Учебное пособие предназначено для студентов заочной и дневной формы обучения специальностей «Системы автоматизированного проектирования»
Редактор Microsoft Word и принципы его работы
жүктеу/скачать 1.89 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Щелчок на этой кнопке отменяет ввод
2.2. Редактор Microsoft Wordи принципы его работыM  icrosoft Word – это основа любого офиса, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Word – это не просто текстовый редактор (т. е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а многофункциональный текстовый процессор.
С помощью Word можно не только набрать текст в файл на ЭВМ, но и оформить, включить таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Некоторые основные возможности многофункционального текстового редактора Word следующие: • Возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов. В Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов. • Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов. • Автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа. • Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок. • Расширенные возможности форматирования документа. Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку. • Использование стилей для быстрого форматирования документа. • Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста. • Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами. • Включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, – графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и так далее. • Возможность: - подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернета; - работы с математическими формулами; - автоматического создания указателей и оглавления документа; - отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте. •Расширенные возможности индексации готового документа. •Встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.
Р Пункты главного меню включают все возможные операции, какие только можно проделать с текстом и настройками самого редактора. Если Word 97 показывает все меню полностью, то его преемник Word 2000/2002 – только те пункты, которые наиболее часто запрашиваются пользователем. Для того чтобы раскрыть меню полностью, необходимо щелкнуть мышкой по стрелочке в его нижней части. Некоторые пункты в выпадающем меню Word 2002, открывающемся после нажатия стрелочки в низу окна меню, будут «слепыми», не выделенными. Это не означает, что команды в данный момент недоступны, вероятно, ими еще ни разу не пользовались. Рассмотрим более подробно некоторые функции и меню Word: М  еню «Файл» (file), (рис.4). Здесь находятся команды основных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытие или закрытие ранее существующего, команда предварительного просмотра документа перед печатью. Пункт Печать отправляет созданный документ на принтер. Пункт Отправить - по электронной почте или по факсу. Можно установить необходимые параметры страницы Microsoft Word, заполнить «карточку свойств» готового документа. Как правило, в низу выпадающего меню Файл находится список документов, с которыми работали в последнее время. Это позволяет нажатием на строчку с нужным именем документа быстро его запустить в окне Word.
Меню «Правка» (Edit). С помощью пунктов меню (рис. 5) можно отменить или повторить последние выполненные операции. Word может запоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые в процессе создания документа. Таким образом, в рамках одного сеанса можно в любой момент «отступить» на много «шагов» назад, ликвидируя последствия ошибочных действий. Кроме этого, здесь находятся команды операций с фрагментами текста: спрятать в «карман», скопировать в «карман», вставить из «кармана», а также поиск нужного слова или словосочетания в тексте, замена слов, словосочетаний и параметров текста. Можно добавить в документ любой объект нетекстового формата (картинку, таблицу и другие), созданного в другом приложении Windows. М  еню «Формат» (Format). Сюда включены все параметры форматирования текста, т. е. изменения его внешнего вида. Можно изменить шрифтовое оформление, параметры абзаца, отступа (табуляции) и многое другое. Эти операции выполняются как во всем документе, так и в его выделенной части. Здесь же находятся инструменты работы со стилями оформления документа, управление фоном и рамками.
Меню «Сервис» (Tools). Самый важный элемент этого меню – пункт Параметры, с помощью которого получают «ключик» к важнейшим настройкам Word. Здесь же находятся команды проверки орфографии, меню Автозамены. С помощью меню Автозамены можно присвоить любому сочетанию букв или слов значение целой фразы. После ввода нужной комбинации букв Word автоматически заменит ее на значение, которое указано в Автозамене. Пункт Язык устанавливает признак языка в выделенном фрагменте или во всем документе Word. 
- Алло! Техотдел?! Я пароль набираю, а меня не пускают!! - Значит правильно набирать надо. - Я правильно набираю! Пять звездочек!
Здесь вынесены все основные операции, которые можно проделать с готовым текстом (рис.6). 
