Методические рекомендации по оформлению, формированию и ведомственному хранению документов с электронным носителем

1)Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

2)Правилами электронного документооборота, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 апреля 2004 г. № 430, с изменениями и дополнениями, утвержденными постановлениями Правительства Республики Казахстан от 26 января 2011 года № 35 и от 31 октября 2012 года № 1380;

3)Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1570 (далее-Типовыми правилами);

4)Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1583 (далее-Правила приема).

2.В методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины:

1) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан – удостоверяющий центр, обслуживающий участников ЕСЭДО (далее УК ГО);

2) единая система электронного документооборота государственных органов (далее ЕСЭДО) – система электронного документооборота, предназначенная для обмена электронными документами между государственными органами Республики Казахстан и должностными лицами соответствующего государственного органа;

3) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

4) система электронного документооборота – система обмена электронными документам и, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан;

5) электронные информационные ресурсы – информация, хранимая в электронном виде (информационные базы данных), содержащаяся в информационных системах;

6) бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

7) подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

8) формат электронного документа – структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

9) электронная регистрационная контрольная карточка – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

10) средства электронной цифровой подписи – совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

11) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

12) защита электронных информационных ресурсов, информационных систем – комплекс правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранение, предотвращение неправомерного доступа к электронным информационным ресурсам, информационным системам (в том числе от несанкционированного доступа к информации), включая незаконные действия;

13) ключевой носитель – носитель информации, содержащий закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи;

14) электронное сообщение о получении/отклонении входящих электронных документов – электронный документ посылаемый отправителю (автору) входящего электронного документа с целью подтверждения получения/отклонения адресатом этого электронного документа. Создание электронного сообщения завершается наложением на его проект электронной цифровой подписи лица, ответственного за обработку входящих электронных документов;

15) конвертирование – процесс, результатом которого является преобразование данных из текущего формата в другой;

15) регистрационно-контрольная карточка (далее РКК) электронного документа в автоматизированной информационной системе (далее АИС) организации - электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

16) реквизит электронного документа - информация, зафиксированная в электронном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы.

Для организации электронного документооборота в государственных органах используется единая система электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО), обеспечивающая выполнение следующих функций:

1)авторизацию доступа пользователей и разграничение прав доступа;

2)формирование (составление) электронного документа;

3)формирование и проверку электронной цифровой подписи электронного документа;

4) учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);

5)коллективную работу с электронными документами;

6)контроль исполнения электронных документов;

7)поиск электронного документа;

8)отправку и подтверждение получения электронных документов (сообщения) в пределах государственного органа и между государственными органами;

9)хранение электронных документов в сроки, установленные уполномоченным органом управления архивами и документацией;

10)гарантированное уничтожение электронных документов, аннулированных закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и электронных баз данных ЕСЭДО.

1)Реквизиты «изображения государственного Герба Республики Казахстан», «изображения эмблемы или товарного знака (знака обслуживания)» добавляются к формам электронных документов в графическом формате, определенном Перечнем форматов.

2)Реквизит электронного документа «Дата» фиксируется в РКК электронного документа, в метаданных и в имени файла электронного документа за основной формой полного представления.

В содержании электронного документа или при воссоздании даты реквизита, который был создан после подписания электронного документа, элементы даты указывают в соответствии с требованиями, установленными к реквизитам документов с бумажным носителем информации, например: 29.02.2013 или 29 февраля 2013 года.

Если экземпляр электронного документа с бумажным носителем информации создаются одновременно с электронным документом, то отметка о его наличии проставляется в центре нижнего поля первого листа текста электронного документа.

Решающим фактором при выборе технологии создания текстовых файлов является распространенность программного средства, не требующего дополнительной учебы работников организации, и его стоимость.

1) PDF, TIFF, JPEG – графический формат;

2) RTF, DOC, DOCX – текстовый формат;

3) XLS, XLSX – табличный формат;

4) 10pt) - презентации

5) RAR, ZIP – архивированный формат

Содержательная часть проектов актов Президента Республики Казахстан в ЕСЭДО формируются только в формате DOC, PDF.

Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:

1. 
   официальное наименование организации отправителя ;
   
2. 
   справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии));
   
3. 
   наименование вида документа;
   
4. 
   ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
   
5. 
   место составления или издания документа;
   
6. 
   адресат;
   
7. 
   гриф утверждения документа (при наличии)
   
8. 
   заголовок к тексту (при наличии);
   
9. 
   текст документа;
   
10. 
    отметка о наличии приложения (при наличии);
    
11. 
    отметка об исполнителе (фамилия и телефон исполнителя);
    
12. 
    электронная цифровая подпись.
    

