Iso 19011: 2002 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды

ISO 19011:2002 Рекомендации по аудиту СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА и/или окружающей среды

Стр. из

МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ ISO 19011

2002 – 10 – 01

Регистрационный номер

© ISO 2002

Введение

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

4 Принципы проведения аудита

5 Управление программой аудита

5.1 Общие положения

5.2 Цели и объем программы аудита

5.3 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудита

5.4 Выполнение программы аудита

5.5 Записи программы аудита

5.6 Мониторинг и анализ программы аудита

6 Деятельность по аудиту

6.1 Общие положения

6.2 Инициирование аудита

6.3 Проведение анализа документов

6.4 Подготовка к проведению аудита «на месте»

6.5 Проведение аудита «на месте»

6.6 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

6.7 Завершение аудита

6.8 Проведение последующих аудитов

7 Компетентность и оценивание аудиторов

7.1 Общие положения

7.2 Личные качества

7.3 Знания и навыки

7.4 Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов

7.5 Поддержание и повышение уровня компетентности

7.6 Оценивание аудитов

Рекомендации по аудиту СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА и/или окружающей среды

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

Настоящий Международный Стандарт содержит рекомендации по принципам аудита, управлению программами аудитов, проведению аудитов систем менеджмента качества и окружающей среды, а также руководящие указания относительно компетентности аудиторов систем менеджмента качества и окружающей среды.

Он может быть использован всеми организациями, которым необходимо проводить внутренние или внешние аудиты систем менеджмента качества и/или окружающей среды или управлять программой аудита.

В принципе, возможно применение настоящего Международного Стандарта к другим видам аудита, но в таких случаях необходимо уделить особое внимание определению компетентности членов группы по аудиту.

Указанные ниже нормативные документы содержат положения, которые посредством ссылок в этом тексте составляют положения настоящего Международного Стандарта. В случаях применения ссылок с указанием даты и номера издания последующие поправки или пересмотры этих публикаций не применимы. Однако сторонам для достижения соглашений, базирующихся на настоящем Международном Стандарте, рекомендуется изучить возможности применения самого последнего издания указанного ниже нормативного документа. Для ссылок без указания даты необходимо использовать самое последнее издание этого нормативного документа. Члены ISO и IEC ведут перечни действующих международных стандартов.

В настоящем Международном Стандарте применяются термины и определения, данные в ISO 9000 и ISO 14050, за исключением тех, которые заменены приведенными ниже терминами и определениями.

Термин в определении или примечании, приведенный в любом месте данного раздела, выделен жирным шрифтом, а далее в скобках приводится его входящий номер. Такой выделенный жирным шрифтом термин может быть заменен его полным определением.

3.1 аудит

систематический, независимый и документированный процесс (3.4.1) получения свидетельств аудита (3.3) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (3.2)

совокупность политик, процедур или требований

записи, изложения фактов или другая информация, которые связанны с критериями аудита (3.2) и могут быть проверены.

результаты оценки собранных свидетельств аудита (3.3) в зависимости от критериев аудита (3.2)

выходные данные аудита (3.1), предоставленные группой по аудиту (3.9) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита (3.4)

организация или лицо, заказавшее аудит (3.1)

организация, подвергающаяся аудиту

лицо, обладающее компетентностью (3.14) для проведения аудита (3.1)

один или несколько аудиторов (3.8), проводящих аудит (3.1) при поддержке технических экспертов (3.10) в случае необходимости

лицо, которое обеспечивает специальными знаниями или опытом группу по аудиту (3.9)

совокупность одного или нескольких аудитов (3.1), запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели

описание деятельности и мероприятий по аудиту (3.1)

объем и границы аудита (3.1)

выраженная способность применять свои знания и умение.

Аудит опирается на ряд принципов. Они делают аудит эффективным и надежным инструментом, содействующим политике и управлению со стороны руководства, обеспечивающим информацией, на базе которой организация может принимать меры для улучшения своей деятельности. Следование этим принципам является предпосылкой получения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, делать аналогичные заключения при аналогичных обстоятельствах.

Аудиторы должны руководствоваться следующими принципами:

a) этичное поведение - основа профессионализма

Доверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудита

b) беспристрастность - обязательство отчитываться правдиво и точно

Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Существенные помехи, выявленные во время аудита, а также неразрешенные проблемы или разногласия между группой аудиторов и проверяемой организацией отражаются в отчетах.

c) профессиональное прилежание - проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита

Аудиторы проявляют профессиональное прилежание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, возложенным на них заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Наличие необходимой компетентности является важным фактором.

Следующие принципы относятся к аудиту, который по определению является независимым и систематическим.

d) независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита

Аудиторы независимы от проверяемой деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы опираются на объективные суждения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений и заключений по результатам аудита находятся только свидетельства аудита

e) подход на основе фактов - рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита

Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами. Использование соответствующих выборок тесно связано с достоверностью, которая должна присутствовать в заключениях по результатам аудита.

Рекомендации следующих разделов настоящего Международного Стандарта основываются на вышеуказанных принципах.