Рис.6. Кнопочная панель операций Рассмотрим последовательно все указанные на рисунке кнопки слева направо. Кнопка Вставить – вставка текста из буфера обмена. Кнопка Копировать формат. Сначала следует выделить фрагмент текста со сложным форматированием (например, особыми абзацными отступами, специальными шрифтами и т. д.) и щелкнуть по этой кнопке. Далее можно перенести все элементы этого абзаца одним щелчком мышки. Кнопка Отменить – отмена последних действий. Стрелка, указывающая в другую сторону, позволяет вновь вернуться на шаг вперед. Кнопка Гиперссылка – применяется при использовании Word в качестве средства просмотра и редактирования гипертекстовых документов Интернета. Нажав на нее, можно снабдить выделенное слово или фразу «гиперссылкой», ведущей на другой документ или его часть. Кнопка Таблицы и границы – отвечает за вставку новой таблицы в документ Word. Кнопка Добавления в документ Word таблицы в формате Microsoft Excel. Кнопка преобразования текста в формат нескольких колонок. Кнопка, включающая панель инструментов рисования. Кнопка, включающая режим Схемы документа. При ее нажатии в левой части окна Microsoft Word появляется новое окно, содержащее своеобразное «оглавление» документа. Это список заголовков, при условии, что они выделены с помощью специальных стилей. Кнопка спецсимволов. При нажатии на эту кнопку становятся видимыми специальные символы оформления документа, например символы конца строки, пробела и так далее. В обычном режиме их не видно на экране монитора. Повторное нажатие кнопки возвращает в исходное положение. Меню масштаба документа. С его помощью можно выбрать удобный масштаб отображения текста, в зависимости от размера экрана монитора. Если текст не помещается на экране, уходя за правую границу экрана, то можно выбрать меньший масштаб для того, чтобы увидеть все поле документа целиком. Панель форматирования. Внешний вид панели форматирования представлен на рис. 7. 
Рис. 7. Панель форматирования Стили – это одно из самых удобных средств для разнообразного выделения различных участков текста. Изменение стиля изменяет несколько важных параметров строки или целого. С  ОВЕТ. Во всех версиях Word, начиная с Word 2002, можно использовать не только выпадающий список стилей на панели форматирования, но и отдельную Панель стилей, которая открывается при нажатии одноименной кнопки.
После установки Windows в распоряжении пользователя оказывается около двух десятков шрифтов. Все шрифты, установленные в версии Windows, доступны из меню. Чтобы изменить шрифт фрагмента, достаточно выделить его мышкой, а затем выбрать из выпадающего списка нужную гарнитуру. Меню Размер шрифта устанавливает размер шрифта (кегль) для всего текста или его выделенного участка. Три следующих значка (кнопки) на панели форматирования определяют начертание шрифта: полужирное, курсивное (наклонное) и подчеркнутое. После нажатия кнопки начертания она как бы «утапливается» в панель. Повторное нажатие на нее позволяет снять параметр начертания с выделенного участка текста. Кнопки (значки) быстрого форматирования выделенного участка текста: выравнивание по левому краю, центру, правому краю и обоим краям одновременно. Кнопка нумерации абзацев. Ею удобно пользоваться при подготовке списков. Если выделить нужный фрагмент страницы и нажать эту кнопку, то абзацы послушно обзаведутся номерами и сдвинутся чуть вправо. Кнопка Маркеров. Операция аналогична нумерации абзацев. Здесь вместо номеров перед выделенными абзацами ставится жирная точка. Перед каждым новым абзацем также ставится значок в виде жирной точки. С помощью линейки и расположенных на ней бегунков можно установить ширину текста и величину абзацного отступа. Внешний вид линейки форматирования представлен на рис.8.
Границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются для всего документа сразу. Если точно указать на границу, то курсор мышки примет вид горизонтальной двусторонней стрелки. После этого нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «потянуть» границу в нужном направлении.
Вопрос: - Как двигаться мышкой дальше, если кончился коврик? .
