Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын бекiту туралы
жүктеу/скачать 423.5 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Iстердi ұйымның мұрағатына тапсыру
- Құжат деректемелерiнiң орналасу схемасы Ескертпе
- Ұйымның ресми атауы (мемлекеттiк тiлде) Ұйымның ресми атауы
- Ұйым құжатының нақты түрiнiң бланкiсi
- Iшкi құжаттың үлгiсi БАЯНДАМАЛЫҚ ЖАЗБА
- Мұрағаттар және құжаттама | басқармасының штат санын ұлғайту туралы
- БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ
- Қызметкерлердiң лауазымдық | | нұсқаулықтарына өзгерiстер енгiзу - - туралы
- БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ
- Хаттама мәтiнiнiң құрылымы
- ХАТТАМА (мемлекеттiк тiлде) ПРОТОКОЛ
Iстi ресiмдеу 142. Ұйымдағы iстер оларды жүргiзу кезiнде және жыл аяқталғаннан кейiн ресiмделуге тиiс. Iстердi ресiмдеу – iстердi сақтауға дайындау. Iстердi ресiмдеу мұқабада iстi тiзiмдеу, брошюралау, парақтарды нөмiрлеу мен куәландыру парақтарын жасау жұмыстарының кешенiнен тұрады. Iстердi ресiмдеудi құрылымдық бөлiмшенiң iс жүргiзуiне жауапты тұлғасы БҚҚ қызметiнiң әдiстемелiк көмегiмен мен бақылауымен жүргiзедi. 143. Сақтау мерзiмдерiне қарай iстер толықтай немесе iшiнара ресiмделедi. Толықтай ресiмделуге сақтау мерзiмдерi тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша iстер жатады. Iстердi толықтай ресiмдеу: iс мұқабасының деректемелерiн ресiмдеудi; iстердегi парақтарды нөмiрлеудi; осы Үлгiлiк қағидалардың 28-қосымшасына сәйкес iстiң куәландыру парағын жасауды; қажет жағдайда осы Үлгiлiк қағидалардың 30-қосымшасына сәйкес iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесi жасауды; iстi тiгу мен түптеудi; iс мұқабасының деректемелерiне қажеттi нақтылаулар енгiзудi көздейдi. 144. Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша iстердiң мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетiледi: 1) ұйымның атауы; құрылымдық бөлiмшенiң атауы; 2) ұйым орналасқан елдi мекеннiң атауы; iстiң нөмiрi (индексi); 3) iстiң тақырыбы; iстiң (томның, бөлiктiң) күнi; iстегi парақтар саны; iстiң сақталу мерзiмi; 4) iстiң мұрағаттық шифрi. 145. Iстiң мұқабасына қойылатын деректемелер келесiдей ресiмделедi: 1) ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сәйкес толық, атау септiгiнде және толық атауынан кейiн жақшаның iшiнде оның ресми түрде қабылданған қысқартылған атауы көрсетiледi; 2) құрылымдық бөлiмшенiң атауы – бекiтiлген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлiмшенiң атауы жазылады; iстiң нөмiрi – ұйымның iстер номенклатурасы бойынша iстiң сандық (индекс) белгiсi қойылады; 3) iстiң тақырыбы – iстер номенклатурасынан көшiрiледi; iстiң күнi – iс жүргiзуде iстiң басталған және аяқталған жылы (дары) көрсетiледi. Iс құжаттарының соңғы күндерi, яғни iске енгiзiлген ең алғашқы және ең соңғы құжаттың тiркелген (жасалған) күнi (күнi, айы, жылы) өкiмдiк құжаттарды қамтитын iстердiң, сондай-ақ бiрнеше томнан (бөлiктерден) тұратын iстердiң күн болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының күнi осы томға қосымшасы енгiзiлген негiзгi құжаттың тiркелген күнi болып табылады. Бұл ретте күнi мен жылы араб санымен белгiленедi, ал айдың атауы толықтай сөзбен жазылады. 