Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые контракты, заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы - Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате. Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
3.2 Регулирование документирования перевода сотрудников на другую работу
Перевод - это изменение существенных условий трудового договора, включающее поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности, по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (ст.30 ТК). В ст. 31 ТК сформулировано отличие перемещения от перевода. В ней указывается, что перемещение работника с сохранением прежней работы на другое рабочее место не считается переводом на другую работу, а следовательно, и не требуется согласия работника на такое перемещение. В этой же статье сказано, что перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами. Вместе с тем законодательством (ст. 32 ТК) установлено, что в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. В случае изменений таких существенных условий труда, как система и размер оплаты труда, гарантии, режим работы, совмещение профессий и др., работник должен быть поставлен в известность не позднее, чем за один месяц. Иными словами, механизм правового регулирования изменения трудового договора довольно гибкий. Переводы классифицируются по видам на постоянные и временные. При переводе на постоянную работу условия договора (трудовая функция, место работы, оплата и др.) окончательно изменяются. Инициировать перевод может как работник, так и наниматель. Форма, в которой может быть выражено пожелание работника или предложение нанимателя о переводе, законодательством не установлена. В частности, работник может подать письменное заявление, а наниматель направить работнику письменное предложение о переводе на другую работу. В предложении о переводе на другую работу нанимателю следует: указать срок, в течение которого работник может рассмотреть предложение нанимателя и дать согласие на перевод либо отказаться от него; отметить, что при отсутствии письменного согласия перевод произведен не будет, а работник обязан продолжить работу в прежней должности (профессии). Работника необходимо под роспись ознакомить с порученной работой, условиями и оплатой труда, с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и соглашениями, действующими у данного нанимателя, разъяснить права и обязанности, провести вводный инструктаж по охране труда. При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключают трудовой договор с соблюдением требований к форме трудового договора, предусмотренных законодательством. При этом может быть заключен как трудовой договор на неопределенный срок, так и контракт. Перевод работника оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК). Основанием для издания приказа о переводе будут являться вышеуказанные документы. Нельзя вносить записи в трудовую книжку о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольным данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ (п. 25 Инструкции № 30). С записью в трудовой книжке (вкладыше к ней) о переводе на другую постоянную работу наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также необходимо сделать запись, соответствующую записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
3.3 Ведение трудовых книжек работников
Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения (число, месяц, год); Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. образование; профессия; специальность. Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии можно сделать без соответствующих документов. В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью подразделения, в которое трудоустраивается работник. Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись: о периоде военной службы; о периоде обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
3.4. Сведения о работнике
Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице трудовых книжек, заполняются следующим образом: Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр. Например: дата рождения 2 января 1974 года - «02.01.1974». Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов: аттестата; удостоверения; диплома и тому подобное. Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов. При отсутствии у новых работников профессий сотрудник отдела кадров должен оставить поле незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Например, если у работника только аттестат о среднем образовании. Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка («___»__________ 20___ г.). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику в случае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью.
3.4.1Сведения о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком производятся следующие записи: в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи; в графе 2 - указывается дата приема на работу; в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. в графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись. Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака. Не допускается сокращение слов. С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется. Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок. По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству. Такие записи необходимы чаще всего для: подтверждения периода работы в особых условиях труда; стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности.
Достарыңызбен бөлісу: |
