Анықтаманың мазмұны фактілер, оқиғалар немесе мәліметтер сипатталатын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде ресімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда ресімделеді.
Анықтама Қағидалардың 10,11-қосымшаларына сәйкес нысандар бойынша ресімделеді:
Анықтаманың деректемелері:
1) Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) датасы;
5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);
6) шығарылған жері;
7) адресат;
8) мәтіннің тақырыбы;
9) мәтіні;
10) қолы;
11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);
12) мөртабан бедері (бар болса);
13) орындаушы туралы белгі болып табылады.
Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, еңбекақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегін, есімін, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталады. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.
Мұндай анықтаманың мәтінінде «осы анықтама», «расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)» деген орамдар пайдаланылмайды.
Анықтамаға орындаушы қол қойған жағдайда, «орындаушы туралы белгі» деген деректеме көрсетілмейді.
А4 (210Х297) форматы Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама
жасау, құжаттаманы басқару
және электрондық құжат
айналымы жүйелерін пайдалану
қағидаларына
10-қосымша