Электронды құжаттар және мұрағаттар

Электронды құжаттар және мұрағаттар

КІРІСПЕ....................................................................................................................... 3

1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан .........................11

1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі мәселесі .................... 19
2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері

2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА

құру және оның ерекшеліктері ............................................................................. 27

2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру

(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы) ......................................... 38

2.3 Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз

ету проблемалары .................................................................................................... 41

Қорытынды ............................................................................................................. 51

Пайдаланған әдебиеттер тізімі ............................................................................... 57

Қосымша..................................................................................................................58

Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.

Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.

Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық, әлеуметтік және мәдени – ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыздайтын құжаттың соның ішінде электронды құжаттардың құны артты.

1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының жаңа заңында «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры

Қазақстан халқының тарихи – мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды» делінген. Аталмыш заңның 2 – бабында көрсетілген осы тұжырымдар арқылы біз фото құжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті құжаттармен таныстыру және оны пайдалану мүмкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.

Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған «Мәдени мұра» бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан тарихына қатысты құжаттарды (Мысалы Мұстафа Шоқай қоры) еліміздегі мұрағаттарға қайтарып алу бүгіндегі актуалды мәселелердің бірі болып табылады.

Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.

Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары – жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Жұмысыды жазу барысында бұл мәселеге тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі саласы өз жалғсын табыуда. Жакыпов М.Х. айтқандай ХХІ ғасыр ақпарат ғасыры деп өз мақаласында атап көрсетті 1.

Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты 2.

Алғаш рет «Электронды сайлау» жүйесін іске асырғанымыз, сондай ақ мемлекеттік органдарды ақпараттандыру, «Электронды үкімет» инфрақұрылымының қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету мәселелері өзекті бола бастады 3.

Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, АҚШ–ғы мұрағаттар және іс жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжаттарды сақтау орталығында (CFER NARA) 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда.

Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылды, олардың ішінде төмендегілерді ерекше атуға болады;

• 
  ISO 18925:2002 Imagine materials.
  
• 
  Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения, «ISAD G»)
  
• 
  «Общий международный стандарт описания архивных документов» Оттава, 1994.
  

ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж. Беларусь электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар: Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды тасымалдаушылардағы Орталық мұрағат 4.

Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді Еуропа, Ресей, Беларус елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты.

Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісінің жағдайны тоқталатын болсақ, электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан–ақ дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады.

Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынанан дәлелдейтін негізінен Қазақстан Республикасының заңдарын айтуға болады:

• 
  «Электронды құжат және электронды–сандық қолтаңба туралы»;
  
• 
  «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» 5.
  

«2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы»;

«Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы».

Сонымен қатар, «Мәдениет туралы» заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт әзірленіп, қабылдануда. 6

Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және Париж кітапханалары мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспе-дициялары жасақталды.

Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес «Электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар» атты республикалық семинар өткізілді 7.

Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен электронды мұрағат жүйесі ұлғайды.

Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астам жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарылды.

Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің www.sana.gov.kz веб-сайты арқылы таратылады.

Тақырыптың зерттелу деңгейі. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттеулер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Европа тәжіриьелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда қазіргі таңда, еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған сол кездегі саясат еді. Ал тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселе төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Европа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендік.

Қазақстан Республикасында аталмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағаты (бұдан былай ҚР ПМ) және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты (ҚР ОММ) тәжіриблеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.

Қазақстан зертеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ПМ мұрағатының директоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері Слободанюк А.А., Чернова С.И., мақалалры. ҚР ПМ «Электронды құжаттар» атты тақырыбына семинарларды ұйымдастырған Сариева Р., еңбектері аса зор. Дипломдық жұмысымды жазу барысында Ресейдің «Отечественные архивы» мерзімді басылымының беттеріне, Юшин И.Ф., Михайлов О.А., «Вестник Архивиста» журналындағы Калачева А.Д. Залаев Г.З. мақалаларын атап өтуге болады. Сондай-ақ интернет материалдарына жүгендім 9.

Зерттеулер қатарына, тек қана Ресейде басылып шыққан Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности и использование» және Карапетянец И.П. «Бизнес архивы» атты еңбектерді атап айтуға болады 10.

Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек 90–шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдыр беттеріне алғашқы мақалалар шыға бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсекен, оларды пайдаланудың тиімділіктерін ұсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ «Ақпараттық бюллетені» мен «Қазақстанда іс жүргізу» мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып көрсеткен.

Осылайша сол кездері көп авторлардың негізгі назары Электронды құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа енгізілуге аударылды.

