Тақырыбы: ms access

1. 
   Жаңа кесте сұхбаттық терезесінде кестелермен байланыс тәсілін белгілеп, ОК батырмасын басу керек.
   
2. 
   Пайда болған Байланыс терезесінде байланыс жасайтын файл және оның типі таңдалады.
   
3. 
   Жабу батырмасын басып, байланыс процедурасын аяқтау керек.
   

MS Access бағдарламасында кесте құрылымын құру.

Біз MS Access-те деректер типін және кестенің жеке қасиеттерін қарастырған соң, кесте құрылымын құруға кірісуге болады. Кестенің құрылымын құрудың мысалы ретінде Телефонды-мекен жайлық кітап кестесін құруды қарастыралық.

1. 
   Өткен тарауды меңгеруде өзіңіз құрған деректер қорын ашыңыз. Егер әлі өз деректер қорыңызды ашпасаңыз, оны қазір жасаңыз.
   
2. 
   Кестенің конструкторы терезесінде Өріс аты бағанында Тегі дегенді енгізіңіз.
   
3. 
   Деректер типі бағанына көшіңіз. Бағанда Мәтіндік мәні пайда болды. Тіктөртбұрыштың оң жағында тізімді ашуға арналған батырманы басыңыз, барлық деректер типінен тұратын тізімді көресіз.
   
4. 
   Сипаттама бағанына көшіп, Сипаттама бағанына түсіндірме мәтінді енгізіңіз.
   
5. 
   Осыған ұқсас түрде кестенің барлық өрістері сипаттамаларын енгізіңіз.
   
6. 
   Кестенің құрылымын енгізіп болған соң, оны Файл / Сохранить командасын орындау арқылы сақтаңыз, сосын атау ретінде телефонды –мекен жайлық кітап енгізіңіз.
   
7. 
   MS Access сізге бастапқы кілт құруды ұсынады. Келесі бөлімде бастапқы кілт не екенін талқылаймыз. Ал қазір Ия –ны басыңыз, сосын MS Access бастапқы кілтті автоматты түрде орнатады және кестені көрсетілген атпен сақтайды.
   

Бастапқы кілт

Бастапқы кілт жазбаны бірмәнді ұқсататын ақпараттан тұрады. Кестеңізде бастапқы кілтті өз бетіңізбен анықтар алдында, өзіңіз құрған кестелердің барлық өрістерін қарап шығыңыз. Әрбір жазба үшін бірегей ең болмағанда бір өріс бар ма ?

Осы мәселенің жақсырақ шешімі кестедегі әрбір жазбаға сәйкес теңестірілген номерді қоюда. MS Access, оған сіз бастапқы кілтті құруды ұсынғанда, осыны жасаған. Ол Код өрісін Санауыш деректер типімен құрады. Бұл әрбір жаңа жазбаны құруда санауыш мәні 1-ге көбейетінін білдіреді. Бұл номер әрбір жаңа жазба үшін арналған бастапқы кілт болып табылады.

Егер MS Access қолданатын стандартты тәсіл қанағаттандырмай, бастапқы кілтті өзіңіз жеке орнатқыңыз келсе, бастапқы кілт ретінде қолдануға болатын өрісті таңдаңыз. Әрі қарай «Кестелер конструкторы» саймандар тақтасында Ключевое поле батырмасын басыңыз. Таңдалған өрістің таңбалау аймағында кілт бейнесімен пиктограмма пайда болады.
Кесте құрылымының модификациясы

Егер бір де бір қате жібермей, кесте құрылымын сипаттаған болсаңыз, онда құрылған кестенің құрылымын сақтау қажет.

Алайда құрылымды берерде қате жіберіп қоюыңыз мүмкін. MS Access қателерді жөндеуге арналған құралдарды сізге ұсынады. Оларға жататындар:

• 
  Өріс атауын және │ немесе оның типін өзгерту.
  
• 
  Қалып қойған өрісті қою.
  
• 
  Қате енгізілген өрісті жою.
  
• 
  Кестедегі өрістердің жол тәртібін өзгерту.
  

Айталық, өрістің атын немесе оның типін бергенде қате кеткен болсын. Қате өрісті енгізуді аяқтаған соң табылды дейік. Нұсқағышты өзгертілуге тиіс өріс атауына орнатыңыз. Өріс атындағы бұрыс символдарды жою үшін Backspace немесе Delete пернесін қолданып, өрістің дұрыс атын енгізіңіз.

