Методические рекомендации по оформлению, формированию и ведомственному хранению документов с электронным носителем



жүктеу 250.68 Kb.
Дата24.02.2016
өлшемі250.68 Kb.


Коммунальное государственное учреждение

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ»

Управления культуры, архивов и документации

Восточно-Казахстанской области

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОФОРМЛЕНИЮ, ФОРМИРОВАНИЮ

И ВЕДОМСТВЕННОМУ ХРАНЕНИЮ

ДОКУМЕНТОВ с электронным носителем

Исполнитель:

Старший архивист

Среднего уровня квалификации А.Г.Рахматулдинова


Согласовано

Протоколом

Восточно-Казахстанской областной

экспертно-проверочной комиссией

от _12.12.____2013 г.__23____
г.Усть-Каменогорск

2014 год


1.Общие положения
1.Настоящие методические рекомендации по оформлению, формированию и ведомственному хранению документов разработаны в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1)Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

2)Правилами электронного документооборота, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 апреля 2004 г. № 430, с изменениями и дополнениями, утвержденными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 26 января 2011 года № 35 и от 31 октября 2012 года № 1380;

3)Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1570 (далее-Типовыми правилами);

4)Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1583 (далее-Правила приема).

2.В методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины:

1) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан – удостоверяющий центр, обслуживающий участников ЕСЭДО (далее УК ГО);

2) единая система электронного документооборота государственных органов (далее ЕСЭДО) – система электронного документооборота, предназначенная для обмена электронными документами между государственными органами Республики Казахстан и должностными лицами соответствующего государственного органа;

3) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

4) система электронного документооборота – система обмена электронными документам и, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан;

5) электронные информационные ресурсы – информация, хранимая в электронном виде (информационные базы данных), содержащаяся в информационных системах;

6) бумажная копия электронного документадокумент на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

7) подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

8) формат электронного документа – структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

9) электронная регистрационная контрольная карточка – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

10) средства электронной цифровой подписи – совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

11) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

12) защита электронных информационных ресурсов, информационных систем – комплекс правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранение, предотвращение неправомерного доступа к электронным информационным ресурсам, информационным системам (в том числе от несанкционированного доступа к информации), включая незаконные действия;

13) ключевой носитель – носитель информации, содержащий закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи;

14) электронное сообщение о получении/отклонении входящих электронных документов – электронный документ посылаемый отправителю (автору) входящего электронного документа с целью подтверждения получения/отклонения адресатом этого электронного документа. Создание электронного сообщения завершается наложением на его проект электронной цифровой подписи лица, ответственного за обработку входящих электронных документов;

15) конвертирование – процесс, результатом которого является преобразование данных из текущего формата в другой;

15) регистрационно-контрольная карточка (далее РКК) электронного документа в автоматизированной информационной системе (далее АИС) организации - электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

16) реквизит электронного документа - информация, зафиксированная в электронном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы.



2. Подготовка и оформление электронных документов.
3.Автоматизированная информационная система (АИС) организации должна обеспечивать возможность создания документов с электронным и бумажным носителями информации в процессе документирования управленческой информации, их проработки и пользования ими, а так же оперативного хранения документов в той системе, в которой они были созданы.

Для организации электронного документооборота в государственных органах используется единая система электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО), обеспечивающая выполнение следующих функций:

1)авторизацию доступа пользователей и разграничение прав доступа;

2)формирование (составление) электронного документа;

3)формирование и проверку электронной цифровой подписи электронного документа;

4) учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);

5)коллективную работу с электронными документами;

6)контроль исполнения электронных документов;

7)поиск электронного документа;

8)отправку и подтверждение получения электронных документов (сообщения) в пределах государственного органа и между государственными органами;

9)хранение электронных документов в сроки, установленные уполномоченным органом управления архивами и документацией;

10)гарантированное уничтожение электронных документов, аннулированных закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и электронных баз данных ЕСЭДО.


Требования к созданию электронных документов.

4.В организациях номенклатурой дел предусматривается конкретный комплекс документов с электронным носителем, создаваемый в процессе деятельности организации, о чем делается пометка в номенклатуре дел.

5.Оформление электронного документа должно соответствовать Типовым правилам документирования и управления документацией, конкретной номенклатуре дел организации и иметь реквизиты, предусмотренные для электронного документа.
Технологические особенности оформления реквизитов организационно-распорядительных электронных документов.
6.Оформление реквизитов организационно-распорядительных электронных документов осуществляется электронными средствами документирования информации с учетом требований к оформлению организационно-распорядительной документации.