146. Iске енгiзiлген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртiбiн бекiту мақсатында куәландыру парақтары мен iшкi тiзiмдемеден басқа оның барлық парақтары, оның iшiнде жеке парақтарға ресiмделген бұрыштамалар (фишкалар) барлығы нөмiрленедi. Парақтар қара, жұмсақ, графит қарындашпен нөмiрленедi, сандар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады. 147. Iстiң парақтарын нөмiрлеу тәртiбi: 1) бiр шетiнен тiгiлген А4 форматтан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында бiр парақ ретiнде нөмiрленедi; 2) парақтарының өзiндiк нөмiрi бар құжаттар, оның iшiнде баспа басылымдары жалпы тәртiп бойынша нөмiрленедi немесе егер iстегi парақтардың орналасу тәртiбiне сәйкес келсе, олардың өзiндiк нөмiрленуiн сақтау керек; 3) бiрнеше томнан немесе бөлiктен тұратын iстiң парақтары әр том немесе бөлiк бойынша жеке нөмiрленедi; 4) iсте жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративтi және ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышынан нөмiрленедi; 5) iске тiгiлген салымдары бар конверттер: бiрiншi конверт, содан кейiн конверттiң iшiндегi салымдар реттiк нөмiрмен нөмiрленедi; 6) iстiң түптелген қосымшасы жеке том ретiнде ресiмделедi және бөлек нөмiрленедi; 7) нөмiрлеуде қателер көп табылған жағдайда iстiң парақтарын нөмiрлеу қайта жүргiзiледi. Парақтарды қайта нөмiрлеу кезiнде ескi нөмiрлер сызылады және олардың жанына парақтардың жаңа нөмiрлерi қойылады, iстiң соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескi куәландыру парағы сызылады, бiрақ iсте сақталады; 8) парақтардың нөмiрленуiнде жекелеген қателiктер бар болған кезде парақтардың литерлiк нөмiрiн қолдануға рұқсат берiледi. 148. Парақтарды нөмiрлеу аяқталғаннан кейiн оған куәландыру жазбасы жазылады, оған жасаған тұлға қол қойылады және қойылған қолдың толық жазылуы, лауазымы мен жасалған күнi көрсетiледi. Iстiң құрамы мен жай-күйi туралы кейiнгi барлық өзгерiстерi (зақымдалуы, құжаттардың алынуы) тиiстi актiге сiлтеме жасала отырып куәландыру парағына қойылады. Iстегi парақтар саны қорытынды жазбаға сәйкес iстiң мұқабасына қойылады. 149. "Iстiң сақталу мерзiмi" деген деректеме iстiң мұқабасына тиiстi iстер номенклатурасынан сақтау мерзiмдерiн көрсете отырып, құжаттар тiзбесiнде көрсетiлген сақтау мерзiмiмен салыстырылғаннан кейiн ғана көшiрiледi. 150. Тұрақты сақталатын iстерге "Тұрақты сақтау керек" деп жазылады. 151. Тұрақты сақталатын iстердiң мұқабасына iстiң мұрағаттық шифры (қор нөмiрiнен, тiзiмдеме нөмiрi мен тiзiмдеме бойынша iстiң нөмiрiнен тұрады) бұл iстердi жиынтық тiзiмдеменiң бөлiмдерiне және бекiтiлген СТК-ға енгiзгеннен кейiн ғана мұрағатта (оған дейiн қарандашпен қойылады) қойылады. 152. Жыл аяқталғаннан кейiн тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын iстердiң мұқабасындағы жазбаларға нақтылаулар енгiзiледi: мұқабадағы iстердiң тақырыбы тiгiлген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген жағдайда iстiң тақырыбына өзгерiстер мен толықтырулар енгiзiледi. 153. Есепке алынуы осы құжаттаманың ерекшелiгiнен туындайтын (аса құнды, жеке iстер және басқалар) белгiлi бiр санаттағы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттарды есепке алу үшiн осы Үлгiлiк қағидалардың 29-қосымшасына сәйкес iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесi жасалады. Iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесi егер тақырыптары құжаттардың нақты мазмұнын ашпайтын құжаттардың әр түрлiлiгi бойынша қалыптастырылса, тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын iстерге де жасалады. 154. Iстердi құрайтын құжаттар барлық құжаттардың мәтiнi еркiн оқылатындай мүмкiндiктi ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемiнде төрт жерден тесiлiп тiгiледi немесе түптеледi. Бiрiншi және соңғы Iстi тiгуге (түптеуге) дайындағанда темiр бекiтпелер (түйреуiштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады. 155. Уақытша (10 жылға дейiнгi) сақталатын iстердi iспапкаға сақтауға, iстегi құжаттарға қайта жүйелеу жүргiзбеуге, iстiң парақтарын нөмiрлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етiледi. Құжаттарды жедел сақтау 156. Iс жүргiзу аяқталғаннан кейiн құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейiн олар қалыптастырылған орны бойынша iстерде бiр жыл бойы сақталады. 