РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЦЕНТР СУДЕБНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН»

РЕГЛАМЕНТ

ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЦЕНТР СУДЕБНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН»

Приказ директора Центра судебной экспертизы МЮ РК от 28 июня 2013г. № 360

1. Настоящий Регламент Государственного учреждения«Центр судебной экспертизы Министерства юстиции Республики Казахстан» (далее - Регламент) устанавливает общие правила деятельности Центра судебной экспертизы Министерства юстиции Республики Казахстан (далее - Центр) в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «Об органах юстиции», Законом Республики Казахстан «О судебно-экспертной деятельности в Республике Казахстан», Положением о Министерстве юстиции Республики Казахстан (далее – Министерство), утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 октября 2004 года № 1120, Уставом Государственного учреждения «Центр судебной экспертизы Министерства юстиции Республики Казахстан», утвержденым 22 декабря 2011 года № 426, Регламентом Министерства юстиции РК и иными нормативными правовыми актами.

3. Свою деятельность Центр осуществляет в соответствии со Стратегическим и операционным планами Министерства, планами работ Центра, составляемыми на квартал и год.

Ежеквартальное планирование определяет задачи на краткосрочный период, и призвано обеспечивать, прежде всего, реализацию мероприятий годовых планов работ Центра.

Мероприятия годового плана работы могут корректироваться в течение года, исходя из политической и социально-экономической ситуации в стране.

4. Планы работы Центра формируются службой организационного обеспечения (далее – СОО) по предложениям служб Аппарата Центра (далее – служб) и территориальных подразделений Центра (далее - подразделения)за 15 календарных дней до начала очередного периода.

5. Предложения должны быть мотивированными, подготовленными на основе анализа состояния работы в целом, во исполнение поручений Главы государства, его Администрации; планов работ Министерства; решений коллегий, аппаратных, оперативных совещаний Министерства, Центра; предложений начальников подразделений.

6. В предложениях должны содержаться сведения о сроках и способах исполнения мероприятий, исполнителях и (по согласованию) соисполнителях, предполагаемых формах реализации результатов. Мероприятия, в которых предполагается участие других государственных органов, должны быть предварительно с ними согласованы.

7. СОО на основе поступивших предложений формирует проект плана работы Центра, который обсуждается на оперативном совещании при Директоре Центра с участием руководителей служб, подразделений.

8. Планы работы Центра и ежегодный отчет о результатах его деятельности утверждаются приказом Директора.

При этом планы работы Центра утверждаются за 5 календарных дней до начала очередного периода.

9. Планы работы Центра не позднее 3 дней до планируемого периода направляются для ознакомления и исполнения заместителям Директора (далее - заместителям), службам и подразделениям Центра.

10. Решение об изменении плана работы Центра (снятие мероприятия с исполнения, продление установленных сроков) принимается Директором на основании мотивированного рапорта руководителя соответствующей службы, подразделения Центра, согласованного с курирующим заместителем.

11. Плановые мероприятия подлежат исполнению в срок не позднее 25 числа контрольного месяца.

12. Ответственность за своевременное и качественное выполнение плановых мероприятий несут заместители, руководители служб и подразделений Центра.

13. Контроль за исполнением плана работы Центра осуществляет СОО, которая ежеквартально, к 10 числу месяца, следующего за плановым периодом, вносит Директору справку об его исполнении.

14. Служба, подразделение Центра после исполнения планового мероприятия, для снятия с контроля представляют в СОО копии подтверждающих материалов.

15. На основе плана работы Центра, подразделения составляют свои планы работ, которые утверждаются Директором.

Внесение корректировок в план производятся после их согласования с Директором на основании мотивированной служебной записки.

16. Работа коллегии Центра, вызовы на стажировку и профессиональная учеба сотрудников планируются отдельно.
3. Организация работы совещаний

17. С целью оперативного руководства деятельностью Центра не реже одного раза в месяц под председательством Директора проводятся аппаратные совещания.

