Как пользоваться журналом

Сделки заносятся в журнал под теми месяцами, в которых будет получен товар Предположим, специалист по закупкам заказывает блузки на суму $ 500 Но­мер заказа — 1000, заказ делается 3 октября (на рисунке он выделен). В журнале открытых заказов делается соответствующая запись Такая же запись должна появиться при всех последующих закупках или изменениях уже совершенных заказов

Расчеты производятся в контрольной форме (см рис. 8А 3) по следующей формуле

Вот как производится расчет контрольной формы.

В столбце 1 указываются планируемые объемы закупок женских блуз на пер­вый квартал Данные переносятся из бюджетного плана (см рис 8А 1). $ 15680 (январь), $ 18 200 (февраль) и $ 26 520 (март). Всего в первом квартале должно быть получено товара на сумму $ 60 580.

Столбец 2 используется для контроля (недорасхода/перерасхода) за движе­нием средств в предыдущем месяце В том случае, если расходы в текущем ме­сяце оказались меньше, чем запланированные суммы, они переносятся на сле­дующий месяц Аналогично поступают и с перерасходом — дефицит средств вычитают из планового объема закупок следующего месяца В нашем примере в декабре прошлого года бюджет закупок был превышен на $ 960 и недостача списана на январь

В столбец 2 из журнала открытых заказов заносится итоговый объем заку­пок Для января и февраля — это $ 4050 и $ 19 550 соответственно Обратите

внимание: так как эта форма была создана в феврале, итоговый объем закупок за март пока неизвестен.

В столбце 4 указывается объем открытых заказов НКМ. В январе было израс­ходовано на $ 10850, а в феврале — на $ 9500 меньше, чем запланировано. Январский объем НКМ переносится в столбец 2 следующего месяца. Таким об­разом, в феврале можно закупить блуз на $ 10 850 больше.

Оценка открытых заказов

Даже если в бюджете все рассчитано в полном соответствии с планами компа­нии, необходимо внимательно следить за тем, как ведутся записи в журнале открытых заказов, иначе вся работа будет проделана зря. Заказы и доставку товаров необходимо контролировать не менее тщательно, чем собственные рас­ходы. В противном случае вы закупите излишнее количество товара или, наобо­рот, слишком малый его объем; товар будет доставлен не вовремя, когда он не нужен, или будет отсутствовать на складе, когда на него есть спрос. Пострадает сбыт и оборачиваемость запасов, и в этом случае проку от хорошего бюджетного плана совсем немного. Поэтому система, или метод открытых заказов, о котором мы рассказали, — критический элемент процесса управления товаром.

Использование бюджетного планирования позволяет менеджерам достичь про­гнозируемого уровня сбыта и оборачиваемости запасов, а метод открытых зака­зов дает возможность контролировать текущие закупки. Для того чтобы полу­чить информацию о закупках определенных товаров в данной категории, используется так называемый список моделей в запасе.

Обычно список моделей составляется на основе информации, полученной в предыдущие периоды, и является отправной точкой для внесения изменения на текущий сезон. Если ожидается, что какая-то модель, скажем джинсы клеш, будет особенно популярной, на нее направляется больше средств из закупочно­го бюджета за счет сумм, направлявшихся на традиционные джинсы. Таким образом, информация о прогнозе сбыта используется для «точной настройки» списка моделей в запасе.

В списках моделей одежды и обуви также обычно указываются размеры. Информацию по практически любой товарной категории всегда можно полу­чить из внутренних источников или от поставщиков. Взгляните на табл. 8А.1. 429 пар традиционных светло-голубых джинсов для девочек по $ 20, обычная ткань, разбиваются по размерам и длине. Магазин закажет девять пар размера 1 — короткие, что составляет 2 % от 429. Аналогичный процесс повторяется по всем комбинациям стиль/цвет для каждого магазина торговой сети.

Как видно из примера, планирование ассортимента модных товаров достаточ­но трудоемкое занятие. Но в настоящих торговых сетях все гораздо сложнее. Условием построения эффективного ассортимента являются субъективные оцен­ки менеджеров и наличие опытных сотрудников, отлаженная информационная система и система ведения учетных записей.

Распределение товаров по магазинам

После того как товар будет закуплен, его нужно распределить по магазинам. Когда-то специалисты по закупкам, помимо всего прочего, обеспечивали и дос­тавку товаров. Однако сегодня их роль изменилась. С внедрением сложных си­стем проведения закупок число менеджеров сократилось, так как теперь все расчеты, которые раньше производились вручную, выполняются автоматиче­ски. Кроме того, многие фирмы создали у себя должность специалиста по конт­ролю запасов, который отвечает за все приобретенные товары, является связу­ющим звеном между менеджерами по закупкам и магазинами.