157. Ұйымның БҚҚ қызметi, құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары құжаттар мен iстердiң сақталуын қамтамасыз етедi. Iстер жұмыс кабинеттерiндегi шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшiн арнайы бөлiнген үй-жайларда сақталады. 158. Iстер ұйымның бекiтiлген iс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбiртектерiнде олардың индекстерi көрсетiледi. 159. Iстер басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтiнiштiң негiзiнде және ұйым басшысының рұқсатымен ғана жүргiзiледi. Iстердi ұйымның басқа бөлiмшелерге беру құрылымдық бөлiмше басшысының рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлiмше iшiнде қол хатпен берiледi. Берiлген iстерге iстiң орнын ауыстыратын карта жүргiзiледi. Онда құрылымдық бөлiмше, iстiң индексi, оның берiлген күнi, iстiң кiмге берiлгенi, оның қайтарылу күнi көрсетiледi, iстi алғандығы мен қабылдағаны үшiн қол қою бағандары көзделедi. 160. Iстен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңнамаларына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшiрмесiн және түпнұсқалардың алынғаны туралы актiнi (хаттаманы) iсте қалдырады. Iстердi ұйымның мұрағатына тапсыру 161. Iстердi құрылымдық бөлiмшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелерi бойынша жасалған iстердiң және iс жүргiзуде аяқталған iстердiң тiзiмдемелерi бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейiн) сақтаудағы құжаттар ұйымның мұрағатына iстер номенклатурасы бойынша тапсырылады. 162. Тiзiмдемелер тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша iстерге осы Үлгiлiк қағидалардың 31-қосымшасына сәйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады. 163. Iстер тiзiмдемесiнiң бағандары iс мұқабасына енгiзiлген мәлiметтерге дәл сәйкестiкпен толтырылады. Тiзiмдемеге тақырыптары бiрдей iстер қатарынан енгiзiлген кезде бiрiншi iстiң тақырыбы толық жазылып, қалған бiртектi iстер "бұл да сондай" деген сөзбен белгiленедi, бұл ретте олар туралы басқа мәлiметтер тiзiмдемеге толығымен енгiзiледi. Тiзiмдеменiң жаңа парағына бiртектi iстердiң тақырыптары толық көшiрiледi. 164. Әрбiр iс (iстiң томы, бөлiгi) тiзiмдемеге жеке реттiк нөмiрiмен енгiзiледi. 165. Тiзiмдеменiң "Ескерту" бағаны iстiң физикалық жай-күйiнiң ерекшелiктерi туралы, iстiң басқа құрылымдық бөлiмшеге (басқа ұйымға) берiлгенi туралы белгiлердi қою үшiн пайдаланылады. 166. Iстер тiзiмдемесi екi данада жасалып, оның бiреуi iстермен бiрге ұйымның мұрағатына берiледi, ал екiншiсi - бақылау ретiнде құрылымдық бөлiмшеде қалады. 167. Iстi қалыптастырудың және ұйымның мұрағатына тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметi тексередi. Анықталған кемшiлiктердi ұйымның құрылымдық бөлiмшесi жояды. 168. Әрбiр iстi қабылдауды құрылымдық бөлiмше қызметкерiнiң қатысуымен ұйымның мұрағатқа жауапты қызметкерi жүргiзедi. Бұл ретте тiзiмдеменiң екi данасына оған енгiзiлген әр iстiң жанына iстердiң бар екендiгi туралы белгi қойылады. Тiзiмдеменiң әрбiр данасының соңында нақты қабылданған iстердiң саны санмен және жазбаша, iстердi қабылдау-беру күнi, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкер мен iстердi өткiзген тұлғаның қойылған қолдары көрсетiледi. 169. Iстермен бiрге мұрағатқа құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға және өткiзiлетiн құжаттардың тiркелуi мен орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер қорына тiркеу картотекасы берiледi. Әрбiр картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тiзiмдемеге енгiзiледi. 170. Құрылымдық бөлiмше таратылса немесе қайта құрылған кезде осы құрылымдық бөлiмшенiң iс жүргiзуге жауапты тұлғасы тарату iс-шараларының жүргiзiлуi кезiнде қолда бар құжаттарды iстерге қалыптастырып, iстердi ресiмдейдi және сақтау мерзiмдерiне қарамастан оларды ұйымның мұрағатына тапсырады. Iстердi өткiзу iстер тiзiмдемесi мен iстер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады. Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 1-қосымша Құжат деректемелерiнiң орналасу схемасы 
