Отчет о выполнении показателей работы кгу «Государственный архив» управления архивов и документации

Управление архивов и

документации Восточно-Казахстанской области

Отчет

о выполнении показателей работы

КГУ «Государственный архив» управления архивов и документации

Восточно-Казахстанской области за 2012г.

В соответствии с постановлением Восточно-Казахстанского областного акимата от 23 января 2012г. №10 «О переименовании государственных учреждений» госархив области стал именоваться коммунальным государственным учреждением (КГУ) «Государственный архив» управления архивов и документации Восточно-Казахстанской области. В связи с этим прошло переоформление всех правоустанавливающих документов.

По внедрению «Правил учета обращений физических и юридических лиц», утвержденных приказом Генерального Прокурора Республики Казахстан №109 от 16 ноября 2011г. в управление архивов и документации области были даны предложения.

В связи с обновлением нормативно-правовой базы по делопроизводству и архивному делу в декабре 2011 года, а именно выходом новых «Правил приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами» от 22 декабря 2011г. №1583, «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов НАФ, других архивных документов государственными и другими специальными государственными архивами» от 26 декабря 2011г. №1604, «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» от 21 декабря 2011г. №1570, «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» от 26 декабря 2012г. №1605 в госархиве области началось их изучение и внедрение в работу.

В управление архивов и документации Восточно-Казахстанской области представлены мероприятия в связи с празднованием Дня Первого Президента Республики Казахстан, в связи с 80-летием со дня образования Восточно-Казахстанской области; представлены информации о выполнении Закона Республики Казахстан «О государственных символах Республики Казахстан», о выполнении мер по противодействию коррупции, предложения о работе Восточно-Казахстанской областной ЭПК в видеорежиме и просмотре описей дел и НСА к ним в электронном формате, предложения о создании Единой системы электронного архива, обеспечению сбора и перевода исторических данных в электронный формат, хранению электронных документов, перечни документов по истории Казахстана XVI-XX веков, выявленных и приобретенных в архивах и научных учреждениях зарубежных стран за 2001-2012 годы, списки кавалеров Ордена Славы трех степеней, Ордена Трудовой Славы трех степеней, Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, а также план малозатратных мероприятий на 2013 год.

Еженедельно в управление архивов и документации области представляются сведения о количестве поступивших и исполненных запросах социально-правового характера, о сроках их исполнения, ежеквартально – сведения о выполнении плана мероприятий на 2011-2012 годы по реализации Соглашения между акиматом Восточно-Казахстанской области РК и администрацией Алтайского края РФ о торгово-экономическом, научно-техническом и культурном сотрудничестве. Ежедневно проводится регистрация запросов и снятие их с контроля в автоматизированной системе «Единый учет обращений» (ЕУОЛ) и программе «Е-акимат» по проекту «Интегрированная информационная система для Центров обслуживания населения». В целях улучшения работы в программе «Е-акимат», а также функционирования программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Восточно-Казахстанской области» в отчетном периоде в здании госархива области по ул.Потанина, 12а установлена локальная вычислительная сеть и внутренняя автоматическая телефонная станция (мини АТС).

В серверном помещении здания госархива области по ул.Головкова, 26/1 ТОО «Rating» установлены датчики потока воздуха, влажности, пожарный датчик и датчик на наличие-отсутствие электропитания. Контроль за работой датчиков осуществляется в программе «Система контроля доступа и мониторинга окружающей среды».

В зданиях архива по ул.Потанина, 12/1, ул.Крылова, 39 установлены и приняты в эксплуатацию автоматические системы пожаротушения, баллоны функционирующей в здании по ул.Головкова, 26/1 системы газового пожаротушения перезаряжены диоксидом углерода, в этом же здании установлены насосы-повысители, во всех зданиях архива проведена замена пожарно-охранной сигнализации. На данные пожарно-технические мероприятия затрачено 12 млн. 286 тыс.тенге.

Успешно функционирует и регулярно пополняется информацией, новостными сообщениями информационный сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области» (http://e-arhiv.vko.gov.kz), создан новый раздел «Архивные видеоматериалы», в котором представлены документальные фильмы по истории основания г.Усть-Каменогорска, о воинах восточноказахстанцах, участвовавших в Великой Отечественной войне (1941-1945гг.), снятых преподавателем истории В.Типтюком, который является режиссером и автором фильмов. Документальные материалы подготовлены на основе архивных материалов.

