Кеңес және кеңестен кейінгі кезеңнің аса құнды құжаттарын анықтау, сипаттау, есепке алу және сақтау бойынша

МҰРАҒАТТАР ЖӘНЕ ҚҰЖАТТАМА БАСҚАРМАСЫНЫҢ

«МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ» КММ

Кеңес және кеңестен кейінгі кезеңнің аса құнды құжаттарын

анықтау, сипаттау, есепке алу және сақтау бойынша

әдістемелік ұсыныстар

Орындаушылар:

құжаттардың сақталуын

және мемлекеттік есебін

қамтамасыз ету бөлімінің Т.А. Еськова

мұрағатшылары Г.Б. Алимова

Келісілді

Шығыс Қазақстан облыстық

ЭТК хаттамасымен

2012ж. «15» қараша № 22

Өскемен қ.

2012ж.

Мазмұны:

Кіріспе. 2

1. «Аса құнды құжаттар» түсінігінің анықтамасы 3

2. Аса құнды құжаттарды айқындау белгілері 5

3. Аса құнды құжаттарды айқындау әдістемесі 9

4. Аса құнды құжаттарды есепке алу және сипаттау 10

5. Аса құнды құжаттардың ұйымдастыруы мен сақтау шарттары 11

Қосымшалар:

№1 – Аса құнды істері бар қорлар тізімінің нысаны 13

№2 – Аса құнды құжаттар тізімдеменің нысаны 14

№3 – Аса құнды істердің тізім нөмірлерінің нысаны 15

№4 – Аса құнды істердің тізілім тізімдемесінің нысаны 16

№5 – Аса құнды істерді айқындау бойынша жұмысының аяқталуы туралы

акт нысаны 17

№6 – Аса құнды істер тізімдемесінің титул бетінің нысаны 18

Библиография 19

Мұрағатшылардың ең негізгі мақсататрының бірі, Қазақстан Республикасы¹ Ұлттық мұрағат қорының айрықша құнды және ақпаратты-маңызды бөлімінен аса құнды құжаттарды айқындау болады. Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» КММ² аса құнды құжаттарды³ айқындау жұмыстардың негізгі бір түрі болып табылады. 1991 жылы бекітілген, бұрынғы аса құнды құжаттарды анықтау, сипаттау, есепке алу және сақтау бойынша әдістемелік ұсыныстар, төңкеріске дейінгі, төңкерістен кейінгі және кеңес кезеңдерінің құжаттарына құрастырылған. Ел өмірінің саяси және экономика саласындағы болған өзгерістерге байланысты, ҚР Ұлттық мұрағат қорының құжаттар құрамы толықтырылды және өзгертілді, сондықтан аса құнды құжаттарды айқындау бойынша әдістемелік ұсыныстарды жаңартуға қажеттілік туындап отыр.

Қазіргі әдістемелік ұсыныстар, күтпеген төтенше жағдайлар болатын болса, сақтандыру қор көшірмелері мен қолдану қорын құру жолымен олардың түпнұсқаларын сақтауын қамтамасыз ету мен оның ішіндегі ақпаратты сақтау үшін, аса құнды құжаттарды айқындау бойынша жұмысты жетілдіру мақсатымен құрастырылған.

Аса құнды құжаттарды айқындау мен сақталуын қамтамасыз ету бойынша жұмысының ұйымдастыруын анықтайтын және реттемелейтін негізгі нормативті құжаттары, 1998 жылғы 22 желтоқсандағы өзгертулер мен қосымшаларымен ҚР «Ұлттық мұрағаттық қоры және мұрағаттар туралы» Заңы, ҚР Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы қаулысымен бекітілген, «Мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен Ұлттық мұрағаттық қор құжаттарын, басқа мұрағаттық құжаттарын жабдықтау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелері» болады.

Ұсыныстар, осы жұмысты жүргізу барысында, облыстың мемелкекттік мұрағатының мұрағатшылары жиған практикалық тәжірибенің есебімен құрастырылған. Ұсыныстардың негізгі мақсаты, басқа мұрағаттық мекемелеріне қолдану үшін, атап айтқанда аудандық және қалалық мұрағаттарымен, қазіргі бағыты мен жазылған әдістемелерді тарату бойынша одан әрі жұмысына, сондай-ақ мемлекеттік сақтауға мұрағаттық құжаттарды тапсыруға дайындау барысында, облыстың ұйымдары мен мекемелерінде аса құнды құжаттарды айқындауына көмек көрсету мақсатымен аса құнды құжаттарды анықтау бойынша жұмысын жиынтықтау және талдау болады.

Әдеттегідей, АҚҚ құрамына тарих, экономика, практика қөзқарасы бойынша өте құнды құжаттармен қатар, осы уақытта аса маңызды құндылығы жоқ құжаттарда қосылған. Мысалы: жеке бұйрықтар, жарлықтар, бухгалтерлік есептер.

«Мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен Ұлттық мұрағаттық қор құжаттарын, басқа мұрағаттық құжаттарын жабдықтау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелеріне» (Астана, 2011 ж.) сәйкес, АҚҚ айқындау сұрақтары жаңадан түсіндіріледі: ҚР Ұлттық мұрағат қорының барлық құжаттары құнды, оның ішінен аса құнды мен бірегей құжаттары, және ҚР ұлттық мәдени мүлкінің объектісіне жататын құжаттары бөлінеді. Осы әдістемелік ұсыныстардың мақсаты – ҚР қоғамдық және экономикалық өміріндегі өзгерістер есебімен АҚҚ айқындау, есепке алу және сипаттау жұмысындағы жиған тәжірибесіне сүйене отырып, АҚҚ жататын, қағаз түрінде ҚР кеңес және кеңестен кейінгі кезеңдегі қорлар мен құжаттардың түрлік құрамын анықтау және кеңейту болады.

Ұсыныстар, аса құнды құжаттарды айқындау жұмысының негізгі кезеңдеріне сәйкес, 5 бөлімнен құрылады:

«Аса құнды құжаттар» түсінігінің анықтамасы» 1 бөлімінде, түсініктің мазмұны, оның «қызықты» құжаттан айырмашылығы ашып көрсетілген, АҚҚ белгілері анықталған.

«Айқындау белгілері» 2 бөлімінде, облыстың мемлекеттік мұрағат қорымен жұмыс істеу барысында оларды қолдану мысалдарымен белгілердің түгел сипаттамасы берілген.

«Айқындау әдістемесі» 3 бөлімінде, АҚҚ айқындау жұмысының тәртібі дәйекті көрсетілген.

«Есепке алу және сипаттау» 4 бөлімінде, істерді есепке алу және сипаттау тәртібі жазылған, сонымен қатар есептік құжаттардың түрлері мен формалары берілген.

«АҚҚ ұйымдастыруы мен сақтау шарттары» 5 бөлімінде, АҚҚ ұйымдастыру тәртібі мен сақтау шарттары сипатталған.

Қазіргі ұсыныстар тек басқарушылық ғылыми-техникалық, аудиовизуалдық құжаттамаға таралады, жеке текті қорларымен жұмыс істеу барысында,сондай-ақ ҚР Ұлттық мұрағат қорының құрамына кіретін басқа құжаттамаларында қолдануға болады.

Әдістемелік ұсыныстар, АҚҚ айқындау мен оларға сақтандыру қорын құру сияқты жұмыс түрлерін қолданылудағы нұсқаулар қарастырмағандықтан, мемлекеттік құпиясы бар кұпиялы құжаттарға таралмайды. Мемлекеттік мұрағаттарында сақтаудағы мемлекеттік құпиясы жоқ құпиялы құжаттар белгіленген тәртіп бойынша құпиясыз етуге жатады, одан кейін, жалпы негіздерінде олардың ішінен АҚҚ айқындау мақсатымен зерттелу керек.

1. «Аса құнды құжаттар» түсінігінің анықтамасы

Аса құнды құжаттарымен барлық жұмыс істеу түрлерінің негізінде, мұрағаттық (құнды) құжаттардың жалпы ортасынан оларды айқындау болады. Айқындаудың негізгі пункті «Аса құнды құжаттар» түсінігінің анықтамасы болады, әр түрлі мұрағаттарда осы жұмысты ең болмағанда салыстырмалы ету, «Аса құнды құжаттар» белгілерін бірыңғай ұғынысқа келтіру үшін, құрау қажетті болды.

Оның маңызы мен (немесе) афтографиялығының көзқарасы бойынша жоғалтылған жағдайда орны толмайтын, оның ішіндегі ақпараты мен (немесе) оның сыртқы белгілері бойынша өзіне іспеттес жоқ, қоғам мен мемлекет үшін тұрақты мәдени-тарихи және ғылыми құндылығы бар, аса маңызы бар ҚР Ұлттық мұрағат қорының құжаттары аса құнды болады.

Осы ұғым, қаншалық әр түрлі мемлекеттік мұрағаттарда аса құнды құжаттар туралы бірыңғай түсінігіне жақындатылса, соншалық облыстың мемелкеттік мұрағатының аса құнды құжаттары, ҚР барлық Ұлттық мұрағат қорының аса құнды құжаттарының көпшілігіне «үйлесуі» мүмкін.

АҚҚ анықтамасы, қоғамдағы тек саяси және әлеуметтік-экономикалық өзгерістермен ғана емес, АҚҚ қатаңдау іріктеуінің қажеттілігіменде айтулы. Осы түсініктемеге сүйене отыра, мемлекеттік мұрағатындағы кез келген деңгейінің аса құнды құжаттары, аймақтың, аймақтар тобының, елдің тарихи даму процесін толық және дәлме-дәл бейнелеу міндетті емес. Әңгіме, мәдениет, тарихи және басқа ғылымдар, қоғам мен мемлекет (басқармалар, қорғаныстар, халықаралық қатынастар) үшін аса тұрақты маңызы бар құжаттарды бөлу туралы болып отыр.

