Жүйелік тематикалық карточкаларда индексті анықтау

Кеңес кезегінің карточкаларын жүйелеу негізінен екі этапта жүреді, өйткені бұл кезеңге қатысты құжаттарда бірегейлік принципі көп ұсталынбаған. Бірінші этапта карточкалар бөлім бойынша және бөлімішілік тарау бойынша бөлінсе, екінші этапта рубрика және рубрикаішілік болып бөлінеді. Қайткен күнде де берілген этаптардың қайсысы болмаса да мұрағат ішінде құжаттарды дұрыс сақтауға және ыңғайлы пайдалануға көп жәрдемін тигізеді. Бұған өткен уақыттың өзі төрелік етеді.

Кеңес дәуірінде негізі қаланған фотоқұжаттардың ҒАА жұмыс базасының негізгі жүйесі жоғарыдағыдай. Мұрағаттарға каталогтардың енгізілуі үзілмейтін, әрі үнемі жүріп тұратын үздіксіз жұмыс. 60 жылдан аса уақытта Қазақстан Республикасының орталық кинофотоқұжаттар және дыбыс жазбаларының мұрағаты систематикалық, атаулық, географиялық, авторлық каталогтар жасаумен айналысты. Бұл жұмысқа әр тұрлі дәрежедегі қызметкерлер жұмылдырылды. Фоно немес дыбыс құжаттарының ҒАА жүйесінің құрамы мен сапасына сол кездегі бүкіл жұмыстардың саяси идеялогияға сай жүргізілетіндігі әсер етті.

Соңғы жылдары мұрағаттардағы материалдарды интенсивті пайдалану үрдісі кең етек жайды. Елдің, ұлттың тарихына қатысты фотоқұжаттарды көпшілік қауымға таныстыру, жай ғана таныстырып қоймай, материалды объективті жағынан сипаттап беру мұрағат қызметкерлерінің алдында тұрған басты міндетке айналды. Тарихи аренада өзіндік сипатқа ие сталиндік уақытқа қатысты фотоматериалдарды сипаттап саралау уақытында мұрағат қызметкерлері берілген хронологиялық шеңбер фотоқұжаттарына ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесінің құрылмағандығын байқады. Дәлірек айтсақ фотоқұжаттың мазмұнына аннотациялар құрылмаған, көптеген материалдар бейнеде бейнеленген оқиғаның нақты уақытын анықтауды талап етті. Дәл осы кезде персонаждары тырналған негативтегі фотоқұжаттар табылады. Ал кейбір құжатар жоғалғанымен, олардың өмірде жоқ негативтеріне жасалған карточкалар мемлекеттік мұрағаттың құрамында есептелді. Осындай келеңсіз жағдайлардың көбеюі фотокаталогтардың ақпарттығын көбейтуді талап етті. Нәтижесінде каталогтардың бірінші дәрежелі және ысырылмас мәселелерін бұрынғыға қарағанда әлдеқайда жақсарта түсу тенденциясы байқалды. Бірнеше фотоқұжаттардың мысалында каталогтардың толықтығын тексеру методикасының қалай жүргендігін көрсетіп кетейік.

Каталогтардың толықтығын тексеру жұмысының жүргізілуі барысында құжаттарға бес жүзден аса карточка жасалынды. Бұл карточкалар көбіне атаулық каталогтарға жатқызылды. Фотоқұжаттардағы сексеннен аса тұлғалардың аты–жөні анықталды. Анықталған материалдардың көп бөлігі ресми іс–шараларға, мемлекеттік және қоғамдық ұйымдарға партия съездеріне, конференцияларына арналды.

ХХ–шы ғасырдың 20–30–шы жылдарына қатысты электронды тасымалдаушылардағы құжаттарға ҒАА жүйесінің ұйымдастырудың нәтижесінде өмірге осы жылдарға қатысты анықтамалық келеді. Бұл анықтамалық кезіндегі бүкіл КСРО көлемінде өмір сүрген республикалардың мемлекеттік аудиовизуалды мұрағаттарында сақталған фотоқұжаттар бойнша сілтемелер берді.