Егер өріс типін өзгерту керек болса, Деректер типі бағанындағы сәйкес өрісті тышқанмен бассаңыз, өрістің оң жағында тізімнің ашылу батырмасы пайда болады. Батырманы басып, тізімнен тиісті типті таңдаңыз.
Өрістер жолының тәртібін өзгерту

Айталық, бір өрісті қазіргі тұрған орнынан бірнеше өріске жоғары не төмен апарғыңыз келді. Мұны жасау үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. 
   Өрістер аттарының сол жағында өрісті таңдау аймағы бар. Орын ауыстырғыңыз келген өріске сипаттама берілген жолға көшіп, осы аймаққа басыңыз. Бұл кезде жол түгелімен ерекшеленеді.
   
2. 
   Енді өрісті таңдау аймағына тағы да басып, тышқанды жібермеңіз. Тышқан меңзерінің астында кішкентай үзік сызықпен сызылған тікбұрыш пайда болғанына көңіл аударыңыз.
   
3. 
   Бүкіл жолдарды оны орналастырғыңыз келген өрістің дәл үстінде болатындай етіп апарыңыз.
   
4. 
   Тышқан батырмасын жіберіңіз. Өріс енді жаңа орында болады.
   
5. 
   Правка│ Отменить командасының көмегімен орын ауыстырылған өрісті бұрынғы орнына әкелуіңізге болады.
   

Кестеден өрістерді жою

Кестенің конструкторына жойғыңыз келген өрісті таңдау аймағында тышқанды басып, Delete пернесін басыңыз. Кейде біруақытта көршілес бірнеше өрістерді жоюға да тура келеді. Ол үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. 
   Өзіңіз жойғыңыз келген бірінші өрістің таңдау аймағында тышқанды басыңыз.
   
2. 
   Тышқан батырмасын жібермей, Shift пернесін басып ұстап тұрыңыз.
   
3. 
   Жойғыңыз келген соңғы өрісте тышқан батырмасын басыңыз. Бұдан соң бірінші, соңғы және арасындағылар ерекшеленеді.
   
4. 
   Shift пернесін жіберіңіз.
   
5. 
   Ерекшеленген барлық өрістерді жою үшін Delete пернесін басыңыз.
   

Егер жаңа өріс құруды ұмытып кетсеңіз, Вставка│Строки командасын орындаңыз. Жаңа жол ағымдағы жолдың, яғни қазіргі тұрған жолыңыздың жоғарғы жағына қойылады (ол өрісті таңдау аймағында бағыттауыш сызықпен белгіленген). Осы жолда өзіңіз бірнеше рет жасаған өрістің аты мен деректер типін енгізіңіз.

ДҚБЖ-не қойылатын негізгі талаптардың бірі үлкен көлемді ақпараттың ішінен қажетті жазбаны жылдам іздеу мүмкіндігі болып табылады. Индекстер – кестедегі деректерді, индексі жоқ кестелермен салыстырғанда, іздеуді едәуір шапшаңдататын тиімді құрал. Индексте қолданылатын өрістер санына орайлас қарапайым және құрамды индекстер деп ажыратады.

MS Access-те индекстің еркін санын құруға мүмкіндік бар. Индекстер кестенің макетін сақтау кезінде құрылады және жазбаларды енгізумен өзгерті кезінде автоматты түрде жаңаланады. Кез-келген уақытта кестенің конструкторы терезесінде керекті жаңа индекстерді қосуға не керек еместерін жоюыңызға болады.

Индекстердің басты ерекшеліктері – индекстерді бастапқы кілтті құру үшін қолдануыңызға болады. Бастапқы кілттер автоматты түрде индекстеледі. Осы жағдайда индекстер бірегей болуы тиіс. Бұл тек бір индексті өрістен тұратын кесте үшін осы өрістің мәндері бірегей болатындығын білдіреді. Құрамды индекстер үшін индексті өрістердің әрқайсысындағы шамалар қайталанылатын мәндер болуы мүмкін. Алайда индексті өрнек бірегей болуы тиіс.

Қарапайым индексті құру үшін кестенің бір өрісі бойынша жазбаларды іздеу мен сұрыптау шапшаң орындауыңызға мүмкіндік беретін Индекстелінген өріс өріс қасиеті қолданылады. Индекстелінген өріс бірегей және қайталанылатын мәндерден тұруы мүмкін. Мысалы, Телефонды-адресті кітап кестесінде MS Access кодтың бірегей мәндерінен тұратын Код өрісі бойынша индексті автоматты түрде құрды. Алайда қайталанылатын мәндері бар Тегі өрісі бойынша да индексті құруға болады. Бұл Индекстелінген өрістің өріс қасиеті мынадай мәндерді қабылдайды:

Қарапайым индекстің құрылуы төмендегі әрекеттердің орындалуын ұйғарады:

1. 
   Кестенің конструкторы терезесінде, терезенің жоғарғы жартысында индекс құрылатын өрісті таңдаңыз.
   
