Құжаттарды сақтау режимін қамтамасыз ету тәртібі

Құжаттарды, істерді қорғау мына талаптарды орндауды:

1) жарық режимін сақтау;

2) температуралық-ылғалдылық режимін сақтау;

3) санитарлық-гигиеналық режимін сақтау есебінен қамтамасыз етіледі.

123. Мұрағат қоймаларында жұмыстардың барлық түрлері жарық түсуді шектеу негізінде жүргізіледі. Құжаттарды қорғау үшін оларды алғашқы сақтау құралдары (мұрағаттық қорптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакет және басқалары) қолданылады.

Мұрағат қоймаларындағы жарық жасанды немесе табиғи болуы мүмкін. Табиғи жарық терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілері, перделер немесе боялған әйнектерді қолдану арқылы шашыраңқы жарық ретінде түсірілуге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын шамдар қолданылады. Жарық шұғылыса ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминисцентті лампалар қолдануға рұқсат етіледі.

124. Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдық режимдер белгіленеді:

1) қағаз нгеізіндегі құжаттар үшін – температура +17 - +19º С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;

2) ақ-қара үлгідегі құжаттар үшін - температура + 15º С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;

3) түрлі түсті үлгідегі құжаттар үшін - температура +2 - +5 º С, ауаның салыстармалы ылғалдылығы 40-55 %;

4) магниттік таспадағы және дисктік тасмалдауыштағы құжаттар үшін - температура +8 – ден +18º С-ге дейін, ауаның салыстармалы ылғалдылығы -45-65 %;

5) электрондық тасығыштағы құжаттар үшін – температура +15- +20º С, ауаның салыстармалы ылғалдылығы – 50-65 %.

125. Климаты реттелмейтін мұрағат қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, мұрағат қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негізінде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөніндегі тиісті іс-шаралар жүзеге асырылады.

126. Мұрағат қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режимі тиісті бақылау-өлшеу приборларының көрсеткіштері негізінде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерін үнемі өлшеп тұру жолымен бақыланады: желдетілетін үй-жайларда аптасына екі рет, климаты реттелмейтін үй-жайларда аптасына үш рет өлшенеді.

Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психометрлер, гигрометрлер) басты өткелде стеллаждрда жылытқыш және желдеткіш жүйелерден аулақ орналастырылады. Аспаптар көрсеткіштері тіркеу журналдарына жазылады, журналдың нысанын ұйым анықтайды.

Мұрағат қоймаларындағы температуралық және ылғалдылық көрсеткіштердің ауытқуына жол берілмейді.

127. Ұйым мұрағатының барлық үй-жайлары зең, жәндіктер, кеміргіштер пайда болу, шаң жиналу мүмкіндігіне жол бермейтін жағдайда күтіп ұсталады.

Мұрағат қоймаларында санитарлық-биологиялық қауіпті, желдетілмейтін аймақтардың пайда болуын болдырмайтын ауа айналымы қамтамасыз етіледі.

Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ мұрағат қоймаларының қабырғаларындағы, төбелердегі, едендеріндегі желдету тесіктерін және желдету жүйелерінің сыртқы тесіктерін диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен қорғау керек.

Мұрағат қоймаларына сырт киімдермен, дымқыл және лас аяқ киіммен кіруге, тамақ өнімдерін сақтау мен пайдалануға, темекі шегуге тыйым салынады.

128. Мұрағат қоймаларында жүйелі түрде дымқыл тазалық жүргізіп тұру қажет. Жылына кем дегенде бір рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды алғашқы қорғау құралдарын шаңсыздандыру қажет. Бұл ретте едендер, терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгі жақтары формалиннің екі пайыздық ерітіндісімен тазаланады.

129. Құжаттар мен мұрағат қоймаларына жылына екі рет (жылыту мерзімі баталған және аяқталған кезді) жәндіктер мен өңезді саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшін тексеру жүргізіледі.

Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитрарлық-эпидимиологиялық қызметтердің көмегімен жедел залалсыздандыру және дәрілеу шаралары жүргізіледі.

130. Тұрақты сақталатын құжаттардың негізінде немесе мәтінінде ақау анықталса (құжаттың бір бөлігінің жоғалуы, бөлінуі, эмульсия қабатының ажырауы, сызылуы, тырналуы және тағы басқалары) құжаттардың физикалық жағдайының журналына немесе есепке алу карточкасына тіркеледі. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) кейіннен арнайы өңдеуге жататын құжаттардың түрлері (қалпына келтіру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фотолық қалпына келтіру, көшірмесін түсіру, электрондық форматқа көшіру және тағы басқалары) тіркеледі және құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту жөніндегі нақты іс-шаралар көрсетіледі.

131. Құндылығы мен сақтау мерзіміне қарамастан, жедел түрде өңезбен және жәндіктер зақымдаған құжаттар өңдеуге (залалсыздандыруға, дезинсекциялауға) беріледі.

1) ұйым қызметкерлерінің пайдалануы үшін;

2) ғылыми және өзге де зерттеулер үшін оқу залында азаматтардың пайдалануы үшін;

3) өзге ұйымдарға уақытша қолдану үшін;

4) құжаттың физикалық жағдайын жақсарту мақсатында құжаттарды арнайы өңдеу үшін беріледі.

133. Мұрағат қоймаларынан құжаттар мына мерзімнен астайтын уақытша пайдалануға:

1) ұйым қызметкерлерімен қолдануға бір айға;

2) құжатты оқу залында пайдалану үшін бір айға;

3) өзге ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшін үш айға беріледі.

134. Уақытша қолданысқа берілген құжаттарды қайтарудың бекітілген мерзімнен ұзартуы, қолданушының құжаттың сақтаулығы туралы жазбаша өтініштен кейін ұйым басшысының рұқсатымен сирек жағдайларда ұзартылады.

135. Тізбелерге енгізілген және тұрақты сақтауға беруге хататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және басқа тасымалдауыштарда пайдалану қоры құрылады. Олардың түпнұсқалары әдетте мұрағат қоймаларынан берілмеуге тиіс.

136. Құқық қорғау органдарына, сот органдарына және прокуратураға істер Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен беріледі.

137. Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру мынадай құжаттармен:

1) осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес істерді оқу залдарына және ұйым қызметкерлеріне беруге арналған тапсырыстармен;

2) осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес ұйымның ортақ бланкісінде ресімделетін істерді, құжаттарды өзге ұйымдарға пайдалануға немесе құжаттарды экспонатқа қоюға беру туралы актілермен;

3) құжаттардың көшірмелерін түсіру және қайта қалпына келтіру жұмыстарын жүргізуге тапсырыстармен ресімделеді.

138. Мұрағат қоймасынан құжаттарды беру осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес құжаттарды беру кітаптарында тіркеледі.

139. Зерттеушілердің орындалған тапсырыстары зерттеушілердің жеке істерінде, барлық басқалары істің толықтығы мен жай-күйіне тексеру жүргізгенге дейін сақталады.

140. Өзге ұйымдарға уақытша қолдануға берілетін құжаттар екі данада жасалатын актімен ресімделеді, оның бір данасы ұйым мұрағатында қалдырылады, ал екіншісі алушыға беріледі. Актіге істі берген және істі алған ұйым басшыларының қолтаңбалары қойылады. Істі қайтарғаннан кейін актінің екі данасына сәйкесінше мынадай белгілер қойылады: бір данасы алушы ұйымда – бір данасы құжатты берген ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының жеке мұрағатының қорында сақталады.

141. Құжаттарды көшірмесін түсіруге, қалпына келтіруге, түптеуге жолдағанда тапсырыспен ресімделеді. Тапсырыс ұйым мұрағатында, басқа ұйымға құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің нысаны бойынша құрастырылады.