7.Создание некоторых реквизитов электронного документа осуществляется по технологии, которая отличается от создания соответствующих реквизитов для документов с бумажным носителем информации.

1)Реквизиты «изображения государственного Герба Республики Казахстан», «изображения эмблемы или товарного знака (знака обслуживания)» добавляются к формам электронных документов в графическом формате, определенном Перечнем форматов.

2)Реквизит электронного документа «Дата» фиксируется в РКК электронного документа, в метаданных и в имени файла электронного документа за основной формой полного представления.

В содержании электронного документа или при воссоздании даты реквизита, который был создан после подписания электронного документа, элементы даты указывают в соответствии с требованиями, установленными к реквизитам документов с бумажным носителем информации, например: 29.02.2013 или 29 февраля 2013 года.



8. Реквизиты «резолюция», «отметка о выполнении документа», направлении его в дело создаются отдельно от электронного документа и оформляются с использованием электронной цифровой подписи. Эти реквизиты хранятся в РКК электронного документа. При оформлении электронного документа не является обязательным указание даты автором резолюции или исполнителя документа, расшифровка подписи лица, установившего данные реквизиты.

9.Приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа, объединяются с основным документом в одном файле. Перед подписанием электронного документа приложения добавляются к файлу проекта электронного документа в той последовательности, которая отмечена в тексте основного документа. Электронная цифровая подпись накладывается на проект основного документа, содержащего ссылки на имеющиеся приложения.

10.Для оформления электронной копии документа с бумажным носителем информации он сканируется и хранится в графическом формате, определенном в Перечне форматов. До полученного изображения добавляется отметка о засвидетельствовании копии и других элементах, которые применяются во время оформления копий с бумажным носителем информации. Завершается оформление копии электронного документа наложением электронной цифровой подписи лица, удостоверяющего данную копию.

11. Реквизиты «гриф утверждения документа», «гриф согласования документа», «запись о государственной регистрации» оформляются в содержании электронного документа» аналогично этим реквизитам документа с бумажным носителем информации. Электронная цифровая подпись в момент оформления данных реквизитов накладывается на все данные, которые содержаться в электронном документе, удостоверенные ранее наложением электронной цифровой подписи его автора в процесс создания электронного документа.

12. Отметка о наличии экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации содержит сведения о количестве экземпляров таких документов, например: «экземпляров электронного документа с бумажным носителем информации 2».

Если экземпляр электронного документа с бумажным носителем информации создаются одновременно с электронным документом, то отметка о его наличии проставляется в центре нижнего поля первого листа текста электронного документа.




Подготовка проектов и создание электронного документа.

13.Подготовка проекта электронного документа осуществляется с использованием любых технологий, которые определяются во время разработки технического задания на создание АИС организации или его модернизации.

14.Организацию подготовки проектов электронных документов, в том числе их визирование, контроль над их подготовкой с использованием электронной цифровой подписи-визы определяет руководитель организации, с учетом структуры организации, объема документооборота и имеющихся технических возможностей.

Решающим фактором при выборе технологии создания текстовых файлов является распространенность программного средства, не требующего дополнительной учебы работников организации, и его стоимость.



15.Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.

Содержательная часть электронного документа состоит из одного или нескольких файлов в следующих форматах:

1) PDF, TIFF, JPEG – графический формат;

2) RTF, DOC, DOCX – текстовый формат;

3) XLS, XLSX – табличный формат;

4) 10pt) - презентации

5) RAR, ZIP – архивированный формат

Содержательная часть проектов актов Президента Республики Казахстан в ЕСЭДО формируются только в формате DOC, PDF.

Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:



  1. официальное наименование организации отправителя ;

  2. справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии));

  3. наименование вида документа;

  4. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

  5. место составления или издания документа;

  6. адресат;

  7. гриф утверждения документа (при наличии)

  8. заголовок к тексту (при наличии);

  9. текст документа;

  10. отметка о наличии приложения (при наличии);

  11. отметка об исполнителе (фамилия и телефон исполнителя);

  12. электронная цифровая подпись.

Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной контрольной карточки, в которой используются следующие реквизиты:

  1. наименование вида документа;

  2. дата документа;

  3. регистрационный номер документа;

  4. индекс номенклатуры дел;

  5. название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;

  6. электронная цифровая подпись;

  7. характер вопроса;

  8. заголовок (краткое содержание);

  9. количество листов основного документа и приложений;

  10. наименование государственного органа-адресата;

  11. наименование должности адресата (при наличии);

  12. фамилия адресата (при наличии)

  13. фамилия исполнителя;

  14. номер телефона исполнителя;

  15. отметка о контроле;

  16. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

  17. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

  18. отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.