Каталогтардың ақпараттығын жоғарлатуды айта отырып бұл жұмыстың негізгі екі бағытта орындалатынын ескеруіміз қажет. Біріншісі – материалды іздеп табу болса, екіншісі нақтылау бағыты болып табылады. Нақтылау бағытында каталогтың ақпараттығын үлкейту үшін фотоқұжаттағы оқиғаның болған жерін, уақытын және ондағы адамдардың кім екендігін нақты айқындап алу қажет. Бұл жерде зерттеушілердің мұрағатқа тигізер пайдасы өте зор.

Осы жинақталған фотоқұжаттардың негізінде мемлекеттік мұрағат арнайы көрмелерде ұйымдастырылады. Бұған дейінгі мұрағаттарда ұйымдастырылып келе жатқан көрмелер негізінен хронология бойынша, тақырыбына байланысты, фотоқордың авторына байланысты ұйымдастырылады. Бұдан өзге қазақ халқының салт–санасына, дәстүріне байланысты ұйымдастырылатын көрмелер бүгінгі күні үлкен сұранысқа ие болып отыр. Бұндай үрдістің кең етек алуы халықтың ружани өмірінің жаңа сатыға көтерілуімен байланыстырылады. Әрине қызықты көрмелердің жиі–жиі ұйымдастырылып тұруы қаржылық мәселелерге де келіп тіріледі 35.

Ақпараттық іздестіру жүйелесінің (бұдан былай – АІЖ) құрамына ЭҚ тиімді іздеу үшін мұрағатттық анықтамаларының кешені кіреді, ол ақпараттық–іздеу жүйесінің негізінде жасалынады.

Бітіру жұмысымның бұл тармақшасы жоғарыда атаған кезеңдерден, 4 кезеңіне тікелей қатысты болып табылады.

Іздестіру жүйесінің жұмысы ең алдымен жақсы техникамен қамтамасыз етілуі тиіс, яғни;

– минутына 40 аса беттей мәлімет енгізе алатын сканнерлермне

– жылдамдығы тез сервер;

– жылдамдығы жақсы (100 Мбит/с және одан да көп) желі;

– іздестіру жүйесін жылдамдататын құралдар;

– түрлі тасымалдаушылардан басқа тасымалдаушыларға көшіре алатын құралдар;

– соңғы модельдегі принтерлер мен модемдермен қамтамасыз етілген жағдайда АІЖ пайдасы аса байқалады 36.

Өкінішке орай, ҚР Орталық мемлекеттік мұрағатында барлығы ескерілмеген, бірақ оған қарамастан әлде де жағдайды жаман деп айтуға болмайды.

ҚР ПМ іс жүзіне асқан тәжірибесіне орай іздестіру жүйесінде төмендегідей ақпараттар толтырылады:

1. Қор нөмірі және қордың аты: №708, «Қазақстан Компартиясының Орталық Комитеті».

2. Ақпараттық ресурстың нөмірі және толық атауы (тізімдеме бойынша): «Жоғарғы билік органдарының шешімдері» ақпараттық–іздестіру мәліметтері базасы.

3. Ақпараттық ресурстың қысқаша атауы: «Шешімдер» (МБ–Мәліметтер базасы)

4. Құжаттардың шектіке мерзімдері: 1921–1946

5. Ақпараттық ресурсты жасаушы автор: ЖШС «Sofi & Project».

6. Құжаттардың анықтамасы (аннотациясы): жоғарғы билік органдары мәжілістерінің хаттамалары, құжаттардың жасалған уақыты, қаралған мәселелер және іздестіруге қажетті деректер: персоналдар, география, тақырыптық пән, мұрағат қорына қатыстылығы.

7. Құжаттар құндылығына жасалған сараптамалар туралы мәліметтер.

8. Ақпараттық ресурстың толықтырылуы туралы мәліметтер: тұрақты.

9. Құжаттарға қол жеткізу шарттары: Мұрағаттың жұмыс істеу ережесіне сәйкес.

10. Құжаттарды пайдалану шарттары: Мұрағаттың жұмыс істеу ережесіне сәйкес.

ҚР ОММ-да алдында да айтылып кеткен LOTUS NOTES жүйесінде, мына критерилері бойынша іздеу салуға болады:

• 
  Тақырып бойынша;
  
• 
  Уақыт бойынша;
  
• 
  Рубрика бойынша;
  
• 
  Жыл (сан) бойынша
  
• 
  Сөз бойынша.
  

Мұрағаттарда атқарылатын жұмыстардың бірі «істердің толықтылығын тексеру». Тексеру барысында, бір істің жоқ екені байқалды. Сол жағдайда;

Мұрағаттық қор аясындағы істердің нақтылығы мен жай-күйін тексеру барысында олардың нақты саны мен физикалық-химиялық жай-күйі анықталады, есепке алудағы кемшіліктері реттеледі, жоқ істерді іздестіру ұйымдастырылады. Тұрақты сақтаудағы істерді тексеру кем дегенде 5 жылда бір рет, уақытша сақтаудағы (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істерді тексеру - 10 жылда бір рет, электрондық негіздегі құжаттарды тексеру - 3 жылда бір рет жүргізіледі. Кезектен тыс тексеру істерді басқа мұрағат қоймасына ауыстыруға дейін және одан кейін; оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлардан немесе мұрағат қоймасына бөтен тұлғаның еніп кетуінен кейін; ведомстволық мұрағат басшысы ауыстырылған кезде; ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жүргізіледі. Тексеру кезінде тізімдемеге енгізілген мәліметтер іс мұқабасындағы мәлімет-термен салыстырады. Істер тізімдемесіне және басқа да есепке алу құжаттарына қандай да болмасын белгілер немесе жазбалар жасауға рұқсат етілмеді. Істердің жетіспейтіні анықталған кезде оларды іздестіру ұйымдастырылады, істерді беру жөніндегі есепке алу құжаттары зерттеледі, жанында тұрған мұрағаттық қорлар, сақталуға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер, бұрын жасалған тексерудің актілері тексеріледі. Іздестіру тексеріс аяқталғаннан кейін жыл бойына жүргізіледі. Іздестірудің қорытындысы бойынша тиісті уәкілетті органның СТК-сымен келісе отырып ұйым басшысы бекітетін анықтама жазылады. Бекітілген анықтама негізінде табылмаған құжаттар есептен шығарылады. Уақытша пайдалануға берілген істер қолда бар деп саналады. Тексеру барысында анықталған барлық кемшіліктер актіге енгізіледі. Тексерудің қорытындысы бойынша әрбір іс тізімдемесінің сонына тексеру жүргізген қызметкерлер қолын қоятын. «Тексерілді» деген жазба мен уақыты қойылатын қосымша парақ желімделеді. Тексеру анықталған өзгерістер есепке алу құжаттарына енгізілгеннен кейін және мұрағаттық қорда есептелген істердің бар-жоғы туралы мәліметтер мемлекеттік мұрағатқа тапсырылғаннан кейін аяқталған болып есептеледі 37.

Біздің еліміздің тәжірибесіне ене бастаған «электронды сайлау» жүйесін дәл осы іздестіру жүйесінде қарастырғанымыз өте орынды болады деген ойдамын, неліктен деген сұраққа жауап келтіретін болсақ. Сайлау нәтижесінде дауыстарды санау барысында, іздеу жүйесі қолданылады, сондықтан жоғарыда аталған жақсы техникамен қамтамасыз етілуі көп әсерін тигізеді. Мұнда сайлау жүйесінен басқа да мысалдарды келтіруге болады.

Сайлау жайында айтылған пікірлерге тоқталсақ, онда:

Оппозициялық партиялар өкілдері биылғы парламенттік сайлаудың электрондық «Сайлау» аталатын жүйе арқылы өткізілетініне алаңдаушылық білдіріп отыр. Электрондық сайлауға қатысты пікірлер қоғамда екі ұдай болып отыр. Бір топ электронды сайлау жүйесін ғылым мен технологияның қазіргі заманғы жетістігі ретінде сөзсіз қолдану қажет десе, екінші топ бұл биліктегілердің сайлау нәтижесін өз пайдасына орай бұрмалауына жол ашады дейді. Мысалы, Сенат депутаты Мүсірәлі Өтебаев сайлауды электрон жүйесі негізінде өткізген тиімдірек деп санайды. Оның айтуынша, электрондық «Сайлау» жүйесі дауыс беру барысында туатын кемістіктерді төмендетеді.

Алайда, Парламент мүшелері арасында компьютер арқылы дауыс беруге қарсы шығып отырғандар да аз емес. Соның бірі Мәжіліс депутаты Серікбай Әлібаев болып отыр. Оның айтуынша электронды күйде дауыс беру жүйе қалың жұртқа түсініксіз болып отыр. Оны асықпай баршаға түсіндіріп, енгізгеннің өзінде «көпшілікің басы қатып кетеді» дейді депутат Серікбай Әлібаев.

Парламенттің тағы бір депутаты Серік Әбдірахманов та осы айтылған пікірге қосылады. Әбдірахманов мырзаның айтуынша, атқарушы билік саласындағы атқамінерлер әділ сайлау нәтижесінде орындарынан айрылып қалмауы үшін осы компьютермен дауыс беруді енгізу арқылы бұдан алдын–ала сақтанбақшы.

Әбдірахманов мырзаның айтуынша, аталмыш жүйе арқылы дауыс беру кезінде дауыс беруші түрлі сегіз операция жасауы қажет. Өз кезегінде бұл жүйені енгізіп жатқандар сайлаушыны дауыс беру кезінде шатастыру үшін жасап отыр дейді ол.

Қоғамдағы қарапайым адамдар арасында да электрон сайлау жүйесіне сенімсіздік білдіру кең таралған, дейді әлеуметтанушылар. Мысалы, белгілі журналист Шәріп Құрақбаевтың электрондық дауыс беруге деген көзқарасы келесідей:

– Халытың елу–алпыс пайызының компьютермен қалай жұмыс істейтінін білмей жүрген кезде, электронды түрде дауыс беру жүйесін енгізу бұрмалаушылыққа әкеп соғады. Бұл билік орындарының әдейі істеп отырған айласы болып отыр.

Оппозиция өкілдері егер күздегі сайлау электрон жүйесі арқылы өткізілсе, онда ол сайлауға өздерінің бойкот жариялауы ықтимал екенін мәлімдеген болатын. Сонымен электрон сайлауын енгізу–енгізбеу туралы шешім ресми орындар тарабынан әлі түпкілікті қабылданған жоқ. Дегенмен, осы мақсатқа арналған қымбат арнайы жабдық әлдеқашан Беларус елінен сатылып алынып қойылған. Кей қайраткерлер, соның ішінде Төлен Тоқтасынов, бұл жүйені қазіргі билік ең құрымағанда 2006–шы жылғы президент сайлауында қолдануы әбден мүмкін деген ой білдіреді 38.

Осы пікірлерден кейін, «электронды сайлау» жүйесіне енді–енді көше бастаған Қазақстанның жағдайының әлде–де жаман емес екендігін көрсетеді. Алайда әр сәттің жаманы мен жақсысы болады. Алғашқы 2006 жылғы сайлау кезінде кемшіліктері бәрімізге мәлім, бірақ алдымызда өткізілетін сайлауларда халық тәжірибе жинағаннан кейін, артықшылықтары бірден көзімізге түседі.

2.3 Электронды құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары

Электронды құжаттарды есепке алудан бұрын есепке алу мәселесіне де тоқталуымыз жөн. Құжаттардың пайдаланылуын есепке алу мұрағат қоймасынан істер беру кітабы арқылы және берілген мұрағаттық анықтамалары, мұрағаттық үзінділерді, мұрағаттық көшірмелерді тіркеу журналы арқылы жүргізіледі 39.

Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай–күйін жазуға арналады. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық–ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.

Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы, сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі, ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді. Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы» (тіркеу № 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы № 47 бұйрығына сәйкес белгіленеді. Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері – ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып табылады. Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау–тапсыру актісі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті, істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті болып табылады. Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, оның ақпараттық ауқымы мегабайт (Мбайт) өлшемі бойынша көрсетіледі. Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде және/немесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге, істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады) 40.

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мәліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау және резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді.

Электрондық құжатты қалпына келтіру жөнінде жүргізілген операция қорытындысы бойынша анықтама жасалып, онда бұл істің резервтегі дана көмегі арқылы атқарылғаны көрсетіледі және журналға осы жөнінде арнайы жазба түсіріледі. Анықтама ұйымның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады.

Ұйымның ақпараттық жүйесіндегі аудит хаттамалары автоматтандырылған режимде жасалады. Хаттамалар жасау міндеті ақпараттық жүйені пайдалануға жауапты бөлімшеге (ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, есептеу орталығы т.б.) жүктеледі. Хаттамалар белгілі бір мерзім сайын (апта сайын, ай сайын немесе тоқсан сайын) тасқа басылып, түсініктемелік жазбаларымен қоса басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады. Электрондық құжаттамадағы файлдардың жойылуы немесе орын ауыстыруы, болмаса мәліметтер базасы құрылымының өзгеруі жағдайларында ұйымның компьютерлік жүйесін пайдалануға жауапты тиісті бөлімше басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне бұл жөнінде анықтама тапсырады. Анықтамада өзгерістердің себебі көрсетіліп, нормативтік құжаттарға сілтеме жасалады,сондай–ақ орны ауыстырылған папкілер мен файлдардың тізімдемесі беріліп, мәліметтер базасындағы құрылымдық өзгерістер жазылады 41.

Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы мұрағаттық қорлар құрамы мен ауқымындағы күнделікті өзгерістерді есепке алып отыруға араналады және мұрағаттық қор парақтарын, ведомстволық мұрағаттың паспортын жасау үшін негіз болып табылады. Әрбір келіп түскен немесе шыққан құжатты есепке алу дербес реттік нөмірлер бойынша жүргізіледі. Әрбір келіп түскен немесе шыққан электрондық негіздегі құжаттар мөлшері олардың Мбайттардағы ақпараттық көлемінде және есепке алу бірлігінде/сақтау бірлігінде қиғаш сызықшамен бөлініп көрсетіледі.

Қолданыстағы электрондық құжаттар есебін алу жұмысын басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету ісіне жауапты салалық бөлім жүргізеді.

Электрондық құжаттарды жедел пайдалану кезінде есепке алынатын негізгі құжаттар мыналар:

– электрондық құжаттарды тіркеу–бақылау карточкасы. Мұнда мәліметтер туралы белгіленген ережелермен қатар құжат жайлы жүйе ақпараты көрсетіледі. Атап айтқанда: электрондық құжаттар тұрған папкілер мен файлдар саны, сондай–ақ бұл папкілер мен файлдардың аттары жазылған тізімдеме, файлдардың кеңейтіліп, толықтырлғандығы туралы деректер;

– электрондық негіздердің келіп түсуі мен шығуын тіркейтін журнал;

– ақпараттық ресурстарды резервтегі нұсқалар көмегі арқылы қалпына келтіру жөнінде мәліметтер жазылатын журнал;

– ұйымның ақпараттық жүйесінде жүргізілген аудиттік жұмыстар хаттамалары (ақпараттар жүйесіне электрондық құжатты папкілер мен файлдардың келіп түсуі; папкілер мен файлдардың, сондай–ақ мәліметтер базасы жазбаларының алынып тасталуы; папкілер мен файлдардың көшірмеленуі; пайдаланушыдарды тіркеу, қол жеткізу құқықтарының белгіленуі мен өзгертілуі жөніндегі деректер; электрондық құжаттарға редакциялау және жаңарту құқығы бойынша қол жеткізу жөніндегі хаттамалар.

Электрондық құжаттарды алып тастау (папкілерді, файлдарды немесе мәліметтер базасының жазбаларын) және ақпараттық ресурстардың құрылымын өзгерту ұйым басшысының өкімдік актісі негізінде жүргізіледі. Электрондық құжаттар санының есебін алу ісі картотека бойынша немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мәліметтер базасы бойынша жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады. Мұнда оның қосымша нұсқалары есепке алынбайды. Электрондық құжаттар санының есебі электрондық құжаттар айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен файлдар есебін алу мақсатында электрондық құжаттар тізіліміне олардың (папкілер мен файлдардың) аттары, саны және кеңейтіліп, толықтырылғандығы жөніндегі мәліметтер енгізіледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мәліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау және резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді 42.

Электрондық құжатты қалпына келтіру жөнінде жүргізілген операция қорытындысы бойынша анықтама жасалып, онда бұл істің резервтегі дана көмегі арқылы атқарылғаны көрсетіледі және журналға осы жөнінде арнайы жазба түсіріледі. Анықтама ұйымның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады.

Ұйымның ақпараттық жүйесіндегі аудит хаттамалары автоматтандырылған режимде жасалады. Хаттамалар жасау міндеті ақпараттық жүйені пайдалануға жауапты бөлімшеге (ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, есептеу орталығы т.б.) жүктеледі. Хаттамалар белгілі бір мерзім сайын (апта сайын, ай сайын немесе тоқсан сайын) тасқа басылып, түсініктемелік жазбаларымен қоса басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне тапсырылады. Электрондық құжаттамадағы файлдардың жойылуы немесе орын ауыстыруы, болмаса мәліметтер базасы құрылымының өзгеруі жағдайларында ұйымның компьютерлік жүйесін пайдалануға жауапты тиісті бөлімше басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметіне бұл жөнінде анықтама тапсырады. Анықтамада өзгерістердің себебі көрсетіліп, нормативтік құжаттарға сілтеме жасалады,сондай–ақ орны ауыстырылған папкілер мен файлдардың тізімдемесі беріліп, мәліметтер базасындағы құрылымдық өзгерістер жазылады.

Электрондық құжаттар мұрағатқа тапсыру тізімдемесі негізінде қабылданады. Бұл тізімдемені ұйымның электрондық құжаттары мен істер номенклатурасының жедел сақталуына жауап беретін құрылымдық бөлімше жасайды.

Мұрағатта аса құнды құжаттарды айқындау және есепке алу мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып жүргізіледі. Әрбір қордың анықталған аса құнды құжаттарына жеке–жеке істер тізімдемесі (10–қосымша) құрастырылады. Аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелерін жасау мақсатында, олардан шағынфильмдер жүзеге асырылады. Сақтық көшірмелер жиынтығын аса құнды құжаттар түпнүсқасынан бөлек сақталатын, сақтық қоры құрайды.

Сақтық қорымен қатар позитивтік шағынфильмдерден, шағынфишалардан және құжаттар ксерокөшірмелерінен пайдалану қоры жасалады. Электрондық мұрағатта құжаттардың сақтық және жұмысқа арналған даналары жасалады.

Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау, нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.

ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:

–Электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал ЭҚ–дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру;

– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау;

– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру;

– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау;

– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу;

– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге көшу;

–ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;

– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;

– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және т.б.) қорғау;

– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр–түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту т.б.

ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әрі қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды ұйымның ЭҚ мұрағатына тапсырар алдында, сондай–ақ мұрағаттын өз ішіндегі ЭҚ–дың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында ЭҚ–дың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады 43.

Құжаттарды сақтау жарық, температуралық–ылғалдылық және санитарлық–гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады. Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминесцентті лампалар қолданылады.

Электрондық негіздегі құжаттарға тоқталатын болсақ жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспаларлан (күкіртті газдан, күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және электромагниттік–ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы тиіс.

Кез–келген мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған (мамандырылған, бейімделген) жеке ғимарат немесе ұйымның әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі. Мұрағаттар мұрағат қоймаларымен, оқу залымен, жұмыс бөлмелерімен, жиналатын электрондық негіздердің автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік және байланыс жабдықтарына арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі. Мұрағат қоймасы араб цифрымен жалпы рет бойынша нөмірленеді және химиялық заттары бар лабораториялардан, азық–түлік өнімдері сақталынатын өндіріс орындарынан, қойма жайдардан, ал электрондық мұрағат – электромагниттік сәулелер мен қуаттық өріс көздерінен аулақ, бөлек орналастырылады. Мұрағат қоймалары қазіргі заманғы өрт сөндіру құралдарымен, күзет және өрт дабылдары жүйелерімен қамтамасыз етіледі. Жалпы және қабаттар бойынша тоқ ажыратқыштар мұрағат қоймасының сыртына орналастырылады. Мұрағат қоймаларын подвал, жартылай подвал және цокольдік бөлмелерде орналастыруға рұқсат етілмейді. Мұрағат қоймасы арқылы газ, су, канализация құбырлары өтиеуі тиіс. Мұрағат қоймаларына темір есіктер орнатылып, терезелеріне темір торлар қойылады.

Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждар, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждар болып табылады, қосалқы құралдар – металл шкафтар мен сейфтер. Сақтау құралдары терезелі қабырғаларға перпендикуляр орналастырылады. Құжаттарды сақтайтын құралдарды ғимараттың сыртқы қабырғасына және жылу көздеріне тақап орналастыруға рұқсат етілмейді. Сақтау құралдарын орналастыру мынадай нормаларға сәйкес жүзеге асырылады: олардың қатараралық қашықтығы – 120 см; сақтау құралдары аралықтарының қашықтығы – 75 см; ғимараттың сыртқы қабырғасы мен оған параллель қойылған сақтау құралдары аралық қашықтығы – 75 см; қабырға мен сақтау құралы бүйірінің ара қашықтығы – 45; еден мен сақтау құралының төменгі сөресіне дейінгі аралық – 15 см. Құжаттар сақтау құралдарының сөрелеріне стандартты мұрағат қораптарына, электрондық негіздер – қынаптарға салынып жайғастырылады. Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының шағынфильмдері металл қораптарда сақталады, стандартты раккордтары болады және фотоқабатты беті сыртқа қаратылған күйінде орам етіп оралады. Құжаттарды еденге, терезе алдына, басқыштарға немесе реттелмеген үймелер арасына қоюға болмайды. Сақтау құралдары дербес түрде мұрағатқа кірер есіктің сол жағынан оң жағына қарай, ал сөрелері жоғарыдан төмен қарай нөмірленеді. Құжаттардың орналасқан жерін белгілеу мақсатында әрбір сақтау құралына топографиялық карточка жасалады. Топографиялық карточкі нөмірі сақтау құралының нөмірімен сәйкес келеді.

Құжаттарды сақтау жарық, температуралық–ылғалдылық және санитарлық–гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады. Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминесцентті лампалар қолданылады. Электрондық негіздегі құжаттар жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспаларлан (күкіртті газдан, күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және электромагниттік–ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы тиіс.

Сондай–ақ, ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық–ылғалдылық режімі белгіленеді:

1) қағаз негіздегі құжаттар үшін – температура +17 – 19° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50–55 пайыз;

2) ақ–қара үлдірдегі құжаттар үшін – температура +15° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40–55 пайыз;

3) түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін – температура +2 – +5° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40–55 пайыз;

4) электрондық негіздегі құжаттар үшін – температура +15 – + 25° С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40–60 пайыз;

ЭҚ сақталу деңгейі болса, төмендегідей болып табылады; 44

Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20–дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы даналары сақталатын қоймада бөлме температурасының көрсеткіші + 23°С төңірегіне дейін рұқсат етіледі. ЭҚ–дың резервтегі даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 17°С–дан аспауы қажет әрі ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн. Дискілерді + 32°С–дан жоғары және – 10°С–дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері – 5°С–ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ–ды жасаушы–фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық–ылғалдылық режимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым 45.

ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қаматамасыз етіледі. ЭҚ–ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн.

Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.

ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін: (соңғы жылдардың тәжірибесіне қарай)

• 
  Сервелерге;
  
• 
  RAID–массивтерге;
  

– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);

– Магнитті оптикалық дискілерге.

ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:

– резервтік сервелерге;

– резервтік RAID–массивтерге ;

– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;

– стримерлік (магниттік) ленталарға;

– оптикалық дискілерге;

– магнитті оптикалық дискілерге;

– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.

Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.

Ұйымдағы электрондық құжаттарын есебін алу – бұл олардың белгіленген есептеу бірлігіндегі саны мен құрамын анықтау және әрбір есептеу бірлігін белгілі бір құжаттар кешеніне тіркеу (бекіту) әрі бұлардың жалпы санын есепке алу құжаттарына түсіру. Есепке алу құжаттары дегеніміз электрондық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамы мен жай–күйін белгілеп отыратын нақтылы бір үлгідегі құжат. Ұйымда осымен қатар ақпараттық ресурстар тізімдемесі (мәліметтер базасы) жасалуы керек.Оның деректері тұрақты сақтауға жатады. Бұл жерде басын ашып алатын бір мәселе, тұрақты сақтауға тек аяқталған мәліметтер базасы ғана қабылданады.