18. По поручению Директора аппаратные совещания могут проводиться под председательством заместителя.

19. На аппаратных совещаниях обсуждаются вопросы своевременности исполнения плановых мероприятий и контрольных поручений, производства судебных экспертиз, рассмотрения обращений граждан, работы с кадрами, организации законопроектной работы, и другие текущие вопросы, связанные с обеспечением надлежащей деятельности Центра.

20. С учетом состоявшегося аппаратного совещания СОО готовит проект протокола на государственном и русском языках и представляет его для утверждения Директору не позднее 3 дней со дня его проведения.

21. После утверждения протокола, осуществляется регистрация и рассылка протокола для ознакомления и исполнения заместителю, руководителям служб аппарата и подразделений.

22. Участники совещания должны вести рабочие записи поручений, данных в их адрес. При этом службы и подразделения, к компетенции которых относится реализация данных на совещании поручений, должны приступить к их исполнению, не дожидаясь решения совещания. Аналогичный порядок распространяется и на поручения, данные в ходе оперативных совещаний.

23. В целях обеспечения качественного и своевременного исполнения решений совещаний, их формулировка должна содержать четкие и ясные поручения о принятии конкретных мер.

24. Контроль за исполнением решений аппаратного совещания осуществляется СОО, которая вправе при необходимости проводить проверки по отчетам, представленным руководителями служб и подразделений.

25. Оперативные совещания проводятся по мере необходимости, при этом порядок организации их проведения аналогичен порядку организации проведения аппаратных совещаний. Время, круг участников определяются в каждом конкретном случае председательствующим, который проводит совещание.

26. Делопроизводство и организация проведения совещаний, в том числе оповещение участников, подготовка материалов, ведение протокола и другое, осуществляются СОО.
4. Организация работы подразделений

27. Организация работы территориальных подразделений Центра обеспечивается непосредственно их руководителями.

28. Положения о структурных подразделениях Центра, которыми определяются их задачи и функции, должностные полномочия руководителей и сотрудников указанных структур, утверждаются приказом Директора.

Акты о распределении обязанностей и порядке взаимозаменяемости работников подразделений, подготовленные их руководителями, утверждаются приказом Директора.

29. Поручения на места направляются в соответствии с планом работы Центра, а также в рамках исполнения поручений Президента Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента, Премьер-Министра, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Министра юстиции, Ответственного секретаря, вице-министров юстиции или при рассмотрении обращения физического и юридического лица.

Поручения могут быть даны только Директором или заместителями.

Поручения о представлении в Центр периодичной отчетной информации могут быть подписаны руководителями служб Центра. Также руководители служб вправе направлять на места поручения в рамках находящихся в производстве обращений физических и юридических лиц, информационные письма, обзоры, методические пособия и иные информационно-аналитические документы, а также документы, подготовленные службами и подразделениями в порядке реализации плановых или иных мероприятий, решений коллегии.

Запрещается направление дополнительных поручений на места, кроме случаев, когда это связано с исполнением новых поручений руководства Министерства юстиции, общегосударственных мероприятий, некачественным исполнением первоначального поручения, вновь открывшимися обстоятельствами.

Дополнительные задания и поручения также подписываются Директором или заместителями.

30. Поручение должно содержать четкое изложение целей и задач, оснований, перечень подлежащих выяснению вопросов, форму реализации и сроки исполнения, за исключением поручений, связанных с рассмотрением обращений физических и юридических лиц.

31. Учет направленных поручений ведется СОО.

32. С целью обеспечения надлежащего учета службы Центра не реже одного раза в полугодие проводят ревизию направленных в подразделения поручений на предмет отмены тех из них, которые утратили свою актуальность.

Отмена поручения с постоянным или периодическим сроком исполнения осуществляется службой, направившей его, о чем незамедлительно доводится до сведения исполнителей на местах и сообщается в СОО.