16.Наименование файла электронного документа определяется в соответствии с Требованиями. Файл проекта электронного документа и файл оригинала электронного документа должны иметь одно наименование. Эти файлы отличаются лишь своими расширениями, которые указывают на формат данных этих файлов, если проект электронного документа создается в формате, отличающемся от того, в котором создается электронный документ

17.Перед подписанием или утверждением электронного документа его проект, содержащий все обязательные реквизиты электронного документа, в том числе дату и регистрационный индекс, а также другие, имеющиеся на тот момент реквизиты за исключением электронной цифровой подписи, конвертируются (если их форматы не совпадают с форматами, определенными Перечнем форматов) в формате, который определяется Перечнем форматов.

Все составляющие элементы электронного документа, независимо от его структуры, размещаются в одном файле.



18.Создание электронного документа завершается удостоверением электронной цифровой подписи.
Организация контроля над исполнением электронных документов.
19.Непосредственный контроль над исполнением электронных документов возлагается на службу контроля.

В структурных подразделениях непосредственный контроль над исполнением электронных документов осуществляет лицо, ответственное за обеспечение процессов документирования и управления документацией.



20.Индивидуальные сроки выполнения определенных видов электронных документов могут определяться в директивном документе руководителя организации, резолюции руководства организации, а так же правилами документирования и управления документацией организации. Типовые сроки исполнения электронных документов устанавливаются в соответствии со сроками исполнения документов с бумажным носителем.

21.Контроль над исполнением электронных документов включает, взятие электронных документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку своевременной доставки электронных документов исполнителям, контроль состояния исполнения, снятие электронных документов с контроля, направление исполненного электронного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения электронных документов, информирование руководства о ходе и итогах исполнения электронных документов.

22. Для осуществления эффективного контроля за исполнением электронных документов исполнитель извещает службу контроля обо всех этапах исполнения документов. Для этого в АИС организации должна быть внедрена подсистема соответствующих сообщений, требования к которой определяются во время разработки технического задания на создание АИС организации или его модернизации.

Служба контроля вносит все соответствующие отметки в РКК электронного документа.



23.Структурное подразделение информационных технологий или специалист по информационным технологиям отвечает за организацию поиска сведений о текущем состоянии электронных документов и воссоздания форм отчетности об этом на экране компьютера для службы контроля и руководства организации должны быть предусмотрены соответствующие элементы.

Для осуществления эффективного анализа результатов исполнения электронных документов АИС организации должна обеспечивать группирование электронных документов по срокам исполнения, исполнителям, корреспондентам или группам электронных документов (директивные документы и поручения руководства организации, решения коллегиального органа организации, поручения вышестоящих государственных органов и т.д.).

АИС организации должна обеспечивать выведение отдельных экранных форм для каждого из исполнителей, если они несут общую ответственность за исполнение электронного документа.

24.Электронный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщений результатов заинтересованным организациям и лицам, либо иного подтверждения его исполнения.

Снять электронный документ с контроля может только должностное лицо, установившего данный контрольный срок в резолюции. Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля решением службы контроля.

Данные об исполнении электронного документа и снятии его с контроля фиксируются в РКК электронного документа.

25.АИС организации должна обеспечивать формирование перечней исполненных и не исполненных документов в автоматизированном режиме и создавать экранные формы отчетов об этом. Доступ к этой информации предоставляется руководству организации, структурному подразделению или лицу, отвечающему за обеспечение процессов документирования и управления документацией, а также службе контроля.

26. Бумажная копия документа содержит:

1) текст документа;

2) обязательную отметку «Копия электронного документа» с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;

3) наименование информационной системы, из которой он получен;

4) дату создания бумажной копии;

5) штамп с текстом «***Копия электронного документа верна_______листов» (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и подпись заверителя или штамп с текстом «***Копия электронного документа верна_______листов» (определен отрицательный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи)



4.Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
27.Организация работы с архивными электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение в организации возлагается на структурное подразделение или лицо, ответственное за ведение архива организации и структурное подразделение информационных технологий или специалиста по информационным технологиям.
Экспертиза ценности электронных документов
28. Электронный документ, соответствующий требованиям Закона РК «Об электронном документе и цифровой подписи» от 07 января 2003 г. № 370-2 с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.04.2012 г., равнозначен документу на бумажном носителе.

29. Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, в зависимости от выполняемых ею задач и функций подразделяются на:

1) электронные управленческие документы;

2) электронные аудиовизуальные документы;

3) электронные научно-технические документы;

4) специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации и тому подобное).

30. Экспертиза ценности и отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых для их аналогов на традиционных носителях, в соответствии с правилами приема.

29.Экспертиза ценности электронных документов проводится по тем же принципам и критериям, что и экспертиза ценности документов с бумажным носителем информации.Экспертиза ценности электронных документов и соответствующих документов с бумажным носителем информации проводится одновременно.

30.Экспертиза ценности электронных документов предусматривает также проведение с помощью технически-программных средств таких проверок:

1)создание и воссоздание всех данных из АИС организации, связанных с электронными документами;

2)наличие электронных документов и правильное их оформление;

3)соответствие бумажных экземпляров электронных документов (электронных дел) документам, которые содержатся в электронных делах.



31.Устранение выявленных недостатков по результатам проверки электронных документов проводится в рабочем порядке лицами, ответственными за документирование и управление документацией в структурном подразделении организации.
Формирование и оформление электронных дел в структурных подразделениях организации

32.Электронные дела (тома дел) формируются только после формирования дел (томов) из бумажных экземпляров этих электронных документов.

Электронные дела (тома дел) должны полностью отвечать делам (томам) с бумажными экземплярами этих электронных документов.

Государственные органы, использующие систему электронного документооборота, осуществляют переписку управленческими документами со сроками хранения до 10 лет только в формате электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью.

Электронные документы со сроками хранения 75 лет, «постоянно», а также документы, имеющие отметку «Экспертно-проверочная комиссия» (далее-ЭПК), имеют подлинники бумажного документа».



33.Электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в РКК каждого электронного документа добавляются такие сведения:

1)наименование структурного подразделения;

2)индекс электронного дела;

3) номер электронного дела (тома, части).

Ввод в РКК большинства реквизитов должен осуществляться в автоматизированном режиме. Данные, которые не могут быть введены в автоматизированном режиме, вводятся лицом, ответственным за документирование и управление документацией в структурном подразделении организации.

34.Электронные документы, которые отнесены к одному делу, логично связаны между собой с помощью сведений о них в АИС организации. Кроме того, часть этих сведений дублируется в наименованиях файлов электронных документов.

35.АИС организации должна обеспечивать воссоздание учетных данных к делам структурного подразделения организации и перечня файлов электронных документов дела по любым учетным сведениям к ним.

Методика группирования файлов электронных документов, которые отнесены к одному делу, если это предусмотрено архитектурой АИС, определяется во время разработки технического задания на создание АИС организации или его модернизации.



Формирование и оформление описей электронных дел структурных подразделений.

36. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.

37. Для организации учета электронных дел в итоговой записи установленной формы описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения организации добавляется реквизит «Отметка о наличии архивных электронных дел» и ведомости об общем количестве электронных дел, содержащихся в описи, а также ведомости об общем количестве электронных дел, переданных в архив организации.

38. Дела, сформированные из бумажных экземпляров электронных документов, включаются в общем порядке в опись дел структурного подразделения организации в соответствии с требованиями Типовых правил и Правил приема.

39.Для исключения разночтений в присвоении номеров электронным делам и соответствующим им делам с бумажными экземплярами электронных документов в описях дел они указываются под одним номером. Сведения о наличии электронного дела добавляются в графе «Отметка о наличии архивных электронных дел» описи дел в той же строке, в которой отражено наименование соответствующего дела с бумажными экземплярами электронных документов.

Сведения о наличии электронных дел состоят из отметки «ЭД» и количестве электронных документов, содержащие это дело.

Пример: электронное дело, сформированное из 40 электронных документов, будет иметь обозначение ЭД40.

40.После утверждения описи дел структурного подразделения руководителем структурного подразделения, в РКК каждого электронного документа добавляются такие данные: номер описи дел структурного подразделения, дата формирования описи дел структурного подразделения, номер электронного дела (тома) в описи дел структурного подразделения.
5. Передача дел в архив организации.

41.Ведомственный или частный архив организации (далее - архив организации) создается для приема, хранения, обеспечения сохранности, учета, использования документов от структурных подразделений организации на традиционных и электронных носителях информации и подготовки документов, отнесенных в установленном порядке к составу Национального архивного фонда, к передаче на постоянное хранение.

42. Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями (далее – электронные документы).

Передача электронных дел в архив организации осуществляется с помощью АИС организации, которое обеспечивает предоставление доступа работникам архива организации, к соответствующим электронным документам и всем его учетным данным.