«Тұрақты мәні» түсінігінің мінездемесі ретінде, тәртіптердің, өкіметтердің, саяси, экономикалық және әлеуметтік коньюктураның ауысуына байланысты, өзінің құқықты, мәдени маңызын жоғалтпайтын құжаттың қасиеті болады, ал АҚҚ бірегей бөліміне жатқызылған, «Орны толмас» түсінігі, халықаралық құқық, сот, құндылықтың анықтығы мен атамұралығының ұстанымы бойынша, кез келеген көшірмемен құжаттың толымды алмасуы мүмкін еместігін тұспалдайды.

Құжаттың аса құндылығы, құжаттағы көрсетілген құбылыстардың, оқиғалардың, фактілердің маңыздылық дәрежесімен тікелей байланысты. ҚР Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу үшін, құжатты құнды деп анықтаған кезде маңыздылық дәрежесі мазмұнының жалпы белгілері ретінде де болғандықтан, оның аса құндылығын анықтау үшін, тұрақты мәні қоғам мен мемлекетке маңызды толықтырулар ретінде шығады.

Осы түсініктеменің анықтамасына сүйене отырып, АҚҚ айқындау барысында облыстық мемлекеттік мұрағаттар деңгейінде, ең алдымен құжаттың, ҚР қарқындағы, тұрақты жалпы мемлекеттік және облыс қарқынындағы, мемлекеттік маңызын, мәдени және құқықты маңызы көзқарасынан олардың автографиялығының орны толмастығын ескеру қажет. Егер АҚҚ айқындау, тек ғана жеке аймаққа қатысты, құжаттарда көрсетілген оқиғалардың, фактілердің, құбылыстардың маңыздылық ұстанымынан болса, АҚҚ құрамының дәлелсіз кеңейуіне, құнды және АҚҚ арасындағы шекараның бұзылуына даусыз әкеліп соғады.

Жергілікті маңызы бар құжаттарды сақатайтын облыстың мемелкеттік мұрағатындағы оқиғалар, құбылыстар, фактілердің маңыздылық түсінігі – осы мұрағаттың аумағымен, жабдықтау аймағымен байланысты болу керек, яғни облыстық мемлекеттік мұрағатында «маңыздылық шәкілі» екі жағдаймен тығыз байланысты болады: бір жағынан – АҚҚ, тарихи жоспарында Шығыс Қазақстан облысы үшін ең маңызды оқиғаларды, құбылыстарды, фактілерді көрсету керек, екінші жағынан – облысты, өзіне түрлі-түсті металлургияны, электроэнергетиканы, машинақұрылысын және металл өндіру, орман және ағаш өндіру, жеңіл және азық-түлік өнеркәсіптерді қосатын бірегей аумақтық-өндірістік кешені ретінде толығырақ сипаттау.

2. Аса құнды құжаттарды анықтау белгілері

АҚҚ айқындау барысында келесі міндетті белгілерді қолданады:

- құжаттың құрылған уақыты;

- құжаттардағы орналасқан ақпараттың құндылығы;

- құжаттардың заңды күші, түпнұсқалылығы;

- қор жасаушының маңызы;

- құжаттың авторлығы;

- құжаттың палеографиялық, көркем және басқа ерекшеліктерінің бары.

- ерекше кезеңдер ұғымын тек соғыстар, көтерілістер, халық қозғалыстар және төңкерістер ғана емес, керсінше елдің және аймақтың басқа да маңызды оқиғалары, саяси, әлеуметтік, экономикалық реформаларды жүргізу, мемлекеттік тәнділігінің немесе аймақтың мемлекеттік мәртебесінің өзгеруі, сондай-ақ табиғаттық және адамдық факторларымен туғызған төтенше жағдайлары деп түсіну керек;

- атаулы кезеңдегі құжаттың тек ғана құрылған уақыты ғана емес, сонымен қатар, осы кезеңді сипаттайтын кезеңнің мәніне немесе нақты фактіге, оқиғаға, қозғалысқа тікелей қатынасының, оқиғаны тиянақтауда құжаттың рөлінің маңызы бар;

- іріктеуге, ғасырдың пәндік айғағы ғана болмай, өзінің мазмұны бойынша тұрарлық құжаттар жатады.

Мысалы: № 640 қорында – «Ауыл шаруашылық және өңдеуші өнеркәсіп басқармасы»: мемлекеттік мекемесі» Шығыс Қазақстан облысы 1996-1998 жж. аграрлық секторының экономикалық жағдайы мен реформалары туралы құжаттар (4 т., 1234,1277 і.,) құнды болып көрсетіледі.

21 ғасырдан бастап оқиғаларға қатысты құжаттардың құрылу уақытының белгісі басқа белгілермен үйлесе қолданылады, бірінші кезекте, құжаттардағы ақпараттың, құжаттың авторлылығы мен түпнұсқасының құндылық белгілерімен.

Жеке текті қор құжаттарына үйлестіре, аса құнды ретінде анықтауға, қор жасаушының өмірлік жолының ең маңызды фактілерін, мемлекеттік, ғылыми, шығармашылық қызметінің нәтижесін көрсететін құжаттар жатады.

