данных;
  
• 
  обеспечение совместимости и взаимоувязывания функционирования элементов информационной среды;
  
• 
  упрощение процедур работы с электронным документом.
  

В справочниках ЕСЭДО отражены как общие, так и специфичные определения участников ЕСЭДО.

Самые сложные по структуре из всех справочников ЕСЭДО являются справочники «Характеры вопросов» и «Корреспонденты».

Справочник «Характеры вопросов» систематизирован по общеуправленческим и отраслевым направлениям.

Структура справочника 4-уровневая и построена по принципу «раздел–подраздел-отдел–подотдел». На каждый уровень выделяется два разряда.

Раздел	Подраздел	Отдел	Подотдел
XX	XX	XX	ХХ

Пример:

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УСТРОЙСТВО
01	00	00	00
Деятельность государственных органов
01	04	00	00
Взаимодействие с другими государственными органами, организациями и гражданами
01	04	04	00
Коллегии, встречи, совещания, визиты, форумы, семинары
01	04	04	01

При выборе методов классификации и методов кодирования справочников учтены факторы удобства использования и возможности последующей детализации элементов.

Метод кодирования элементов данного справочника выбран серийно-порядковый с признаками последовательного метода, предполагающий образование кода из чисел натурального ряда путем закрепления отдельных серий или диапазонов этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками.

Справочник «Корреспонденты» построен по принципу центральный государственный орган (министерство, агентство) – подведомственный орган (комитет) – код области – подведомственный орган 1-уровня подчиненности – подведомственный орган 2-уровня подчиненности.

Пример:

Министерство внутренних дел РК
008	00	01	00	000
Комитет административной полиции МВД РК
008	01	01	00	000
Департамент внутренних дел Костанайской области
008	18	11	00	000
Управление внутренних дел ДВД г. Костанай Костанайской области
008	18	11	02	000
Северный отдел полиции УВД г. Костанай ДВД Костанайской области
008	18	11	02	001

Учитывая тот факт, что у каждого участника ЕСЭДО имеются корреспонденты, ведущие переписку только с данным участником, а также в целях оптимизации и придания гибкости структуре справочник «Корреспонденты» поделен на две области:

• 
  статическую;
  
• 
  динамическую.
  

Динамическая область располагается в диапазоне, начиная с 100000000000.

Заполнение данной области осуществляется по усмотрению участника ЕСЭДО с соблюдением уровней подчиненности.

В данную область справочника вносятся корреспонденты, участвующие в переписке с данным государственным органом.

Содержимое динамической области может различаться в ЕСЭДО каждого государственного органа.

В случае, если какой-либо корреспондент из динамической области становится участником межведомственного документооборота ЕСЭДО, то он переносится в статическую часть с присвоением ему нового кода из выделенного диапазона.

Справочники ЕСЭДО за исключением справочника «Характеры вопросов» и «Корреспонденты» выполнены в виде перечня. Метод кодирования для них выбран порядковый, при котором каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера. Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность справочника при незначительной избыточности кода, обладает простотой применения, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он упрощает присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения справочника.

В качества справочника ЕСЭДО «Регионы» используется классификатор административно-территориальных объектов (КАТО), утвержденный приказом Комитета по техническому регулированию и метрологии Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан от 2 февраля 2009 года № 56-од, «Причины повторных обращений» и «Принятых мер по обращениям» используются справочники, утвержденные приказом Генерального Прокурора Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 109.

Структура справочников ЕСЭДО позволяет последующее дополнение и детализацию элементов без нарушения понятийной логики справочников.

4. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ СПРАВОЧНИКОВ ЕСЭДО
Выполнение справочниками ЕСЭДО своей роли в информационном обеспечении организационно-распорядительной деятельности ведомств возможно только при условии постоянного его поддержания в состоянии, отражающем современный уровень развития данного направления.

Поэтому в справочники ЕСЭДО должны своевременно вноситься соответствующие изменения и дополнения.