На сайте архива размещались доклады, фотоальбомы, информации, сообщения о проведении семинаров, лекций, о приеме документов личного происхождения, участии в творческих вечерах, семинарах, и т.д.; размещена новая нормативно-законодательная база. В разделе «Фотогалерея» добавлены новые фотоальбомы «Президент РК Назарбаев Н.А. в Восточном Казахстане», «Уроки художника Семибратова», «Фотоработы Игоря Григорьева», «Звезды театра и кино в Усть-Каменогорске» (фото И.Григорьева). Всего размещено 389 сообщений, фотографий. В отчетном периоде сайт госархива области посетило 42906 пользователя, которыми просмотрено 155862 страницы, 882 пользователя обратились через сайт с вопросами и обращениями о подтверждении стажа, проживания, выдаче справок по заработной плате и др.

Начата работа в автоматизированной системе управления (АСУ) «Электронный архив ВКО», объединившая созданные ранее базы данных «Электронный фондовый каталог», «Регистратор архива», «Архивный фонд».

На веб-портале госзакупок размещен годовой план по госзакупкам госархива области на 2012 год. Осуществляется контроль за его выполнением.

В целях реализации плана работы в отчетном периоде госархивом области в области обеспечения сохранности документов проводились работы по подшивке, картонированию, реставрации документов, восстановлению затухающих текстов, проверке наличия и физического состояния документов на бумажных и пленочных носителях, выявлению особо ценных документов (ОЦД) и созданию на них фонда пользования, продолжалась работа по сканированию документов для «Электронного архива».

Госархивом области проводилась работа по госучету документов: составление новых, продолжение уже имеющихся листов, карточек фондов, сведений об изменениях в составе и объеме фондов. По состоянию на 1 января 2012г. составлен паспорт архивного фонда.

В отчетном периоде осуществлялся прием документов на госхранение, научно-техническая обработка документов, оказывалась методическая, практическая помощь организациям, учреждениям в разработке номенклатур дел, положений об ЭК, инструкций по делопроизводству, гербовых бланков. Проводилась работа с организациями, учреждениями по согласованию номенклатур дел, положений об ЭК, о ведомственных архивах, по заключению договоров о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела с организациями, учреждениями негосударственной формы собственности.

В области создания информационно-поисковых систем госархив области занимался описанием управленческой документации, документов личного происхождения, фото- и видеодокументов, переработкой описей дел, каталогизацией документов.

В отчетном периоде в областной газете «Рудный Алтай», газете «7 дней» подготовлен и опубликован ряд статей: «Старые документы как «книги» истории» к 20-летию со дня смерти отличника архивного дела, заслуженного работника культуры Казахской ССР Черных С.Е., «Почему Мусин разминулся с Джамбулом?» к 85-летию со дня рождения Мусина М.Ш., Почетного журналиста Республики Казахстан, участника Великой Отечественной войны, «Золотой человек» Казахстана» к 80-летию со дня рождения Куленова А.С., Почетного гражданина г.Усть-Каменогорска; «Я прожил век, но продолжаю век...» к 95-летию со дня рождения Чистякова М.И., «Ватсон жил в Зайсане» о народовольце Ватсоне Н.Э. и другие.

Кроме того, к 67-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг. госархив принял участие с докладами, мультимедийными презентациями, выставкой в научно-практических конференциях, в том числе международной, проходившей в Архиве Президента РК в г.Алматы, в работе круглого стола, проведены школьные уроки, посвященные Дню Победы.

К 80-летию со дня образования Восточно-Казахстанской области подготовлена выставка «Восточный Казахстан: вехи истории». Этой дате посвящен доклад «Образование Восточно-Казахстанской области с центром в г.Семипалатинске» на творческом вечере «Краеведческие чтения», опубликованный в юбилейном выпуске журнала «Алтай» редакции областной газеты «Дидар». К Дню Конституции Республики Казахстан подготовлена выставка «Принята народом, работает для всех». В рамках реализации плана мероприятий к Дню Первого Президента Казахстана подготовлена выставка «Моя страна, мой Президент» и проведен День открытых дверей «Архивы: история, современность и перспективы», в рамках которого прошла презентация книг «Восток благодарный Вас не забудет…», «Григорий Николаевич Потанин», «Оставим память мы…», сайта «Государственный архив ВКО», выставки «Вехи истории», «Независимая моя страна, будь на веки сильна», посвященная Дню Независимости Республики Казахстан, проведена экскурсия по архиву.