33. Контроль за исполнением конкретного планового и внепланового поручения осуществляет служба, которая его подготовила и направила на места.
5.2. Выезды в территориальные органы и заграничные командировки

34. Выезды на места осуществляются в соответствии с планами работы Министерства, Центра с целью проведения проверки или оказания методической помощи в организации работы подразделений, изучения положительного опыта.

35. При подготовке к выезду в подразделения следует проанализировать имеющиеся в Центре статистические и иные материалы, характеризующие состояние работы в проверяемом регионе, ознакомиться с решениями совещаний Центра, результатами предыдущих проверок и принятыми по ним решениями, определить в соответствии с целями выезда основные направления работы, составить план проведения проверки.

36. Проверка осуществляется одним проверяющим или бригадой/группой в составе двух и более проверяющих, один из которых является ее руководителем.

План проверки составляется руководителем группы выезжающих работников и утверждается Директором.

37. Комплексные проверки проводятся с целью всестороннего изучения состояния деятельности подразделения, целевые - при необходимости изучения в подразделениях состояния отдельных направлений деятельности.

Комплексные проверки проводятся один раз в три года, организуются СОО по мотивированным предложениям служб и возглавляются руководителем СОО либо иным определенным Директором лицом.

Состав группы для проведения комплексных проверок формируется из числа наиболее опытных и подготовленных сотрудников Центра.

Инструктаж проводит Директор или один из заместителей.

38. Внеплановые выезды (в связи с чрезвычайными происшествиями, для проверки жалоб, производства экспертизы и решения иных вопросов) проводятся по указанию Директора.

Продолжительность такого выезда не может превышать 30 дней, не считая времени нахождения в пути. В случае служебной необходимости срок командировки может быть продлен приказом Директора.

39. Продолжительность выезда для целевых проверок должна составлять не более 5 дней, а для проведения комплексных проверок - 10 дней, без учета времени нахождения в пути.

Срок проверки может быть продлен Директором на основании мотивированного рапорта проверяющего (руководителя бригады/группы).

40. Справка о результатах проверки (комплексной - объемом не более 20 страниц, целевой - не более 5-7 страниц) составляется на месте и должна содержать анализ и оценку деятельности подразделения, ее работников, выводы о причинах допущенных недостатков и нарушений, рекомендации по их устранению.

Справка о результатах проверки, составляемая в двух экземплярах, подписывается руководителем группы и всеми ее членами, один экземпляр вручается руководителю проверенного подразделения для ознакомления и принятия мер по устранению выявленных нарушений.

41. По возвращении из командировки руководитель группы в 3-дневный срок обязан доложить письменно о результатах выезда Директору.

42. Результаты комплексных проверок могут вноситься на обсуждение аппаратных и оперативных совещаний Центра.

43. Порядок и условия возмещения расходов работников Центра, направляемых в служебные командировки в пределах республики, определяются Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428.

44. Служба кадрового обеспечения при выезде работника в командировку обеспечивает оформление необходимых документов, а также ведет учет выездов сотрудников Центра.

45. Порядок выезда работников Центра в заграничные командировки устанавливается положениями Инструкции по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16с.

46. Порядок и условия возмещения расходов работников Центра, направляемых в заграничные командировки, определяется в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 февраля 2008 года № 108 «О возмещении государственным служащим расходов работников Министерства направляемых в заграничные командировки» за счет средств республиканского бюджета, в рамках бюджетной программы 002 «Проведение судебных экспертиз» или приглашающей стороной.

47. Служба кадрового обеспечения при выезде работника в командировку обеспечивает оформление необходи­мых документов, а также ведет учет выездов сотрудников Центра.

48. Вызов сотрудников подразделений в Аппарат управления Центра осуществляется на основании графиков стажировки, учебы или аттестации, а также по указанию Директора по мотивированной служебной записке руководителей служб и подразделений, согласованной с заместителем.

49. Вопросы размещения вызываемых сотрудников, оплаты командировочных расходов предварительно согласовываются с руководителем службы финансово-экономического и инженерно-технического обеспечения. Вызов работников без решения этих вопросов не допускается.