1. 
   наименование вида документа;
   
2. 
   дата документа;
   
3. 
   регистрационный номер документа;
   
4. 
   индекс номенклатуры дел;
   
5. 
   название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
   
6. 
   электронная цифровая подпись;
   
7. 
   характер вопроса;
   
8. 
   заголовок (краткое содержание);
   
9. 
   количество листов основного документа и приложений;
   
10. 
    наименование государственного органа-адресата;
    
11. 
    наименование должности адресата (при наличии);
    
12. 
    фамилия адресата (при наличии)
    
13. 
    фамилия исполнителя;
    
14. 
    номер телефона исполнителя;
    
15. 
    отметка о контроле;
    
16. 
    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    
17. 
    ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    
18. 
    отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.
    

Все составляющие элементы электронного документа, независимо от его структуры, размещаются в одном файле.

В структурных подразделениях непосредственный контроль над исполнением электронных документов осуществляет лицо, ответственное за обеспечение процессов документирования и управления документацией.

Служба контроля вносит все соответствующие отметки в РКК электронного документа.

Для осуществления эффективного анализа результатов исполнения электронных документов АИС организации должна обеспечивать группирование электронных документов по срокам исполнения, исполнителям, корреспондентам или группам электронных документов (директивные документы и поручения руководства организации, решения коллегиального органа организации, поручения вышестоящих государственных органов и т.д.).

АИС организации должна обеспечивать выведение отдельных экранных форм для каждого из исполнителей, если они несут общую ответственность за исполнение электронного документа.

24.Электронный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщений результатов заинтересованным организациям и лицам, либо иного подтверждения его исполнения.

Снять электронный документ с контроля может только должностное лицо, установившего данный контрольный срок в резолюции. Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля решением службы контроля.

Данные об исполнении электронного документа и снятии его с контроля фиксируются в РКК электронного документа.

25.АИС организации должна обеспечивать формирование перечней исполненных и не исполненных документов в автоматизированном режиме и создавать экранные формы отчетов об этом. Доступ к этой информации предоставляется руководству организации, структурному подразделению или лицу, отвечающему за обеспечение процессов документирования и управления документацией, а также службе контроля.

26. Бумажная копия документа содержит:

1) текст документа;

2) обязательную отметку «Копия электронного документа» с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;

3) наименование информационной системы, из которой он получен;

4) дату создания бумажной копии;

5) штамп с текстом «***Копия электронного документа верна_______листов» (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и подпись заверителя или штамп с текстом «***Копия электронного документа верна_______листов» (определен отрицательный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи)

1) электронные управленческие документы;

2) электронные аудиовизуальные документы;

3) электронные научно-технические документы;

4) специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации и тому подобное).

30. Экспертиза ценности и отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых для их аналогов на традиционных носителях, в соответствии с правилами приема.

29.Экспертиза ценности электронных документов проводится по тем же принципам и критериям, что и экспертиза ценности документов с бумажным носителем информации.Экспертиза ценности электронных документов и соответствующих документов с бумажным носителем информации проводится одновременно.

30.Экспертиза ценности электронных документов предусматривает также проведение с помощью технически-программных средств таких проверок:

1)создание и воссоздание всех данных из АИС организации, связанных с электронными документами;

2)наличие электронных документов и правильное их оформление;

3)соответствие бумажных экземпляров электронных документов (электронных дел) документам, которые содержатся в электронных делах.

Электронные дела (тома дел) должны полностью отвечать делам (томам) с бумажными экземплярами этих электронных документов.

Государственные органы, использующие систему электронного документооборота, осуществляют переписку управленческими документами со сроками хранения до 10 лет только в формате электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью.

Электронные документы со сроками хранения 75 лет, «постоянно», а также документы, имеющие отметку «Экспертно-проверочная комиссия» (далее-ЭПК), имеют подлинники бумажного документа».

1)наименование структурного подразделения;

2)индекс электронного дела;

3) номер электронного дела (тома, части).

Ввод в РКК большинства реквизитов должен осуществляться в автоматизированном режиме. Данные, которые не могут быть введены в автоматизированном режиме, вводятся лицом, ответственным за документирование и управление документацией в структурном подразделении организации.

