Правила заполнения машиночитаемой информационной карты

5 Правила заполнения машиночитаемой информационной карты

5.1.1 Библиографические сведения в ИК формулируются на основе анализа отчета.

5.1.2 На однотомный отчет заполняют ИК в соответствии с приложением Б1а и Б1б.

5.1.3 При наличии в отчете двух и более томов (книг, папок) приводят общее заглавие отчета и библиографические сведения, общие для всех томов. Пример описания отчета и способ заполнения ИК приведен в приложении Б2а и Б2б.

5.1.4 Если отдельные тома многотомного отчета выходят в разное время, каждый том описывается отдельно (по мере выхода) под частным заглавием тома. Пример описания отчета и заполнения ИК приведен в приложении Б3а и Б3б.

5.2 Машиночитаемая ИК представляет собой одну запись, отражающую описываемый документ, и состоит из признака начала записи, полей и признака конца записи. Образец бланка ИК дан в приложении А.

5.2.1 Признак начала записи представляет собой первую строку с текстом «Информационная карта», напечатанной с первой позиции. Следующим указывается поле государственной регистрации.

5.3 ИК содержит 32 поля, описывающих реквизиты геологического отчета. Каждый элемент описания отчета заносится в отведенное для него информационное поле, имеющее свои название и метку ( разд. 6.2).

5.3.1 Каждое поле состоит из метки и содержания. Метка содержит четыре символа - три цифры и двоеточие, помещенные в первых четырех позициях строки.

5.3.2 Далее с шестой позиции (через один пробел после двоеточия) печатается содержание поля, которое представляет собой один из элементов библиографического описания документа (разд. 6.3), например, ответственный исполнитель, заглавие документа, реферат и т.п. и имеет вид:

001: Иванов, П. И.

5.3.3 Если содержание поля не помещается на одной строке, то печатается его продолжение на следующей, начиная с шестой позиции. При этом предыдущая строка может быть закончена на любой позиции, однако, она должна заканчиваться полным словом и (или) знаком препинания, если он стоит после этого слова. В соответствии с требованиями программного обеспечения перенос и разрыв слов и отрыв знака препинания от слова недопустимы!

5.3.4 Между словами может быть только один пробел.

5.3.5 Содержимое полей не должно содержать служебные символы системы - $ (доллар) и # («решетка»).

В тексте ИК не должен употребляться знак № (номер). Этот символ описывается словом «Номер».

5.4.1 Поле может быть повторяющимся, например, если документ имеет двух авторов, при этом имя поля повторяется.

5.4.2 «Пустые» метки полей (то есть метки полей, за которыми не следует содержание), не допускаются.

Отражаются только те сведения, которые присутствуют в библиографическом описании отчета.

5.5 Библиографическое описание ИК включает обязательные поля: номер государственной регистрации, заглавие, реферат, количество томов (при многотомном отчете), организация-исполнитель, место хранения и дата защиты отчета.

5.6 Признак продолжения записи на другом листе обозначается как «продолжение» с указанием номера государственной регистрации.

5.7 Признак конца записи представляет собой строку с четырьмя символами в первой позиции: КККК (прописными буквами русского алфавита).