142. Мұрағат қоймасынан істерді берер алдында шифрдің және мұқабадағы шифрдің істің тақырыбына және жиынтық тізімдемедегі істің тақырыбына сәйкестігі тексеріледі. Мұрағат қоймасынан істі берер алдында және қайтарып алу кезінде әр берілген істегі құжаттардың парақтар саны мен жай-күйі тексеріледі.

Мұрағат қоймасынан берілетін әр істің осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес пайдалану парақтары болуы тиіс.

143. Мұрағат қоймасынан құжаттарды берген кезде оның орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес сақтау бірлігінің орынбасар-картасы қойылады. Құжатты мұрағат қоймасына қайтарған кезде орынбасар-карта алынады.

144. Ұйым мұрағатына пайдаланудан кейін қайтарылған құжаттардың жағдайы, оны қайтарған тұлғамен бірге тексеріледі.

Құжаттар толық немесе олардың жекелеген парақтары толық болмаған жағдайда, мұрағат қызметкері айыпты тұлғаны Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген тәртіппен жауапкершілікке тарту үшін бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды.
Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен

жай-күйіне тексеру жүргізу тәртібі
145. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру 5 жылда бір рет, сондай-ақ құжаттар мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға берілу кезінде жүргізіледі.

146. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне кезектен тыс тексеру:

1) құжаттарды басқа мұрағат қоймасына (ғимаратына) ауыстырылғанға дейін және кейін;

2) оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлар немесе мұрағат қоймасына бөгде тұлғалар еніп кетуінен кейін;

3) ұйым мұрағатының басшысы ауыстырылғаннан кейін;

4) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргізіледі.

147. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру барысында:

1) ұйым мұрағатында сақталудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау;

2) құжаттарды есепке алудағы кемшіліктерді анықтау мен оларды түзету;

3) жоқ құжаттарды анықтау және оларды іздестіру;

4) қалпына келтіруді, консервациялауды және алдын ала өңдеуді талап ететін құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады.

148. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру жұмыстарын бастаудың алдында, алдағы тексерудің құжаттары зерттеледі, әр тізімдегі істердің дұрыс нөмірленгендігі және тізімдемелердің қорытынды жазбаларындағы істер тақырыптарының нөмірлері сәйкес келуін тексереді.

149. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру, істердің жиынтық тізімдемелеріндегі, тізімдемелік баптар бөлімдерінің істің мұқабасына шығарылған мәліметтерді тексеру жолымен жүргізіледі.

Дыбыс-бейне жазу құжаттарын тексеру кезінде кинофонобейнеқұжаттарының сыртындағы тізімдемелік баптарды тексеру арқылы жүргізіледі.

Сызбалардың бар-жоғын тексеру әр парақты тексеру арқылы жүзеге асырылады, бұл ретте деректемелердің атаулары немесе жобаның (әзірлеменің) құрамына кіретін сызбаның ішкі тізімдемесінің әр парағының сәйкестігі тексеріледі.

Істің физикалық жағдайы көзбен шолу арқылы анықталады.

150. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру кезінде:

1) стеллаждардағы және алғашқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртібін сақтау;

2) тексеру барысында дұрыс орналастырылмаған істер мен құжаттарды өз орындарына орналастыру;

3) істердің тиісті жиынтық тізімдемелерінің бөлімдеріне тақырыптары енгізілмеген істерді алу;

4) көгерген немесе биологиялық зиянкестермен бүлінген істер мен құжаттарды алу мен шектеуді;

5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет.

151. Тексеру барысында істің, құжаттардың жиынтық тізімдемелерін және басқа да есепке алу құжаттарына қандай да белгілерді қоюға немесе жазбалар жазуға тыйым салынады.

152. Ұйым қызметкерлеріне, оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берілген істер, істерді беруді кітаптары мен актілері бойынша және қолданыстағылармен сәйкестігі тексеріледі.