О  бласть задач. Внешний вид панели задач представлен на рис.9. Область (или, вернее, Панель) задач открывается в правой части экрана сразу после запуска Word. С ее помощью можно создать новый документ Word, а также загрузить текст, с которым работали ранее. Список этих документов будет предложен самой Областью. Кроме этого, здесь можно получить доступ к готовым шаблонам документов, включенным в комплект Microsoft Office. Для того, чтобы воспользоваться другими функциями Области, следует щелкнуть по стрелочке, которая находится рядом с надписью Создание документа в верхней части панели. Это позволит сменить облик Области задач, выбрав одну из многочисленных панелей инструментов.
Сохранение документа. Для сохранения созданного файла нажмите кнопку Сохранить (Save) (с изображением дискеты) на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если необходимо уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом Сохранить как (Save As) меню Файл (File). Эта кнопка также позволяет сохранить уже записанный на жестком диске документ под новым именем, в новой папке или в отличном от стандартного формате. С ОВЕТ. Если сохранять все документы в одну папку, то отыскать нужный, потом будет очень непросто. Проще всего, воспользовавшись любым файловым менеджером, создать в папке Мои документы несколько вложенных папок, например «Рабочие документы», «Письма», «Контрольные работы ».
2.2.2. Работа со шрифтами Добавление и удаление шрифтов в Windows производится с помощью иконки Шрифты на Панели управления. С ОВЕТ. В большинстве случаев рекомендуется воспользоваться простым, стандартным шрифтом, например Times New Roman или Arial. Изысканный шрифт очень часто отвлекает читателя, не давая ему возможности сосредоточиться на смысле текста.
Замена шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов в Панели форматирования. Если щелкнуть мышкой по стрелочке в правой части Меню, то высветится полный список установленных в системе шрифтов. Остается только выбрать нужный шрифт. С ОВЕТ. Маленькая хитрость: шрифты в выпадающем списке расположены, конечно, в алфавитном порядке, но на самом верху Word услужливо помещает те шрифты, с которыми уже работали в текущем сеансе.
В Word 2000 и 2002 встроена удобная возможность «предварительного просмотра» (рис. 10), при которой названия шрифтов в Меню отображаются с помощью гарнитуры самого шрифта. Далеко не все шрифты содержат символы кириллицы. В этом случае высвечиваются пустые квадратики или совершенно нечитаемые закорючки. В При необходимости можно заменить цвет шрифта. Особенно это удобно в поздравлениях, объявлениях или визитках. Для того, чтобы изменить цвет слова или отдельной буквы, необходимо выделить предназначенный для «раскрашивания» элемент текста и нажать кнопку Цвет шрифта (Font Color) на Панели форматирования. Затем выбрать из палитры цветов требуемый оттенок. Ещё один элемент шрифтового оформления, который обычно приходится менять. Это размер шрифта или кегль. Кегль можно выбрать с помощью меню Размер шрифта (Font Size) на Панели форматирования. Как правило, для обычного текста используется кегль в диапазоне 10…14. Для заголовков можно подобрать кегль крупнее. Более подробно ознакомиться с функциями текстового редактора Word можно в литературе [ 2,4,5,9,11,14 ].
При нажатии кнопки быстрого суммирования в выделенную ячейку будет введена сумма чисел во всем столбце или в выделенном диапазоне. Кнопка для быстрого создания диаграммы позволяет создать диаграмму на основе имеющейся таблицы. Для объединения выделенного диапазона ячеек в одну можно воспользоваться кнопкой объединения ячеек. Кнопка установки формата ячеек позволяет выбрать формат ячейки таблицы, например, денежный. С ОВЕТ.
Названия каждой кнопки высвечиваются в выпадающем меню при наведении на неё курсором мышки. Рабочее поле Excel. Excel рассчитан на работу не только с цифрами, но и с другими типами данных. В отличие от Word, Excel имеет не одно, а двухмерное пространство «рабочего листа» (рис. 12). 
