Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні

59. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жасау жылының 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.

60. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екі данада жасалады, бекітілгеннен кейін мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттарға беріледі.

61. Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.

62. Тақырыптары актіге енгізілген құжаттарды қайталама шикізат дайындаушы ұйымға өткізуге болады немесе жойылады.
Ғылыми-техникалық құжаттама

құндылығына сараптама жүргізудің тәртібі
63. Ғылыми-техникалық құжаттаманың негізгі түрлерінің құндылығына сараптама жүргізудің ерекшелігі, аталмыш сараптаманы екі кезеңде жүргізу болып табылады.

64. Бірінші кезеңде жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттама бойынша тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама өндірістік өнім бұйымдарының жобаларын және техникалық процестерді, жоспарлау мен күрделі құрылыс объектілерін таңдау жүргізіледі.

Сараптаманың бірінші кезеңінің соңғы нәтижесі жобалардың, проблемалардың тізбесін жасау осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес мемлекеттік сақтауға тапсырылған ғылыми-техникалық құжаттама болып табылады.

65. Мемлекеттік сақтауға тапсырылатын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының, проблемалардың тізбесін (бұдан әрі – тізбе) мұрағат қызметкері оның қызметі басталғаннан бері белгілі бір уақыт аралығында арнайы ұйымдармен бірлесіп жасайды.

Тізбе бес жылда бір реттен сирек емес жасалады.

66. Тізбеге енгізілген жобаларды, бұйымдарды жүйелеу хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық-хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады.

67. Тізбені ОСК (СК) келіседі, ұйымның басшысы және жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК бекітеді.

Тізбеге ОСК (СК) отырысының хаттамасы немесе хаттамадан үзінді қоса беріледі.

Тізбе екі данада жасалады, жергілікті атқарушы органның (республикалық мемлекеттік мұрағаттың) СТК келіскеннен кейін бір данасы ұйымға қайтарылады, ал екіншісі мемлекеттік мұрағатта қалдырылады.

68. Ғылыми-зерттеу және патенттік-лицензиялық құжаттаманың құндылығына сараптама тізбені жасамай-ақ, бір кезеңде жүргізіледі.

69. Сараптаманың екінші кезеңінде тізбеге енгізілген, жобалар, бұйымдар құрамына кірген жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттар құндылығына сараптама жүргізіледі.

70. Істердің тізімдемелері ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түріне жеке жасалады (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патентті-лицензиялық) және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрін анықтайтын сандық индекс қосу арқылы жеке нөмірленеді.

Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу мақсатында оларды анықтау бір уақытта жүзеге асырылады.

71. Тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша тұрақты сақтауға ғимараттардың, құрылыстардың түпнұсқалы сәулеттік-жобалау, конструкторлық және сәулеттік-көркем ерекшеліктері бейнеленген жеке жобалары іріктеп алынады.

Үлгі жобалардың сериясынан тұрақты сақтауға практикада жиі қолданылатын құрылысты жобалаудың прогрессивті әдістерін ескере отырып, үлгі жобалар тапсырылады.

Ғимараттар мен құрылыстарды салуға арналған байлама жобалардың арасынан тұрақты сақтауға инженерлік мәселелердің бірегей шешімдері қолданылған күрделі геологиялық құрылым және сейсмикалығы жоғары аймақтар үшін әзірленген жобалар келіп түседі.

Эксперименттік жобалардан тұрақты сақтауға эксперименттік-көрнекті кенттерді, ауылдық елді мекендерді жоспарлау мен құрылысын салу жобалары, тұрғын үй және қоғамдық ғимараттардың жобалары тапсырылады.

72. Өнеркәсіптік құрылыс объектілерін тұрақты сақтауға таңдау кезінде өнеркәсіптік жобалау ерекшелігі есепке алынады, ол негізінен жеке болып табылады, сондай-ақ қайта жаңарту объектілерінің үлкен көлемімен сипатталады.

Тұрақты сақтауға еліміздің экономика салаларының жетекшілері болып табылатын жеке жобаларды, ірі объектілер мен кешендер таңдап алынады. Жекелеген жағдайларда бірегей көлемдік-жоспарлау шешімдері бар, отандық және шетелдік ең жаңа ғылыми-техникалық жетістіктер ескерілген, жаңа құрылыс материалдары, жабдықтардың жаңа түрлері және прогрессивті технологиялық процестер қолданылған шағын объектілер іріктеуге жатады.

