Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын бекiту туралы



жүктеу 0.91 Mb.
бет1/7
Дата17.06.2016
өлшемі0.91 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7
Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын бекiту туралы

Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Қаулысы


"Егемен Қазақстан" газетi 2012 жыл 20 наурыз N 115-116 (27189); "Казахстанская правда" от 20.03.2012 г., № 76-77 (26895-26896); Қазақстан Республикасының ПҮАЖ-ы 2012 ж. № 8, 170-құжат


      "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкiметi ҚАУЛЫ ЕТЕДI:
      1. Қоса берiлiп отырған Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидалары бекiтiлсiн.
      2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғанынан кейiн күнтiзбелiк он күн өткен соң қолданысқа енгiзiледi.

      Қазақстан Республикасының


      Премьер-Министрi                           К. Мәсiмов

Қазақстан Республикасы 


Үкiметiнiң       
2011 жылғы 21 желтоқсандағы
№ 1570 қаулысымен   
бекiтiлген      

Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда
құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың
үлгiлiк қағидалары

1. Жалпы ережелер

      1. Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидалары (бұдан әрi – Үлгiлiк қағидалар) "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзiрленген.


      2. Үлгiлiк қағидалар басқарушылық қызметтегi құжаттама жасауды ұйымдастыру тәртiбi мен қағаз тасығыштағы құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастыру, мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда (бұдан әрi – ұйымдар) құжаттаманы басқару тәртiбiн белгiлейдi және ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттамаларға қолданылады.
      3. Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыретi мен функцияларымен, мәселелердi шешу тәртiбiмен (жеке-дара өкiм жүргiзу тәртiбiмен немесе алқалық тәртiппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемiмен және сипатымен анықталады.
      4. Үлгiлiк қағидалардың негiзiнде Ұлттық мұрағат қорының облыстың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың аумағында орналасқан толықтыру көздерi - ұйымдар құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың қағидаларын әзiрлейдi және облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергiлiктi атқарушы органдарымен келiсiм бойынша бекiтедi.
      Ұлттық мұрағат қорының, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттарының, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасының Президентi мұрағатының толықтыру көздерi - ұйымдар осындай қағидаларды әзiрлейдi және олармен келiсiм бойынша бекiтедi.
      5. Бiрыңғай техникалық саясат негiзiнде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесiн ұйымдастыруды, жүргiзу мен жетiлдiрудi, құжаттармен жұмыс iстеуде қазiргi заманғы техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс iстеуге әдiстемелiк басшылық жасау мен белгiленген тәртiптiң сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (бұдан әрi – БҚҚ қызметi) жөнiндегi функциялар жүктелген құрылымдық бөлiмше жүзеге асырады.
      Штат кестесiнде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөнiндегi функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлiмше көзделмеген ұйымда бұл мiндеттер жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледi.
      6. БҚҚ қызметiнiң басшысы ауысқан кезде құжаттар мен iстер, сондай-ақ олардың тiркеу-бақылау нысандары (бұдан әрi – ТБН) жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды тұлғаға қабылдау-беру актiсiмен тапсырылады.
      7. Осы Үлгiлiк қағидалар мемлекеттiк құпияларды қамтитын қызметтiк ақпаратпен, "Қбпү" белгiсi бар қызметтiк ақпаратпен таратылуы шектеулi мәлiметтермен жұмыс iстеу тәртiбiне қолданылмайды.

2. Құжаттама жасау тәртiбi

Құжаттарды дайындау мен рәсiмдеу қағидалары

      8. Мемлекеттiк ұйымдардың нормативтiк және құқықтық актiлерiн дайындау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.


