Управление по делам архивов республики бурятия

г. Улан - Удэ

2015

Рекомендации по применению

примерной номенклатуры дел лесхоза
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве учреждения.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, обеспечения порядка формирования и учета дел. Примерная номенклатура является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Автономные учреждения «Лесхозы» на территории Республики Бурятия являются источниками комплектования муниципальных архивов и должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данной организации и требования архивных учреждений к составлению номенклатуры дел.

В конкретную номенклатуру дел должны быть включены все документы, образующиеся в деятельности лесхоза, в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел. В то же время не следует переносить в конкретную номенклатуру дел те дела, которые в данном лесхозе не образуются.

Заголовки дел переносятся из примерной номенклатуры дел в конкретную с необходимыми уточнениями. Заголовки дел с термином «документы» могут конкретизироваться в соответствии с особенностями группировки документов в делах лесхоза.

Одному заголовку дела примерной номенклатуры дел могут соответствовать несколько заголовков дел конкретной номенклатуры дел. Так, например, переписка с органами государственной власти, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности может группироваться по тематическому или авторскому признаку и откладываться в нескольких делах.

При небольшом документообороте несколько заголовков дел примерной номенклатуры дел могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел как одно дело в соответствии со сроками хранения.

Примерная номенклатура дел построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Названия её разделов определены содержанием управленческих функций.

Сроки хранения дел и номера статей указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённого приказом Министерства культуры РФ от 25.08. 2010 № 558 (далее – Перечень) и «Перечнем документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов», одобренный Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 мая 1969 г.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе лесхоза. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, их сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем, либо путем оценки специалистами экспертной комиссии организации, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с Экспертно - проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Бурятия.

Конкретная номенклатура дел составляется ежегодно в IV квартале текущего года на следующий год работником организации, ответственным за делопроизводство и архив. После одобрения экспертной комиссией организации номенклатура дел направляется на согласование Экспертно - проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ, затем утверждается руководителем учреждения.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций», одобренного решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. Данные 1, 2 и 4-ой граф конкретной номенклатуры дел выносятся на обложки дел.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения направления деятельности (структурного подразделения) и порядкового номера дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела чётко, в обобщённой форме должен отражать основное содержание и состав документов дела.

В графе 3 номенклатуры дел напротив каждого заголовка дела по окончании делопроизводственного (календарного) года проставляется количество частей, томов.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии - по примерной номенклатуре дел или согласованный с Экспертно - проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ.

Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе 5 примерной номенклатуры дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел.

Конкретная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (см. приложение № 1).

По окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел, ответственным за делопроизводство лицом составляется итоговая запись о количестве заведенных в истекшем году делах (см. приложение № 2).