153. Тексеру барысында осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес мұрағат қорындағы істердің, құжаттардың толықтығы мен жай-күйін тексерудің парағы жасалады. Тексеру парақтары әр мұрағат қоры шегіндегі реттік нөмірлерімен нөмірленеді және орындаушының қолтаңбасы қойылады.

Қорды тексеру аяқталғаннан кейін тексеру парақтары мұрағат қорының істеріне енгізіледі.

Егер тексерудің нәтижелері бойынша кемшіліктер анықталмаса, онда мұрағат қорының ісіне тексеру парағы енгізілмейді.

154. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде осы Қағидаларға 23-қосмшаға сәйкес мұрағат құжаттарының толықтығы мен жай-күйін тексеру туралы акт құрастырылады.

155. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталғаннан кейін істің, құжаттардың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемесінің соңына «Тексерілді» деген сөз жазылады, уақыт, тексеру жүргізген тұлға лауазымы мен қолтаңбасы қойылады.

Істің, құжаттың (есепке алу кітаптары мен сипаттамалары) тізімдемелерінің қорытынды жазбаларында нақтыланбаған арнайы және қалып кеткен реттік нөмірлері, сақтау бірліктерінің бекітілген тәртіпке сәйкес шығарылғандары анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта құрастырылады.

156. Мұрағат құжаттарының сақтау бірліктерінің толықтығы мен жай-күйін тексеру барысында табылмағандарға осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкалары құрастырылады.

Табылмаған мұрағат құжаттарының картотекалары қағаз тасығышта орталықтандырылып немесе табылмаған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкаларының деректемелеріне сәйкес автоматтандырылған режимде жүргізіледі.

157. Істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру барысында істердің жетіспейтіндігі анықталса, онда оларды іздестіру ұйымдастырылады.

Бұл мақсаттарда:

1) мұрағат қоймаларынан істерді беру жөніндегі барлық есепке алу құжаттарын зерттеу;

2) тексеру барысында табылмаған істерді, жылдар аралық іс тізімдесін алдын ала зерттеу арқылы, табылмаған істер қызмет барысында пайда болған ұйымның сәйкесінше құрылымдық бөлімшелерінде іздестіру ұйымдастыру;

3) жақын орналасқан мұрағат қорларындағы істерді тексеру;

4) мұрағат қорының ісіндегі сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актерді, істерді уақытша пайдалануға берген актерді, тексеру жүргізіліп жатқан мұрағаттың алдыңғы істердің толықтығы мен жай-күйін тексерудің актілерін зерттеу ұсынылады.

Іздестіру істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексергеннен кейін бір жыл аралығында жүргізіледі.

158. Іздестірудің нәтижесінде табылған істер өз орындарына орналастырылады, табылмаған істерді есепке алу карточкаларына сәйкесінше істің табылғандығы туралы белгі, уақыты және лауазымды тұлғаның қолтаңбасы қойылады.

159. Қолданыста жоқтығы құжатпен расталған істер тізімдемеден шығарылады. Тиісті карточкаларда істің жоқтығын растайтын актінің уақыты мен нөмірі көрсетіледі және іздестіру жүргізілгендігі туралы анықтамалар жасалады. Іздестірудің нәтижелерін ОСК (СК) отырыстарында қарастырылғаннан және оның шешімі ұйым басшысымен бекітілгеннен кейін табылмаған құжаттар есептен алынады.

160. Істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру, тексеру жүргізіліп жатқан мұрағат қорының есепке алу құжаттарына тексерумен анықталған өзгертулерді енгізгеннен және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттардың) СТК бекткен жиынтық тізімдемесінің бақылаушылық данасына өзгерістер енгізу үшін мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақталатын істер туралы мәліметтерде бергеннен кейін ғана аяқталған болып есептеледі.

162. Ұйым мұрағатына сақтауға берілген құжаттар, ұйымның мұрағат қорын құрайды.

163. Мұрағат қорының түрлері:

1) ұйымның қызмет барысында қалыптастырылған құжаттардан тұратын ұйымның мұрағат қоры;

2) өзара тарихи және/немесе логикалық байланыстары бар (қызметтердің біртектілігі және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет нысандары мен уақытының біртұтастығы, орналасу жері және басқалары) екі немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан құрастырылған біріктірілген мұрағат қоры болып табылады.

164. Ұйым құжаттарының қорға тиістілігін анықтау, оларды нақты мұрағат қорына жатқызу болып табылады.

165. Ұйым құжаттарының қорға тиістілігін анықтау кезінде мыналар:

1) кіріс құжаттары оларды қабылдап алған ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, аталған құжаттардың қорға тиістілігі адресат, құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі, қарар, құжаттың орындалғандығы және іске жіберілгені, құжаттың мәтіні сияқты деректемелермен анықталатыны;

2) шығыс құжаттарының көшірмелері олардың авторлары болып табылатын ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, олардың қорға тиістілігі қолтаңба, құжаттың мәтіні және жіберілген құжаттардың іс жүргізу белгілері сияқты деректемелермен анықталатыны;

3) ішкі құжаттар, осы құжаттардың авторлары болып табылатын ұйымдардың мұрағат қорларына жатқызылғандары, оларың қорға тиістілігі ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтіні, бұрыштама сияқты деректемелермен анықталатыны ескеріледі.

166. Өзге ұйымдармен тізбектеліп жүргізілген істер, олар іс жүргізумен аяқталған ұйымдардың мұрағат қоларына жатқызылады.

167. Бірыңғай мұрағат қорын:

1) қайта ұйымдастыру (қайта құру) салдарынан қызметі нақты өзгертілмеген, ұйымдардың қайта құруға дейін және кейінгі;

2) меншік түрін мемлекеттіктен мемлекеттік емеске ауыстырған, бірақ жарғылық капиталының басым бөлігі мемлекеттік ұйымдардың;

3) өз қызметін уақытша және сол міндеттер мен функциялары қалпына келтірілген ұйымдардың;

4) ұйымдардың және оның жанынан құрылған консультативтік-кеңесші органдардың құжаттарынан;

5) ұйымның және оның таратушылық (конкурстық) комиссияларының құжаттарынан құралады.

168. Еншілес ұйымдардың құжаттары бір ұйым мұрағатының, әр түрлі мұрағаттарды сақталуына қарамастан негізгі ұйымның құжаттарынан бөлек мұрағат қорын қалыптастырады.

169. Қазақстан Республикасының қоғамдық бірлестіктер туралы заңнамасына сәйкес осы қоғамдық ұйым тіркелген сәттен бастап ұйым жанында қызмет ететін қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық, спорттық және басқа) құжаттары ұйым мұрағатына сақтауға түскеннен кейін жеке мұрағат қорын құрайды немесе біріктірілген мұрағатты құрай отырып ұйым мұрағатына біріктіріледі.

170. Біріктірілген мұрағат қоры мына:

1) белгілі бір аумақта әрекет ететін нысаналы мақсаты мен функциялары біртектес ұйымдардың;

2) белгілі бір аумақта қызмет ететін басшы орган және оған бағынысты ұйымдардың;

3) қызмет объектісімен біріктірілген ұйымдардың;

Мұндай қорды ұйымның мұрағаттық құжаттарынан және осы ұйымның қызметкерлері мүшелері болып табылатын қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) құжаттарынан құрастыруға болады.

4) функциялары ізбасарларына толық немесе жартылай және олардың ізбасарларына берілсе, сонымен қатар, үздіксіз процестердің барысында бөлуге жатпайтын кешенді құжаттардың істері қалыптастыруда бір-бірін тізбектеп ауыстырған ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан қалыптастырылуы мүмкін.

Құжаттары біріктірілген мұрағат қорына кірген барлық ұйымдардың нақты атаулары есептік құжаттарда көрсетіледі.

Біріктірілген мұрағат қорын құрастырудың негізгі шарттары ретінде нақты қор құрамына кірген құжаттарының бөлінбестігі болып табылады.