43.Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

44.Для принятия электронных дел в архиве организации создается автоматизированное рабочее место работника архива организации.

Основными составными частями автоматизированного рабочего места работника архива, определяющего его структуру, являются:

1)персональная электронная вычислительная машина (допускается стационарное или портативное выполнение);

2)системное программное обеспечение и прикладное программное обеспечение общего назначения;

3)специализированное прикладное программное обеспечение, созданное на основе технического задания, разрабатываемого с учетом технических требований;

4)источник бесперебойного электрического питания.



45.Структурное подразделение, отвечающее за обеспечение процессов документирования и управления документацией, составляет график передачи дел на архивное хранение, на основании которого лица, ответственные за документирование и управление документацией в структурных подразделениях, осуществляют передачу электронных дел.

46.Структурное подразделение информационных технологий или специалист по информационным технологиям своевременно предоставляет доступ работникам архива организации к указанным делам и информирует об этом отмеченных работников и работника структурного подразделения, отвечающего за обеспечение процессов документирования и управления документацией, инициировавшего этот процесс. После чего начинается прием-передача электронных дел в архив организации.

Порядок приема документов на хранение.
47.Архив организации принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций.

48.В процессе приема электронных документов проводится:

1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации;

2) запись информации электронных документов на носители;

3) проверка качества записи;

4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи;

5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью;

6) подготовка комплекта сопроводительной документации

49.В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация:

1) название документа;

2) дата его создания;

3) характеристика содержания (аннотация);

4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи;

5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.);

6) объем документа (для баз данных дополнительно – количество записей).

По результатам проверки проводится устранение выявленных недостатков по формированию электронных дел лицами, ответственными за документирование и управления документацией в структурном подразделении организации.


Хранение электронных документов в организации.
50.В организации должно осуществляться централизованное хранение файлов электронных документов.

Организацию данных в АИС организации определяет структурное подразделение или лицо, отвечающее за обеспечение процессов документирования и управления документацией.



51.Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.

52.Одному документу в базе данных организации должна отвечать одна запись. Новая запись в базе данных создается в момент поступления документа в организацию или в момент создания проекта документа по плану работы структурного подразделения организации или специальным приказом на его создание.

53.Для осуществления эффективного управления документационными процессами в организации в базе данных организации необходимо хранить сведения обо всех документах организации с любым носителем информации.

54. Сохранность, надлежащее использование носителей информации с закрытыми (секретными) ключами электронной цифровой подписи (далее – ключевой носитель), а также использование закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и их защита от несанкционированного доступа возлагается на владельцев регистрационных свидетельств.

55. При хранении электронных документов обеспечивается привязка (синхронизация) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей.

56. При хранении электронных документов архив организации обеспечивается следующими основными техническими средствами.

1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации:

2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов:

3) высокопроизводительной (100 Мбит/с и более) вычислительной сетью, ориентированное на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов:

4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;

5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;

6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;

7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;

8) источником бесперебойного питания;

9) принтерами и модемами новейших модификаций;

10) оборудованием, обеспечивающим доступ к транспортной среде Единой системы электронного документооборота.

57. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:

1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;

2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;

3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;

4) средства оперативного поиска информации и средства оперативного анализа информации;

5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;

6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.

Список используемых нормативных документов:

1.Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 07 января 2003 года № 370-П с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.04.2012 г.

2.Правила электронного документооборота, утвержденные Правительством Республики Казахстан от 26 января 2011 года № 35с дополнениями и изменениями, утвержденными постановлением Правительства от 31 октября 2012 года № 1380.

3.иповые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570

4.Типовые правила документирования и управления документацией в госу-

дарственных и негосударственных организациях, утвержденные постанов-

лением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года №

1570;


Оглавление стр.
Понятия и термины, используемые в данной методичке 1-2

    1. Общие положения 2

    2. Создание электронного документа 2-7

    3. Подготовка дел к передаче на архивное хранение 7-9

    4. Передача дел в архив организации 9-10

    5. Порядок приема документов на хранение 10

    6. Порядок учета электронной документации 10-11

    7. Хранение электронных документов в организации 11-13

    8. Порядок передачи документов Национального

архивного фонда (НАФ) на постоянное хранение в

государственный архив 13-15



    1. Система обеспечения информационной безопасности. 15-16

    2. Приложение 1 17

    3. Приложение 2 18

    4. Приложение 3 19

    5. Приложение 4 20

    6. Приложение 5 21-22





©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет