Облыс әкімдігі қаулыларының, облыс әкімінің

Облыс әкімдігі қаулыларының, облыс әкімінің

шешімдері мен өкімдерінің жобаларын ресімдеу

70. Бұрын қабылданған актіге өзгерістер, толықтырулар енгізуді көздейтін, немесе оның күші жойылғанын танитын облыс әкімінің және әкімдіктің актілерінің тақырыптарында актінің формасына, қабылданған уақытына, тіркелген номеріне және атауына сілтеме болуы керек.

71. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілеріне енгізілетін өзгерістер өзгертілетін тармақтардың, тармақшалардың, тараулардың, кіші тараулардың, абзацтардың жаңа редакциясы түрінде ресімделеді. Егер өзгертілетін тармақтар мен тармақшаларды жаңа редакцияда толық жазудың қажеті болмаса, олардың мәтініне нақтылау енгізіледі (атап айтқанда, жекелеген сөздерді, сөз тіркестерін, сөйлемдерді алып тастау, толықтыру немесе алмастыру жолымен). Сол сияқты жаңа редакцияда тармақтар мен тармақшалардың жекелеген бөліктері де жазылуы мүмкін.

72. Мәтіннің құрылымдық бөлімі мазмұнының жартысынан асатын көлемде құқықтық актінің құрылымдық бөліміне өзгерістер мен толықтырулар енгізілген жағдайда оның жаңа редакциясы қабылданады.

73. Қолданылып жүрген актілерге енгізілетін толықтырулар өздері жалғасатын актінің құрылымдық бөлімдерінің нөмірлерін қайталайтын қосымша нөмірлермен жаңа бөлімдер, тармақшалар, тармақтар, тараулар түрінде ресімделеді, 1-1 тарау, 1-1 тармақ, 1-1 тармақша.

74. Бір ғана нормативтік-құқықтық актіге жасалған барлық өзгерістер мен толықтырулар бір ғана тармақпен немесе тармақшамен енгізіледі.

75. Үштен астам құқықтық актілерге өзгерістер мен толықтырулар енгізілген жағдайда, жеке қосымшалармен ресімделетін тізбелер жасалады.

Күші жойылған деп тану туралы облыс әкімдігі

қаулыларының, облыс әкімінің шешімдері мен

өкімдерінің жобаларын ресімдеу

76. Облыс әкімінің және әкімдігінің қолданылып жүрген актілерінің, құрылымдық бөлімдерінің (тарауларының, кіші тарауларының, тармақтарының, тармақшаларының және т.б.) күші жойылды деп танылған жағдайда, олар қолданылып жүрген тізбеден алынып тасталады, бірақ нөмірлері сақталады. Сақталатын нөмірге шешімнің немесе өкімнің (немесе олардың бір бөлігінің) күші жойылған деп тану туралы тиісті актіге сілтеме қосылады. Сақталған құрылымдық бөлімдердің нөмірлері өзгертілмейді.

77. Облыс әкімінің және әкімдігінің мерзімі өткен актілері, сондай-ақ олардың уақытша сипаттағы құрылымдық бөлімдері олардың күшін жою туралы ресімделуге жатпайды.

78. Егер жекелеген тармақтар толық, ал басқалары тек белгілі бір бөлігінде ғана күші жойылған деп танылуға тиіс реттерде, алдымен күші толық жойылған деп танылуға тиіс тармақтар көрсетіледі.

Егер күшін жоюға барлық тармақтар толық қойылса, онда акт күшін жойған болып табылады.

79. Бұрын қабылданған актілердің күші жойылған деп тануды көздейтін құқықтық актілерді дайындау кезінде, осы актінің атауынан кейін шығарылған мерзімі, тіркелген нөмірі көрсетіледі.

Нормативтік-құқықтық актіні, қолданыстағысын ауыстыра отырып, қабылдау кезінде соңғысы осы актімен зая етілуге, немесе күшін жоюға (толық немесе бір бөлігінде) жатқызылуға тиіс.

7. Облыс әкімдігі отырысын дайындау

және облыс әкімдігі қаулыларының

жобаларын ресімдеу тәртібі
80. Облыстық әкімдік отырысын дайындау және оны өткізу әкімдік Регламентімен белгіленген.

81. Кеңсе-құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі күн тәртібін дайындауды, материалдарды көбейту және оларды тарату, әкімдік мүшелерін шақыруды, кювертті кәртішкелерді орналастыруды, отырысқа қатысушыларды отырғызуды іске асырады.

Техникалық қамтамасыз етуді (залды дайындау, микрофондардың жұмыс істеуі, дыбыс жазу, экран, сусындар, жазу құралдары және басқалар) «Қарағанды облысы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесіне техникалық және жұмыс істеуін қамтамасыз ету қызметі жүзеге асырады.

82. Ұйымдастыру-инспекторлық бөлім әкімдік мүшелерінің және атқарушы органдар басшыларының ұсынысы бойынша алдағы тоқсанның басындағы айдың 25-не дейін әкімдік отырысында қаралатын мәселелер тізімін құрайды.

83. Әкімдік мәжілісінде қаралатын мәселені құзырына жататын облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшесі дайындайды және отырысқа дейін 3 күн ішінде Кеңсе-құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне мыналарды тапсырады:

1) шақырылғандар тізімін, қаралатын мәселелер бойынша әкімдік отырысына шақырылғандардың келуін, аппарат басшысы осы тізіммен келіскеннен кейін, шақырылғандар тізімін дайындаған аппараттың құрылымдық бөлімшесі қамтамасыз етеді;

2) қаралатын мәселелер бойынша әкімдікті жүргізу тәртібі;

3) отырыста қарауға ұсынылған құжаттар бойынша сараптамалық қорытынды және қажеттілігіне қарай бөлімнің анықтамасы.

84. Әкімдік мәжілісі барысында қатысатын лауазымды тұлғалар, талқыланатын мәселелер атаулары және мәні, баяндама жасаушылар, талқылау кезінде сөз сөйлеушілер, олардың сөздерінің негізгі мазмұны, ескертулер және әкімдік мүшелері қабылдаған қаулы көрсетілген хаттама жүргізіледі. Отырыстардың дәлжазбасы жасалады, отырыста қаралатын мәселелер ақпараттардың электрондық тасығыштарына жазылады.

Кеңсе-құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі әкімдік аяқталғаннан кейін үш күн мерзімде хаттама ресімдейді, аппарат басшысының визасы қойылады және отырыс төрағасы қол қояды.

Әкімдік хаттамаларына күнтізбелік жылға реттік нөмір қойылады.

Әкімдік мәжілісінің хаттамасы (түпнұсқа), сондай-ақ оған қатысты құжаттар аппараттың Кеңсе- құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде сақталады, уақытша пайдалану мерзімі өткеннен кейін мұрағатқа өткізіледі.

85. Атқарушы органдар әкімдік атына оның тиісті қаулы қабылдауы үшін ұсыныстарды келесі жағдайда енгізеді:

1. 
   мәселенің шешілуі әкімдік құзырына енетін болса;
   
2. 
   жергілікті атқарушы органдар арасында келіспеушілік пайда болғанда;
   
3. 
   мәселенің шешілуі жергілікті атқарушы органдар мен орталық атқарушы органдардың аумақтық бөлімшелерінің қызметін үйлестіруді талап еткен жағдайда.
   

1) өкімді бөлігінің алдында кіріспе бөлігі (преамбула) жазылады.

2) қаулы жобасында міндетті түрде құжаттың орындалу мерзімі және бақылауға жауаптылар белгіленеді. Жобаның өкімдік бөлімінің мазмұндалуына ерекше талаптар қойылады. Ол жатық әрі нақты жазылуы тиіс, онда “көтеру”, “арттыру”, “жақсарту”, “жандандыру” және басқа да сөздердің болмағаны жөн;

Қаулыға облыс әкімі қол қояды. Актілердің түпнұсқаларына қол қойылғаннан кейін түзетулер енгізуге жол берілмейді.

87. Облыстық әкімдік қаулыларының елтаңбалық мөрмен бекітілген көшірмелерін Кеңсе-құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі қаулы жобасын әзірлеуші дайындаған мегзегішке сәйкес таратады.

8. Облыс әкімінің шешімдері мен әкімдік қаулыларын

ресімдеу және Әділет департаментіне мемлекеттік

тіркеуге ұсыну тәртібі
88. “Қазақстан Республикасындағы жергілікті мемлекеттік басқару туралы” Қазақстан Республикасының 2001 жылғы 23 қаңтардағы Заңына, Қазақстан Республикасы Президентінің "Қазақстан Республикасы нормативтік актілерінің мемлекеттік тізілімі және олардың мемлекеттік тіркелуін реттеу жөніндегі шаралар туралы" 1997 жылғы 04 наурыздағы Жарлығына және Қазақстан Республикасы Үкіметінің “Нормативтiк құқықтық кесімдерді мемлекеттiк тiркеу ережесiн бекiту туралы” 2006 жылғы 17 тамыздағы №778 Қаулысына сәйкес азаматтардың құқығына, еркіндігі мен заңды мүдделеріне қатысты, ведомствоаралық сипаттағы және жалпы міндетті мәндегі нормативтік құқықтық актілер Әділет басқармасына мемлекеттік тіркеуге жіберіледі.

Тіркелмеген нормативтік-құқықтық актілердің заңды күші болмайды, содан да олар қолдануға жатпайды.

89. Мемлекеттік тіркеуге ұсынылатын нормативтік-құқықтық акт мына талаптарға сәйкес болуы керек:

1) нормативтік-құқықтық актіні қабылдау процедурасының сақталуы;

2) қолданымдағы заңнамаға сәйкестігі;

3) егер келісу қажет болса, нормативтік-құқықтық актіні келісудің бар болуы;

4) нормативтік-құқықтық актінің реквизиттері болуы;

5) негізгі нормативтік-құқықтық актіде оны қолданысқа енгізу мерзімі көрсетілген норма болуы;

6) нормативтік-құқықтық актінің құрылымына қойылатын талаптардың сақталуы;

7) нормативтік-құқықтық актінің мазмұндалу стиліне талаптардың сақталуы;

8) егер нормативтік-құқықтық актінің мәтінінде оларға сілтеме жасалса, қосымшалардың бар болуы;

9) нормативтік-құқықтық актілердің мәтіндерінің мемлекеттік және орыс тілдеріндегі сәйкестігі, соның ішінде қосымшаларда да;

10) нормативтік-құқықтық актінің барлық парақтарында осы актіні қабылдаған (келіскен) органның заң қызметінің басшысы әр парақты дәйектеуді жүзеге асырады.

90. Нормативтік құқықтық актілер оларға бірінші басшы қол қойған сәттен бастан екi аптаның iшiнде елтаңбалық мөрiмен расталған баспа және электрондық түрiнде немесе электрондық сандық қолтаңба арқылы куәландырылған мемлекеттiк және орыс тiлдерiндегi төлнұсқасын (түпнұсқа мәтiнiн) қоса алғанда төрт данада (мемлекеттiк құпияны қамтитын құжаттар мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде баспа түрiнде екi данада ұсынылады) Әділет департаментіне ұсынылады.