171. Ұйымның әр мұрағат қорына, сәйкесінше қор қалыптастырушының ұйымдастыру-құқықтық нысанын, бағыныстылығын, хронологиялық реттілікпен барлық қайта аталуын, сондай-ақ орналасу жерін көрсете отырып, ресми атауы беріледі.

172. Мұрағат қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетіледі.

173. 1993 және 1995 жылдары Қазақстан Республикасының Конституциясын және Қазақстан Республикасының басқа да нормативтік құқықтық актілерін қабылдауға байланысты:

1) мұрағат қорлары жабылады:

Қазақ КСР Жоғарғы Кеңесінің (Қазақстан Республикасының Жоғарғы Кеңесі);

Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің (Қазақстан Республикасының);

Қазақстан Республикасының конституциясын (1993) қабылдағанға дейін қызмет еткен Қазақ ССР басқа да мемлекеттік органдарының;

2) жаңа мұрағат қорлары пайда болды:

Қазақстан Республикасы Президентінің;

Қазақстан Республикасы Парламентінің. Қос палатаның – Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісінің және Қазақстан Республикасы Парламенті Сенатының құжаттары екі мұрағат қорын қалыптастырады;

Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының;

Қазақстан Республикасы Жоғарғы төрелік сотының;

Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің;

Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сот Кеңесінің;

Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының;

Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің;

Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің;

Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, жергілікті сайлау комиссияларының;

Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетінің (1995 жылдан бастап Қазақстан Республикасы Үкіметінің);

Қазақстан Республикасы орталық атқарушы органдарының және олардың ведомстволарының;

әкімшілік басшыларының (1994 жылдан бастап ауылдық, кенттік,

Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың) мәслихаттары және олардың аппараттарының. «Қазақстан Республикасының Конституциясына сәйкес жергілікті және атқарушы органдардағы және мәслихаттардағы өкілдерді сайлау туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес сайланған мәслихат-кеңестердің құжаттары бірегей қорды және бірегей тізімдемені құрайды;

3) бірегей мұрағат қорын мынадай:

облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), қалардағы аудандардың, Қазақ КСР аудандық маңызы бар қалалардың халықтық депутаттар кеңесінің атқарушы комитетінің салалық басқарма және бөлімдерінің және міндеттері мен функциялары өзгеріссіз қалған тәуелсіздік кезеңіндегі Қазақстан Республикасының сәйкесінше мемлекеттік басқару органдарының мұрағат құжаттарынан құрастырылады.

Бұндай жағдайда біріктірілген мұрағаттық қор құрылуы мүмкін. Тәуелсіздік кезеңінде тиісті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары біріктірілген мұрағат қорына жеке тізімдемелермен енгізіледі. Тұрақты сақталатын істер тізімдемесіне титулдық парақ және алғы сөз құрастырылады. Жеке құрам бойынша тізімдемелер жалғастырылуы мүмкін.

174. Жергілікті уәкілетті және атқарушы органдардың қайта қалыптасуына байланысты (олардың біріктірілуі, бөлінуі, сонымен қатар, әкімшілік-аумақтық бірлігінің мәртебесінің ауысуы) жаңа мұрағат қорын пайда болған жергілікті мемлекеттік басқару органдарының мұрағаттық құжаттары қалыптастырады.

175. Жергілікті уәкілетті және атқарушы органдардың атаулары немесе әкімшілік шекараларының өзгеруі сәйкесінше жергілікті мемлекеттік басқару органдарының және осы аймақта орналасқан басқа ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан жаңа мұрағат қорын қалыптастыруға негіз бола алмайды.

176. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жаңа мұрағат қорлары мына жағдайларда:

1) ұйымның нысаналы мақсаты, қызметінің бейіні және функциялары өзгергенде.

Егер басқару органының негізінде, өндіріспен айналысатын ұйым пайда болса, онда оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды. өндірістік ұйым басқару органына айналдырылған кезде осыла істелінеді.