Мысалы, АҚҚ № 132 қор құжаттары жатқызылған – «Белослюдовтар: Алексей Николаевич – өлкетанушы, ұстаз; Борис Алексеевич – зоолог, Қазақстан фаунасының зерттеушісі», - өз мазмұны бойынша құнды және өзгешелі, Ресей мен Қазақстан тарихын, әдебиетін, флора мен фаунасын, геологиясын, минералогиясын, нумезматикасын зерттеу кезінде үлкен қызығушылық танытады.

Құжаттың түпнұсқалылығы және оның заңды күші – өзара тығыз байланысты екі белгі, сондықтан АҚҚ анықтауда оларды құрама түрде қарастыру керек. АҚҚ айқындау барысында, түпнұсқалық құжаттарды іріктеу қажет. Ең әуелі, түпнұсқалар анықталады, және тек түпнұсқаның көрінеу жоқ болған жағдайда ғана, мұрағаттық қор құжаттарының жоғалтылуы, ақпараттың көшірмеде ғана сақталаған бірден-бірі немесе осы көшірменің өзінің аса маңыздылығы болса, көшірмелерді АҚҚ жатқызуға рұқсат етіледі. Бұл мағынада құжаттың түпнұсқалылығы – ол тек анықтау мен іріктеу белгілері ғана емес, сонымен бірге осындай анықтаудың міндетті шарты, тиянақты императив болады.

Құжаттың түпнұсқалылығы, мұрағатаралық дублеттілікті жою кезеңінде аса маңызды. Аймақтың бірнеше мұрағатындағы бір маңызды оқиғаға, фактіге жататын біртүрлі сипаттағы және мазмұндағы құжаттарды аса құндыларға жатқызуға болмайды. Осы оқиғада қызметі ең маңызды рөлін ойнаған қор жасаушы қорындағы ең жоғары мәртебелі және автографикалық бір түпнұсқаны таңдау қажет.

Сондықтан, оның заңды мәнінің жоғалтылуы кезінде орны толмайтын АҚҚ үшін, заңды күші болмағанымен тарихи дерегі болып қала беретін қарапайым құнды мұрағаттық құжаттан айырмасы, оның түпнұсқалылығы мен заңды күші бар болуының маңыздылығы баса айтылады.

Ең әуелі, мемлекеттік органдармен, лауазымды тұлғаларымен, қоғамдық ұйымдармен өз құзыретінің шегінде бекітілген заң тәртібінде құрылып рәсімделген және белгілі құқықтық салдар туғызушы құжаттар заңды күшіне ие. Оларға заң, дипломатиялық, нормативтік, әкімшілік актілері, сонымен қатар, құқықтық сипаттағы басқа құжаттар жатады, мысалы: жарғы, келісім, шарт, әкімшілік хаттама, сәтсіз оқиға туралы акт және т.б. Егер түпнұсқадан тап өзі немесе көшірмелермен тиісті түрде рәсімделеген болса, осы құжаттардың барлығының заңды күші бар.

Мысалы: № 767 қорында – «Шығыс Қазақстан облысының экономика басқармасы» облыстың 1988-1991 жылдардағы төтенше экологиялық жағдай туралы құжаттар айқындалған (8 т., 1323, 1354, 1379, 1380-1381 і.), олардың ішінен түпнұсқадан тап өзі болмағанымен, заң мәні бар Жоғарғы Кеңес КСРО экология және табиғат қорларын тиімді пайдалану бойынша Комитетінің «Шығыс Қазақстан облысы аумағын экологиялық жұтау аймағындай жариялау және оның салдарын жою жөніндегі шаралар туралы» Қаулысы аса қызуғышылық танытады және жоғарыда көрсетілген құжаттарға тіркеледі.

Қор жасаушының маңызы – АҚҚ айқындау үшін, бұрын басты болып саналған белгі, қазіргі уақытта қайсы қорларда АҚҚ бар болуы маңыздылылығын анықтайтын негізгі бағдар ретінде сақталады, бұл ретте қораралық құжаттық байланыстар шеңберінде құжаттағы ақпарат мазмұнының мәні шешуші болу керек.

Мысалы, № 767 қорында – «Шығыс Қазақстан облысының экономика басқармасы», облыс маслихатының шешімімен бекітілген, облыстың әлеуметтік-экономикалық дамуы бойынша құжаттар аса құндылықты танытады, және тиісінше, сол жерде шешімдерге қосымша ретінде жинақталады. Бірақ сонымен олар осы қорда ғана қызуғышылық танытады, себебі сол құжаттарыдың құрушысы облыстың экономика Басқармасы өзі болады.

Жеке текті құжаттарға қатысты, қоғамдық, саяси, мәдениет, ғылыми қызметінің саласындағы қор жасаушы маңызының белгісі анықтаушылардың бірі болады. Жеке текті қорлар қор жасаушыны тек әйгілі тұлға ретінде сипаттамай ғана, Шығыс Қазақстандағы тарих бойынша, ғылым, мәдениет және көптеген кәсіптердің дамуы бойынша мол материал береді: баушылық, омарташылық, табиғат құбылыстарын зерттеу, метеорологиялық зеттеулер, халықтың төңкеріске дейінгі тұрмыс жағдайын зерттеуі және т.б.