2. 
   Терезенің төменгі жартысында Индекстелінген өріс қасиеті үшін келесі мәндердің бірін таңдаңыз. Ия (Сәйкестікке рұқсат етіледі) немесе Ия (Сәйкестікке рұқсат етілмейді) берілген өрістің әрбір мәнінің бірегейлігін қамтамасыз етеді.
   

Құрамдас индекс құру

Бірнеше өрістерден тұратын индекстерді индекстер терезесінде анықтау қажет.

1. 
   Конструктор терезесінде құрамды индекс құратын кестені ашыңыз. Ол үшін деректер қорының терезесінде нұсқағышты осы кестеге апарып, Конструктор батырмасын басыңыз.
   
2. 
   Саймандар тақтасында Индекс батырмасын басыңыз. Экранда «Индекстер» диалог терезесі ашылады. Ашылған диалог терезесінде Индекс бағанының бірінші бос өрісінде индекс атын енгізіңіз. Индекстің аты ретінде индекске қосылған өрістердің бірінің атын немесе кез келген мүмкін атты қолдануға болады.
   
3. 
   Сол жолдың Өріс аты бағанында тізімді ашу батырмасын басып, индекстің бірінші өрісін таңдаңыз.
   
4. 
   Келсі жолдың Өріс аты бағанында индекстің келесі өрісінің атын таңдаңыз. (Бұл жолда Индекс бағанының өрісін бос қалдырған дұрыс). Осы сияқты, индекстің қалған өрістерін де анықтаңыз. Индекс 10 өріске дейін қосады.
   

ал бұл жолы деректерді таңдаудың қуатты құралы - сұраныстармен таныса бастаймыз.

Тәжірибе жүзінде берілген кестеден белгілі бір критерийлерді қанағатыратын және таңдалғандарды реттейтін жазба бөлігін таңдау жиі кездеседі. Критерийлер бірнеше шарттардың үйлесуін анықтайды. Мысалы қандай да бір қызмет ету түрін тапсыратын және оларды алфавиттік ретте фирмалардың атауы бойынша реттін Алматы қаласындағы клиенттер туралы жазбаларды таңдау керек. Бұл есепті шешу үшін сұраныс шеберін, сұранысты құрастырушыны пайдаланамыз:

• 
  күрделі критерийлерді бір не бірнеше кестелерден жазбаларды таңдау үшін пішімдейміз.
  
• 
  таңдалған жазбалар үшін бейнелеуге тиісті өрістерді көрсетесіз және таңдалған деректерді пайдаланып есептеулерді жүргізесіз.
  

“Үлгі бойынша сұраныс”дегеніміз не?

Сұранысты қалыптастырғанда берілген кестеде жазбаларды таңдау критерийін көрсетуіңіз қажет. Мұндай арнайы тілде сөйлемдерді баспадан шығару үшін сұраныс құрастырушының терезесінде орналасқан сұраныс бланкісін толтыруға тиіссіз.
Шебердің көмегімен сұраныстар құру.

Деректер қорында сұранысты құру үшін «Сұраныстар» категориясын жандандырып Создать батырмасын басыңыз. Сұраныс құрастырушысы немесе сұранысты құру шеберлері бірінің көмегімен сұранысты құру опциясын таңдауыңызға болатын диалогты терезесі ашылады. Сұраныстармен танысу үшін Қарапайым сұраныс опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз.

Сұраныстар конструкторын шақыру үшін деректер қорының терезесінде «Сұраныстар» катигориясын жандандырып, Создать батырмасын басыңыз. «Жаңа сұраныс» диалог терезесінде Құрастырушы опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Access нәтижесінде іріктеу жүргізілетін кестені немесе сұранысты таңдауыңызды ұсынады. Кестені таңдаңыз, Добавить батырмасын басып, диалог терезесін жабыңыз. Экранда сұраныстар конструкторының терезесі ал негізгі менюде Запрос командасы пайда болады.

Төменде Сұраныс менюі пункттерінің қызметі және оларға сәйкес саймандар панелінің батырмалары келтірілген.