73. Су шаруашылығы құрылысы топографиялық, геологиялық және гидрологиялық шарттарға жобалық шешімдердің тәуелділігімен, жер жұмыстарының үлкен көлемдерімен сипатталады. Осының салдарынан су шаруашылығы құрылысының объектілерін жобалау жеке болып табылады. Ірі су қоймаларының, магистральдық каналдардың, сорғы станциядарының объектілері тұрақты сақтауға іріктеп алынады.

74. Қалалардың тарихи бөлігін және сәулет ескерткіштерінің және бақша-саябақ өнерін қайта қалпына келтірудің жобалық құжаттарынан тұрақты сақтауға:

1) тарихи және мәдени ескерткіштері бар қалаларды жобалау және құрылысын салу жобалары;

2) тарих, сәулет ескерткіштерінің және табиғи ландшафтың күзетілетін аумақтарының жобалары;

3) қалалардың орталық (тарихи) аудандарын жоспарлаудың жобалары;

4) сәулет ескерткіштері мен бақша-саябақ өнері ескерткіштерін реставрациялау және қалпына келтіру жобалары беріледі.

75. Тұрақты сақтауға іріктеп алынатын жобалық құжаттаманың құрамы, әртүрлі хронологиялық кезеңде әзірленген жобалардың практикасына байланысты.

Тұрақты сақтауға жұмыс құжаттамасы келіп түседі.

76. Конструкторлық құжаттаманы іріктеу барысында базалық модельдерге, ерекше бұйымдарға, сериялық өндірістің негізі нұсқаларына ерекше назар аударылады. Модификациялардан іс жүзінде жаңа модельді білдіретіні ғана іріктеп алынады.

77. «Техникалық ұсыным» кезеңінде тұрақты сақтауға түсіндірме жазба және техникалық ұсынымның ведомосі беріледі.

«Жобаны сараптау» кезеңінде түсіндірме жазба және техникалық ұсынымның ведомосі беріледі.

Бұл кезеңде құжаттарды тұрақты сақтауға аса күрделі өнімдерді әзірлеу кезінде рұқсат етіледі.

78. «Техникалық жоба» кезеңінде тұрақты сақтауға мынадай құжаттардың түрлері:

1) түсіндірме жазба;

2) техникалық жобаның ведомосі;

3) жалпы түрдің сызбасы;

4) бұйым үлгілерін даярлаудың техникалық шарттары келіп түседі.

79. «Жұмыс құжаттамасы» сатысында тұрақты сақтауға:

1) бірыңғай тораптар жалпы түрінің схемасы;

2) топтық конструкторлық құжаттар;

3) бұйымдардың схемасы тапсырылады.

80. Бөлшектердің сызбалары тұрақты сақтауға конструкциясының жаңашылдығы немесе бірегейлігі жағдайында келіп түседі.

81. Технологиялық құжаттамаға сараптама жасау конструкторлық құжаттамаға сараптама жасаудың әдістемесіне ұқсас.

Нысандарды тұрақты сақтауға іріктеу кезінде мыналарды:

1) автоматтандыру дәрежесі, механикаландыру және технологиялық процестерді типке жатқызуды;

2) жеке технологиялық процестердің түпнұсқалығын және бірегейлігін;

3) осы процестердің әрқайсысын қолданудың ауқымдылығын, процестердің және олардың экономикалық нәтижелілігін ескеру қажет.

82. Технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жасауда «жұмыс құжаттамасы сатысында, сондай-ақ «тәжірибелік үлгі», «орнату сериясы» кезеңдерінде ерекше техникалық шешімдер бар болса, осы құжаттаманың маңызы зор.

83. Тұрақты сақтауға берілетін негізгі технологиялық құжаттарға:

1) бағыттық карта, кешендік карта, технологиялық құжаттардың ведомосі, технологиялық бағыттар желілерінің ведомосі, үлгі (топтық) технологиялық процесте (операцияның) құрастырылатын бірліктердің тізімі;

2) өнімді құрастыру ведомосі;

3) жабдықтар ведомосі, технологиялық процестің картасы, типтік (топтық) технологиялық процестің картасы;

4) заттардың тұрақты технологиялық уақыт тәртібі, өнімдердің, дәрілердің және микроорганизмдердің тұрақты технолгиялық регламенті, зертханалық технологиялық регламент, өнімдер мен дәрілердің тәжірибелік лектерін эксперименттік шығару жөніндегі технологиялық нұсқаулықтар;

