Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың

131. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

132. Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптар сақталады:

1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана орналастырылады;

2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттар бірге орналастырылады.

Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылады.

Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгі қойылады;

3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады;

4) іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады, оған өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалар кірмейді;

5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек-бөлек топтастырылады;

6) жедел хаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар іске істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;

7) іске қайтарылуы тиіс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар орналастырылмайды;

8) көлемі бойынша сақтау мерзімі тұрақты іс 180 парақтан аспауы тиіс;

9) істе бірнеше том (бөлік) бар болса, онда істердің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірін қосу арқылы әрбір томға қойылады және соңғы томға (бөлікке) «соңғы» деген сөз қосылады.

133. Құжаттар мәселенің шешу дәйектілігіне (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе істің бас жағына бастамашылық құжат, содан кейін – мәселенің түпкілікті шешімі бар құжат, бұдан әрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

134. Ұйым негізгі орындаушы болып табылған жоғарыда тұрған ұйымдардың актілері мен тапсырмаларының орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар олардың орындалуы бойынша жеке істерге тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.

135. Өкімдік құжаттар оларға жататын қосымшаларымен бірге түріне және хронологиясына қарай бір іске топтастырылады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар жеке құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке іске топтастырылады.

136. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерде қалыптастырылады.

137. Хаттамалар істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.

138. Хат алмасу бір іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектілікпен жүйеленеді, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейін жауап құжат салынады. Өткен жылы белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу қайта жүргізілген кезде құжаттар ағымдағы жылдың ісіне алдыңғы жылғы істердің индексін көрсету арқылы енгізіледі.

139. Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасады.

140. Жалақы бойынша дербес шоттар жеке істерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен орналасады.

141. Еңбек шарттары жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.

142. Жеке тұлғалардың тізімдері және бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

143. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері олар жасалған, бекітілген немесе түскен күніне қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшін жасалған болса, сол жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.

144. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірліктер бойынша қалыптастырылады. Өтініштердің көлемі аз болған жағдайда істерді өтініш авторларының тегі бойынша әліпбилік тәртіппен қалыптастыруға болады.

145. Электрондық құжаттар және деректер базасы ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылады. Электрондық деректер базасы жеке істерге қалыптастырылады, істердің атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.

147. Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе ішінара рәсімделеді. Толықтай рәсімдеуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай рәсімдеу – іс мұқабасының деректемелерін рәсімдеуді, істердегі парақтарды нөмірлеуді, осы Үлгілік қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес нысанда істің куәландыру парағын жасауды, осы Үлгілік қағидалардың

148. Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелер көрсетіледі:

1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;

2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);

3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) күні, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі;

4) істің мұрағаттық шифрі.

149. Істің мұқабасына қойылатын деректемелер келесідей рәсімделеді:

1) ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септігінде және толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетіледі;

2) құрылымдық бөлімшенің атауы-бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады, істің нөмірі-ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің сандық (индекс) белгісі қойылады;

3) істің тақырыбы-істер номенклатурасынан көшіріледі, істің күні-іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жылы (дары) көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттарды қамтитын істердің, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күні болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте күні мен жылы араб санымен белгіленеді, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады.

150. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парақтары мен ішкі тізімдемеден басқа оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақтарға рәсімделген бұрыштамалар (фишкалар) барлығы нөмірленеді. Парақтар қара, жұмсақ, графит қарындашпен нөмірленеді, сандар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

151. Істің парақтарын нөмірлеу тәртібі:

1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірленеді;

2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіп бойынша нөмірленеді немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау керек;

3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істің парақтары әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірленеді;

5) іске тігілген салымдары бар конверттер – бірінші конверт, содан кейін конверттің ішіндегі салымдар реттік нөмірмен нөмірленеді;

6) істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде рәсімделеді және бөлек нөмірленеді;

7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын нөмірлеу қайта жүргізіледі. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлері қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады;

8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер бар болған кезде парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.

152. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куәландыру жазбасы жазылады, оған жасаған тұлға қол қояды және қойылған қолдың толық жазылуы, лауазымы мен жасалған күні көрсетіледі.

Істің құрамы мен жай-күйі туралы кейінгі барлық өзгерістері (зақымдалуы, құжаттардың алынуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып куәландыру парағына қойылады.

Істегі парақтар саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.

153. «Істің сақталу мерзімі» деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырылғаннан кейін ғана көшіріледі.

154. Тұрақты сақталатын істерге «Тұрақты сақтау» деп жазылады.

155. Тұрақты сақталатын істердің мұқабасына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірі мен тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) бұл істер СТК-мен бекітілген жиынтық тізімдеменің бөлімдеріне енгізілгеннен кейін ғана мұрағатта (оған дейін қарындашпен қойылады) қойылады.

156. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі – мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген жағдайда істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

157. Есепке алынуы осы құжаттаманың ерекшелігінен туындайтын (аса құнды, жеке істер және басқалар) белгілі бір санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін ішкі тізімдемесі жасалады.

Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі егер тақырыптары құжаттардың нақты мазмұнын ашпайтын құжаттардың әр түрлілігі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де жасалады.

158. Істерді құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші және соңғы тесік парақтың жоғарғы (төменгі) шегінен бір сантиметр қашықтықта жасалады. Істі тігуге (түптеуге) дайындағанда темір бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.

159. Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді іспапкада сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

20. Құжаттарды жедел сақтау тәртібі
160. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады.

161. Ұйымның БҚҚ қызметі, құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.

162. Істер ұйымның бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.

163. Істерді басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініштің негізінде және ұйым басшысының рұқсатымен ғана жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелеріне беру құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлімше ішінде қол хатпен беріледі.

Берілген істерге істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, оның қайтарылу күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.

164. Істен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшірмесін және түпнұсқалардың алынғаны туралы актіні (хаттаманы) істе қалдырады.

165. Құжаттар мен істерді жоғалтқан жағдайда қызметтік тексеру жүргізіледі, оның нәтижесі бойынша оларды жоғалтқан тұлғаның жауапкершілігі жөнінде сұрақ қойылады.

21. Істерді ұйымның мұрағатына тапсыру тәртібі
166. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалған істердің және іс жүргізуде аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

167. Істер тізімдемелері тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге осы Үлгілік қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады.

168. Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мәліметтерге дәл сәйкестікпен толтырылады. Тізімдемеге тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртекті істер «бұл да сондай» деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толығымен енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағына біртекті істердің тақырыбы толық көшіріледі.

169. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге жеке реттік нөмірімен енгізіледі.

170. Тізімдеменің «Ескерту» бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.

171. Істер тізімдемесі екі данада жасалып, оның біреуі істермен бірге ұйымның мұрағатына беріледі, ал екіншісі – бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.

172. Істі қалыптастырудың және ұйымның мұрағатына тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.

173. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның мұрағатқа жауапты қызметкері жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әр істің жанына істердің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны санмен және жазбаша, істерді қабылдау-тапсыру күні, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдары көрсетіледі.

174. Істермен бірге мұрағатқа құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткізілетін құжаттардың тіркелуі мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер қорына тіркеу картотекасы беріледі. Әрбір картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.

175. Құрылымдық бөлімше таратылған немесе қайта құрылған кезде осы құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуге жауапты тұлғасы тарату іс-шараларының жүргізілуі кезеңінде қолда бар құжаттарды істерге қалыптастырып, істерді рәсімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның мұрағатына тапсырады.