Изменения справочников ЕСЭДО могут возникнуть в случаях:

• 
  появление нового объекта классификации;
  
• 
  перевод объекта классификации из одного раздела в другой внутри справочников;
  
• 
  изменение наименований объектов классификации;
  
• 
  исключение элементов справочника.
  
• 
  изменение нормативной правовой базы.
  

Контроль и изменение справочников ЕСЭДО, за исключением динамической области справочника «Корреспонденты», справочников «Регионы», «Причины повторных обращений» и «Принятых мер по обращениям» осуществляется в централизованном порядке уполномоченным органом в области управления архивов и документацией по согласованию с Рабочей группой по вопросам развития программного обеспечения ЕСЭДО государственных органов.

Программное обеспечение ЕСЭДО (далее – ПО ЕСЭДО) позволяет выполнять настройку отображения тех или иных справочных данных и скрытия неиспользуемых для конкретного участника ЕСЭДО.

В целях упрощения поиска данных и удобства применения рекомендуется предварительно провести отбор используемых элементов справочников для последующей работы. Сформированный список выбранных элементов справочников передается администратору ЕСЭДО государственного органа для его настройки в ПО ЕСЭДО.

При этом возможен выбор отображения необходимых справочных данных отдельно для каждого типа корреспонденции (входящая, исходящая, обращения физических и юридических лиц и др.)

При регистрации видов документов, не вошедших в справочники ЕСЭДО и не имеющих практического значения, необходимо выбирать значение «Прочее».

Справочники «Характеры вопросов» охватывает все сферы деятельности государственных органов-участников ЕСЭДО. Справочник имеет иерархическую структуру, что позволяет определять уровень детализации в каждом отдельном случае.

Пример:

06000000	ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ. ПЛАНИРОВАНИЕ
06170000	Лицензирование
06170100	Лицензирование на право деятельности в области энергии (в т.ч. атомной)

В том случае, если по какому-либо вопросу необходимо дать общее определение, выбирается значение верхнего уровня структуры справочника. В данном случае, это наименование раздела «ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ. ПЛАНИРОВАНИЕ».

При необходимости более подробного описания выбирается значение на уровень ниже предыдущего – «Лицензирование», далее «Лицензирование на право деятельности в области энергии (в т.ч. атомной)»

Справочник «Корреспонденты» имеет иерархическую структуру, что позволяет определить уровень подчиненности корреспондента.

Визуальное отображение и категоризация корреспондентов выполняется по усмотрению государственного органа.

Программное обеспечение ЕСЭДО позволяет выполнить настройку категории организации, отображения и скрытия элементов, неиспользуемых в конкретном ведомстве.

1. 
   Государственные органы.
   
2. 
   Местные исполнительные органы.
   
3. 
   Информационные системы.
   

4. 
   Холдинги, Национальные компании, РГП, РГКП, ГУ.
   
5. 
   Банки второго уровня, инвестиционные, инновационные пенсионные фонды, страховые компании, биржи.
   
6. 
   Учебные заведения.
   
7. 
   Общественные организации и СМИ.
   
8. 
   Партии, политические объединения.
   
9. 
   Госорганы и организации стран СНГ.
   
10. 
    Координационные и исполнительные органы СНГ, ОДКБ, ШОС, ЕврАзЭС.
    
11. 
    Иностранные государственные органы и организации.
    
12. 
    Международные организации (ООН, ЕС, НАТО, МВФ, ВБ, ЕБРР, АБР и др).
    
13. 
    Государственные организации.
    
14. 
    Негосударственные организации.
    

1. 
   Личные поручения Главы государства
   
2. 
   Рабочий контроль в Правительстве
   
3. 
   Контроль
   
4. 
   Контроль Главы государства
   
5. 
   Контроль руководства Администрации Президента
   
6. 
   Контроль поручений Главы государства в Правительстве
   
7. 
   Контроль Руководства Администрации Президента в Правительстве
   

• 
  Контроль верхнего уровня (так называемый внешний контроль);
  
• 
  Ведомственный (внутренний) контроль.