34.Электронные документы, которые отнесены к одному делу, логично связаны между собой с помощью сведений о них в АИС организации. Кроме того, часть этих сведений дублируется в наименованиях файлов электронных документов.

35.АИС организации должна обеспечивать воссоздание учетных данных к делам структурного подразделения организации и перечня файлов электронных документов дела по любым учетным сведениям к ним.

Методика группирования файлов электронных документов, которые отнесены к одному делу, если это предусмотрено архитектурой АИС, определяется во время разработки технического задания на создание АИС организации или его модернизации.

Сведения о наличии электронных дел состоят из отметки «ЭД» и количестве электронных документов, содержащие это дело.

Пример: электронное дело, сформированное из 40 электронных документов, будет иметь обозначение ЭД40.

40.После утверждения описи дел структурного подразделения руководителем структурного подразделения, в РКК каждого электронного документа добавляются такие данные: номер описи дел структурного подразделения, дата формирования описи дел структурного подразделения, номер электронного дела (тома) в описи дел структурного подразделения.
5. Передача дел в архив организации.

41.Ведомственный или частный архив организации (далее - архив организации) создается для приема, хранения, обеспечения сохранности, учета, использования документов от структурных подразделений организации на традиционных и электронных носителях информации и подготовки документов, отнесенных в установленном порядке к составу Национального архивного фонда, к передаче на постоянное хранение.

42. Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями (далее – электронные документы).

Передача электронных дел в архив организации осуществляется с помощью АИС организации, которое обеспечивает предоставление доступа работникам архива организации, к соответствующим электронным документам и всем его учетным данным.

Основными составными частями автоматизированного рабочего места работника архива, определяющего его структуру, являются:

1)персональная электронная вычислительная машина (допускается стационарное или портативное выполнение);

2)системное программное обеспечение и прикладное программное обеспечение общего назначения;

3)специализированное прикладное программное обеспечение, созданное на основе технического задания, разрабатываемого с учетом технических требований;

4)источник бесперебойного электрического питания.

1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации;

2) запись информации электронных документов на носители;

3) проверка качества записи;

4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи;

5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью;

6) подготовка комплекта сопроводительной документации

49.В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация:

1) название документа;

2) дата его создания;

3) характеристика содержания (аннотация);

4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи;

5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.);

6) объем документа (для баз данных дополнительно – количество записей).

По результатам проверки проводится устранение выявленных недостатков по формированию электронных дел лицами, ответственными за документирование и управления документацией в структурном подразделении организации.

Организацию данных в АИС организации определяет структурное подразделение или лицо, отвечающее за обеспечение процессов документирования и управления документацией.

1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации:

2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов:

3) высокопроизводительной (100 Мбит/с и более) вычислительной сетью, ориентированное на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов:

4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;

5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;

6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;

7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;

8) источником бесперебойного питания;

9) принтерами и модемами новейших модификаций;

10) оборудованием, обеспечивающим доступ к транспортной среде Единой системы электронного документооборота.

57. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:

1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;

2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;

3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;

4) средства оперативного поиска информации и средства оперативного анализа информации;

5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;

6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.

Список используемых нормативных документов:

1.Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 07 января 2003 года № 370-П с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.04.2012 г.

2.Правила электронного документооборота, утвержденные Правительством Республики Казахстан от 26 января 2011 года № 35с дополнениями и изменениями, утвержденными постановлением Правительства от 31 октября 2012 года № 1380.

3.иповые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570

4.Типовые правила документирования и управления документацией в госу-

дарственных и негосударственных организациях, утвержденные постанов-

лением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года №

1570;

1. 
   Общие положения 2
   
2. 
   Создание электронного документа 2-7
   
3. 
   Подготовка дел к передаче на архивное хранение 7-9
   
4. 
   Передача дел в архив организации 9-10
   
5. 
   Порядок приема документов на хранение 10
   
6. 
   Порядок учета электронной документации 10-11
   
7. 
   Хранение электронных документов в организации 11-13
   
8. 
   Порядок передачи документов Национального
   

государственный архив 13-15

9. 
   Система обеспечения информационной безопасности. 15-16
   
10. 
    Приложение 1 17
    
11. 
    Приложение 2 18
    
12. 
    Приложение 3 19
    
13. 
    Приложение 4 20
    
14. 
    Приложение 5 21-22