5) өнімдердің жаңа түрлерінің даярлануымен, дәрілердің технологиялық кепілдемесі;

6) технологиялық карталар және заттарды, өнімдерді, дәрілерді және микроорганизмдерді алу технологияларын суреттеу, жиынтық технологиялық (өндірістік-технологиялық) схемалар, рецептура, регламенттер, технологиялық процестер жөніндегі ұсынымдар;

7) өндірістің технологиялық режимдерінен ауытқуларға жол беру нормалары, технологиялық паспорт, аттестаттаатын өнімнің сапасы деңгейінің картасы;

8) жаңа өнімдер мен дәрілердің халықаралық және отандық стандарттардың талаптарына сәйкестігі туралы жиынтық есептер;

9) бұйымдарды өңдеу мен құрастыру жөніндегі технологиялық (техникалық) сипаттамалар мен есептік деректер;

10) үстіңгі беттердің, алаңдардың және дайындалатын бұйымдардың басқа да геометриялық сипаттамаларының жиынтық есептемелері, жабдықтардың техникалық-экономикалық сипаттамасы, технологиялық процестердің альбомдары, арнайы технологиялық жабдықтардың жиынтықтары (керек-жарақтар, аспаптар, мөртабандар), қайта орнатылатын әмбебап керек-жарақ кешені жатады.

84. Тұрақты сақтауға осы саладағы ғылымның даму деңгейі туралы айтуға мүмкіндік беретін іргелі және қолданбалы зерттеулерге жататын проблемалар бойынша ғылыми-зерттеу құжаттамасы жатады.

85. Тұрақты сақтауға:

1) мемлекеттік, халықаралық, салааралық бағдарламаларға енгізілген ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстарды орындауға арналған тапсырмалар мен талаптар;

2) ғылыми-тарихи құндылығы бар және басқа құжаттарда қайталанбайтын ақпаратты қамтитын, дербес мәні бар, сондай-ақ көрнекті ғылым және техника қайраткерлері жасаған кезеңдік және аралық есептер;

3) ғылыми-зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық, тәжірибелік- технологиялық және эксперименттік-жобалау жұмыстарының аяқталған тақырыптары бойынша есептер;

4) жиынтық, қорытынды ақпаратты қамтитын ғылыми-зерттеу жұмыстары туралы жылдық жиынтық есептер;

5) монографиялардың, мақалалардың қолжазбалары, ғылыми дәрежелерге ізденудегі диссертациялар, авторефераттар беріледі.

86. Тұрақты сақтауға авторлық куәлік (патент) беру туралы шешім қабылданған өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер іріктеп алынады.

87. Авторлық куәлік (патент) беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған болжамды өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтінімдер ішінен тұрақты сақтауға ұтымды ғылыми-техникалық шешімдері бар өтінімдер іріктеп алынады.

88. Куәлік немесе патент беру туралы шешім қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер тұрақты сақтауға іріктеп алынады. Сондай-ақ куәлік немесе патент беруден бас тарту туралы шешімдер қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсіптік үлгілерге берілген өтінімдер, егер:

1) оларды ғылым мен техниканың көрнекті қайраткерлері берсе;

2) оларда бірегей көркемдік-конструкторлық шешімдер болса;

3) олардың авторлары көрмелерде дипломдармен, медальдармен және сыйақылармен марапатталған болса, тұрақты сақтауға тапсырылады.

Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар істерді

қалыптастыру және өңдеу тәртібі
89. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар іс бір сатыға, бір негізгі жиынтыққа, тақырыпқа (құрастыру бірлігі) жататын құжаттардан қалыптасады. Бір сатыдағы, бір негізгі жиынтықтағы, тақырыптағы (құрастыру бірлігіндегі), көлемі жағынан едәуір құжаттар бірнеше істі құрауы мүмкін.

90. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезінде оларды сипаттау мен жүйелеудің карточкалық тәсілі қолданылады. Карточкаға:

1) сипатталатын істің мұқабасында қарындашпен жазылған жұмыс нөмірі;

2) әзірлеуші ұйымның ресми атауы;

3) жобаның аты (әзірлемелер, ғылыми-зерттеу жұмыстың тақырыптары), объектінің нөмірі (өндірістік шифры, белгіленуі, тақырыптың, күзет құжатының нөмірлері);

4) негізгі жиынтықтың (құрастыру бірлігінің), оның маркасының аты;

5) тақырып, жоба басшысының (автордың, авторлардың) аты;

6) әзірлеме аяқталатын жыл;

7) нөмірленген парақтардың саны жазылады.