Ұйымның құзыреті мен функциясы түбегейлі өзгерген және оның негізінде жаңа ұйым пайда болған кезде оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды.

2) мүліктік меншік нысанының өзгеруімен ұйым қайта құрылғанда (жекешелендіру, акционерлеу, ұлттық тандыру және басқа).

Мүліктік меншік нысанының өзгеруіне ұшыраған мемлекеттік ұйымның мұрағаттық құжаттары және жаңадан пайда болған – ізбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын егер, мемлекет меншігіне немесе мемлекеттік мұрағатқа сақтауға ізбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын сәйкесінше келісім-шартпен (келісіммен) берген жағдайда біріктірілген мұрағат құруға рұқсат етіледі.

Мұндай қордың тізімдемелеріне жеке титулдық парақтар және алғы сөздер құрастырылады. Бұл қорлардағы жеке құрам бойынша құжаттар алдынғы жеке құрам бойынша тізімдемені жалғастырады.

3) функцияларының барлығын немесе бір бөлігін бір немесе бірнеше жаңадан пайда болған ұйымдарға таратылған кезде әр жаңа ұйымның құжаттары жаңа мұрағат қорларын құрайды.

177. Басқа ұйымдарға құқық иелену тәртібімен құқықтары мен міндеттерін бермей қызметін тоқтату ұйымның таратылуын білдіреді. Осы факторға сәйкес таратылған ұйымның құжаттары жеке мұрағат қорын құрайды.

178. Жаңа мұрағат қорын құруға:

1) ұйымның қызметінің немесе функциясының аймақтық шекарасының кеңеюі немесе қысқартылуы;

2) алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын одан бөлінген бір немесе бірнеше ұйымдарға беру;

3) алғашқы функциялар өзгермей, оның ұйымға, құрылымдық бөлімшелеріне бағыныстылығының өзгеруі, қайта аталуы немесе өзгерістер енгізілуі;

4) ұйымның мүліктік меншік нысаны өзгермей ұйымның құрылтайшысының өзгеруі;

5) мемлекеттік мекеменің меншік түрі мемлекеттік кәсіпорынға ауысуы және керісінше.

Мемлекеттік кәсіпорынның шаруашылық жүргізу құқығына негізделген мемлекеттік кәсіпорынға, жедел басқару құқығына негізделген (қазынашылық кәсіпорын) және керісінше қайта құрылуы, құжаттарды жеке мұрағат қорына бөлу үшін негіз бола алмайды.

Егер кәсіпорын (мекеме) өз қызметін 1991 жылдан кейін мемлекеттік ретінде атқарып жатқан мемлекеттік кәсіпорындар мен мемлекеттік мекемелердің құжаттары бірегей мұрағат қорын құрайды;

6) ұйым республикалық меншіктен, коммуналдық меншікке және керісінше ауысуы негіз бола алмайды.

179. Мұрағат қорының хронологиялық шегі:

1) ұйымның мұрағат қоры – нормативтік құқықтық актілердің негізінде белгіленетін олардың пайда болған (тіркелген) және таратылған ресми уақыттары. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер бар болса, онда пайда болу уақыты ретінде ең алғаш қабылданған уақыт алынады;

2) біріктірілген мұрағат қоры – біріктірілген мұрағат қоры құрамына құжаттары енгізілген ұйымдардың қызмет мерзімі бойынша пайда болған (тіркелген) уақыты ретінде ең алғашқы уақыты және таратылу уақыты ретінде неғұрлым кеші алынады.

180. Ұйым қызметінің бастапқы және/немесе соңғы мұрағат құжаттарының жоқ болуына, қор құрамына алғашқы мұрағат құжаттарын кіргізуге, ұйымның алдағы құқық иеленушісіне өндіріспен аяқтау үшін берілген істерге байланысты мұрағат қорларының хронологиялық шегі оны құрастырушы құжаттардың уақыт аралықтарымен сәйкес келмеуі мүмкін.