Распоряжение, требования к оформлению

Распоряжения организации составляют в основном по вопросам:

– информационно-методического характера;

– повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

– о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

– о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

– о применении правил работы с конфиденциальными документами;

– о сроках предоставления авансовой отчетности;

– о порядке использования служебного автотранспорта;

– о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Образцы распоряжений приведены на рис. 9 и в прил. 11.

Рис. 19. Макет распоряжения

Распоряжение должно иметь:

– наименование вида документа;

– дату;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания распоряжения. В распорядительной части указывают:

– «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;

– «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

– «что сделать» (указывают конкретную работу);

– «до какого числа» (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например:

– всем сотрудникам пройти инструктаж;

– работникам отдела кадров провести аттестацию;

– сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т. е. там указывают должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль исполнения этого распоряжения. Распоряжения подписывают руководитель предприятия или его заместители.
3.4.4. Решение, правила составления и оформления

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов [5]. Решения принимают по вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.):

– о приоритетных направлениях развития фирмы;

– о разработке программы электронного документооборота;

– о реорганизации системы повышения квалификации работников;

– об организации сайта в Интернете;

– об участии в международной выставке;

– о внедрении рацпредложения и т. п.

Подготовка решения включает следующие стадии:

– изучение существа вопроса ответственным исполнителем;

– сбор необходимых сведений;

– обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);

– подготовка проекта решения;

– подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде случаев всеми участниками обсуждения).

Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа.

Решение должно иметь:

– наименование вида документа;

– дату;

– номер;

– заголовок (если решение касается одного вопроса);

– текст;

– подписи.

Образцы решений приведены на рис. 20 и в прил. 12.

Рис. 20. Макет решения

Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указывают наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующую часть опускают, если причина издания решения очевидна и не нуждается в разъяснении. В распорядительной части указывают:

– «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»;

– «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением);

– «до какого числа» (срок окончания работ);

– исполнителя (структурные подразделения предприятия или должностные лица).

Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение.

3.4.5. Указание, правила оформления

Указание – организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Наиболее распространенный вариант оформления указаний – распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной деятельности.

Макет указания с угловым расположением постоянных реквизитов приведен на рис. 21.

Рис. 21. Макет указания

3.4.6. Протокол, правила составления

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный документ в группе распорядительных документов.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т. д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые пелись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили текст к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня создания.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату заседания, индекс документа, место заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи. Макет протокола представлен на рис. 22.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Пример. 21-24.01.2006 Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводят фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу.

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».

По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания).

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (сообщений, выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается». В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирают форму протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол следует вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.

Образцы протоколов и выписки из протокола представлены в прил. 13, 14, 15.

Задания для самостоятельной работы
1. Напишите проект приказа по ОАО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки:

а) в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;

б) в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;

в) в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.

2. Составьте проект распоряжения об организации дежурства в праздничные дни (Рождественские праздники) с 31 декабря по 10 января от ООО «Комфорт».

3. Составьте проект приказа по ЗАО «ЦУМ» об утверждении инструкции по делопроизводству. В тексте приказа укажите, что инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной 24.06.1992 г. № 1118-р, и на основании ГОСТ Р 6.30–2003. В инструкции указаны порядок прохождения документов и стандарты на ОРД.

4. Напишите проект приказа по магазину «Школьник» о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей. В тексте приказа укажите сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, срок представления акта по итогам работы комиссии и ответственного исполнителя.

5. Составьте приказ по предприятию ООО «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела кондитерской фабрики «Краскон», на котором было принято решение о досрочной (на пять дней раньше установленного срока) разработке техпромфинплана на 2008 г. Остальные данные укажите самостоятельно.

7. Составьте полный протокол общего собрания работников ООО «Детская игрушка», на котором было принято решение поручить председателю и его заместителю по производству в течение 3 месяцев начать запуск производства новых мягких игрушек и выделить для этих целей 155 тыс. руб.

8. Составить схему процедуры издания распорядительных документов.

9. Назовите распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности, укажите отличительные особенности их оформления.

10. Назовите основные реквизиты решения коллегиального органа.

11. Назовите распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений, укажите отличительные особенности их оформления.

1) общим собранием учредителей;

2) собственником имущества;

3) министерством, комитетом.

1) наименование организации;

2) справочные данные об организации;

3) наименование документа;

4) место издания;

5) гриф утверждения;

6) ________________;

7) ________________.