Электрондық құжаттардың бәрін,соның ішінде құрылымдық бөлімшелерде жедел сақтауда тұрғандарын да, ведомстволық мұрағатта сақтаудағыларын да, сондай–ақ электрондық құжаттардың сақтық форматтары мен тұтыну форматындағы даналарын да есепке алу қажет.

ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық негіз индексі;

– электрондық негіздің статусы:

– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.

ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:

– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;

– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– Қор нөмірі;

– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.

Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің сыртқы бетіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ғана желімденеді.

Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:

– ұйымның қысқаша атауы;

– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;

– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;

– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;

– электрондық негіздің статусы:

– қор нөмірі;

– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;

– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;

– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;

– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және «РШҚ» (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою;

– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.

Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі ЭҚ–дың акустикалық сипатын арнайы аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету жолдары арқылы бақылайды. ЭҚ–ы ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне (жәшігіне) бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет.

ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай–ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп отырады.

ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту алдында ЭҚ–дың технологиялық жай–күйіне сараптама жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара болып есептеледі. Ол және бүкіл ұйым деңгейіндегі өзгерістер барысында да өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер алдында оларды сақтандыру форматтарына көшірмелеу ісі құрылымдық бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі.

Мұрағаттан ЭҚ–ды алып беру реті өзгу негіздегі құжаттарды алып беру тәртібімен бірдей .

Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының рұқсатымен қолданыстағы заңдамаларға сәйкес ЭҚ–дың сыртқы негізге түсірілген даналарын (түпнұсқа ЭҚ–дың сақтандыру форматына және қолданыстық форматқа түсірілген нұсқаларын) әзірлейді.

ЭҚ–дың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірлеген нұсқаларына мұрағат бекіткен куәлік парағы тіркелді. Онда құжаттардың іздестіру мәліметтері беріледі. ЭҚ–дың нұсқалары тапсырыс берушілерге немесе олардың сенім білдірген адамдарына қолма–қол тапсырылады, көрсетілген адрес бойынша поштамен де жіберіледі.

ЭҚ–дың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.

Сонымен, электрондық құжаттары бар және қызмет барысында оларды жасап жатқан ұйымдарда тап қазір не істеуге болады?

Ең әуелі нені, қайда және қандай көлемде сақтау керек екенін білу қажет. Яғни ақпараттық ресурстар есебін алуды ретке келтіріп алу шарт.

Ұйымдағы электрондық құжаттарын есебін алу – бұл олардың белгіленген есептеу бірлігіндегі саны мен құрамын анықтау және әрбір есептеу бірлігін белгілі бір құжаттар кешеніне тіркеу (бекіту) әрі бұлардың жалпы санын есепке алу құжаттарына түсіру. Есепке алу құжаттары дегеніміз электрондық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамы мен жай–күйін белгілеп отыратын нақтылы бір үлгідегі құжат. Ұйымда осымен қатар ақпараттық ресурстар тізімдемесі (мәліметтер базасы) жасалуы керек.Оның деректері тұрақты сақтауға жатады. Бұл жерде басын ашып алатын бір мәселе, тұрақты сақтауға тек аяқталған мәліметтер базасы ғана қабылданады.

Электрондық құжаттардың бәрін,соның ішінде құрылымдық бөлімшелерде жедел сақтауда тұрғандарын да, ведомстволық мұрағатта сақтаудағыларын да, сондай–ақ электрондық құжаттардың сақтық форматтары мен тұтыну форматындағы даналарын да есепке алу қажет.

Электрондық құжаттардың есебін алу ісі оларға (есептеу бірліктеріне) тіркеу нөмірлерін беру арқылы жүргізіледі. Тіркеу нөмірлері мұрағаттық шифрдың құрамдас бөлігі болып табылады. Ақпарат көлемін өлшеу бірлігі ретінде байт және мегабайттар (Мб) өлшемі алынады.

Электрондық құжаттардың есептеу бірліктері:

Электрондық құжаттардың бүкіл жиынтығы ұйымның құжаттар қоры құрамына кіреді. Тұрақты және ұзақ мерзімдік сақтаудағы (10 жылдан жоғары) электрондық құжаттар ұйымның мұрағат қорына енеді.