Карточкалар тізімдемедегі істерді жүйелеудің қабылданған схемасына сәйкес жүйеленеді.

91. Тұрақты сақтауға берілетін ғылыми-техникалық құжаттама толық ресімдеуге:

1) сызбаларды бүктеуге;

2) мәтіндік құжаттарды тігуге (түптеуге);

3) парақтарды нөмерлеуге;

4) куәландыру парақтарын жасауға;

5) істердің мұқабаларын ресімдеуге жатады.

92. Графикалық құжаттар үш клапанды және байлаулы папкаларға салынады. Әрбір іске 50 парақтан аспайтын, шартты түрде А4 форматына (297Х210 мм) келтірілген, жуандығы үш–төрт сантиметрден аспайтын сызбалар енгізіледі.
Дыбыстық-бейнелік құжаттама құндылығына сараптама

жүргізу тәртібі
93. Дыбыс-бейне жазу құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу мен сақтауға іріктеу кезінде дыбыс-бейне жазу құжатының толықтығы және жиынтығының сақталу дәрежесі, мәтіндік ілеспелі құжаттаманың болуы мен сапасы, дыбыс-бейне жазу құжатын ғылыми және практикалық пайдалану мүмкіндігі ескеріледі, сондай-ақ ақпараттың қайталану мәселелері, дыбыс-бейне жазу құжаттарының дублеттілігі, қабылдануы және нұсқалылығы шешіледі.

Дублетті дыбыс-бейне жазу құжаттарының ішінен мемлекеттік сақтауға сапасы жоғары суреттемелер, жазбалар, үлдірлер, шығыс материалдарының қажетті жиынтығы мен ілеспе (киноқұжаттар үшін) материалдары бар дыбыс-бейне жазу құжаттары іріктеп алынады.

Игерілген кино- және үноқұжаттар жеке қарастырылмайды, өйткені кинокадрлар мен үнқұжаттардың үзінділері монтаждың арқасында әртүрлі мағыналық ауыртпалығы және жеке мәні жоқ болып келеді. Оларды ең алдымен кино және үнқұжаттардың басқа материалдарымен байланыстыру арқылы қарастыру қажет.

Ғылыми-тарихи және мәдени құндылығы бар бірнеше фото және үнқұжаттардан тұрақты мемлекеттік сақтауға, мазмұндылығы жағынан толық, жақсы композициялары, түрлі-түсті шешімдері мен қолдану көлемінің (фотоқұжаттар үшін) ерекшелінген құжаттар алынады.

94. Құндылығына сараптама жүргізу барысында қандай да болмасын бүлінгені бар дыбыстық-бейнелік құжаттар айқындалады.

Бүліну, әсіресе химия-биологиялық (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршақтануы) анықталған жағдайда аталған өндіріс жылындағы, сақталу жағдайлары бірдей барлық дыбыс-бейне жазу құжаттарына бақылау жүргізіледі.

Ақауы бар дыбыс-бейне жазу құжаттарын қайта қалпына келтіру-алдын ала өңдеу, осы жұмыстарды жүргізудің тәртібін реттейтін салалық нормативтердің талаптарына сәйкес жүргізіледі.

95. 1922 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы жасақталған дыбыс-бейне жазу құжаттары жоюға бөлінбейді. 1922 жылдан 1945 жылға дейінгі кезеңді қоса алғандағы қалыптасқан дыбыс-бейне жазу құжаттарын жою уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

1) электрондық басқарушылық құжаттар;

2) электрондық дыбыс-бейне жазу құжаттары;

3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар;

4) қағазда тасығышта аналогы жоқ ерекше ақпараттық ресурстар (электрондық кадастрлар, тіркелімдер, тізілімдер, базалар және дерекқорлар, интернет-жарияланымдар және т.б.) болып бөлінеді.

97. Мемлекеттік сақтауға электрондық басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттарды іріктеу олардың дәстүрлі тасығыштардағы аналогтары үшін қабылданған өлшемдер негізінде жүргізіледі.