Ескертпе: 1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы немесе эмблеманың, логотиптiң, тауар белгiсiнiң (қызмет көрсету белгiсi) бейнесi 2 - ұйымның ресми атауы 3 - ұйым туралы анықтамалық деректер 4 - құжат түрiнiң атауы 5 - құжат күнi 6 - құжаттың тiркеу нөмiрi (индексi) 7 - кiрiс құжатының тiркеу нөмiрiне (индекс) және күнiне сiлтеме 8 - құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi 9 - құжатқа рұқсатты шектеу грифi 10 - адресат 11 - құжатты бекiту грифi 12 - бұрыштама 13 - құжат мәтiнiне тақырып 14 - бақылау туралы белгi 15 - құжаттың мәтiнi 16 - құжатқа қосымшаның бар екендiгi туралы белгi 17 - қолы 18 - құжаттың келiсiлгенi туралы белгi 19 - мөр бедерi 20 - құжат көшiрмесiнiң куәландырылғаны туралы белгi 21 - құжат орындаушысы туралы белгi 22 - құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгенi туралы белгi 23 - құжаттың электронды көшiрмесiнiң сәйкестендiрушiсi 24 - құжаттың ұйымға келiп түскендiгi туралы белгi Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 2-қосымша
А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 3-қосымша
А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 4-қосымша
А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 5-қосымша
А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 6-қосымша
А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 7-қосымша
- - |- -| | | Қызметкерлердiң лауазымдық | | нұсқаулықтарына өзгерiстер енгiзу - - туралы ____________________________________________________________________ (негiздемесi) ____________________________________________________________________ ________________________________________________________ байланысты БҰЙЫРАМЫН: 1. ЖШС қызметкерлерiнiң лауазымдық нұсқаулықтарына мынадай өзгерiстер енгiзiлсiн: 1) ________________________________________________________ 2) ________________________________________________________ 3) ________________________________________________________ 2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау _______________________ жүктелсiн. Бас директор (қолы) (қолтаңбаның толық жазылуы) Келiскендiгi туралы белгi: А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк
- |- -| | Жеке құрам бойынша _|
Негiздеме: 2009 жылғы 15 наурыздағы № 31 жеке еңбек шарты және Е.А. Ескендировтың өтiнiшi. 2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылғы 16 наурыздан бастап аға бухгалтер қызметiнен бас бухгалтер қызметiне АУЫСТЫРЫЛСЫН. Негiздеме: 2007 жылғы 14 сәуiрдегi № 28 жеке еңбек шартына қосымша және А.В. Зубареваның өтiнiшi. 3. Марат Серикович Керимовпен 2007 жылғы 17 қаңтардағы № 15 еңбек шарты 2009 жылғы 15 наурыздан бастап Қазақстан Республикасы Еңбек кодексiнiң 57-бабының 1-тармағына сәйкес бұзылсын. Негiздеме: М.С. Керимовтың 2009 жылғы 14 наурыздағы өтiнiшi 4. Жобалау бөлiмiнiң менеджерi Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГIС ЖАРИЯЛАНСЫН. Негiздеме: жобалау бөлiмiнiң бастығы П.Г. Салованың 2009 жылғы 10 наурыздағы баяндамалық жазбасы және С.А. Пазылованың түсiнiктеме жазбасы. Бас директор (қолы) (Қолтаңбаның толық жазылуы) Бұрыштамалар: Таныстырылды: А4 (210Х297) форматы Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларына 9-қосымша
жүктеу/скачать 423.5 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||