5 Управление программой аудита

5.1 Общие положения

Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в п. 3.1).

Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.

Организация может разработать более одной программы аудита.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

1. 
   разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,
   
2. 
   определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.
   

На рис. 1 изображена блок-схема процесса управления программой аудита.

Рисунок 1. Иллюстрация блок-схемы процесса управления программой аудита

Примечание 1 Рисунок 1 иллюстрирует также применение методологии "Планируй- Делай- Проверяй- Действуй" в рамках настоящего Международного Стандарта.

Примечание 2 Цифры в этом и последующих рисунках указывают на соответствующий раздел настоящего Международного Стандарта.

Если в проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое внимание на компетентность группы по аудиту.

Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры. Прежде чем начнется аудит, необходимо достичь соглашения по этим вопросам.

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Эти цели могут основываться на:

a) приоритетах менеджмента;

b) коммерческих намерениях;

c) требованиях системы менеджмента;

d) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;

e) необходимости оценивания поставщика;

f) требованиях потребителя;

g) потребностях других заинтересованных сторон;

h) рисках организации.

Объем программы аудита может изменяться, и он может зависеть от размера, характера и сложности проверяемой организации, а также следующих факторов:

a) области распространения, цели и продолжительности каждого запланированного аудита;

b) частоты проведения аудитов;

c) количества, важности, сложности, сходства и размещения проверяемых процессов;

d) стандартов, законодательных, нормативных и контрактных требований, а также других критериев аудита;

e) потребности в аккредитации или сертификации/регистрации;

f) результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ аудитов;

g) языковых, культурных и социальных аспектов;

h) мнения заинтересованных сторон;

i) существенных изменений в организации или ее деятельности.

5.3 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудита

5.3.1 Ответственность

Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:

а) устанавливать цели и объем программы аудита;

b) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;

c) обеспечивать выполнение программы аудита;

d) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

e) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:

a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;

b) методы аудита;

c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;

d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;

e) объем программы аудита;

f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

a) планирование и составление графиков аудитов;

b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

c) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;

d) проведение аудитов;

e) проведение последующих аудитов, если это требуется;

f) ведение записей программы аудита;

g) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;

h) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.

Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой.

5.4 Выполнение программы аудита

Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:

a) доведение программы аудита до соответствующих сторон;

b) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе аудитов;

c) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития в соответствии с положениями п.п. 7.6 и 7.5;

d) обеспечение подбора групп по аудиту;

e) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

f) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;

g) обеспечение управления записями по аудиту;

h) обеспечение анализа и утверждение отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;

i) организацию последующих аудитов.

5.5 Записи программы аудита

Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:

a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:

- планы аудита;

- отчеты по аудиту;

- отчеты о несоответствиях;

- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

- отчеты по последующим аудитам (при необходимости).

b) результаты анализа программы аудита;

c) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:

- оценивание компетентности аудитора и его работы;

- формирование группы по аудиту;

- поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.

Выполнение программы аудита должно отслеживаться и с определенной периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.

Показатели эффективности должны быть использованы для мониторинга таких характеристик, как:

- способность групп по аудиту выполнить план аудита;

- соответствие программам аудита и графикам;

- обратная информация, поступающая от заказчиков аудита, проверяемых и аудиторов.

Анализ программы аудита должен учитывать, к примеру, следующее:

a) результаты и тенденции, получаемые путем мониторинга;

b) соответствие процедурам;

c) растущие потребности и ожидания заинтересованных сторон;

d) записи программы аудита;

e) альтернативные или новые методики в области аудита;

f) согласованность действий различных групп по аудиту в одинаковых ситуациях.

Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также улучшение программы аудита.

Настоящий раздел содержит рекомендации по планированию и проведению аудитов как составной части программы аудита. На рис. 2 показано общее представление типичной деятельности при проведении аудита. Степень, в которой применимы положения данного раздела в каждом конкретном случае, зависит от объема и сложности каждого конкретного аудита, а также предполагаемого использования заключений по результатам аудита.

Рисунок 2 Общее представление типичной деятельности при проведении аудита.

Примечание Пунктирная линия указывает на то, любая последующая деятельность обычно не рассматриваются как часть аудита.

6.2 Инициирование аудита

6.2.1 Назначение руководителя группы по аудиту

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита.

В случае когда проводится совместный аудит, важно до начала аудита достичь соглашения между проверяющими организациями относительно ответственности каждой организации и, в частности, относительно назначения руководителя группы по аудиту.

6.2.2 Определение целей, области и критериев аудита

В контексте общих целей программы аудита каждый отдельно взятый аудит должен быть основан на документированных целях, области и критериях.

Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:

a) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

b) оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;

c) оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей;

d) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает его объем и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.

Критерии аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.

Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены и согласованы заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита. Любые изменения целей, области или критериев должны согласовываться этими же сторонами.

Если осуществляется комплексный аудит, важно, чтобы руководитель группы по аудиту обеспечил соответствие целей, области, критериев и состава группы по аудиту характеру комплексного аудита.