      9. Құжаттар мемлекеттiк тiлде дайындалады, орыс тiлi ресми түрде қазақ тiлiмен тең қолданылады, "Қазақстан Республикасындағы тiл туралы" Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шiлдедегi Заңында көзделген жағдайда басқа тiлдер де қолданылады.
      Мемлекеттiк тiлдегi өкiмдiк құжаттың және орыс тiлiнде немесе өзге тiлде жасалатын теңтүпнұсқалы өкiмдiк құжаттың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бiрыңғай деректемелермен ресiмделедi.
      10. Құжат қағаз тасығышта жасалған және ресiмделген кезде осы Үлгiлiк қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес құжат деректемелерiнiң орналасу схемасына орай белгiлi дәйектiлiгi бар деректемелер қолданылады.
      11. Шағын және орта кәсiпкерлiк субъектiлерi құжаттарды А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы қағаздық стандартты парақтарында дайындай алады. Құжаттарды қағаздың парақтарында жасау кезiнде:
      1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;
      2) хаттардан басқа құжат түрiнiң атауы;
      3) құжаттың күнi;
      4) құжаттың тiркеу нөмiрi;
      5) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы;
      6) мөр бедерi көрсетiледi.
      12. Құжаттардың бланкiлерi А4 немесе А5 форматты қағаздың стандартты парақтарында дайындалады. Бланкте және онсыз ресiмделген құжаттың әрбiр парағында кемiнде:
      сол жағынан – 20 мм;
      оң жағынан – 10 мм;
      жоғарғы жағынан – 10 мм;
      төменгi жағынан – 10 мм жиек болуы тиiс.
      Екi жақты басып шығару немесе көшiру кезiнде құжат парағының сыртқы жағында тиiсiнше мөлшерi кемiнде:
      сол жағынан – 10 мм;
      оң жағынан – 20 мм;
      жоғарғы жағынан – 10 мм;
      төменгi жағынан – 10 мм жиек болуы тиiс.
      13. Ұйымда құжаттардың мынадай бланкiлерi қолданылады:
      1) осы Үлгiлiк қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес ұйым хатының бланкiсi;
      2) осы Үлгiлiк қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес ұйым құжатының нақты түрiнiң бланкiсi;
      3) осы Үлгiлiк қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес ұйымның жалпы бланкiсi.
      Жалпы бланк нақты құжат түрiнiң бланкiсiн типографиялық басып шығару орынсыз болған жағдайда қолданылады.
      14. Құжаттардың бланкiлерi типографиялық тәсiлмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегiмен немесе құжатты дайындау кезiнде тiкелей компьютермен басылып шығарылады.
      15. Мемлекеттiк ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген түрлi түстi құжаттарының бланкiлерiн тиiстi қызмет түрiне лицензиясы бар полиграфиялық кәсiпорындар мемлекеттiк ұйымдардың тапсырысы бойынша дайындайды және есепке алынуы тиiс, ол үшiн құжат бланкiсiнiң әр данасының сол жақ төменгi бұрышына типографиялық тәсiлмен немесе нумератормен нөмiр, ал қажет кезде серия қойылады.
      16. Құжаттардың бланкiлерi қатаң түрде мақсатына сай қолданылуы қажет және ұйым басшының тиiстi рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе тұлғаларға берiлмейдi.
      17. Шағын және орта кәсiпкерлiк субъектiлерi бланктiң орнына ұйымның атауы бейнеленген мөртабанды қағаз парағының сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерiн қою арқылы қолдана алады.
      18. Өкiмдiк құжаттарды қоспағанда, iшкi құжаттар А4 немесе А5 форматтағы қағаздың парақтарында құжат түрiнiң атауы көрсетiлiп, осы Үлгiлiк қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес мәтiнi бiр тiлде жазыла отырып жасалуы мүмкiн.
      19. Екi және одан көп ұйымдар әзiрлеген құжаттарды (бiрлескен бұйрық, бiрлескен шешiм, бiрлескен хат) ресiмдеу кезiнде Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген бланк қолданылмайды.
      Дәрежелерi тең екi және одан көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әлiпбилiк ретiне қарай бiр деңгейде орналастырылады.
      Екi және одан да көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар иерархиясының кiшiрею жағына қарай жазылады.
      Бiрлескен құжат ұйымдардың мөрлерiмен куәландырылуы тиiс.

