Методические рекомендации одобрено эпк га РФ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

2011 год

1.2.Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ.

1.3.Цель настоящей инструкции – приведение в соответствие с современными требованиями положений «Инструкции по составлению исторических справок, оформлению описей и составлению научно-справочного аппарата к ним» (М., 2002).

2. 
   Составление исторических справок
   

2.1.Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ.

2. 
   Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда и характеристики документов фонда.
   
3. 
   Историческая справка составляется в следующей последовательности: первая часть (об истории фондообразователя), в основном, составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. Вторая и третья части справки (об истории фонда) составляются после завершения описания.
   
4. 
   Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.
   
5. 
   Для поиска необходимых сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог по истории государственных учреждений, Российской Федерации и т.д.), печатные издания, имеющиеся в СИФ ГА РФ.
   
6. 
   История фондообразователя должна содержать следующие сведения:
   

- дату создания фондообразователя и его местонахождение;

- название организации – предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;

- задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений;

- структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;

-состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;

- даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя;

- название организации – правопреемника.

2.7. При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

2.7.1. на основании правового акта указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название организации.

Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

2.7.2. указывается непосредственная подчиненность фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

2.7.3. даты создания, преобразования, ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы.

При наличии нескольких правовых документов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.

Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.

2.7.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

2.7.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений).

2.7.6. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п.
2.7.7. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд.

Ссылки на указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 1.

Если законодательные акты не были опубликованы, ссылки приводятся по фондам, хранящимся в ГА РФ.

В ссылках к документам фондов ГА РФ указывается: название архива ГА РФ, ф. … , оп. … , д. … , лл. … .

2.7.8. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и опись дел постоянного хранения, представляемая на утверждение ЭПК ГА РФ.

2.7.9. Если организация была упразднена (ликвидирована), то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности независимо от того, за какой период документы представлены в описи.

2.7.10. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

2.7.11. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

2.8. История фонда должна содержать следующие сведения:

- количество дел в фонде;

- крайние даты документов фонда;

- наименование организации, передавшей документы на государственное хранение;

- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.

2.9. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.9.1. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения (ликвидации).

Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.

2.9.2. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них;

2.9.3. Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование.

2.9.4. Если ЭПК ГА РФ принималось решение о фондировании, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК.

2.10. В третьем разделе исторической справки отражается:

- основной состав документов, вошедших в опись, и их полнота;

-перечень структурных подразделений в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения;

- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- степень сохранности и физическое состояние документов;

- наличие и место хранения документов по личному составу;

- наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

- сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

- наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов;

- возможность использования документов фонда (в каких целях);

- состав научно-справочного аппарата к фонду.

2.11. При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.11.1. в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

2.11.2. если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

2.11.3. сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

2.12. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.

2.13. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 – 1999 годы и его фонде.

2.13. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений (см. приложение 1).

При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее.

2.14. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

2.15. Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов.

2.16. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

2.17. При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части). Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2.1 – 2.14 настоящей инструкции за тот период, к которому относятся документы, внесённые в соответствующие годовые разделы.

Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке.

2.18. При поступлении документов и описей дел в ГА РФ, вместе с ними поступают соответствующие им исторические справки и дополнения к ним.

2.19. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов. Исторические справки составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся вместе с контрольным экземпляром описей (или их годовых разделов), утвержденных ЭПК ГА РФ, в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ.

2. 
   Составление справочного аппарата к описи
   

3.1.В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят:

- титульный лист;

- оглавление;

- предисловие;

- список сокращенных слов.

3.2.Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели,¹ как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

3.3 Составление титульных листов
3.3.1. Титульные листы составляются к законченной описи (архивной и дел постоянного хранения), а также томам описей (см. приложение 2).

3.3.2. На титульном листе указываются:

- полное название государственного архива, включая хронологические рамки;

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи;

- крайние даты документов, внесенных в опись.

3.4. Название фонда указывается в соответствии с п. 2.13 инструкции.

Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность. Полный перечень всех изменений приводится на отдельном листе, следующим за титульным. При этом после каждого названия указываются крайние даты существования организации под данным названием (см. приложения 3,3а).

Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название (см. приложение 4).

3.5. Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений. В этом случае название описи на титульном листе не указывается (см. приложение 2), приводится лишь номер описи, а для её новых годовых разделов к номеру описи добавляется номер тома.

Если состав описи ограничен делами лишь определенной структурной части организации, то названием описи будет название этой структурной части или совещательного органа (см. приложение 5). Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п.3.5.

Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов (см. приложения 6,6а).

При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись (см. приложение 7).

3.6. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

При составлении оглавления к законченной описи, оглавления к годовым разделам изымаются. Оглавление к законченной описи помещается в ее начале. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел) (см. приложение 8).

- к каждой описи;

- к годовым разделам описей, представляемым на утверждение ЭПК ГА РФ, томам описей;

- одно общее, в отдельных случаях, ко всем описям фонда;

3.8.2. Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи. В этом случае сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к первой, основной, описи.

3.8.3. Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда. В этом случае в оглавления остальных описей вносится слово «предисловие» и делается ссылка «см. предисловие к описи № 1».

3.8.4. Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись, к ним составляется общее предисловие.

3.8.5. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда. При этом также составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам, и даются ссылки на общее предисловие.

3.8.6.Если фонд не является законченным, предисловия составляются к годовому разделу каждой описи, утверждаемых ЭПК ГА РФ.

3.8.7 В предисловиях к описи (единой или к каждому годовому разделу) излагаются:

-история фондообразователя (или его структурной части);

-история фонда;

-состав документов, включенных в опись;

-особенности фондирования документов (для объединенных архивных фондов);

-особенности формирования, описания и систематизации дел;

-состав научно-справочного аппарата к фонду

-место хранения документов по личному составу

3.8.8.При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.п.

3.8.9.Состав научно-справочного аппарата к фонду в предисловии излагается в соответствии с п. 2.11.3. настоящих методических рекомендаций.

3.8.10. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

3.8.11. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется.

3.8.12 Справочный аппарат к описи распечатывается без использования оборотной стороны листа.

3.9.2. Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке.

3.9.3. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов). Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании.

3.9.4. Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов против этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия.

3.9.5. При формировании годовых разделов в законченную опись (том) составляется единый список сокращенных слов, списки сокращенных слов к годовым разделам изымаются.

2. 
   Оформление описей, составление итоговых записей и
   

4.2. Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

4.3. Если опись составляется в ведомственном архиве, то первый и последний листы годовых разделов описи оформляются в соответствии с приложениями 10 и 10а.

4.4. Если опись составляется в ГА РФ на документы, хранящиеся в архиве (архивная опись), первый и последний листы описи оформляются в соответствии с приложением 11.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

4.5. К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях (см. приложение 12). При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

4.6. Описи и справочный аппарат к описям в бумажном виде составляются и оформляются в 4-х обязательных экземплярах для описей дел постоянного хранения и 3-х обязательных экземплярах для описей дел по личному составу.

При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях. Исторические справки, описи и справочный аппарат передаются в форматах документа Microsoft Word, базы данных Microsoft Access, в случае других форматов – по согласованию с ГА РФ.

4.6.1. При подготовке и оформлении описей с применением персонального компьютера необходимо руководствоваться «Инструкцией по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий» (М.: ГА РФ, 2001), «Требованиями к графическому оформлению архивных описей» и «Памяткой по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации» (Приложения №№ 13-15).
Приложение № 1

- Собрание узаконений и распоряжений рабоче-крестьянского правительства РСФСР, (под строкой пишется СУ РСФСР, год, №, ст.)

- Собрание законов и распоряжений рабоче-крестьянского правительства СССР, (под строкой пишется СЗ СССР, год, №, ст.)

- Собрание постановлений и распоряжений правительства СССР, РСФСР, (под строкой пишется СП СССР, РСФСР, год, №, ст.)

- Постановления Совета Министров РСФСР (для служебного пользования), (под строкой пишется Пост. СМ РСФСР, ДСП, год, месяц, лл.)

- Ведомости Верховного Совета СССР и РСФСР, год, №, ст.

- Бюллетень финансово-хозяйственного законодательства (под строкой пишется БВХЗ, год, №, ст.)

- Хронологическое собрание законов и указов Президиума Верховного Совета и постановлений Правительства РСФСР, М., год изд., том, лл.

- Систематическое собрание Законов РСФСР, указов Президиума Верховного Совета РСФСР и решений Правительства РСФСР, М., Год изд., том, лл.

- Сборник законов СССР, М., год изд., том, лл.

- Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР (Российской Федерации) и Верховного Совета РСФСР (Российской Федерации) (под строкой пишется Ведомости Верховного Совета РСФСР (РФ), год, №, ст.)

- Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, год, №, ст.

- Собрание законодательства Российской Федерации (под строкой пишется СЗ РФ, год, №, ст.)
Приложение № 2
Государственный архив Российской Федерации

Российское агентство по патентам и товарным знакам

(Роспатент)
24 января 1992 года –

Фонд № 10136

ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения

Роспатента

за 1992 – 2004 годы
Приложение № 3
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное учреждение «Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации»

(ФГУ ГРП при Минюсте России)

6 июня 1994 г. -


ФОНД № 10211
Опись № 1
Дел постоянного хранения

за 1996 - 2000 годы
Приложение № 3а
Государственная регистрационная палата при Министерстве экономике Российской Федерации (ГРП при Минэкономики России)

6 июня 1994 года -5 сентября 1998 года

5 сентября 1998 года -16 ноября 2005

16 ноября 2005 года -

за 2000-2004 годы

Федеральная миграционная служба России

Фонд № 10156

ОПИСЬ № 4
дел постоянного хранения Апелляционной комиссии

по рассмотрению жалоб вынужденных переселенцев

за 1995 – 2000 гг.

Приложение № 6

Государственный архив Российской Федерации


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ПРОМЫШЛЕННОСТИ

(РОСПРОМ)

(9 марта 2004 г. – 12 мая 2008 г.)

ФОНД № 10216

ОПИСЬ № 4

Министерство топливной промышленности РСФСР (Минтоппром РСФСР) и его промышленные объединения

Фонд № А – 632 о.а.ф.

ОПИСЬ № 9

(Росторф)

за 1987 – 1988 годы

О Г Л А В Л Е Н И Е²

Лл.

Предисловие	1-9
Приложение № 1	10
Приложение № 2	11
2003 год
Общий отдел	13-16
Управление организационно-кадровой работы	16
Департамент бюджета и планово-экономической работы	16
Департамент финансов, бухгалтерского учета и отчетности	17
Департамент контрольно-ревизионной работы	17
2004 год
Общий отдел	17-18
Управление организационно-кадровой работы	18
Департамент бюджета и планово-экономической работы	19
Департамент финансов, бухгалтерского учета и отчетности	19
Департамент контрольно-ревизионной работы	19
2005 год
Общий отдел	19-21
Управление организационно-кадровой работы	21
Департамент бюджета и планово-экономической работы	22
Департамент финансов, бухгалтерского учета и отчетности	22
Департамент контрольно-ревизионной работы	23

Приложение № 9
Список сокращенных слов
АСУ – автоматизированная система управления

АСНИ – автоматизированная система научных исследований

АУИК – автоматизированный учебно-исследовательский комплекс

БИМК – биологическая и медицинская кибернетика

ВТУЗ – высшее техническое учебное заведение

ГИВЦ – Главный информационный вычислительный комплекс

НИИ – научно-исследовательский институт

НИОКР – научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа

НИР – научно-исследовательская работа

Минвуз РСФСР – Министерство высшего и среднего специального образования РСФСР

ОКБ – отраслевое конструкторское бюро

ПО – производственное объединение

РИТЦ – республиканский инженерно-технический комплекс

Приложение № 10

Фонд 10222 Опись № 1 дел постоянного хранения Росмедтехнологии за 2007-2008 годы	Утверждаю Председатель ликвидационной комиссии

№ п/п	Индекс	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечания

1	2	3	4	5	6
		2007 год
		Управление делами
1		Приказы№1,3,4,6/1-19/2 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2007 год	9 января-19 марта 2007	166
2		Приказы №№ 20-22,30 Росмед-технологии по основной дея-тельности за 2007 год	20 марта-11 апреля 2007	159
3		Приказы №№ 31-35 Росмед-технологии по основной дея-тельности за 2007 год	11 апреля-13 апреля 2007	206

305		Ликвидационный баланс Рос- медтехнологии по состоянию на 2008 год и документы к нему	2008

В данную опись внесено 305 (триста пять) дел с № 1 по № 305 в том числе

Литерных нет

Пропущенных нет

Опись составил

Сотрудник ГА РФ

Росмедтехнологии

В данный раздел описи внесено 143 ( сто сорок три ) дела с № 1 по № 143 в том числе

Литерных нет

Пропущенных нет

Опись составил сотрудник ГА РФ
Начальник управления делами,

госслужбы и кадров Росводресурсов

Росводресурсов - Начальник отдела

информационно-документационного

обеспечения и контроля исполнительской

дисциплины
Приложение № 11

Фонд Опись №	Утверждено Протокол ЭПК ГА РФ № _________ от ______________________ Председатель ЭПК ГА РФ

№ п/п	Делопроизводственный индекс или номер по старой описи	Заголовок дела	Край- ние даты	Кол-во листов	Примечания

В опись внесено ______________(прописью ) дел с № по № в том числе

Литерные

Пропущенные

(архивохранилищем )

Всего в настоящей описи пронумеровано _________________________ листов,

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника ведомственного архива, ответственного за учет	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение № 13
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Инструкция по подготовке архивных описей
с применением компьютерных технологий
для организаций - источников комплектования ГА РФ

Москва, 2001

Введение
Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ (баз данных) для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов³, поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Для ввода годится любой редактор, позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи).

Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовым редакторам, так как основным элементом архивной описи является таблица, состоящая из строк и столбцов:

Для ввода не рекомендуется использовать редакторы, в которых таблица форматируется вручную - столбцы разделяются пробелами и графическими символами, строки формируются нажатием на клавишу "Ввод" (Enter):

...........ххххххххххх.х.ххххххх.....##.##.##

...........ХХХХХ.Хххххххххх.ХХХХ.х

...........хххххххххх.х.хххххххххх-

...........ххххх-ххххххххххххххх.хх-

...........ххххх.х.ххххххх.хххххххххх

...........(ххххх.хххххх.х.хххххххххх-

...........ххх,хххх,ххххххх,ххххххх-

...........хх.х.хх.)..Ххх#
#..........Хх.хх.ххх.#...............##.##.##......###

.....................................##.##.##

1. 
   ввод (набор) описи и внесение исправлений в опись,
   
2. 
   оформление описи и распечатывание готовой описи.
   

Файл в Word создается через меню "Файл" - "Создать"⁵ (в открывшемся окне надо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку "ОК", либо щелчком мыши на иконке с изображением чистого листа с загнутым уголком на панели инструментов.

Сразу после создания файла рекомендуется установить размеры страницы: через меню “Файл” - “Параметры страницы”, вкладка "Поля" - в открывшемся окне установить размеры полей:

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

Таблица вставляется следующим образом: немного отступив от начала страницы (нажав несколько раз на клавишу “Enter”), в меню "Таблица" - "Вставить таблицу". В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что нужно шесть столбцов (порядковый номер дела, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание) и строк (для начала достаточно 10 - 20), затем, нажав на кнопку “автоформат”, выбрать в новом окне (прокрутив список вниз) оформление таблицы - обычно это сетка 1 или сетка 6 (предпочтительней использовать сетку 6):