50. Учет прибывающих сотрудников ведется службой кадровой работы.

51. Срок командировки работников территориальных подразделений в Аппарат управления Центра не должен превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути.

52. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях (отсутствие транспортных средств или срочность командировки) не более чем на 5 дней путем издания приказа Директора.

53. Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции и иных служебных документов в Центре осуществляется в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», «Оязыках» от 11 июля 1997 года N 151, другими нормативными правовыми актами и ведомственными приказами, регламентирующими работу по делопроизводству в органах и учреждениях юстиции, а также настоящим Регламентом.

Все подготавливаемые служебные документы должны оформляться только на государственном языке, за исключением проектов нормативных правовых актов. При необходимости служебные документы могут составляться на русском языках в качестве приложения к основному документу на государственном языке, при этом на бланке Центра должен распечатываться вариант документа, составленный на государственном языке.

Служебные записки на имя Министра, Ответственного секретаря, Заместителей Министра, подготовленные подразделениями Центра, регистрируются в канцелярии Министерства. Их дальнейшее продвижение осуществляется подразделениями самостоятельно.

Оригиналы и копии служебных записок об исполнении плановых, протокольных мероприятий после рассмотрения руководством Министерства, передаются в СОО.

54. Ведение делопроизводства в Центре и ответственность за прохождение документов возлагается на общий отдел СОО.

Ответственность за ведение делопроизводства в службах и подразделениях (учет, сохранность и своевременное прохождение документов, контроль за их исполнением) возлагается на руководителей служб и подразделений.

В подразделениях определяется конкретный специалист, на которого возлагается персональная ответственность за прохождение документов и надлежащее их хранение.

Координацию работы инспекторов по делопроизводству подразделений и общего отдела осуществляет СОО.

55. Входящая корреспонденция, за исключением корреспонденции из Администрации Президента, Парламента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, принимается Центром в рабочие дни с 9.00 до 18.00 часов.

Корреспонденция, поступающая из Администрации Президента, Парламента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, принимается в рабочие дни до 20.00 часов, в субботние - до 17.00 часов*.

* Данный пункт предполагается реализовать путем введения дежурства в Центре.

Прием входящей корреспонденции в праздничные и выходные дни осуществляется посредством дежурства работников по отдельному графику, утверждаемому Директором.

56. Документы, подготовленные государственными органами во исполнение срочных поручений (со сроком исполнения до 10 календарных дней), принимаются в течение рабочего дня, при предъявлении документа, подтверждающего срочность (копии актов и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан).

57. Документы, поступившие от государственных органов на бумажных и электронных носителях, должны быть идентичными и оформлены на соответствующем гербовом бланке установленного образца и содержать следующие обязательные реквизиты:

исходящий номер и дату;

ссылку на соответствующие акты и поручения Президента, Администрации Президента, Парламента, Палат Парламента, Правительства и Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, а также при ответе на запрос Центра – номер и дату запроса;

подпись руководителя государственного органа или его заместителя либо ответственного секретаря государственного органа (либо должностного лица государственного органа, осуществляющего полномочия ответственного секретаря) (далее – руководство государственного органа);

фамилию исполнителя и номер его телефона.

Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований Регламентов государственых органов, не принимается и (или) возвращается сектором документационного обеспечения в тот же день соответствующему государственному органу, кроме корреспонденции Администрации Президента, Парламента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

Поступающая в Центр корреспонденция принимается под роспись с указанием даты и времени приема.

58.Общим отделом проводится предварительное рассмотрение, сортировка и регистрация поступившей корреспонденции.

Срочная корреспонденция в копиях незамедлительно передается службам, подразделениям в зависимости от того, в чью компетенцию входит рассмотрение соответствующих вопросов.

59. Руководством Центра входящая корреспонденция рассматривается в день поступления к ним, а срочная – незамедлительно. По результатам рассмотрения ими даются соответствующие поручения, которые оформляются в виде резолюций.

Рассмотренная руководством Центра входящая корреспонденция направляется в общий отдел для оформления и дальнейшей передачи исполнителям.