Құжат деректемелерiн ресiмдеуге қойылатын талаптар

      20. Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк Елтаңбасының ұйымның құжат бланкiсiндегi бейнесi Қазақстан Республикасының мемлекеттiк рәмiздерi туралы Қазақстан Республикасының заңнамалық актiлерiнде белгiленген талаптарға сәйкес орналастырылады.


      21. Эмблема, логотип немесе тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi) бланкiге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес орналастырылады.
      Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген бланкiге эмблема, логотип немесе тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi) орналастырылмайды.
      22. Ұйымның ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетiлген атауын қамтиды.
      Ұйымның қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекiтiлген жағдайларда ғана келтiрiледi және толық атауынан төмен жақша iшiнде жазылады.
      Құрылымдық бөлiмшенiң атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетiледi және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.
      23. Ұйым туралы анықтамалық деректерде: почталық мекенжайы, телефондардың, телефакстердiң нөмiрлерi, электронды почтаның мекенжайы және ұйымның қалауы бойынша басқа да мәлiметтер көрсетiледi.
      24. Ұйым шығаратын құжат түрiнiң атауы Қазақстан Республикасының нормативтiк құқықтық актiлерiмен регламенттеледi.
      25. Құжатқа қол қойылған күн (өкiмдiк құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) немесе құжатта тiркелген оқиға (хаттама, акт және басқалар) құжаттың күнi болып табылады. Бекiтiлетiн құжат үшiн (ереже, регламент, қағида және басқалар) – бекiтiлген күн.
      Құжаттың күнiн құжатқа қол қоюшы немесе бекiтушi лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезiнде айы мен жылдың белгiлерi ғана басылады.
      Егер құжаттың авторы бiрнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекiтiлген) күн құжаттың күнi болып есептеледi.
      Ұйым iшiндегi құжаттың өтуi мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтiк белгiлерге күнi мен қол қойылуы қажет.
      Құжаттың күнi араб санымен мынадай дәйектiлiкпен: жыл, айдың күнi, ай. Айдың күнi мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлiнiп, жыл төрт араб санымен ресiмделедi.
      Күндi сөз-сан тәсiлiмен жазу өкiмдiк, қаржылық сипаттағы мәлiметтерi бар, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерiн анықтайтын құжаттарда, нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда қолданылады және "1995 жылғы 05 сәуiр" деп ресiмделедi.
      26. Құжаттың тiркеу нөмiрi, құжаттың тiркеу-бақылау нысанындағы реттiк нөмiрден тұрады. Басқа деректемелер (ұйымның iстер номенклатурасы бойынша iстiң индексi, хат-хабар нөмiрi) ұйымның қалауы бойынша қойылады.
      27. Кiрiс құжатының нөмiрi мен күнiне жасалған сiлтемеде жауап берiлiп отырған құжаттың тiркеу нөмiрi мен күнi көрсетiледi.
      28. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерiнде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi көрсетiледi. Өкiмдiк құжаттардан басқа iшкi құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жерiн көрсетпеуге болады.
      29. Қол жеткiзудi шектеу грифi құжаттың бiрiншi парағының жоғарғы оң жақ бұрышында орналастырылады.
      30. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлiмшелерiнiң, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.
      Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлiмшесiнiң атына жолданған кезде олардың атауы кiшi әрiппен, жартылай қалың қарiппен атау септiгiнде, құжат жолданған лауазымды тұлғаның атауы барыс септiгiнде жазылады.
      Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның атауы адресат лауазымының құрамына кiредi.
      Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде почталық мекенжайы көрсетiледi. Ұйым iшiнде хат алмасу кезiнде лауазымды тұлғаның тегi мен аты-жөнiн барыс септiгiнде көрсетуге рұқсат етiледi.
      Егер құжат бiртектi ұйымдарға жолданатын болса онда, олардың адресаты жалпыланып көрсетiледi.
      Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиiс. Екiншi, үшiншi, төртiншi адресаттардың алдында "Көшiрме" деген сөз көрсетiлмейдi. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тiзiмi (тiзiлiмi) жасалады.
      Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде деректемелер құрамына орындаушы ресiмдеген "Адресаттың" почталық мекенжайы кiредi. Почталық мекенжайдың элементтерi Қазақстан Республикасының Үкiметi бекiткен почта байланысы қызметтерiн көрсету қағидаларына сәйкес дәйектiлiкпен көрсетiледi.
      31. Құжатты бекiту грифi құжаттың бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.
      Құжатты нақты лауазымды тұлға бекiткен кезде бекiту грифi мынадай элементтерден тұрады: "Бекiтемiн" (тырнақша қолданылмай кiшi әрiптермен ресiмделедi), лауазымның атауы, қолы, аты-жөнi, тегi және бекiту күнi.
      Құжатты лауазымы тең екi немесе одан көп тұлғалар бекiткен кезде бекiту грифi ұйымдар атауының әлiпбилiк тәртiбiмен орналастырылады.
      Құжат қаулымен, шешiммен, бұйрықпен, хаттамамен бекiтiлген кезде бекiту грифi "Бекiтiлдi (ген)" деген сөзден тұрады, атау септiгiндегi өкiмдiк құжаттың түрiнен және оның күнi мен нөмiрiнен тұрады.
      32. Бұрыштама құжаттың бiрiншi парағына, оң жақ жоғарғы бөлiгiндегi мәтiннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегi, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзiмi, қолы және күнi енедi.
      Орындалуына байланысты нұсқауды қажет етпейтiн және орындалуының үлгiлiк мерзiмдерi бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күнi көрсетiледi. Тапсырма екi және бiрнеше тұлғаға берiлген жағдайда, егер бұрыштамада өзгеше көрсетiлмесе, тапсырмадағы бiрiншi көрсетiлген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.
      Негiзгi орындаушы мен бiрлесiп орындаушы өзiне тiкелей бағынысты тұлғаларға бұрыштама ретiнде тапсырма бере алады. Бұл жағдайда бұрыштама құжатта ресiмделедi.
      Ұйымдардың бiрiншi басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама қойған тұлғаның қолының астына кiрiс тiркеу нөмiрiн, келiп түскен күнiнен және бұрыштама тиесiлi құжаттың деректемелерi туралы белгiлердi (авторды, құжаттың шығыс нөмiрi мен күнiн), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердiң басқа элементтерiн көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада) рәсiмдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түрiндегi бұрыштаманы БҚҚ қызметi тiркейдi.
      33. Құжат мәтiнiнiң тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегiнiң шетiнен, жартылай қалың қарiппен, сөздер тасымалданбай ресiмделедi және әр жолда 35 белгiден артық белгi болмауы тиiс. Әдiлет органдарында мемлекеттiк тiркеудi қажет етпейтiн құжаттарда тақырыптың көлемi 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына ресiмдеуге рұқсат етiледi. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.
      Мәтiнге қойылатын тақырып қысқа, мәтiннiң мазмұнын дәл беруi тиiс. Құжат түрiнiң атауымен келiсiлуi және "не туралы?" ("кiм туралы?"), "ненi?", "кiмдi?" деген сұрақтарға жауап беруi қажет.
      10 жолдан аз мәтiнге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкта жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.
      34. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгi "Бақылау", "Контроль" "Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерiмен немесе мөртабандармен, "Б", "К" литерiмен белгiленедi және құжаттың бiрiншi парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтiн жиегiнен бос жерге қойылады.