Мысалы, қор жасаушы атауының өзі осы қорлардағы аса құнды құжаттардың бар болуын көрсетеді, № 186 қорында – «Поповтардың отбасылық қоры: Валентин Егорович – геология-минералогиялық ғылымының кандидаты, доцент, Ұлы Отан соғысының (1941-1945 жж.) қатысушысы; Ксения Ивановна – география ғылымының кандидаты, Өскемен педагогикалық институтының физикалық география кафедрасының доценті» – ғылыми жұмыстары біздің облыстың метеорология, климатология және физикалық географияның дамуына үлкен үлес қосты, сондай-ақ Өскемен қаласы мен Шығыс Қазақстан облысының климаты бойынша монографиялар ерекше орын алады, № 456 – «Волков Алксандр Мелентьевич – атақты кеңес жазушысы – Шығыс Қазақстаннан шыққан, балаларға арналған кең таралған кітаптардың авторы, ғалым, педагог» және бас.

АҚҚ айқындау барысында, салалық басқарманың жоғарғы және орталық қорларға ғана негізгі назар аударылғандықтан, ал салааралық, салалық және өндірістік функцияларды көрсететін барлық құжаттары толығымен аса құндыларға жатқызылғаннан, осы белгінің рөлі дәлелсіз өсіреленген.

Өзінің маңызын сақтай отыра, осы белгі жоғарыда аталған белгілермен тығыз байланыста қолданылу қажет.

Тұлғаның марапаттары, лауазымдары, қоғамдық құрметтері бар болуының маңыздылығын теріске шығармай, тұлғаның құжаттары аса құндыларға жатқызыла отыра, өмірде қоғамдық құрметке ие болмауы немесе, сол құрметке ие бола отыра, оны жоғалтуы мүмкіншілігін ескере отыра, осы белгінінің қолдануына кең айқындама көзқарасымен кірісу керек. Сондықтан, құжат авторы тұлғасының саяси бағасына ғана сүйне бермей, оңды бола бермейтін тарихтағы оның орны мен рөлін есепке салу қажет. Бұл ретте, авторлық белгісі тек қор жасаушының құжаттарына ғана емес, оған жөнелткен корреспонденттерінің құжаттарына, сондай-ақ онымен жиналған құжатты топтамасына да таралады.

Мысалы: №77 қорында – «Бердус Иван Васильевич – Лениногорск каскады гидроэлекстростанциясының директоры, Қазақ СРО еңбегі сіңген энергетигі» – Лениногорск каскады электростанциясының құрылысына және қолдануына қатысты (1 т., 39, 42, 44, 54 іі.) құжаттар тарих үшін аса маңызды (анықтамалар, кестелер, схемалар, түсініктеме және баяндау хаттар). Басты құрылыстар, бөгеттер, құбыр жүргізулер, Хайрузовский, Үлбі котловандар және Тишинский ГЭС құрылысының тарихи кезеңдері көрсетілген (1 т., 24, 65-86, 91-94, 97-99, 101-103, 107, 110-111 іі.) фотосүреттері де біргейлік танытады.

Сонымен қатар, әйгілі тұлғалардың қызметі осы қор жасаушымен байланыста болған құжаттары жинақталған ұйымдардың қорында, құжат мазмұнының белгісін міндетті қолдануымен үйлесте, АҚҚ айқындау кезінде белгі пайдаланады. Әйгілі тұлғаның автографының өзі (қолтаңба, бұрыштама) құжатты құндыға жатқызу белгісі болады.

Мысалы, № 279 қорда – «Жұмысшы, шаруа және қызыл әскер депутаттар Кеңесінің халық білімі атқару комитетінің Өскемен уездік бөлімі» белгілі балалар жазушысы А.М. Волковтың қолтаңбасы мен жеке ісі табылған (1 т., 28 і.).

Сол шақта, осы белгімен сәйкес, АҚҚ айқындау әйгілі тұлғалардың қолтаңба жинағының құрылуына келтірмеу керек.

Мысалы: № 662 қорында – «Шығыс Қазақстандық әділет бөлімінің Өскемен қалалық нотариалдық кеңсесі» - Семей округтік сотының сургуч басатын елтаңбалы мөрмен басылған, Семей округтік соты төрағасының, 1922-1923 жж. Өскемен уезі сот үкімін орындаушысының (1 т., 3, 5, 6 і.) бірегей құжаттары табылған.

Құжатты пайдалануының қарқындылық дәрежесі АҚҚ айқындау белгісі болмайды. «Аса құнды құжат» түсінігінің анықтамасына сүйене отыра, құжаттың жоғары құндылығы өзіне тән және конъюктурлық жағдайларға байланысты емес. Өте жоғары дәрежедегі қолдану қарқыны өткінші, сыртық факторларға байланысты. Пайдалану қарқыны АҚҚ жеке жұмыс түрлерінің жүргізу кезегіне, әсіресе, сақтандыру қоры және қолдану қор көшірмелерін құруына әсер етеді; АҚҚ айқындалмаған қорларына сұрау жасау үшін қосымша факторы, аргументі болады. Бұдан басқа, қолдану қоры, сақтандыру қорын құруна байланыссыз, АҚҚ ғана емес, ең көп қолданыстағы құжаттарға да құрылуы мүмкін.