91. Басқа мемлекеттік органдарға қатысты ережелері, нормалары және тапсырмалары бар облыс әкімінің және әкімдігінің нормативтік-құқықтық актілері ол органдармен келісілуі қажет.

92. Келісім басшылар немесе басшылары орынбасарларының визаларымен ресімделеді. Виза мемлекеттік органның атауынан, лауазымнан, толық жазылған жеке қолынан (аты, әкесінің аты, тегі), күнінен, елтаңбалы мөрден тұрады.

93. Облыс әкімінің және әкімдігінің нормативтік-құқықтық актілерінің әрбір парағын облыс әкімі аппаратының мемлекеттік-құқықтық бөлімінің меңгерушісі дәйектендiруі (виза соғуы) тиіс.

Мемлекеттік-құқықтық бөлімінің меңгерушісі болмаған кезде беттер бойынша дәйектендiру жүргiзудi органның бiрiншi басшысы не оның мiндетiн атқарушы адам жүргiзедi.

94. Облыс әкімінің және әкімдігінің нормативтік-құқықтық актілеріне нормативтік-құқықтық актіні шығару негізі көрсетілген орындаушы әзірлеген және мемлекеттік-құқықтық бөлімінің меңгерушісі қол қойған анықтама-негіздеме (16 қосымша) тіркеледі.

95. Жеке кәсіпкерлік субьектілерінің мүдделеріне қатысы бар нормативтік-құқықтық актіге сол сияқты сараптамалық қорытындының көшірмесі қоса тіркеледі.

96. Облыс әкімінің және әкімдігінің нормативтік-құқықтық актілері мемлекеттік тіркелгенен кейін таратылады және газеттер редакцияларына ресми жариялау үшін беріледі.

Нормативтік-құқықтық актілер мерзімді басылымдарда мемлекеттік және орыс тілдерінде бір мезгілде жарияланулары керек.

97. Қазақстан Республикасы Үкіметінің «Заңға тәуелді нормативтік-құқықтық актілерге мониторинг жүргізудің Ережесін бекіту туралы» 2006 жылғы 25 тамыздағы №817 қаулысының талаптарына сәйкес заңға тәуелді актілерге мониторинг жасау жөніндегі бөлімшелер қызметін үйлестіруді мемлекеттік-құқықтық бөлім жүзеге асырады.

9. Облыс әкімінің аппаратында құжаттардың

орындалуын бақылауды және тексеруді

ұйымдастыру тәртібі
98. Аталмыш ереже Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметі актілерінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі өкімдерінің, Президенттің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсе басшысының тапсырмасы бар құжаттардың, облыс әкімінің және әкімдігінің актілері мен жеке тапсырмаларының орындалуын бақылауды қамтамасыз ету мақсатында әзірленді.

99. Бақылауға алынады:

Бекітуші немесе өкімді сипаттағы құжаттардан өзге, Қазақстан Республикасы Президентінің актілері, Үкімет қаулылары, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің қаулылары мен өкімдері. Облыс әкімінің және әкімдігінің актілері, облыс әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының тапсырмалары.

100. Облыс әкімі аппаратының бақылау және награда бөлімі облыс әкімі аппаратының жұмыс Регламентіне, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесіндегі іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа және осы Нұсқаулыққа сәйкес аталмыш жұмыс туралы облыс әкімі мен аппарат басшысын жүйелі түрде хабардар ете отырып, құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылауды жүзеге асырады.

101. Бақылаудағы құжаттарды уақытында және сапалы орындау жауапкершілігі облыс әкімі аппаратының басшысына, қалалар мен аудандар әкімдеріне, департаменттер, басқармалар және комитеттердің бірінші басшыларына жүктеледі. Сонымен қатар, басшы бақылау жұмысын ұйымдастыруға жауапты бөлімшені анықтайды.

102. Бақылау құжаттары бойынша берілген ақпараттардың мазмұнды бөлігінің сараптамасын облыс әкімі орынбасарларының консультанттары және бөлім меңгерушілері жүргізеді.

103. Аймақтар проблемалары, сондай-ақ нақты шаруашылық субъектілерінің мәселелері жөніндегі құжаттар мсн олардың орындалуын бақылауды облыс әкімі орынбасарларының консультанттары жүзеге асырады.

104. Құжаттарды бірнеше бөлімшелер атқарған жағдайда, бірінші көрсетілген орган, немесе атауының жанында белгісі бар (шақыру) бөлімше жауапты болып табылады.

105. Құжаттар оларда немесе қойылған бұрыштамада көрсетілген мерзімде, ал нақты мерзім көрсетілмеген жағдайда алынған күннен бастап бір ай мерзімде орындалады. Мәтінінде "шұғыл" немесе “жеделдетілсін” белгісі қойылған тапсырмалар он күн мерзімде орындалады.

Елбасының және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының бақылаудағы тапсырмалары Елбасы және/немесе Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығы шешім қабылдаған күннен бастап 25 күн мерзімде орындалады.

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі, оның орынбасарлары және Қазақстан Республикасы Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының бұрыштамасы қойылған Парламент депутаттарының сұрауына жауап облыс әкімі аппаратының кеңсесінде тіркелген күннен 25-күндік мерзімде кеңсеге беріледі.

106. Бақылаудағы құжаттарды бақылаудан шығару және мерзімін ұзарту тапсырманы берген басшылардың бұрыштамасы немесе атқарылған жұмыстар туралы жіберілген ақпараттар және бақылаудан шығару себептері негізінде әкім аппараты басшысының келісімі бойынша жүзеге асырылады.