Ерекше ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға мынадай өлшемдер негізінде іріктеп алынады:

1) осы ақпараттық қорды жинақтау толықтығы, яғни заттардың немесе құбылыстардың осы сыныбы бойынша Қазақстан Республикасында бар ақпараттың жалпы көлемімен осы ақпараттық ресурс құрамында бар ақпараттың арақатынасы;

2) ақпараттың шынайылығы;

3) ақпаратты жинау жүйесімен айқындалатын ақпараттық ресурстың бірегейлігі;

4) ақпараттық ресурстың әлеуметтік маңыздылығы.

3. Ұйым мұрағатының құжаттарын сақтау
Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртібі
98. Ұйымның мұрағатындағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін мынадай:

1) материалдық-техникалық базаны (құжаттардың сақтау ғимараты және үй-жайлары, құралдары, жабдықтар, құжаттарды көшіріп алу және зақымданғандарын қалпына келтіру құралдары және т.с.с.) құру мен дамытуды көздейтін құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі;

2) құжаттарды уақытша сақтаудың нормативтік шарттары мен параметрлерін (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық, күзету режимдері) құру мен сақтау жөніндегі;

3) алдын алу сипатындағы (құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, мұрағат қоймаларынан құжаттардың берілуін регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеруді жүргізу, аса бағалы құжаттарды табу, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) шаралар жүзеге асырылады.

99. Сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесі құжаттардың сақталуын және ұйымның мұрағатына құжаттар келіп түскен кезде, оларды сақтау және тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру кезінде олардың физикалық жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді. Сақтауды ұйымдастыру және сақтауға тиісті жағдайлар жасау кезінде құжаттардың көріністі құрам ерекшелігін және олардың материалдық тасығыштарының ерекшеліктерін ескеру керек.

100. Сақталудағы құжаттардың көлемі мен құрамына сәйкес ұйым мұрағатына мұрағат құжаттарын сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған жеке ғимарат немесе әкімшілік ғимараттың бір бөлігі беріледі.

101. Әкімшілік ғимаратты салу немесе қайта жаңарту кезінде ұйым мұрағаты үшін арнайы үй-жайлар көзделуі мүмкін. Арнайы үй-жай болмаған кезде мұрағат үшін ұйымның әкімшілік ғимаратында ыңғайластырылған үй-жайлар бөлінеді.

Әкімшілік ғимараттағы ыңғайластырылған үй-жайларда ұйымның мұрағатын орналастыру олардың жарамдылығын (өртке төзімділігі, ұзақ мерзімділігі, конструкциясының беріктігі, техникалық жағдайы, жылыту және ауа тазарту жүйесінің болуы) анықтайтын сараптамадан кейін ғана жүргізіледі. Сараптаманы мұрағат, пайдалану, өрт, күзет, санитарлық және өзге де бейінді қызметтердің өкілдері жүргізеді. Сараптаманың нәтижесі актімен ресімделеді.

Ескі, дымқыл, жылытылмайтын, санитарлық-гигиеналық талаптарға жауап бермейтін үй-жайларды қабылдауға рұқсат етілмейді.

102. Ұйым мұрағаты үшін мынадай ғимараттарды:

1) құжаттарды сақтауға арналған мұрағат қоймаларын;

2) зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмені (оқу залын);

3) мұрағат қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерін;

4) алмалы-салмалы электрондық тасымалдауыштардың, серверлік және коммуникациялық жабдықтардың автоматтандырылған кітапханасына арналған бөлмелерін ұсыну көзделеді.

Қызметкерлер мен зерттеушілерге арналған жұмыс бөлмелері және зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналға үй-жайлар (оқу залы) мұрағат қоймаларынан жеке орналастырылады.

Жұмыс бөлмелерінен қалқалары жоқ мұрағат қоймалары арнайы орнатылған қалғалармен бөлінеді. Бөгде адамдар мұрағат қоймасына басшының рұқсатымен және ұйым мұрағаты қызметкерінің қатысуымен ғана кіргізіледі.

103. Мұрағат қоймалары химиялық заттарды немесе тамақ өнімдерін сақтауға немесе қолдануға байланысты зертханалық, өндірістік және қойма үй-жайларынан қашықта орналастырылады.

Мұрағат қоймалары өрт жағынан қауіпсіз және су басудан кепілдендірілген болуы тиіс. Олардың ішінде газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбыржолдар болмауы тиіс.