Меню командасы	Батырма	Сипаттамасы
Запуск		Сұранысты орындайды
Добавить таблицу		Сұранысқа жаңа кестені қосады
Удалить таблицу		Сұраныстан бар кестені алып тастайды
Выборку, Перекрестный, Созда-ние таблицы, Обновление, Добавление, Удаление		Сұраныс типін таңдайды
Запрос SQL		Бірігуге SQL сұранысты, серверге сұранысты немесе басқарушы сұранысты құрады
Параметры		Сұраныстың параметрлерін береді

Түр менюі құрамы жұмыс режимі өзгергенде алмастырылып отырады. Сұраныстар конструкторы терезесінде бұл меню сұранысты басқарушы командалардан тұрады:

Меню командасы	Батырма	Сипаттамасы
Конструктор, SQL режимі, кесте режимі		Жұмыс режимін ауыстырып қосады
Топтық операциялар		Топтық операциялар жолын сұрату бланкісіне қосады
Кесте аты		Кесте аты жолын сұрату бланкісіне қосады
Қасиеттер		Сұрату қасиеттерінің терезесін ашады
Бірігудің параметрлері		Кестелер немесе сұраныс-тағы сұраныстар арасындағы бірігуі типін өзгертуге арналған диалогты терезе-сін ашады
Саймандар панелі		Бейнелеуді басқарады және саймандар панелін баптауды жүзеге асырады

Сұраныстар конструктор терезесінің жоғарғы жағында сұраныс деректерінің сызбасы бар. Бұл сызба деректер қоры деректерінің сызбасына өте ұқсас, тек айырмашылығы мынада - берілген сызба сұранысқа қосылған кестелер тізімінен тұрады және олардың арасындағы байланысты бейнелейді. Терезенің төменгі жағында сұраныс бланкісі жатыр. Бұл бланкінің әрбір жолының белгілі бір қызметтері бар:

• 
  Өріс. Бұл жолда кестедегі әрқайсысы өзінің ұяшығында сұранысты құруға пайдаланатын өрістер орналасқан.
  
• 
  Кесте аты. Бұл жолы берілген өріс қай кестеден екенін көрсетеді.
  
• 
  Топтық операция. Деректер тобымен орындалатын операциялар типін анықтайды.
  
• 
  Сұрыптау. Бұл жолда өсуі не кемуі бойынша сұратуға қайта оралатын ақпаратты сұрыптау типін көрсетесіз.
  
• 
  Экранға шығару. Егер өрісте табылған ақпаратты MSAccess көрсетсін десеңіз өрісті көру жалаушасын орнатыңыз. Егер өріс тек сұранысыңызды қайтаратын деректерді таңдау шартын тапсыру үшін пайдаланылса, оны бос қалдырыңыз.
  
• 
  Таңдап алу (отбор) шарты. Бұл сұрату бланкісінің негізгі бөлігі. Бұл жолда (және онан төмен орналасқан жолда) белгілі бір шарттарды бере отырып, іздеу критерийі деп атау қабылданған іздеудің шектеуін енгізесіз.
  

Сұраныс құру барысында жазбаларды іріктеу шартын беретін өрнекті анықтауға арналған - өрнекті құрастырушыны қолдануға болады. Ол сұраныс бланкасында Іріктелу шартты қатарына байланысты контексті мәзірдегі Құрастыру командасы іске қосылады.

Өрнекті құрастыру барысында бірнеше қарапайым ережені естен шығармауы керек.

- Өрнек барлық уақытта логикалық типте болады.

- Символдық тұрақтылық тырнақшаға алынып жазылады.

- Деректер қорының обьектісі өріс атауын леп белгімен ажыратады.

- Математикалық емес бағдарламалауға түсінікті бірнеше операторды да қолдануға болады.


36-сурет. Сұраныстағы өрнек құрастырушы терезесі
Сондай-ақ өрнек өте дәл анықталып, сұраныс - кестесіне енгізілген жазбалар туралы барлық ақпарат толық қамтылуы керек. Құрастырушы терезесі өздерінде жылжыту жол алаңдары бар төрт облыстан тұрады. Жоғарыдағы облыста құрастырылған өрнек орналасады да, ал төменгі үш облыс элементтерді таңдау үшін қолданылады. Төмендегі оң жақтағы облыста сұранысқа қажетті барлық облыстар берілген кестелер, сұраныстар, формулалар, функциялар т.с.с. Ортадағы облыс осы обьектінің құрамына кіретін элементтер көрінеді, ал сол жақтағы облыста сол обьектінің өздері таңдалады. Обьектінің атауын өрнектің құрамына көшіру үшін оны төмендегі тізімдердің бірінен екі рет шерту керек. Кері қайту батырмасы берілгендерді өрнекпен енгізуді жоюға арналған. Өрнекті кәдімгі текст сияқты редакторлары болады. Өзінде математикалық операцияның белгіні көрсететін батырмаларды екі рет шерту арқылы сәйкес символдарды өрнекке тез енгізуге болады.