Құжаттың физикалық жағдайы АҚҚ айқындау белгісі болмайды, өйткені аса құндылық мазмұнының мәнімен анықталады. Сондай-ақ, басқа белгілерді қолданумен жақсы жағдайдағы құжат АҚҚ деп есептеледі деген пікір қате болады, өйткені бөзіліп қалған мәтіндер, күңгірттенген азат жолдары және басқа да кемшіліктер құжаттың құндылығын төмендетіп, тек мұражайлық экспонатына айналдырады. Осындайға тәрізді аргументтер, егер мазмұны бойынша АҚҚ болса, құжатты жедел қалпына келтіріп оған сақтандыру көшірмесі мен қолдану қор көшірмесін құру қажеттілігі туралы айтады.

Мұрағатта АҚҚ айқындау, мұрағат жұмысының жылдық жоспарын қарастыратын жұмыстың дербес түрі болады. АҚҚ айқындау бойынша жұмысы кезеңдеп жүргізіледі:

- қорларды, қорлардың бөлімдерін айқындау және аса құнды қорлардың тізімдерін құру;

- тізімдемелер бойынша істерді айқындау;

- іріктелген істерді зерттеу, аса құнды істерге тізімдеме құру.

Аса құнды қорлар тізімі – жұмыс құжаты, облыстық мемлекеттік мұрағатына жаңа қорлардың үнемі түсу шартында ғана, ол толықтырылады, дәлелденеді.

Қорларды зерттеу, ведомстволық-салалық топтар немесе бір кезеңнің құжаттарының топтары бойынша жүргізіледі. АҚҚ айқындау, қор белгілерінен тәуелсіз, жоғарыда айтылған белгілерді қолдана жүргізілген.

Бірінші кезектегі зерттеуге, тізімдемелер бойынша, белгіленген қорларда: ұйымдық-жарлық құжаттар (бұйрықтар, есептер,); ақпараттық-аналитикалық құжаттар (саралау, ақпараттар, анықтамалар); жеке текті қорлардағы құжаттар – жеке құжаттар, хат алмасу, фотосүреттер және т.б. жатады.

Ең болмағанда бір аса құнды құжат болса, іс аса құнды деп саналады. Осындай жағдайларда, тізімдемедегі аса құнды құжаттардың тақырыбына аннотация беруге ұсыныс жасалынады. Тақырыпқа аннотация:

- іс толығымен аса құнды деп танылған, бірақ оның тақырыбы аса құнды категориясына жатқызылған белгілерін көрсетпейді;

- істе, аса құндылығы тақырыпта көрсетілмеген құжаттың тек бөлігі ғана аса құнды деп есептеледі;

- істі тікелей қарау жолымен қорда аса құнды істерді айқындау барысында, жеке аса құнды құжаттар табылған.

Аннотацияда жеке құжат, құжат тобы немес тұтас істің аса құнды категориясына жатқызатын белгілері көрсетілу керек.

Аса құнды істерді айқындау, егер тақырып, істе орналасқан құжаттар аса құндыға жату мүмкіндігіне сеніп артапаса, тізімдемелер бойынша іс тақырыптарын және тікелей істерді қарау жолымен жүргізіледі.

Құжатты аса құндыға жатқызу, Шығыс Қазақстан облыстық эксперттік-тексеру комиссия (ЭТК) шешімі негізінде жүргізіледі және орнатылған тәртібінде есептік құжаттармен бекітіледі.

4. Аса құнды құжаттарды есепке алу және сипаттау

АҚҚ барлық жұмыс кешені олардың сақталуын қамтамасыз етумен байланысты, сондықтан мұрағаттағы құжаттардың физикалық сақтауын қамтамасыз ету негізінде, осы құжаттарды есепке алу аса маңызды рөль ойнайды. Аса құнды құжаттарды есепке алу, арнайы енгізілген есептік құжаттары бойынша жүргізіледі:

- аса құнды құжаттары бар қорлар тізімі (№1 қосымша);

- орнатылған форма бойынша аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі (№2 қосымша);

- аса құнды істер, құжаттар реестрі (№4 қосымша);

- қор карточкалары.

Аса құнды істер тізімдемесіне, істер тізімдеме №№, істер №№ қатал тәртібінде енгізіледі Аса құнды істер тізімдеменің 2-6 сызық жолдары мұрағаттағы тізімдемелер негізінде толтырылады. Сақтандыру қорын құру мақсатымен аса құнды құжаттардың көшірмелері туралы мәліметтер, олардың сақтандыру көшірмелерін жүргізу мүмкіндігінше, аса құнды құжаттардың сәйкес тізімдемесіне немесе нөміршелерге енгізіледі. Қорытынды жазуда, тізімдемеге немесе нөміршеге енгізілген аса құнды сақтау бірліктердің/есеп бірліктердің жалпы саны көрсетіледі. Барлық сақтау бірліктерін/есеп бірліктерін көшірмелеуін аяқтаған сәтте, осы тізімдеме немесе нөмірше бойынша көрсетіледі: «Барлық сақтау бірліктері/есеп бірліктері көшірілді», күні, лауазымы, колтаңбасы.