107. Облыс әкімі аппаратының бақылау және награда бөлімі келесі ақпараттарды дайындайды және ұсынады:

апта сайын:

- аппарат басшысы, әкім орынбасарлары үшін бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзімінің бұзылуы туралы;

- әкім, аппарат басшысы үшін қалалар мен аудандар әкімдері аппараттарында, департаменттерде, басқармаларда, комитеттер мен бөлімдерде бақылау құжаттарының орындалу жағдайы туралы жинақталған ақпарат.

1 және 15 күндері әкім аппараты бөлімдеріне, департаменттерге, комитеттерге және басқармаларға бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзімі туралы еске салулар.

108. Бақылаудағы құжаттарға жинақтаушы бақылау папкалары (іс) ашылады және тіркеу-бақылау кәртішкелері толтырылады.

Олардағы құжаттар мына тәртіппен топталады:

1) бақылауды ұйымдастыру жоспары;

2) бақылаудағы акті, қаулы, өкім, шешім көшірмесі;

3) бақылаудан алу туралы анықтама (бақылаудағы құжаттан кейін тіркеледі);

4) жекелеген тармақтардың орындалуы туралы ақпарат және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).

109. Бөлімде орындалуын сипаттайтын жарлықтар, қаулылар, өкімдер мен шешімдердің жекелеген тармақтары болған жағдайда барлық құжаттар бақылаудан шығарылғаннан кейін тіркеу кәртішкелерімен бірге осы құжатты жалпы бақылаушы бөлімге іске жалпылауга беріледі.

110. Президент актілерін, Үкімет қаулыларын, Премьер-Министр өкімдерін, облыс әкімінің шешімдерін, облыстық әкімдік қаулыларын орындау жөніндегі құжаттары бар істер өтпелі болуы мүмкін және бөлімдерде олардың толық шешімі шығарылғанға дейін және бақылаудан алынғанға дейін сақталады, осыдан кейін мұрағатқа беріледі.

111. Құпия құжаттардың орындалу мерзімін бақылауды құпия іс жүргізу маманы жүзеге асырады.

112. Бақылау және награда бөлімі аппарат басшысының келісімі бойынша осы Тәртіптің сақталуына тексеріс жүргізуге және анықталған тәртіп бұзу фактілері туралы Басшылыққа шешім қабылдау үшін баяндауға құқылы.

113. Президент Әкімшілігіне немесе Премьер-Министр Кеңсесіне жіберілетін бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер бар ақпараттарда міндетті түрде құжаттың нақты тармағы (егер болса) көрсетіле отырып, тіркеу нөміріне (Әкімшіліктің, Кеңсенің шығыс нөмірі) сілтеме жасалуы тиіс.

114. Аппарат басшысы Премьер-Министр Кеңсесіне облыс әкімінің қолы қойылған:

1) есеп беретін тоқсаннан кейінгі айдың 5-не орындаушылық тәртіп және жоғары тұрған органдардың бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзімін бұзған кінәлі нақты лауазымды адамдарды жауапкершілікке тарту жөнінде қабылданған іс-шаралар туралы ақпарат;

2) бақылаудағы құжаттарды орындаудың белгіленген мерзімі аяқталған соң бақылаудағы әрбір құжаттың немесе оның нақты тармақтарының нақты орындалғаны туралы ақпарат жібереді.

116. Жеке және заңды тұлғалардың келіп түскен өтініштері олар алынған күні белгіленген үлгіде компьютерге тіркеледі. Хаттың бірінші бетіне автор тегінің бастапқы әрпі мен өтініштің реттік нөмірі (мысалы, А-1251), ұжымдық - К/Е № және күні қойылады. Олардың белгіленуі мынадай реттілікпен жүргізіледі: күні, айы, жылы (мысалы, 25.02.2002 ж.).

Тіркеу индексі бір мезгілде шығыс әрі кіріс болып табылады және хаттар бойынша барлық жауаптар осы нөмірмен тіркеледі.

Осыдан кейін ұсыныстың, өтініштің немесе шағымның мазмұнын баяндайтын нақты, қысқа болатын хаттың кіріспесі құралады. Бұл ретте тіркеу кәртішкесіндегі жазу хаттың қарауға жіберілу бағытын негіздеуі қажет.

117. Бірінші хаттың тіркелу күнінен қараудың заңмен белгіленген мерзімі өтіп кеткен, немесе өтініш беруші оның хаты бойынша қабылданған шешіммен келіспеген жағдайда бір адамнан бір мәселе бойынша келіп түскен хаттар қайталама хаттар болып саналады. Бір автордан, бірақ әртүрлі мәселелер бойынша келіп түскен хаттар алғашқы болып саналады.

Бір мәселе бойынша бір автордан бірнеше рет келіп түскен және ол бойынша авторға толық жауап берілген хаттар алғашқы болып саналмайды және қаралмайды.

118. Автор күнтізбелік жылдың ішінде сол бір мәселені қойған кайталама хаттарға "екінші", "үшінші" деп және одан әрі көрсетіле отырып бастапқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал "қайталама" деген белгісі бар есеп кәртішкесі бастапқысымен бірге ағымдағы жылдың кәртішкесіне орналастырылады. Қайталама хаттарға оның алдындағы өтініштерді қараудың материалдары қосылады.

119. Келіп түскен өтініштер облыс әкіміне, оның орынбасарларына баяндалады, содан кейін олардың бұрыштамасымен қарау үшін орындаушыларға немесе тиісті жергілікті атқарушы органдар мен ведомстволардың құзыретіне беріледі.

Азаматтардың өтініштерін бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне беру есеп кәртішкесіне тиісті белгі қойылып, Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі арқылы ғана жүргізіледі.

120. Хаттар мен шағымдар жергілікті атқарушы органдар мен ведомстволардың атына олардың құзыретіне сәйкес қарау үшін кешіктірілмей жолданады.

121. Өтініште көтерілген мәселелерді шешу құзіретіне енбейтін субъектіге немесе лауазымды тұлғаға келіп түскен өтініштер үш жұмыс күнінен кешіктірілмей бұл туралы өтініш берушіге хабарлана отырып тиісті субъектілерге жолданады.

122. Басшылықтың мерзімдері көрсетілген "баяндасын", "хабарласын" деген және басқа да жауап қайтаруды талап ететін тапсырмаларын Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі бақылауға алады, ол туралы хатта және кәртішкелерде тиісті белгі қойылады.

Бөлімдерге жолданған хаттардың орындалуына бақылау жасау олардың меңгерушілеріне жүктеледі.

Егер хатты қарау бірнеше бөлімге тапсырылса, оларды үйлестіруді қарарда бірінші болып көрсетілген бөлім жүзеге асырады.

123. Тапсырмасы бар хаттарды орындау мерзімі олар бөлімдер мен ұйымдарға келіп түскен күннен бастап есептеледі. Орындау мерзімі бір айға дейін, ал қосымша зерделеуді және тексеруді қажет етпейтіндерге 15 күнге дейін белгіленеді.

124. Қосымша зерделеу немесе тексеру қажет болған жағдайларда қарау мерзімі отыз күнтізбелік күннен асырыламай ұзартыла алады, ол туралы қарау мерзімі ұзартылғаннан сәттен бастап үш күнтізбелік күн ішінде өтініш берушіге хабарланады.

125. Егер өтініште мазмұндалған мәселелерді шешу ұзақ мерзімді талап етсе, онда өтініш өзінің ақырына дейін орындалғанынша қосымша бақылауға қойылады, ол туралы үш күнтізбелік күн ішінде өтініш берушіге хабарланады.

126. Тексерулердің материалдары немесе ұйымның егжей-тегжейлі жауабы қоса берілген оның қаралу нәтижелері туралы анықтама өтінішті бақылаудан алу үшін негіз болады.

Егер жауапта автор қойған мәселелерді шешу жөнінде белгіленген шаралар туралы ғана хабарланған болса, хатты қарау аяқталды деп санауға болмайды.

127. Хатты бақылаудан, әдетте, оны қарауға тапсырма берген лауазымды адам алады.

Орындалған хаттар тексерудің материалдарымен бірге Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне қайтарылады. Орындаушылар авторларға жазбаша немесе ауызша олардың өтініштерін қараудың нәтижелері туралы хабарлайды.

Күнтізбелік жыл өткен соң азаматтардың өтініштерін тексерудің барлық материалдары іске құралады және мұрағатқа өткізіледі.

Қол қойылмаған шағымдар бір жыл сақталып, содан кейін акт бойынша жойылады.

128. Осы тараудың талаптары жеке және заңды тұлғалардың жалпыға қолжетімді ақпараттық жүйелер бойынша келіп түскен және Қазақстан Республикасының электронды құжат және электронды цифрлы қол қою туралы заңнамасының талаптарына сәйкес келетін өтініштеріне таралады.

129. Облыс әкімі аппаратының қызметкерлеріне мұрағаттағы хаттарды тексеру материалдары Кеңсе - құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатымен беріледі.

130. Облыс әкімінің, оның орынбасарларының азаматтарды жеке қабылдауы белгіленген күндерде және сағаттарда жүргізіледі.

Егер өтінішті немесе шағымды лауазымды тұлғалар қабылдау кезінде шеше алмаса, онда көтерілген мәселелер жазбаша түрде баяндалады және олармен жұмыс жазбаша өтініш ретінде жүргізіледі.

Жеке қабылдауға жазылуды облыс әкімі аппараты Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің азаматтарды қабылдау жөніндегі бас маманы жүргізеді.

Облыс әкіміне ұсынылатын материалдар облыс әкімінің қатысуымен өткізілетін іс-шараларды дайындау жөніндегі әдістемелік басшылықтың талаптарына сәйкес дайындалады.

132. Залды дайындауды, жазба жүргізуді, жазу құралдарымен “Қарағанды облысы әкімінің аппараты” мемлекеттік мекемесіне техникалық қызмет көрсету және жұмыс істеуін қамтамасыз ету жөніндегі қызмет қамтамасыз етеді.

133. Кеңейтілген кеңес барысында ұйымдастыру-инспекторлық бөлімі талқылауға мәселе ұсынған бөліммен бірлесе отырып баяндамашылар мен сөйлеушілердің тегі, айтылған ескертулері, ұсыныстары, сондай-ақ төрағалық етушінің талқыланған мәселе бойынша берген тапсырмалары көрсетілген хаттама жүргізеді.

Орындаушы-бөлімнің меңгерушісі қол қойған тапсырманы ресімдеу кеңес өткеннен кейін 2 күннің ішінде кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне жинақтау үшін беріледі және кеңесте төрағалық етуші қол қояды (6 қосымша).

12. Құжаттарды, қызметтік бланкілер мен есепке алу

нысандарын сақтау және пайдалану ережелерін ұстану
134. Аппарат қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде мемлекеттік және қызметтік құпияны қатаң тұтуға, олардың сақталуын қамтамасыз етуге, көбейтілетін даналардың мөлшерін мейлінше шектеуге, құжаттарды сейфтерде, жабылатын шкафтар мен столдарда сақтауға тиіс.