104. Мұрағат үй-жайларының сыртқы есіктеріне металл парақ қағылады және берік ысырмалары болады. Жұмыс уақытында мұрағат қоймаларын кілттеп жабылады. Жұмыстан тыс уақытта мұрағаттың барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбыланылады. Мөр (пломба) кілттермен бірге ұйым бойынша кезекшіге, күзетшіге немесе ішкі тәртіптің қағидаларында белгіленген орынға тапсырылады.

Ұйым мұрағатынан құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгілеген тәртіппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.

105. Ұйым мұрағатының үй-жайлары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кіруге мүмкіндік беретін терезелерге металл торлар орнатылады.

106. Мұрағат қоймаларындағы электр өткізгіш жасырын болуы тиіс, штепсельдік розеткалар герметикалық қолдануда ғана пайдаланылады. Жалпы және әр қабаттағы ажыратқыштар мұрағат қоймаларының үй-жайларынан тысқару орналастырылады.

107. Ұйым мұрағатының өрт сөндіру жүйесі мен құралдарында құжаттар үшін қауіпсіз бейтарап заттар қолданылады.

108. Мұрағат қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға, темекі шегуге тыйым салынады.

110. Мұрағат қоймалары негізгі сақтау құралдарымен: стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Ағаш стеллаждарды олардың оттан қорғайтын құралдармен өңделуі шартымен қолдануға рұқсат етіледі. Құжаттардың сақтаудың қосалқы құралдары ретінде металл шкафтар, сейфтер қолданылады.

Үн- және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагнитті емес материалдан әзірленеді.

111. Стеллаждар терезе ойықтарымен қабырғаларға перпендикуляр түрде, ал терезесі жоқ үй-жайларды – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшеліктерін ескере отырып орнатылады. Сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздеріне жақын орналастыруға рұқсат етілмейді.

Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады:

1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты кіріс) – 120 см;

2) стеллаждардың аралығы (кіріс) – 75 см;

3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың аралығы -75см;

4) қабырға мен стеллаж шеті немесе шкаф аралығы (сейфтер) - 45см;

5) еденмен және стеллаждың төменгі сөресімен немесе шкаф (сейфтің) аралығы –15 см кем емес, төменгі қабаттарда –30 см кем емес.

112. Құжаттар стеллаждарда, шкафтарда (сейфтерде) құжаттардың түрлеріне, форматына және басқа да сыртқы ерекшеліктеріне сәйкес сақтаудың алғашқы қорғау құралдарын (мұрағат қораптарын, папкаларды, арнайы қаптарды, пакеттерді және т.с.с.) пайдалана отырып орналастырылады.

113. Ақпараты қағаз тасығыштағы басқарушылық құжаттамасы бар істер қаттама қағаздан жасалған мұрағаттық қораптарда, папкаларда немесе бумаларда орналастырылады.

Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкін.

114. Киноқұжаттарда қорғану ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 м құрайды, ракордтың соңғы ұзындығы - 1,5-2 м құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгісі қойылады. Сыртқы қабатта киноқұжаттарды фотографиялық өзекшелер рулонға оралған болуы тиіс. Орам бағыты – басынан соңына дейін. Орам тығыз болуы тиіс, рулон шеттеріндегі ілгері орам да.

Магниттік таспадағы үнқұжаттар жазбалардың дәл көшірмесін алу жылдамдығына байланысты түсі әртүрлі ракордтармен ресімделеді. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргізбейтін жағынан шифрлеу белгісі қойылады. Сыртқа құжатты жұмысшы қабатпен өзекшеге оралған болуы тиіс. Сондай рулондағы ілгері орамдардың биіктігі 0,05 мм шамасынан артық болуы тиісті емес. Үнқұжаттардағы орам бағыттары осындай болу керек, дәл көшірмесін алуда магнитофондағы жазылған рулон сағаттық тіліне қарсы айналатын.

Дыбыс-бейне жазу құжаттары сақтауындағы әрбір бірлік шығаруға арналған жеке герметикалықсыз орамаға ылғал мен шаңның ену мүмкіншіліктерінен, жарық сәулелердің тиюлерінен, механикалы зақым келудің қорғанышынан орнығады. Олардың ішіндегі құжаттардың еркін ауысуларына кедергі болуы тиісті. Буып-түйілген материалдардың салғырт болуы химиялық, хлорлы, азотты асырамау, оларға буып-түйетін материалды құжаттардың зақымдануы немесе био зақымдануы мүмкін. Буып-түйілген материалдардың жоғарғы сапалығы құжаттардың зақымдануына немесе жабысуына әкеліп соқтырмауы тиіс. Орама алғашқы және екінші болып бөлінеді. Алғашқы ораманың қолданылуы тек зиянды газды қоспалардың жоғары концентрация шарттарында ауа тазартуы жоқ болуы және шаң бойынша пайдалы.

115. Киноқұжаттар жіңішке қағаздан немесе полиэтиленнен көп қабатты пакетке, полиэтилентерефталата және металл қорапқа тиісті буып-түйілген болуы керек. Пакет мөлшерін рулон мөлшеріне тиісті талапқа сай болады.

Фотоқұжаттар қабыршақта, фото қағазға, фотопластиндермен шынылардың қышқылсыз қара жарық сәуле өтпейтін қағаздан конверттерге тиісті буып-түйілген болу керек.

Үнқұжаттарда магниттік таспада полиэтилен қабыршақтан пакетке тиісті ішіне салынған және - қорапты немесе полиэтилендік қапқа орналастырылған (контейнер) этикеткаларға арналған ойықтармен болады.

Бейнефонограмманы тиісті сақталу арнайы зауыттық берік полимерлік материалдан оралады.

Дискілік тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттары зауыттық ормаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады.

116. Құжаттарды еденге, терезе алдына, саты алаңдарына немесе реттелмеген бумаға қоюға жол берілмейді.

117. Барлық мұрағат қоймалары, сондай-ақ стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелері арабша сандармен нөмірленеді. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) мұрағат қоймасына кіргеннен солдан оңға қарай, олардың сөрелері – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмірленеді.

118. Мұрағат қоймаларында құжаттардың сақталу орындарын бекіту мақсатында селлаждар бойынша топографиялық карточкалар жасалады.

Стеллаждар бойынша топографиялық көрсеткіштер осы Қағидаларға 16-қосымшаға сәйкес әр стеллажға жеке жасалады және әр мұрағат қоймасының шегіндегі реттік нөмірі бойынша орналастырылады.

Құжаттарды орналасырудағы өзгерістер стеллаждық топографиялқ карточкаларға уақтылы енгізіліп отырылады.

119. Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымдар келесі негізгі техникалақ құралдармен:

1) ақпаратты нақты енгізуді қамтамасыз ететін ағынды сканерлермен;

2) сұрау салуларды қатар өңдеуді жүргізуге қабілетті серверлермен;

3) мәтіндік, кескіндік және дыбыс-бейне жазу құжаттарын көп мәртелік іске қосу мен өңдеуге бағдарланған жоғары өнімнің (100 Мбит/c және көбірек) есептеуіш желімен;

4) жүйенің іздестіру деректеріне өнімділігі жоғары және жоғары сенімді қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен;

5) деректерді компактіге немесе магнитті-оптикалық дискілерге көшіретін жабдықтармен;

6) магниттік бауға резервтегі көшіріп алу жабдықтарымен;

7) мәтіндік және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен;

8) үздіксіз қоректендіру көзімен;

9) жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен;

10) Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің көліктік ортасына қол жеткізуді қамтамасыз ететін жабдықтармен жабдықталады.

120. Электрондық құжаттардың базалық (жүйелік) бағдарламаларына:

1) деректердің үлкен ауқымдарын өңдеуге бағдарланған операциялық желілік орта және дерекқорды басқару жүйесі;

2) деректерді көрсету мен өңдеу құралдары;

3) рұқсат етілмеген кіруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кіреді.

121. Ұйымның электрондық құжаттары мұрағатыеың жұмыс істеуі үшін арнайы бағдарламалардың құралдарына:

1) ақпаратты электрондық тасымалдауыштағы құжаттарды тұрақты іздестіру жүйесін тиімді сүйемелдеу құралдары;

2) мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндерді танып білудің бірыңғай құралдары;

3) мәліметтер базасына ақпаратты енгізу технологияларының бірыңғай технологиясын қамтамасыз ететін құралдар;

4) ақпартты жедел іздестіру құралдары және ақпаратты жедел талдау құралдары;

5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзірлеу және оңтайландыру құралдары;

6) ұйымның электрондық құжаттар мұрағатының ақпаратына рұқсатсыз кіруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кіреді.