Аса құнды істер тізімдемесі аса құнды істер тізімдемесі реестрінда есепке алынады, тізімдеменің бірінші даналары бір кешенмен қор №№, тізімдеме №№ тәртібінде сақталады. Екінші даналары арнайы қоймада сақтандыру көшірмелерімен бірге сақталуы керек. Үшінші дана жалпы қоймада және аса құнды құжаттар қоймасында сақталады.

Мұрағаттық құжатты аса құндыға жатқызған кезде, сақтау бірліктері/есеп бірліктері сәйкес тақырыбтың қарама-қарсына «Ескерту» сызық жолында «АҚ» деген белгі қойылады. Басқа есептік құжаттарда «АҚ» белгісі қор нөміріне, тізімдеме нөміріне қойылады; ол қызметтік болады және сақтау бірліктерінің мұрағаттық шифрына кірмейді. Аса құнды істер мұқабасына штамппен жоғарғы оң жақтағы бұрышында «АҚ» индексі (2 x 2.5см өлшемі) қойылады.

Аса құнды істерді айқындау аяқталған кезде, қор бойынша аса құнды істерді айқындау жөніндегі жұмысының аяқталуы туралы акт құрастырылады (№5 қосымша). Егер қор жинақтамалы болса және аса құнды құжаттарды айқындау оның деке бөлімдері бойынша жүргізілсе, онда «Ескерту» сызық жолында қордағы аса құнды істердің жалпы саны қойылады.

Аса құнды істер тізімдемесінің реестрі, аса құнды істер тізімдемесінің жиынтық есебін қамтамасыз ету үшін мұрағатта жүргізіледі. Тізімдеме реестрі бойынша әр тізімдемеге реттік нөмір беріледі. Аса құнды істер тізімдемесінің реестрінда қор нөмірі мен тізімдеме нөмірі жазылады. «Істер саны», «Тізімдемелер саны», «Бар даналардың саны» сызық жолдары барлық аса құнды құжаттарды айқындауды аяқтағаннан кейін толтырылады. Аса құнды істер тізімдемесінің реестріне, қорлар құрамында және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер құру барысында, жыл сайын тексерілетін қорытынды жазу жазылады. Жыл сайын анықталған аса құнды құжаттар саны осы жылдың 1 қаңтар жағдайына өзгерістер туралы Мәліметтерде көрсетілген.

Қор каточкасын қор каталогтарындағы аса құнды істердің есебін қаматмасыз ету үшін жасайды. Қор карточкасы, қор бойынша аса құнды істерді айқындауын аяқтау аясында жасалады, қордың құрамы және аса құнды бөлімінің көлемі туралы мәліметтерді көрсетеді. Карточканың сыртқы бетінде штамппен «АҚ» деген белгі, мұрағат атауы, қор нөмірі, аса құнды істер көлемі қойылады. Қор карточканың теріс жағы, қордың аса құнды құжаттар мазмұны мен құрамын көрсететін мәтіндік бөлімін (аннотацияны) орналастырған.

5. Аса құнды құжаттардың ұйымдастыруы мен сақтау шарттары

Нақты әр мемлекеттік мұрағатының мүмкіндігіне байланысты, аса құнды құжаттар жалпы қоймаларда өз қор құрамында немесе, жеке қоймада бөлектенеді немесе қойманың жеке бөлектенген бөлімінде сақталуы мүмкін. Аса құнды құжаттарды сақтау тәртібі туралы сұрақ шешімін мұрағат басқармасы қабылдайды.

Оқшауланбаған АҚҚ, олардың құндылық белгісі – қызыл үш бұрыш тұрған, қорабтарда өзінің қорлар істерімен жай қоймада сақталады. Егер АҚҚ жекеленген түрде сақталаса, онда қызыл үш бұрыш тұрған қорабқа істердің орнына жекеленгені туралы белгісімен карта-орынбасарлары салынады. Істердің өзінде «АҚ» деген штамп тұр, аса құнды құжаттар туралы мәліметтер мұрағат қоймаларының сәйкесті топографиялық көрсеткіштерінде көрсетілген. Егер істің өзі аса құнды деп танылмаса, тек бөлек беттері ғана – сол туралы ақпарат құжаттардың қолдану парағында орналасады. Мұрағат қоймасындағы топографиялық көрсеткіште, аса құнды істері бар қорлар мен тізімдемелердің нөмірлеріне тире арқылы «АҚ» индексі аса құнды істер көлемін көрсетумен бірге қойылады.

Аса құнды істерді айқындауы аяқталған қорларға қосымша қор карточкалары құрастырылады және «ҚР Ұлттық мұрағаты» РММ тапсырады. Карточканың сыртқы бетінде «АҚ» деген индексі, мұрағат атауы, қор нөмірі, аса құнды істер саны қойылады.

АҚҚ ұзақ сақталуын қамтамасыз ету үшін, құжаттардың жалпы сақтау тәртібіне сәйкес, ауаның салыстырмалы ылғалдығымен қоймаларда қолайлы температуралық-ылғалды режімін сақтау қажет: температурасы 17-19°C, ауаның қолайлы ылғалдығы 50-55%, ылғалды жинау мен желдетуді жүргізу.