      35. Құжаттың мәтiнi сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтiн немесе көрсетiлген нысандарды үйлестiрушi ретiнде ресiмделедi.
      Сауалнама нысаны белгiлi бiр белгiлер жиынтығы бойынша бiр объектi туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезiнде қолданылады.
      Мәтiндi сауалнама түрiнде құрастырған кезде сипатталатын объектiнiң атауы атау септiгiнде зат есiммен немесе екiншi жақтағы етiстiктi сөз тiркестерiмен осы шақта не өткен шақтың көпше түрiнде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгiлер атауымен келiсiлуi қажет.
      Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезiнде қолданылады. Диаграмма бөлiнбеу және басқа бетке көшпеуi керек.
      Кесте нысаны бiрқатар белгiлерi бойынша бiрнеше объектiлер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.
      Кестелерде мәтiндi бөлiктерге бөлудiң екi деңгейi бар: тiгiнен – баған және көлденеңiнен – жол. Кестенiң бағаны мен жолдарын зат есiмнiң атау септiгiнде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесiмдi болу керек. Егер кесте бiр беттен аса басылатын болса, онда кесте бағандары нөмiрленедi де келесi беттерге олардың тек нөмiрлерi ғана басылады.
      Байланысты әдетте мәтiн екi бөлiктен тұрады: Бiрiншi бөлiгiнде себептер, мақсаттар, құжатты жасаудың негiзi, екiншi (қорытынды) - шешiмдер, қорытындылар, өтiнiштер мен ұсыныстар көрсетiледi. Кейбiр жағдайда бiрiншi бөлiгiнде өтiнiштер, ұсыныстар, ал екiншi бөлiгiнде негiздемелер, айғақтар көрсетiледi. Мәтiн бiр қорытынды бөлiктен (мысалы, бұйрық – өкiмдiк бөлiк айқындаусыз, хаттарда - өтiнiштi түсiндiрусiз) тұруы мүмкiн. Бұрын шығарылған құжат негiзiнде немесе соны орындау үшiн дайындалған құжат мәтiнiнде олардың деректемелерi: құжаттың және автор-ұйымның атауы, күнi, тiркеу нөмiрi, мәтiннiң тақырыбы көрсетiледi. Егер мәтiн көлемi жағынан ауқымды болса, бiрнеше шешiмдерден, тұжырымдамалардан, ұсыныстар мен өтiнiштерден тұрса, онда оны бөлiмдер мен тарауларға бөлуге болады.
      Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектiлiкпен маңыздылығына қарай, сонымен қатар мәселенiң шешiлу сатысының хронологиясы ескерiле отырып орналастырылады. Мазмұны жағынан жақын, көлемi жағынан ауқымды тармақтар тарауларға бiрiктiрiлуi мүмкiн. Мазмұны жағынан жақын бiрнеше тараулар бөлiмдерге, ал бөлiмдер өз кезегiнде бөлiктерге бiрiктiрiлуi мүмкiн. Көлемi жағынан ауқымды тараулар параграфтарға, ал ауқымды тараулар осылайша кiшi бөлiмдерге бөлiнуi мүмкiн.
      Тармақтар тармақшаларға бөлiнедi. Тармақтар мен тармақшалардың iшiнде абзацпен бөлiнетiн бөлiктер болуы мүмкiн.
      Бас әрiптен басталатын бөлiктiң бiрiншi абзацынан басқа мәтiннiң мазмұны жағынан бiртұтас, бiрiншi жолы азатжолмен бөлiнетiн және кiшi әрiптен басталатын бөлiгi абзац болып есептеледi.
      Абзацтар (бөлiктiң бiрiншi және соңғы абзацтарынан басқа) үтiр нүктемен аяқталады. Құжаттардың мәтiнiнде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгiлермен белгiлеуге рұқсат етiлмейдi.
      Құжаттың әр тармақшасы, тармағы, сондай-ақ параграфы, тарауы, кiшi бөлiмдерi мен бөлiмдерi араб санымен нөмiрленедi.
      Бiр тармақтан тұратын құжаттың тармағы нөмiрленбейдi.
      Тармақтардың, тараулардың және бөлiмдердiң нөмiрленуi ретiмен жалғасады.
      Тармақшалардың нөмiрлерi әр тармақ үшiн жеке қойылады.
      Құжаттағы әрбiр бөлiмiндегi тарау параграфының нөмiрленуi және кiшi бөлiмдердiң нөмiрленуi ретiмен жалғаспайды, дербес болады.
      Тармақтағы тармақшалардың нөмiрлерi жақша арқылы бөлiнедi: 1), 2), 3) және одан әрi.
