Архивтік құжаттарды пайдалану және жүмыс істеу ерекшеіктері

Цифрландыру жүйе­сінің архив саласындағы мамандарға уақыт үнем­деуге, құжаттарды сақтауға, сұраныс беруші­лерге қолжетімділікті арттыруда тигізетін пайдасы зор. Мәселен, бір құжат күніне 5-6 рет сұра­ным­ға түсетін уақыттар болады. Ол кезде архи­вист кі­тапты сөгіп, арасындағы құжатты алып, көшір­ме­сін жасап, қайта қорға өткізеді. Қаншама жылдан бері сақтауда тұрған құжаттарды күнде­лік­ті ақтара бергесін тозады, мәтіні өшеді, тіпті қағаз­дың күйреп кететіні де бар. Ал сандық жүйеге қосыл­ған соң ең соңғы үлгідегі технологияларды қол­данғанда кітапты сөгіп әуре болмайды, 1 ми­нутта 150-180 парақты цифрлы көшіріп беруге болады. «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарла­масы республикамызда 2017 жылы қабылданғаны белгілі. Аталған бағдарлама халықтың цифрлық сауатты­лығын арттыруды және шалғайда­ғы елді мекендерде 2022 жылға дейін интернетке қолжетімділікті қамтамасыз етуді көздейді.

• Цифрландыру жүйе­сінің архив саласындағы мамандарға уақыт үнем­деуге, құжаттарды сақтауға, сұраныс беруші­лерге қолжетімділікті арттыруда тигізетін пайдасы зор. Мәселен, бір құжат күніне 5-6 рет сұра­ным­ға түсетін уақыттар болады. Ол кезде архи­вист кі­тапты сөгіп, арасындағы құжатты алып, көшір­ме­сін жасап, қайта қорға өткізеді. Қаншама жылдан бері сақтауда тұрған құжаттарды күнде­лік­ті ақтара бергесін тозады, мәтіні өшеді, тіпті қағаз­дың күйреп кететіні де бар. Ал сандық жүйеге қосыл­ған соң ең соңғы үлгідегі технологияларды қол­данғанда кітапты сөгіп әуре болмайды, 1 ми­нутта 150-180 парақты цифрлы көшіріп беруге болады. «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарла­масы республикамызда 2017 жылы қабылданғаны белгілі. Аталған бағдарлама халықтың цифрлық сауатты­лығын арттыруды және шалғайда­ғы елді мекендерде 2022 жылға дейін интернетке қолжетімділікті қамтамасыз етуді көздейді.

Ұйым архивінің құжаттарын пайдаланудың негізгі нысандары:

• 1) пайдаланушыларға олардың сұратуы бойынша, сондай-ақ бастамашылық тәртіппен ұйым архивінде қандай да бір құжаттардың бар-жоғы және олардың мазмұны туралы ақпарат беру;
• 2) ұйым архивінің оқу залында жұмыс істеу үшін құжаттар беру;
• 3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;
• 4) ақпараттық іс-шараларға (көрмелер, конференциялар, презентациялар) дайындалу;
• 5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.
• 267. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету жөніндегі жұмыстағы архивтің негізгі құжаттары:
• 1) архивтік анықтама;
• 2) архивтік көшірме;
• 3) архивтік үзінді;
• 4) ақпараттық хат;
• 5) архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі;
• 6) архивтік құжаттар көшірмелерінің тақырыптық іріктемесі;
• 7) архивтік құжаттарды тақырыптық шолу болып табылады.