Аппарат басшысының қабылдау бөлмелерінің және бөлімдер мамандары жұмыс орнында қызмет бөлмелеріне бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруіне, олардың компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазу қағаздарын, телефондарды пайдалануына мүмкіндік берілмейтін тәртіпті ұстауға тиіс.

Әкімшіліктің құжаттары мен олардың көшірмелерін әкім аппараты басшысының немесе Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да берілуіне қатаң тыйым салынады.

135. Құжаттардың сақталуы мен қызметтік ақпараттың таралуына жол бермеу үшін аппарат бөлімдерінің басшылары жауап береді.

Құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік құпия емес ақпаратты жария еткені және құжаттармен жұмыс істеу ережелерін бұзғаны үшін аппарат қызметкерлері тәртіптік жауапкершілікке тартылады.

Осындай оқиғаларды тексеру үшін аппарат басшысы 3 қызметкерден комиссия құрады, ол жазба (қорытынды) әзірлеп, оны сарапшылық комиссия қарағаннан кейін тексеру нәтижесі туралы басшылыққа баяндайды.

136. Облыс әкімі шешімдерінің, өкімдерінің және облыс әкімдігі қаулыларының бланкілерінен басқа, бланкілердің есебін жүргізу мен оларды беру Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне жүктеледі.

Қызметтік бланкілер журналда бланкілердің түрі мен нөмірлері көрсетіліп (7 қосымша), қол қойылып беріледі.

Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері (тапсырма бойынша), басшылықтың қабылдау бөлмелерінің және бөлімдердің мамандары қызметік бланкілерді темір шкафтарда (сейфтерде) сақтайды, олардың дұрыс пайдалануы мен сақталуына жауап береді, пайдаланған және бүлінген бланкілердің саны туралы кесім (13 қосымша) жасайды. Барлық қызметтік бланкілер баспаханалық әдіспен нөмірленеді.

Бүлінген бланкілер Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне беріледі. Бланкілердің есебін жүргізу және оларды беру облыс әкімі аппаратының Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің маманына жүктеледі.

137. Облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерін, облыстық әкімдік қаулыларын, сондай-ақ “Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар кұжаттарды көбейту аппарат басшысының, Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатымен ғана жүргізіледі.

138. Құпия іс жүргізу жөніндегі маман:

1) көшіру-көбейту бюросына Президент және Үкімет актілерінің таралымын көрсетіп, көбейтуге береді;

2) кесу машинасында (жойылған құжаттардың атауы мен саны көрсетілген кесім жасай отырып) жоюға жататын құжаттарды дүркін-дүркін жойып отырады немесе жағады;

3) жөнелтілген даналар есебінің қатаң есебін жүргізеді.

139. Мөрлерді пайдалану және сақтау тәртібін аппарат басшысы белгілейді. Мөрлердің сақталуына және пайдаланылуына бақылау жасау Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісіне жүктеледі.

Қызметтік істерді қабылдап алу-тапсыру туралы бөлім меңгерушісінің атына анықтама жазылады, онда тапсырылған құжаттар көрсетіліп, шешілмеген мәселелерді орындаудың тапсырылатын күнгі жай-күйі сипатталады. Анықтамаға құжатты тапсырушы және қабылдап алушы қызметкерлер қол қояды.

Анықтама негізінде бөлім маманы есеп кәртішкелеріне құжаттардың басқа қызметкерге тапсырылғаны туралы белгі қояды.

141. Іс жүргізуге жауапты бөлім маманы жұмыстан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде, ол Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі қызметкерінің қатысуымен жаңадан тағайындалган маманға (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауымен басқа адамға) екі дана етіп жасалған кесім бойынша қолындағы істерді, картотеканы, қызметтік құжаттарды тапсырады, олардың бөлім меңгерушісі бұрыштама қойған бір данасы Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің кеңсесіне тапсырылады. Қызметкер демалысқа шыққан кезде немесе ұзақ мерзімді іссапарға кеткен кезде оның қолындағы атқарылуға тиіс қызметтік құжаттар бөлім меңгерушісінің нұсқауымен басқа қызметкерге тапсырылады. Есеп кәртішкелеріне бөлім маманы құжаттардың уақытша тапсырылғаны туралы белгі соғады.

143. Номенклатураға енгізілген істердің тақырыптары істерге топтастырылатын құжаттардың түрлері (заңдар, жарлықтар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, жазысқан хаттар және басқалар) көрсетіле отырып, жұмыс мазмұнын бейнелеуге тиіс.

Бөлімдердегі істер номенклатурасы жыл сайын (қараша айында) нақтыланып, мұрағатқа жауапты маманмен келісіледі. Бөлімдердің істер номенклатурасы негізінде облыстық мұрағат және құжаттама бөлімімен келісілгеннен кейін облыс әкімі бекітіп, кезекті жылдың 1 қаңтарынан бастап күшіне енетін облыс әкімі аппаратының жинақталған істер номенклатурасы жасалады.

Істің нөмірі бөлім индексінен және номенклатура бойынша іс нөмірінен (мысалы, №3-12) тұрады.

Іске, әдетте, бір іс жүргізу жылының құжаттары тіркеледі.

Ағымдағы жылы қойылған мәселелер келер жылы іс жүргізумен аяқталған жағдайда құжаттар мәселелер шешілген жылдың құжаттарына тіркеледі.

145. Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек істерге топтастырылады.

Әрбір іс 250 парақтан (қалыңдығы 30-40 мм) аспауға тиіс, егер құжаттар көбірек болса, ол томдарға бөлінеді.

Әрбір том парақтары жеке нөмірленген іс болып табылады. Барлық томдардың тақырыбы бірдей болуға тиіс, қосымша түрде тек сол томның ғана ерекшеліктері көрсетіледі. Бір мәселе бойынша құжаттар томдар арасында бөлініп кетпеуге тиіс.