1) приказом;

2) решением;

3) распоряжением;

4) служебной запиской.
Задание 4

Организация считается созданной:

1) со дня государственной регистрации;

2) с момента утверждения устава.
Задание 5

Наличие устава является обязательным для регистрации коммер-ческих и некоммерческих организаций:

1) да;

1) в штатной численности;

2) в штатном расписании.
Задание 7

На собрании трудового коллектива обсуждаются:

1) должностные инструкции;

2) правила внутреннего трудового распорядка;

3) положения о структурных подразделениях организации.

1) положения о структурных подразделениях;

2) должностные инструкции;

3) штатное расписание;

4) правила внутреннего распорядка;

5) все перечисленные документы.

1) на основании Положение об организации;

2) на основании Устава организации.
Задание 10

Условия реорганизации и ликвидации организации оговорены:

1) в Уставе организации;

2) в договоре учредителей;

3) во всех перечисленных документах.

1) с Уставом организации;

2) с положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;

3) с должностной инструкцией;

4) со всеми перечисленными документами.
Задание 12

Должностные инструкции по месту разработки хранят:

1) 3 года;

2) 7 лет;

3) 10 лет;

4) постоянно.
Задание 13

В разделе «Функции» должностной инструкции:

1) перечисляют основные направления деятельности работника;

2) определены конкретные виды работ, выполняемые работником;

3) установлены права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей;

4) нет верного ответа.

Задание 14

Реквизиты положения:

1) наименования вида документа, дата, код организации, заголовок к тексту, подписи составителей, текст, печати;

2) наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей; печать;

3) наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, печать;

4) нет верного ответа.
Задание 15

Положения хранят по месту разработки:

1) 7 лет;

2) 10 лет;

3) 3 года;

4) постоянно.
Задание 16

Датой положение является:

1) дата подписания;

2) дата составления;

3) дата утверждения;

4) нет верного ответа.


Распорядительные документы
Задание 1

Какие из перечисленных документов являются распорядительными:

1) решение;

2) учредительный договор;

3) трудовой договор;

4) распоряжение;

5) письмо.

1) правовым актом, издаваемым для решения оперативных вопросов;

2) документом, принимаемым коллегиальным органом для решения производственных задач, вопросов;

3) правовым актом, издаваемым руководителем в целях разрешения производственных задач;

4) документом, составленным несколькими лицами и подтверждающим факты, события.
Задание 3

Основание для издания приказа являются:

1) нормативные документы государственных, муниципальных органов;

2) решение совета директоров, общих собраний акционеров;

3) производственная необходимость;

4) все ответы верны.
Задание 4

Приказы по основной деятельности следует хранить:

1) 5 лет;

2) 8 лет;

3) постоянно;

4) 10 лет.
Задание 5

К приказам по основной деятельности относят:

1) приказы по финансированию;

2) приказы об увольнении работников;

3) приказы по реализации продукции;

4) приказы по планированию.
Задание 6

Датой приказа является:

1) дата утверждения;

2) дата составления;

3) дата подписания руководителем;

4) нет верного ответа.
Задание 7

Не верны следующие заголовки приказа:

1) «О реорганизации предприятия»;

2) «Приказ генерального директора»;

3) «Приказ по предприятию»;

4) «Об изменении оплаты отпусков».
Задание 8

В констатирующей части приказа указывается:

1) срок исполнения;

2) дата составления;

3) основание издания приказа;

4) номер приказа.
Задание 9

Приказы подписывает:

1) руководитель (или заместитель);

2) главный бухгалтер;

3) бухгалтер;

4) нет верного ответа.
Задание 10

На основе единоначалия издают следующие распорядительные документы:

1) указы;

2) указания;

3) приказы;

4) решения;

5) постановления.

1) констатирующая часть;

2) распорядительная часть.
Задание 12

Подпись руководителя организации на приказе:

1) заверяется печатью;

2) не заверяется печатью.
Задание 13

Проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения, необходимо согласовать:

1) с юристом;

2) с главным бухгалтером;

3) с исполнителями;

4) со всеми перечисленными должностными лицами.
Задание 14

Допишите недостающие реквизиты приказа по основной деятельности:

1) наименование организации;

2) дата;

3) номер документа;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) визы.

Задание 15

Текст приказа по основной деятельности состоит:

1) из двух частей;

2) из трех частей.
Задание 16

Формулировка пункта о контроле «контроль за исполнением приказа оставляю за собой»:

1) допускается;

2) не допускается.