В процеса на провеждане на процедурата участниците са длъжни да уведомяват Възложителя за всички настъпили промени в обстоятелствата по чл. 47 от ЗОП в 7-дневен срок от настъпването им.
За провеждане на процедурата Възложителят с писмена заповед назначава комисия. Комисията се назначава от Възложителя след изтичане на срока за приемане на офертите, по реда на Глава пета, Раздел втори на ЗОП.
Срокът за приключване на работата на комисията се определя от Възложителя в заповедта и може да бъде променян само със заповед на Възложителя. Срокът трябва да бъде съобразен със спецификата на обществената поръчка и не може да бъде по-дълъг от срока на валидност на офертите.
Членовете на комисията и консултантите към нея са длъжни да пазят в тайна обстоятелствата, които са узнали във връзка със своята работа в комисията.
Членовете на комисията нямат право да изнасят оферта извън помещението, където се провежда заседанието.
Когато по обективни причини член на комисията не може да изпълнява задълженията си и не може да бъде заместен от резервен член, Възложителят издава заповед за определяне на нов член.
Комисията, назначена от Възложителя, за разглеждане, оценка и класиране на офертите, започва работа след получаване на списъка с участниците и представените оферти.
След получаване на списъка с участниците и на всеки етап от процедурата, когато настъпи промяната в декларираните обстоятелства, членовете на комисията и консултантите подписват и представят на Възложителя декларация по чл. 35 от ЗОП.
Отварянето на офертите е публично и на него могат да присъстват участниците в процедурата или техни упълномощени представители, както и представители на средствата за масово осведомяване и на юридически лица с нестопанска цел.
Комисията отваря офертите по реда на тяхното постъпване и проверява за наличието на три отделни запечатани плика, след което най-малко трима от нейните членове подписват плик № 3 „Предлагана цена”. Комисията предлага по един представител от присъстващите участници да подпише плик № 3 на останалите участници. В присъствието на посочените в т. 37 лица, комисията отваря плик № 2 „Предложение за изпълнение на поръчката” и най-малко трима от членовете й подписват всички документи, съдържащи се в него. Комисията предлага по един представител от присъстващите участници да подпише документите в плик № 2 на останалите участници. Комисията след това отваря плик № 1 „Документи за подбор” и оповестява документите, които той съдържа.
39. След извършването на действията посочени в т. 38 приключва публичната част от заседанието на комисията.
40. Комисията проверява наличието и редовността на представените документи в плик № 1 „Документи за подбор” и уведомява участниците, като им изпраща протокола с констатациите. В протокола Комисията описва изчерпателно липсващите документи или констатираните нередовности, посочва точно вида на документа или документите, които следва да се представят допълнително, и определя срок за представянето им. Срокът е еднакъв за всички участници и не може да бъде по-дълъг от 5 (пет) дни, считано от датата на получаване на протокола.
41. Участникът няма право да представя други документи освен посочените в протокола по т. 40.
42. След изтичането на определения в протокола срок, Комисията проверява съответствието на документите в плик № 1 „Документи за подбор”, включително допълнително представените, с изискванията за подбор поставени от възложителя.
43. Комисията не разглежда документите в плик № 2 „Предложение за изпълнение на поръчката” на участниците, които не отговарят на изискванията за подбор.
44. Комисията може по всяко време да проверява заявените от участниците данни, да изисква от тях разяснения, както и допълнителни доказателства за данни, представени в пликове № 2 „Предложение за изпълнение на поръчката” и 3 „Предлагана цена”. Тази възможност не може да се използва за промяна на техническото и ценовото предложение на участниците.
45. Когато критерият е икономически най-изгодна оферта, комисията отваря плика с предлаганата цена, след като е разгледала офертите и е извършила оценяване по всички други показатели, което е отразено в подписан от членовете на комисията протокол.
46. Възложителят обявява датата, часа и мястото на отваряне и оповестяване на ценовите оферти на интернет сайта на Професионална гимназия по туризъм Проф. д-р. Асен Златаров гр. Бургас.
47. При отварянето на плика с предлаганата цена имат право да присъстват участниците или техни упълномощени представители, както и представители на юридически лица с нестопанска цел и средствата за масова информация.
48. Когато критерият е икономически най- изгодна оферта, преди отварянето на ценовите оферти комисията съобщава на присъстващите лица резултатите от оценяването на офертите по другите показатели.
49. Когато офертата на участник съдържа предложение, което в зависимост от избрания критерий за оценка на офертите е с 30 на сто по-благоприятно от средната стойност на съответните предложения в останалите оферти, комисията трябва да изиска от него подробна писмена обосновка за начина на неговото образуване.
50. Комисията може да приеме писмената обосновка и да не предложи за отстраняване офертата, когато са посочени обективни фактори, свързани със:
наличието на изключително благоприятни условия за участника;
икономичност при изпълнение на обществената поръчка.
получаване на държавна помощ.
51. Когато участникът не представи в срок писмената обосновка или комисията прецени, че посочените фактори не са обективни, комисията предлага участника за отстраняване от процедурата.
52. Комисията с мотивирана обосновка предлага на Възложителя за отстраняване от процедурата всеки участник:
който не е представил някой от необходимите документи, посочени в настоящата документация;
не може да участва в процедура поради наличие на някое от обстоятелствата по т. 2 и 4;
е представил оферта, която е непълна и/или не отговаря на условията, съдържанието и изискванията посочени в настоящата документацията за участие в процедурата;
е представил оферта, в която няма предлагана цена или същата не е поставена в отделен запечатан непрозрачен плик с надпис „Предлагана цена”, поставен в плика с офертата.
53. Комисията оценява офертите в съответствие с предварително обявените условия, критерии и показатели за оценка. Решенията на комисията се вземат с мнозинство от членовете й.
54. Когато критерият за оценка е икономически най- изгодна оферта, оценката и класирането се извършват в съответствие с „Методика за определяне на комплексна оценка на оферта” от документацията за участие на база посочените в нея показатели, метод на определяне на комплексна оценка за всяка оферта и начин на класиране на предложенията.
55. Оценките на техническите предложения на участниците, както и на условията, сроковете и цените за изпълнение на поръчката се извършва от цялата комисия. Ако член на комисията не е съгласен с изготвената оценка по съответния показател, този член е длъжен да подпише протокола с «особено мнение», което се изготвя в писмен вид и се прилага към протокола.
56. Оценките по всеки показател се определят чрез консенсус от членовете на комисия. Ако не може да се постигне консенсус за оценката по някой показател, всеки от членовете (респ. експертите в съответната област) от състава на комисията, попълва таблица с индивидуални оценки на офертите по съответния показател. Всяка оферта получава оценка по съответния показател, представляваща средноаритметичната стойност от получените индивидуални оценки по този показател.
57. Комисията оценява и класира участниците по степента на съответствие на офертите с предварително обявените условия в документацията за участие.
58. В случай, че комплексните оценки на две или повече оферти са равни, когато избраният критерий за оценка на офертите е икономически най-изгодна оферта, за такава се приема тази оферта, в която се предлага най-ниска цена.
59. Когато „икономически най-изгодната оферта” не може да се определи по реда описан в т. 58, Комисията провежда публично жребий за определяне на изпълнител между класираните на първо място оферти.
60. Комисията съставя протокол за разглеждането, оценяването и класирането на офертите. Протоколът на комисията се подписва от всички членове и се предава на Възложителя заедно с цялата документация и кореспонденция, свързана с провеждането на процедурата. Комисията приключва своята работа с предаване на протокола на възложителя.Когато член на комисията е против взетото решение, той подписва протокола с особено мнение и писмено излага мотивите си.