Дер кезінде жәндіктерді және өңезделген саңырауқұлақты табу мақсатымен, құжаттар жылына 2 рет (жылу беру кезеңінің басында және аяқталғанда) энтомологиялық (жәндіктердің бар болуын) және микологиялық (өңездің бар болуы) тексеруден өту қажет.

Есептік мәліметтеріндегі санына АҚҚ нақты бар болуы сәйкестігін орнату, әр түрлі реставрациялық және техникалық өңдеуге жататын құжаттарды айқындау үшін, АҚҚ бар болуы мен жағдайының тесексеруі жүргізіледі. Қағаз негізіндегі аса құнды құжаттар 10 жылда бір рет тексеріледі. Құжаттардың пайдалану қарқыны набайланысты тексерудің циклділігі өзгеріп отыруы мүмкін.

Әдеттегідей, түпнұсқалады көрмеге қоюға, бірнеше рет қолдануға рұқсат берілмейді. Қолданыс тек көшірмелер бойынша жүргізілу керек. Аса құнды құжаттардың түпнұсқаларын көрмеге қоюға және оларды оқу залында қолдануға рұқсат мұрағат басқарушысымен беріледі.

№1 қосымша

Аса құнды құжаттары бар

қорлар тізімінің нысаны

№ рт	Қор нөмірі	Қор атауы	Аса құнды құжаттары бар тізімдемелерінің нөмірі	Ескертулер
1	2	3	4	5

01.01.... ж. қорытынды_________________________________________қорлар

(цифрлармен және жазумен)

Қызметкер

лауазымының

атауы (Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Күні

Бекітемін

____________________________

(мұрағат атауы)

Директоры

_____________________________

(Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Күні

қорытынды_____________________________________________________істер

(цифрлармен және жазумен)

олардың ішінен

көшірілген__________________________________________________________

Тізімдеме құрастырушы

лауазымының атауы (Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Күні

Шығыс Қазақстан облыстық

ЭТК хаттамасымен_____________

201_ж. «__»____________№_____

*Орнатылған тәртібінде тізімдемеге титул беті құрастырылады

**Сақтандыру қорының есеп бірлігінің нөмірі тек микрофиштер үшін көрсетіледі

№3 қосымша

Аса құнды істердің нөмірлері тізімінің нысаны (нөміршенің)

Бекітемін

____________________________

(мұрағат атауы)

Директоры

_____________________________

(Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Күні

№ рт	Тізімдеменің нөмірі	Істің нөмірі	Сақтандыру қорының есеп.бір. (сақ.бір) нөмірлері	Ескертулер
1	2	3	4	5

Тізім (нөмірше) бойынша

қорытынды_____________________________________________________істер

(цифрлармен және жазумен)

олардың ішінен

көшірілген__________________________________________________________

Құрастырушы

лауазымының атауы (Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Күні

Шығыс Қазақстан облыстық

ЭТК хаттамасымен_____________

201_ж. «__»____________№_____

*Сақтандыру қорының есеп бірлігінің нөмірі тек микрофиштер үшін көрсетіледі

№4 қосымша

(цифрлармен және жазумен)

С.қ. _____ж.______________________________тізімдемелер (нөміршелер) түсті

(цифрлармен және жазумен)

______ж.____________________________ тізімдемелер (нөміршелер) жойылды

Қызметкер

лауазымының

атауы (Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Күні

№5 қосымша

Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» КММ

АКТ

201_ж. «__»____________ №__ Бекітемін

бойынша жұмысының аяқталуы мұрағаттар және құжаттама

туралы. басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» КММ директоры

_______________О.Г. Полякова

201_ж. «__»_________________

Қор №___қор атауы «______________________»

201__жылы аса құнды құжаттарды айқындауы жүргізілді.

Нәтижесінде_____аса құнды істер айқындалды.

(цифрлармен және жазумен)

Мұрағат

қызметкері (Қолтаңба) (Қолтаңбаны танып оқу)

Шығыс Қазақстан облыстық

ЭТК хаттамасымен_____________

201_ж. «__»____________№_____

№6 қосымша

Аса құнды істер тізімдемесінің титул бетінің нысаны

Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» КММ

ҚОР №_____

ҚОР АТАУЫ__________________________________

АСА ҚҰНДЫ ІСТЕР

ТІЗІМДЕМЕСІ №____

_______ж.ж.

Өскемен қ.

201__ж.

Библиография

2. Мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа мұрағат құжаттарын жабдықтау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелері, Астана, 2011ж.

3. Восточный Казахстан: устремленный в будущее, ТОО «Астана Даму-21», Усть-Каменогорск, 2009г.

4. Восточный Казахстан, DIDAR, Алматы, 1998г.

5. Восточный Казахстан: феномен неизвестного континента, АО «Интурист», Усть-Каменогорск, 2001г.

6. 1991 жылы бекітілген, облыстық мемлекеттік мұрағатындағы аса құнды құжаттарды айқындау, сипаттау, есепке алу және сақтау бойынша әдістемелік ұсыныстар.