60. Общим отделом распределение, доведение корреспонденции до адресатов осуществляются в течение двух часов с момента ее получения от руководства Центра, а срочной - незамедлительно (во внеочередном порядке).

61. СОО осуществляется незамедлительная постановка на контроль поступивших документов со сроками исполнения в соответствии с поручениями руководства Центра.

62. Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут руководители служб, подразделений (либо лица, исполняющие их обязанности) и исполнители документов.

Запрещается передача кому бы то ни было копий документов Центра без разрешения руководителей служб, подразделений.

63. При переписке внутри Центра бланки Центра установленного образца не используются.

Бланки Центра изготавливаются типографским способом по заявкам СОО для последующей выдачи службам, подразделениям под роспись в специальном Журнале, с указанием даты выдачи, номеров выдаваемых бланков, полной фамилии и инициалов сотрудников, получающих бланки, а бланки приказов Директора и командировочные удостоверения изготавливаются по заказу службы кадрового обеспечения.

Кроме того, испорченные бланки возвращаются в общий отдел для дальнейшей передачи по акту приема-передачи в архив Центра с целью их уничтожения.

64. Передача документов из одной службы в другую либо из одного подразделения в другое должна осуществляться следующим образом:

в случае отсутствия резолюции руководства Центра - по договоренности руководителей служб, подразделений по их согласию, а при наличии разногласий - на основании служебной записки, внесенной на имя руководства Директора;

в том случае, когда к документу имеется резолюция руководства Центра с поручением в адрес одной из служб либо одного из подразделений, передача таких документов на исполнение в другую службу или другое подразделение возможно только на основании письменного указания руководства Центра путем внесения службы, подразделением служебной записки на имя руководства Центра.

Передаваемый документ должен быть направлен в общий отдел для внесения соответствующих отметок и передачи службе, подразделению, ответственных за исполнение.

65. Подготовка, согласование и оформление исходящей корреспонденции осуществляются в соответствии с требованиями Законов «Об административных процедурах», «О языках в Республике Казахстан», Регламента Правительства Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300 (далее - Регламент Правительства), Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента, Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра, Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 21.12.2011г. № 1570, Регламента Министерства юстиции Республики Казахстан, а также настоящим Регламентом.

66. Исходящая корреспонденция, направляемая в Министерство, государственные органы перед подписанием проверяется исполнителем, СОО на предмет наличия в них ссылок на поручения и правильности их оформления, в том числе соответствия планов мероприятий и актов об их утверждении.

67. В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений Президента Республики Казахстан, в случае необходимости, ответственными сотрудниками Центра разрабатываются внутриведомственные планы мероприятий по их реализации (дорожные карты), в соответствии с которыми за выполнение каждого конкретного пункта определяется ответственный исполнитель – служба, подразделение Центра.

68. СОО все поступающие поручения Администрации Президента формируются в отдельный перечень контрольных документов с указанием сроков исполнения, который еженедельно рассылается по подразделениям, ведется мониторинг информации по выполнению поручений Президента Республики Казахстан.

69. Вся исходящая корреспонденция сдается в общий отдел работниками Центра для отправки до 12.00 часов в рабочие дни, а в субботние дни - до 10 часов 30 минут.

Служебные документы, направляемые в Министерство юстиции и/или другие Министерства РК, а также срочная корреспонденция направляется непосредственно исполнителями в канцелярию Министерства юстиции для отправки по ЕСЭДО, либо нарочно исполнителям в Министерстве в течение всего рабочего дня.

Корреспонденция на отправку по почте сектором документационного обеспечения принимается для отправки только в случае их подписания Директором и заместителем.

70. Ответственность за обеспечение сохранности документов и недопущение утечки служебной информации несут руководители подразделений Центра (либо лица, исполняющие их обязанности) и испол­нители документов.

Запрещается передача третьим лицам оригиналов или копий документов Центра, Министерства без разрешения Директора либо его заместителя.