      Құжат мәтiнi жазу машинкасында бiр жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегiмен мөлшерi 14 Тimеs New Roman қарiпiмен жоларалық бiр интервалда басылады. Жекелеген жағдайларда (кестелердi, қосымшаларды, орындаушы туралы белгiнi, ескертулердi және басқаларын ресiмдеуде) қарiп мөлшерi мен жоларалық интервал өзгеше болуы мүмкiн.
      Құжатты екi және одан да көп парақта ресiмдеу кезiнде екiншi және одан кейiнгi парақтар нөмiрленедi. Нөмiрлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегi ортасынан тыныс белгiсiнсiз қойылады.
      36. Құжаттың аталған мәтiнiнде қосымшаның бар екендiгi туралы белгiде парақтардың саны, данасы, орындалған тiлi қойылады. Мәтiнде көрсетiлмеген қосымшалар болған жағдайда олардың нөмiрi, атауы, парақтар саны, данасының саны және орындалу тiлi көрсетiледi, егер қосымша кiтапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетiледi.
      Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берiлсе, онда қосымшаларының бар екендiгi туралы белгiлер мынадай түрде ресiмделедi: Қосымша: Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлiгiнiң 2011 жылғы 15 қаңтардағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақ мемлекеттiк тiлде.
      Егер қосымша құжатта көрсетiлген мекенжайдың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендiгi туралы белгiде оның қандай адресатқа жiберiлгенi көрсетiледi.
      Нормативтiк құқықтық, құқықтық актiлерге қосымшада (бұйрық, өкiм, қағида, нұсқаулық, ереже, шешiм) оның бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы бұрышында реттiк нөмiрi (егер қосымша бiреуден артық болса), өкiмдiк құжаттың атауы, оның күнi мен тiркеу нөмiрi көрсетiлiп "Қосымша" деген сөз жазылады.
      37. Жоғары тұрған органдарға, өкiлдi, атқарушы және сот билiгi органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша негiзiнде бiрiншi орынбасары қол қояды.
      Ведомстволық бағынысты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретiне сәйкес құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары қол қояды.
      Ұйым iшiнде қалатын құжаттарға мiндеттi түрде қол қойылады.
      Құжатта қойылған қолға:
      1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлiмшенiң немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкiде рәсiмделмеген болса);
      2) тұлғаның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөнi мен тегi) енедi.
      Құжатқа күн сәулесiне төзiмдi сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.
      Құжатқа лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлiмшелердiң ресми атауларының әлiпбилiк ретiмен орналастырылады.
      Құжатқа бiрнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерiнiң лауазымдық иерархиясына сәйкес бiрiнен кейiн бiрi орналастырылады.
      Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған тұлғалар лауазымының атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы мiндеттерi көрсетiледi.
      Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етушi және жазбаны жүргiзушi тұлға) қол қояды.
      Дайындалған құжаттың жобасында лауазымды тұлғаның қойылған қолы болмаған жағдайда, онда құжат оның мiндетiн атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресiмделуi қажет. Қол қойғанда "үшiн" көмекшi сөзiн қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қоюға жол берiлмейдi.
      Құжатқа қол қоятын лауазымды тұлғалар лауазымының атауы және қойылған қолдарды толық жазу кiшi әрiптермен және жартылай қалың қарiппен ресiмделедi. Iшкi құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.
      38. Құжат жобасын келiсу құжатқа бұрыштама (iшкi келiсу) немесе келiсу грифiн (сырттай келiсу немесе ұйымның консультативтiк-кеңесшi және қоғамдық органдарымен келiсу) қою арқылы ресiмделедi.
      Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделi лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда – ұйымның қаржы және заң қызметтерiнiң басшылары, мiндеттердiң бөлiнуiне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.
      Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетiнде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкiмдiк құжаттардың жобаларына бұрыштама бiрiншi данасына қойылады. Өкiмдiк құжаттың соңғы парағының сыртқы бетiне бұрыштама қоюға рұқсат етiледi.
      Бұрыштама бұрыштама қоюшының қолын, күнiн, қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуын (аты-жөнiн және тегiн) бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пiкiрлер және толықтырулар жеке парақта ресiмделедi, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгi қою жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.
      Құжатты сырттай келiсу белгiсiмен ресiмделедi, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгi бұрышына орналасады және тырнақша қолданылмай, кiшi әрiптермен ресiмделетiн "Келiсiлдi" деген сөзден, сондай-ақ құжат келiсiлетiн тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылуынан мен келiсу күнiнен тұрады.
      Құжатты лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалармен келiскен кезде келiсу грифтерi ұйымдардың ресми атауларының әлiпбилiк тәртiбiмен орналастырылады. Құжат бiрнеше лауазымды тұлғалармен келiсiлген кезде келiсу грифтерi лауазымдарының қызметтiк иерархиясына сәйкес орналастырылады.
      Егер келiсу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келiсу грифiнде құжат түрi, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмiрi көмектес септiгiнде көрсетiледi.
      Құжатты бiрнеше ұйыммен сырттай келiсу осы Үлгiлiк қағидалардың 6-қосымшасына сәйкес келiсу парағымен ресiмделуi мүмкiн. Бұл жағдайда құжатта қойылған қолдан кейiн "Келiсу парағы қоса берiлiп отыр" деген белгi қойылады.
      39. Мөр бедерi лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендiгiн куәландырады. Мөр бедерiн лауазымның атауы мен қойылған қолдың бiр бөлiгiн қамтитындай етiп қою қажет.
      40. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестiгiн куәландыру үшiн "Қолы" деген деректеменiң төменгi жағына "Көшiрмесi дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшiрменi куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрiнiң бедерi, куәландырылған күнi қойылады.
      41. Құжаттың орындаушысы туралы белгi "Орынд." деген қысқартылған сөздi, құжатты орындаушының тегiн, атын, әкесiнiң атын, оның телефон нөмiрiн, оның iшiнде iшкi нөмiрiн, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекенжайын қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының бастапқы немесе сыртқы бетiнiң төменгi сол жақ бұрышында орналастырылады. Деректемелердi мөлшерi 12 Тimеs New Roman қарiптерiмен рәсiмдеуге болады.
      42. Құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгенi туралы белгi оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмiрi мен күнiне сiлтеменi (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы туралы қысқаша мәлiмет), "Iске" деген сөздi, құжат сақталатын iстiң нөмiрiн және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.
      Құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгенi туралы белгi құжаттың бiрiншi парағының бастапқы бетiнiң төменгi жиегiне қойылады.
      43. Файлдың атауын, оператордың кодын, күндi және құжаттың әрбiр парағының сол жақ төменгi жиегiне қойылатын басқа да iздестiру деректерiн қамтитын белгi (колонтитул) құжаттың электрондық көшiрмелерiнiң сәйкестендiргiшi болып табылады.
      44. Құжаттың ұйымға келiп түскенi туралы белгi құжаттың бiрiншi парағының бастапқы бетiнiң оң жақ төменгi бұрышына қойылады және кiрiс құжатының реттiк нөмiрiн және келiп түскен күнiн қамтиды.
  1   2   3   4   5   6   7


©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет