Графическое оформление текста в описи

Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).

Элементы описи¹⁴, кроме таблицы с описательными статьями, оформляются с использованием шрифтов с размером 12-16 и выделением полужирным по необходимости.

Итоговую запись переносить, отделять от описательных статей и от подписей составителей описей недопустимо. На листе с итоговой записью и подписями составителей описи в правом нижнем углу должно быть оставлено место высотой не менее 7 см для штампа утверждения/согласования ЭПК ГА РФ.

В описи текст оформляется следующим образом:

Элемент описи	Размер шрифта	Выделение	Выравнивание	Пример
Раздел 1-го уровня	16	полужирный	по центру	2004 год
Раздел 2-го уровня	13	полужирный	по центру	Управление делами
Раздел 3-го уровня	12	полужирный	по центру	Отдел кадров
Строка заголовка дела	12	нет	по правому краю или по ширине	Штатное расписание <название организации> на 2004 год
Названия столбцов	8-10	полужирный	по центру	Заголовок дела
Номера столбцов	8	полужирный	по центру	3

Отсутствующий в списке размер шрифта можно указать самостоятельно: выделяется текст (в примере Управление делами), в иконке изменения размера шрифта впечатывается необходимый размер и нажимается клавиша Ввод.

В таблице каждый элемент описи располагается в отдельной строке.

Заголовок дела

3

2004 год

Управление делами

Отдел кадров

Штатное расписание <название организации> на 2004 год

Расстановка переносов вручную в словах не допускается.

Междустрочный интервал одинарный. В заголовках дел дополнительные абзацы для отделения заголовков дел друг от друга не ставятся. Вместо этого, интервал между абзацами, отделяющий описательные статьи друг от друга, в таблице устанавливается в свойствах абзаца (меню "Формат" - "Абзац" – "Отступы и интервалы") и составляет в основном 6 пт:

Для предотвращения переноса строк в заголовках дел и крайних датах на другую страницу, в свойствах таблицы ("Таблица" – "Свойства таблицы" – "Строка") необходимо выделить таблицу и убрать отметку с пункта "Разрешить перенос строк на следующую страницу".

В случае, если заголовок дела занимает больше одной страницы, необходимо в меню "Формат" – "Абзац" – "Положение на странице" отметить пункт "Запрет висячих строк": это запретит оставлять на предыдущей странице одну первую или переносить на новую страницу одну последнюю строку из заголовка дела или крайних дат.

При форматировании описи перед её выводом на печать необходимо поправить расположение заголовков разделов/подразделов и описательных статей так, чтобы названия разделов не отделялись от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись размещалась без отрыва от последней описательной статьи и следующих ниже подписей и помещалась полностью на странице, оставляя место в правом нижнем углу высотой не менее 7 сантиметров под штамп ЭПК. В этих целях можно раздвигать и сдвигать интервалы между строками описи:

- увеличивая размеры между заголовками и разделами с помощью дополнительных абзацев, которые следует ставить в пустом столбце (Индекс дела, Примечания)

- изменяя интервалы между абзацами и строками.

В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том" пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат:

Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "-" для диапазона или "," для отдельных дат. Перенос дат осуществляется с использованием разрыва строки (сочетание клавиш "ШИФТ"-"ВВОД" / "SHIFT"-"ENTER").

Первоначальное форматирование таблицы описи включает в себя указание полей документа, создание таблицы и определение ширины столбцов, формата основного текста (заголовков дел).

Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях – называется внутренним), 1 см – правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

Ширина столбцов определяется примерно так:

1 графа – по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;

2 графа – если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;

3 графа – заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;

4 графа – заполняется, исходя из размера крайних дат (например, "23 сентября 2002-") в расчете 1-2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;

5 графа – как правило, ширина определяется названием столбца ("кол-во листов" мелким шрифтом в две строки) и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial.

6 графа – если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.

Также на этом этапе целесообразно выставить размеры интервалов между абзацами.

Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. На этом этапе окончательно подбирается ширина столбцов, устанавливается повтор номеров столбцов на каждом листе, текст описи форматируется таким образом, чтобы не было висячих строк и названий разделов/подразделов, отделенных от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись располагалась на одном листе вместе с последней описательной статьёй описи и подписями, имелось место для штампа ЭПК ГА РФ.

Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы (меню "Файл" – "Параметры страницы" – "Поля" – "Зеркальные поля").

Номера столбцов из шапки таблицы описи выставляются следующим образом: после завершения подбора ширины столбцов курсор ставится на строку с номерами столбцов (1, 2, 3…) и в меню "Таблица" выбирается пункт "Разбить таблицу", затем курсор ставится в первую строку нижней таблицы (с номерами столбцов) и в том же меню "Таблица" ставится галочка у пункта "Заголовки".

Разрыв между строкой с названиями граф и собственно описью маскируется следующим образом – в образовавшемся промежутке (в один абзац) выделяется текст (с помощью указателя мышь или вручную клавишами SHIFT – стрелочка вправо) и в иконке изменения размера шрифта впечатывается размер шрифта "1" и нажимается клавиша Ввод.

№№ п/п

Индекс

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Приме- чание

1	2	3	4	5	6

После разрыва таблицы можно изменить форматирование линий столбцов таблицы. Для этого таблица с основной описью выделяется, затем в строке панелей инструментов в раскрывающемся по нажатию мыши окне выбора границ:

выбирается сперва иконка (нет границы), затем иконка (внутренняя вертикальная граница). Горизонтальные линии для первой строки с номерами столбцов выставляются следующим образом: выделяется строка и последовательно нажимаются кнопки с прорисованной верхней границей, затем – с нижней.

Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец

Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе № 2,4 необходимо указать « - » тире. В случае если пропущенных номеров более 2 подряд, то в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов

Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.

Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.

В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами

Если номер документа пропущен, то в графе необходимо проставить « - » тире.

Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф

В одну строку вносится информация только об одном документе.