1996 жылы жарық көрген Крайская А.А., Челинний В.О. «Архивоведение» еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі жағдайы және оның ерекшелктері талданған. Ресей мұрағатшы мамандары мен ғалымдары аталған мәселені конференциялар мен халақаралық конгрестерде мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конферециялар елімізде де ұйымдастырла бастады және осымен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады деген ойдамын. Әсіресе, Шепель В.Н., Чернова С.И. көтерген мәселелері күні бүгінге дейін өзекті болып табылуда. Л.Н.Кривошеин «Вопросы архивоведения» журналында жарық көрген «Способы использовании электронных документов» мақаласында электронды құжаттарды пайдаланудың бірнеше әдіс–тәсілдерін ұсынады. Осы жұмыстармен қатар Ресей журналдарында шығып отырған Гарскова Л.М., Фроловтың В.Г., Корсаков Н.С., Долгорукова В.А., Петров Ф.И., Надеждин В.К, Воронован А.Б. мақалаларында аз болғанымен, бұл мәселені аз-көп жан–жақты қарастырылған.

Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы Мәскеуде басып шығарылған «Государственные архивы СССР» кітабында да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл кітап 3 бөлімнен тұрады..

Мемлекеттік мұрағаттарды кинофотофоноқұжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу «Основные правила работы государственных архивов» кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың тәжірибелік функциялары көрсетіледі.

Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана» 12 еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. .

Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық. Дегенмен де Қазақстан тарихнамасында аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде бұл мәселемен арнайы айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының орынбасары Адильгужин А.А. Ол кісімен сұхбат барысында. Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты электронды құжаттармен жұмыстың басталғанын айтты. Оған дәлел ҚР ОММ-ға Франциядан №2300 қорлы Мұстафа Шоқай, Ресей көне актілер құжаттарының мемлекеттік мұрағаты (РГАДА), Ресей әскери-тарихи мемлекеттік мұрағаты (РГВИА) біздің мұрағатқа қайтарылуы болып табылады. Адильгужин А.А. бұған байланысты «Қазақстанда іс-жүргізу» журналында жарық көрген мақалалары мен баяндамаларына жазылған. Сондай-ақ ол, «электронды құжаттарға» байланысты ережелер жасаумен айналысады 13.

Сонымен, жалпы құжаттарға, соның ішінде электронды құжататарға байланысты кеңес кезінде шыққан еңбектер баршылық. Алайда, тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілердің саны артуда. Оны жоғарыда аталған авторлардың еңбектерінен көре аламыз.

Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер жұмысымның деректік негізін толықтырады.

Тәуелзіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған «Мәдени мұра» бағдарламасы, «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының заңы, «2001–2005 жылдарға арналған Қазақстан Республикасының мұрағат ісін дамыту» тұжырымдамасы, «Асыл мұра» бағдарламасы және Қазақстан Республикасның Орталық Мемлекеттік мұрағатында жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді 14.

Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар деректік негіз ретінде пайдаланылды.

• 
  Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан электронды құжат айналымымен танысу;
  
• 
  дәстүрлі және электронды құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
  
• 
  Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
  

Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізілді.

- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті. Мұрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.

- Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсынастары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және дәстүрлі құжаттарға жасалатын ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.

- Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронды құжаттарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқырылатын маңызды салалрының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.

Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан Республикасының «Мұрағаттар» коллегиясныңы төрайымы Сариева Р.Х. және Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағатының көмегімен өткізілетін конференциялар диплом жұмысында айтылған барлық кемшіліктерді ашуға көмектеседі. 15

Сонымен қатар берілген жұмыс тарих ғылымы мен құжаттану саласымен айналысатын студент жастарға және көпшілік қауымға арналады.

Мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына, Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңына, «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына, «Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген 16.

Кез-келген мұрағат қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады. Мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді.

Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органы, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органы (бұдан әрі - уәкілетті органдар), Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағаттар) осы Ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесіне ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды 17.

Сонымен ХХ ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам шығармашылығаның барлық салаларына және мұрағат мекемелеріне ене бастады. Мұрағат саласына ақпараттық технологиялардың енгізілуі, құжаттық ақпаратқа қол жеткізу, мұрағаттық ақпарат секілді байлыққа ғылыми анализ жасау және жаңа мұрағаттық эвристиканы қалыптастыруға қол жеткізеді. CD және DVD секілді тасымалдаушыларда құжаттарды және анықтамаларды жариялай білу және әлемдік киберортаға мұрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға өз әсерін тигізеді.

Біз мұрағат ісін ақпараттандыруды 4 кезеңдерге бөлеміз:

1. 
   ХІХ ғасырдың соңы – 1950 жылдар;
   
2. 
   1950 жылдың бірінші ширегі – 1970 жылдың бірінші ширегі;
   
3. 
   1970 жылдың екінші ширегі – 1980 жылдың бірінші ширегі;
   
4. 
   1980 жылдың екінші ширегі – қазіргі таңға дейін.
   

Бірінші кезең – мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомствалық мұрағаттарда іс жүзіне асты. «Кіші механизация» құралдары сирек болғанымен көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен (перфокарта, перфолента және кодекс) шектелді, сондай–ақ халық санағында, өндірісте жобалау мен есептеуде белгілі талаптарды шешуде есептеу–перфокарталық құралдар қолданыста табылды.

Екінші кезең – бұнда мұрағат ісін ақпарттандыру мұрағаттарда қолданылатын техника мен бағдарламанаң дамуымен ғана емес, сонымен бірге КСРО–да информатиканың дамуымен оның тарих ғылымына соның ішінде мұрағаттану саласына тигізген әсерімен ерекшеленді.

Үшінші кезең – болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған іздестіру жүйелері (АІЖ) пайда болуымен және тәжірибесімен анықталады. Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған іздестіру жүйелерінің қолданылуы ақпаратты тасымалдаушылардың (микропленкалар, магнитті ленталар, дискілер), техниканың алмасуымен сипатталады. Осы кезеңде алғаш рет машинада оқылатын құжаттардың сақталу мәселесі көтеріле бастады.

Төртінші кезең – өз кезегінде ең алдымен Мәскеу мұрағаттары кейін басқа да мұрағаттары комьютеризацияланды. Бұл үрдістің лидерлері қатарына ВНИИДАД, РФММ (ГАРФ) болып табылды 18.

Жұмысымның бұл таруында негізінен құжаттың пайда болу тарихына тоқталуды жөн көрдім.

Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеудің белгілі бір тәсілдері қалыптасты. Бұл кезеңде аса маңызыды құжаттар үшін негізгі жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы бамбук болды. Оған барлық ресми іс жүргізу құжаттары түсіріліп отырды. Өнделген бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жұқа әрі ұзын пластинкалар жасалатын да, оған қылқаламмен немесе тушьпне жазу жазылатын. Мәтін жазылған пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мұндай байламның біреуі бір кітап болатын.

Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пайдаланылды. Қайың қабығы пергаментке қарағанда берік болмағанмен, анағұрлым арзан еді. Ол топырақта пергаменттен жақсы сақталады. Өңделген қайың қабығы үстінен, астынан және бүйірінен кесілетін. Топырақ астынан табылған қайың қабықты грамоталар содалы ыстық суға салынып жуылады, қыртыстары түзетіліп, әйнектер арасына қойылып келтіріледі.

Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы құжаттар сирек түсіріліп, ол көбінесе тұрмыстық қарым–қатынас жазбаларына, сауат ашуға, шаруашылық есеп–қисаптар жүргізуге пайдаланылды. Археологиялық қазба материалдары арасында қайың қабықты грамоталар жиі кездеседі.

XIV ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал пергамент болды. Оның аты Кіші Азияда орналасқан Пергаме (қазір Бергама) қаласы атына байланысты шыққан. Пергамент – мал терісін (көбіне бұзау терісін) ерекше тәсілмен өндеу арқылы алынатын материал. Оны дайындау технологиясы біздің заманымызға дейінгі II ғасырға осы Пергаме қаласында жетілдірілген. Пергаменттің ең жақсы сорты жұқа әрі оқалақ тесіп, сона шағып бүлінбеген таза жаңа туған бұзау терісінен алынатын. Пергамент қымбат материал болғандықтан оның әр парағы көбіне екі, үш мәртеден пайдаланылатын. Қайта қолданар алдында бұрын жазылған жазулар қырып тазартылып, жуылатын. Өңделген пергамент ақ түсті болатын «Пергамент» сөзі XVII ғасырда поляк тілі арқылы қолданысқа енген.

XIV ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдаланыла бастады. Ол біртендеп іс жүргізу қызметінде қолданылып келген пергаменті ығыстырып шығарды. Қағаз ұғымындағы «бумага» латының «bambagia» – мақта деген сөзінен шыққан. Қағаз ең алғаш II ғасырда Қытайда пайда болып, Еуропаға IX ғасырдан Испания арқылы ене бастаған. Әйтсе де оның кең қолданысқа түсуі XIV ғасырдан бастау алады. XIX ғасырдан бері қағаз ағаштан жасала бастады. Қазір оның ватман, калька, көшірме қағаз секілді 600–ден астам түрі бар. Көлемі (1 шаршы метр), салмағы (4–250 г), қалындығы (4–4000 мкм), түсі, ақтығы, жылтырлығы, сорғыштығы және өзге қасиеттері бойынша сипатталады.

Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақтайшалар, жібек маталар, тастар, папирустар, терілер де қолданылды 19.

Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (бұдан былай–ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай–ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген маман жүргізуі қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді. Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.