Рис. 12. Рабочее пространство Excel Рабочее поле Excel поделено вертикальными и горизонтальными линиями на прямоугольные ячейки. Объединенные по вертикали линейки составляют столбцы, а по горизонтали – строки. Образуемая ими таблица составляет рабочий лист. На каждом листе Excel имеется 256 столбцов и 65536 строк. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B...Z, АА, АВ и так далее. Каждая отдельная ячейка имеет собственный адрес. Этот адрес состоит из номера столбца и строки, к которым она и принадлежит. Имена ячеек образуются следующим образом: сначала пишется буква столбца, а затем номер строки. Например, А12.
Для просмотра разных областей листа нужно воспользоваться полосами прокрутки. Тогда экран переместится к активной ячейке. С ОВЕТ. Если активная (выделенная) ячейка невидима в текущем просмотре листа, следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+Backspace.
Для перемещения по листу можно пользоваться клавиатурой. Переход в следующую ячейку осуществляется клавишами Enter или Tab. 2.3.2. ОПЕРАЦИИ НАД ЯЧЕЙКАМИ Excel Формат данных. Каждую из ячеек Excel можно заполнить разными типами данных: текстом, числовыми значениями или графикой. Для того, чтобы введенная информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (целому столбцу или строке) определенный формат. Эту операцию, как и другие, можно выполнить с помощью Контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы следующим образом: сначала щелкнуть по нужной ячейке правой кнопкой мышки, а потом выбрать нужный пункт из меню «Формат ячеек». Формат ячеек. Формат ячеек может быть следующих видов:
Объем информации, который можно внести в клетки рабочего поля Excel, не ограничен видимой площадью ячейки. Столбцы и строки таблицы обладают способностью растягиваться и могут иметь большие размеры, чем видимая пользователю часть. В каждую ячейку можно ввести до 65 000 текстовых или числовых символов в любом формате. Введенные числовые данные Excel интерпретирует как значения и может выполнять с ними расчеты. Значения отображаются в числовом формате, форматах дат, времени и других. Очень большие или очень малые числа Excel представляет в экспоненциальной форме. Так, вместо 48 900 000 в ячейке появится 4.,89Е+07. Точность числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок Панели инструментов Форматирование, т. е. применить особый числовой формат. По умолчанию числа появляются в числовом формате «Общий». Введенные текстовые данные Excel интерпретирует как текст, который иногда называется надписями. Excel не может выполнять расчеты с текстовыми данными. Когда вводимый в ячейку текст превышает по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:
Формулы. Этот тип информации Excel воспринимает как команды, предписывающие выполнить расчет значений в ячейке или группе ячеек. Формулы отличаются от других данных тем, что они всегда начинаются со знака «=» (равно). Формула отображается в строке формул, а в самой ячейке показывается только результат ее выполнения. Ввод данных в ячейки. Чтобы приступить к вводу данных в рабочий лист, необходимо щелкнуть на ячейке и начинать ввод прямо в «тело» ячейки. Завершив ввод данных, следует зафиксировать их в ячейке одним из трех способов:
С ОВЕТ. При вводе данных текст всегда выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому. Выравнивание данных помогает отличить тип данных в ячейке.
Для ввода данных можно также использовать строку формул. При этом вводимые данные одновременно появляются в ячейке и строке формул над рабочим листом. Данные можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул, или комбинировать эти варианты. Для облегчения ввода данных можно воспользоваться кнопками в строке формул. Закончив ввод данных, надо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Ввод (0) строки формул. Можно также щелкнуть на следующей ячейке, в которую требуется ввести данные. Чтобы отменить ввод, надо нажать на кнопку Отмена или клавишу Esc. При вводе данных в строке формул появляются 3 кнопки(табл. 1). Таблица 1 Значения кнопок работы с формулами
жүктеу/скачать 1.89 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|
ис. 3. Главное меню Microsoft Word
ис. 8. 
ыбор шрифтового оформления – это также один из приемов форматирования. Каждый шрифт имеет четыре основных начертания: нормальное, курсивное, полужирное и подчеркнутое. Можно использовать самые разнообразные комбинации этих начертаний: полужирный курсив, подчеркнутый курсив и так далее. Для этого после выделения фрагмента необходимо нажать не одну, а сразу две (или три) кнопки начертания на Панели форматирования.