146. Бір мәселе бойынша құжаттар мынадай ретпен:

1. 
   мәселенің туындауына негіз болған құжат;
   
2. 
   мәселенің шешімі ресімделген құжат;
   

147. Істердің дұрыс түзілуіне әдістемелік басшылық пен бақылауды мұрағатқа жауапты маман жүзеге асырады.

149. Өткен жылғы іс жүргізумен аяқталған істер келесі жылдың ақпан-наурыз айларында облыс әкімі аппараатының басшысы бекіткен кесте бойынша сақтауға қабылданады.

Істерді тапсыруды бөлімдер және қабылдау бөлмелерінің мамандары жүзеге асырады.

150. Істермен бірге кеңсенің анықтама қорын толықтыру үшін құжаттарды тіркеу кәртішкелері де беріледі.

Егер жекелеген істерді одан әрі жұмыс істеу үшін бөлімде қалдыру қажет болса, мұрағатқа жауапты маман құжаттарды есеп кәртішкелерімен салыстырғаннан кейін және тиісінше өңдеуден өткізгеннен кейін осы істерді уақытша пайдалануға беруді ресімдейді.

151. Істерді сақтауға тапсыру алдында бөлімдер мен қабылдау бөлмелерінің мамандары келесі дайындық жұмысын жүргізеді:

1) есеп кәртішкелерін әрбір іс бойынша кұжаттардың нақты түгелдігімен салыстырып тексеру;

2) басқа ұйымдарға тапсырмамен көшірмелері жіберілген, келесі жылға ауысатын, басшылық үшін бөлімде қалдырылған құжаттарды кәртішкелер бойынша салыстырып тексеру;

3) құжаттарды осы іске тігудің дұрыстығын (құжаттар мазмұнының іс номенклатурасындағы тақырыпқа сәйкестігін) тексеру;

4) басы артық даналарын, шимайжазбаларды алып тастау.

152. Тұрақты сақталатын істер сарапшы комиссия қарағаннан кейін төрт жерден тесіліп, қатты мұқабаға тігіледі (9 қосымша), металл қыстырмалар алынады; істің парақтары парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына тимейтіндей етіп қара графит қарындашпен нөмірленеді.

Істің соңында маман растау жазбасымен ресімдейді (10 қосымша), онда цифрмен және жазумен істегі парақтың саны көрсетіледі, сондай-ақ нөмірлеудің ерекшеліктері мен құжаттардың нақты жай-күйі, карталардың, фотосуреттердің бар-жоғы, құжат беттерінің жетіспейтіні, көмескі мәтіндер және тағы басқалар айтылады.

153. Тұрақты сақталатын істің мұқабаларындағы жазудың бәрі анық етіп, өшпейтін сиямен немесе пастамен жазылады.

154. Уақытша сақталатын құжаттар бар істер тігілмейді, уақытша тігінділерге қалдырылады, олардағы парақтар нөмірленбейді.

155. Мұрағат қызметкерлері құжаттардың тақырыбы мен сақталу мерзімі бойынша іске түзілуін тексереді.

156. Бөлімдерден мұрағатқа құжаттарды қабылдап алу мен өткізу бөлім меңгерушісі, бөлім маманы, мұрағатшы қол қойған кесіммен ресімделеді (11 қосымша). Істердің бекітілген номенклатурасында қабылданған істердің саны туралы белгі соғылады.

157. Сараптама комиссиясы құжаттардың құндылығын сараптау мен ғылыми-техникалық өңдеуді, сақталған істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдемелер жасайды.

158. Мұрағат құжаттарын ұқыпты және мұқият сақтау жауапкершілігі мұрағатқа жауапты маманға жүктеледі.

Тұрақты сақталатын құжаттарды мұрағат істерінен алуға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады. Іс жүргізіліп жатқан немесе ағымдағы мұрағаттағы кұжаттар зерттеушілерге берілмейді.

Қажет болған жағдайда әкім аппаратының мұрағатынан құжаттар аппарат қызметкерлеріне журналға белгі соғылып, 3 күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін.

159. Маман Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатымен ұйымдарға және жеке азаматтарға мұрағат құжаттары бойынша, анықтамалар береді.

160. Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің маманына мұрағат құжаттарын белгіленген мерзімде облыстық мұрағат және құжаттама бөліміне мемлекеттік сақтауға дайындау және өткізу жүктеледі.

161. Ағымдағы мұрағатта құжаттар есепке алынады, өңделеді және осы Нұсқаулыққа, Мемлекеттік мұрағат ережелеріне сәйкес сақталады.

162. Әкім аппаратында тұрақты жұмыс істейтін сарапшылық комиссия құрылады, ол:

1) облыс әкімі аппаратының қызметінде құрылатын деректі материалдардың тізбесін мезгіл-мезгіл әзірлеп, нақтылап отырады;

2) мұрағаттың деректі материалдарын тұрақты, уақытша сақтау және жою үшін құндылығына сараптама жүргізеді және түпкілікті іріктеу жасайды.

164. Көбейтуге және бастыруға рұқсатты аппарат басшысы немесе Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі береді.

165. Облыс әкімі аппаратында құжаттарды көбейтуге бақылау жасау Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне жүктеледі.
_________________________
Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

1 қосымша

№_____КЕСІМ

Біз облыс әкімі аппараты бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі кеңсесінің төменде қол қойған қызметкерлері, _________________________________________________________ осы кесімді «____»_____________ 200__ ж. _________________________________ келіп түскен №_____ пакетті ашқан кезде ________________________________________________________________________________________________________________________________онда____________________________________________________________________________________________________________________________________

туралы жасадық.

Бірінші данасы кеңседе қалдырылды, екіншісі – құжатпен тиісті жерге тапсырылды, ал үшіншісі – төлиесіне жіберілді.

Қолдар:__________________

__________________

__________________

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

2 қосымша


Қарағанды облысы әкімінің аппаратына

келіп түскен, тіркеуге жатпайтын құжаттардың

ТІЗБЕСІ

Аппаратқа келіп түскен және олар бойынша шешімдерді қажет етпейтін (қаулы ететін мәселелер қойылмаған) келесі құжаттар тіркелмейді:

2. 
   аппаратқа қаперге алу үшін түскен хаттамлардың көшірмелері;
   

4) санақтық есептер; мәліметтер, анықтамалар, ақпараттар (шұғыл, айлық, тоқсандық, жарты жылдық);

5) құттықтау хаттар мен жеделхаттар;

6) шақыру билеттер;

7) облыс әкімінің аппаратында өткізілетін мәжілістердің күн тәртіптері;

8) жарнама плакаттары;

9) ауа райы мәліметтері;

10) баспа басылымдар (кітап, брошура, газет, журнал және т.б.);

11) ІІМ жедел мәліметтері;

12) социологиялық зерттеулер материалдары

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

3 қосымша

Бұрыштама мәтіні (іс қимылдардың айқын және сөзсіз орындалу мазмұны немесе құжатты орындау тәртібі және сипаты)

Егер құжатты қарау бірнеше ұйымға немесе бөлімге тапсырылған жағдайда, ақпаратты жинақтауды және адресатқа жауап жолдауды жүзеге асыратын орындаушы көрсетіледі.

Орындалу мерзімі (қажеттілігіне байланысты)

қолы

Нөмірі (кіріс немесе шығыс)

Бұрыштамаға қатысты құжат атауы, нөмірі және күні
Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

4 қосымша

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

5 қосымша


Қазақстан Республикасы Қарағанды облысы әкімінің

шешімдерін (өкімдерін), әкімият қаулыларын жіберу

М Е Г З Е Г І Ш І

№________ « ____»___________ 200__ж.

р/с №	Қайда	Дана саны

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

6 қосымша

Кеңес, отырыс (облыс әкімі жанындағы кеңестің,

немесе кеңес беруші органның атауы)

ХАТТАМАСЫ

Қарағанды қаласы №_____ «____»___________200__ж.


Төрағалық етті:

Қатысты:
Кеңес мүшелері: (аты-жөні және тегі

алфавит ретімен)

1. 
   Қалалар және аудандар әкімдері ... ерекше көңіл бөлсін.
   
2. 
   Қарастырсын …
   
3. 
   Тапсырылсын ...
   
4. 
   
   

қолы

(лауазым атауы) (аты-жөні, тегі)

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

7 қосымша

_________________________________________________

(бланкі атауы)

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

8 қосымша

Қарағанды облысы әкімінің аппараты

Іс индексі

Істің (томның, бөлімнің) тақырыбы

Істердің (томдар, бөлімдер) саны

Істі сақтау мерзімі, тізбе бойынша баптардың № №

Ескерту

Бөлім меңгерушісі ________________

_________________________________

КЕЛІСІЛГЕН

қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

9 қосымша

_______________________________ _______________________________ _______________________________

№ ________________________ қор № _______________________ тізбе № ________________________ іс

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(бөлімнің атауы)

№ _____ ІС № ____ТОМ

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(істің тақырыбы)
______________________

(күні)

№ ________________________ қор № ________________________ тізбе № ________________________ іс

_________________ бетте

_____________ сақталсын

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

10 қосымша


КУӘЛАНДЫРУ ЖАЗБАСЫ

Істе _______________________________________________________

жазбаша және цифрлармен парақ нөмірленген.

Бөлім маманы ___________________

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

11 қосымша

Облыс әкімі мұрағатына

200 __ жыл ішінде құжаттар қабылдау туралы

КЕСІМ
_______________________________________________________________________________________________________________________________________ бөлімінен

Номенклатура бойынша барлығы ________________________ іс тізбеленген

Іс жүзінде, барлығы ___________________________________ іс қабылданған,

соның ішінде: тұрақты сақталуға ________________________________ іс

уақытша сақталуға _______________________________ іс
Құжаттарды ресімдеу және құрастыру бойынша ескертулер

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

12 қосымша

сол жағы	–	2,5 см
оң жағы	–	1,5 см
жоғары жағы	–	2,5 см
төменгі жағы	–	2,5 см

жол аралығы – 1 интервалмен;

азат жол шегінісі (бірінші жол шегінісі) – 1,25 см;

тақырып пен мәтін арасындағы, мәтін мен қолтаңба арасындағы интервал – 2 жоларалық интервалмен басылады.

Құжат мәтінінің бір бөлігін, тақырыпты, ескертпелерді бөліп көрсету үшін басқа типті және өлшемдегі қаріптер, қалың сызық, көлбеу жазу, өзгертілген жоларалық интервал, негізгі мәтін жиектеріне қатысты ығыстыру қолданылуы мүмкін (өзге құжаттар үшін пайдаланылады).

Сондай-ақ кестелерді басу кезінде басқа өлшемді қаріптерді пайдалануға болады.

Қарағанды облысы

әкімінің аппаратында

іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулыққа

13 қосымша


200 ___ жылы бүлінген қызмет

бланкілерін жою туралы

КЕСІМ

Біз, төменде қол қойған __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

200___ жылғы «____» ________________ «____» ________________ аралығы кезеңінде бүлінген қызмет бланкілерін ұсақтап жырту жолымен жойдық.