Оказана помощь студии «АВ Контент» (Москва, РФ) в подготовке к саммиту Азиатско-Тихоокеанского экономического сотрудничества (АТЭС) фильма, посвященного жизни и деятельности основателя Российско-Американской компании Шелихова Г.И.; ТОО «Я Казахстан» в съемке фильма «Восточно-казахстанцы – Кавалеры Ордена Славы III степеней»; ТОО «Реал-Тайм» в съемке фильма «Восточно-Казахстанской области – 80 лет».

Госархив области принял участие в региональных семинарах «Чистяковские чтения» (доклад «Письма М.И.Чистякова к Черепанову Д.Ф. в фондах государственного архива Восточно-Казахстанской области»), «Гребенщиковские чтения» (доклад «Документы о Гребенщикове Г.Д. в фонде Панкратьева Д.Г.»).

Госархив области в отчетном году принял участие в Международной научно-практической конференции «Электронный документ: актуальные задачи и практическое внедрение (Жизненный цикл электронного документа)», состоявшегося в г.Киев. Конференция была посвящена обсуждению актуальных теоретико-методологических и практических проблем создания и функционирования электронных документов, возникающих на практике перед документоведами, архивистами и управленцами на современном этапе развития информационного общества и электронного управления, а также определение возможных путей решения указанных проблем. В работе конференции приняла участие Носова И.Ю. – руководитель отдела информационных технологий госархива области, где выступила с докладом «Электронный архив Восточно-Казахстанской области».

В семинаре «Microsoft для государственных учреждений», организованном ТОО «Rating» совместно с Корпорацией Microsoft, на котором были представлены демонстрации продуктов Microsoft, освещены вопросы лицензирования программного обеспечения, госархив также принял участие.

Для выставки в городе Астане, посвященной голодомору, для научно-аналитического учреждения «Назарбаев центр» (г.Астана) госархивом области направлены документы из истории нашего региона.

Издана книга о путешественнике о Потанине Григорие Николаевиче.

К Дню Первого Президента Республики Казахстан госархивом проведен «День открытых дверей».

В госархиве области прошли производственную практику студенты Усть-Каменогорского колледжа профессиональной подготовки и сервиса, Казахстанско-Американского свободного университета, Восточно-Казахстанского государственного университета имени С.Аманжолова. Студенты занимались сканированием архивных документов, восстановлением затухающих текстов, исполнением запросов социально-правового характера. Для школьников проводились школьные уроки, лекции, экскурсии по архиву.

В методическом плане госархивом области разработаны «Методические рекомендации по выявлению, описанию, учету и хранению особо ценных документов советского и постсоветского периода», «Методические рекомендации по описанию документов личного происхождения», методические рекомендации «Оформление и составление документов» на основании новых Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

В отчетном периоде госархив области занимался исполнением запросов социально-правового и тематического характера. В связи с большим объемом поступающих запросов сотрудники отделов архива участвуют в их исполнении.

В госархиве области переводятся на государственный язык планово-отчетная, организационно-распорядительная, справочно-информационная документация, методические разработки.

За 2012г. проведено 12 заседаний дирекции, на которых рассматривались итоги работы госархива области за 2011г., ежемесячные, квартальные итоги работы отделов госархива области, 3 заседания экспертной комиссии.

1. 
   Обеспечение сохранности и государственный учет документов
   

С целью улучшения физического состояния документов в 2012г. госархивом области отреставрировано 385 ед.хр., 10 058 листов, подшито 159 документов личного происхождения, 7 газет, 3398 ед.хр. управленческой документации и дел по личному составу, выявленных в ходе проверки наличия и физического состояния дел, а также после переработки описей дел Восточно-Казахстанского облпотребсоюза. Также после ксерокопирования, реставрации и восстановления затухающих текстов подшито 590 ед.хр., оформлено 789 обложек дел, 57 143 листа перенумеровано. Кроме этого, подшито 150 описей дел, оформлено 137 обложек описей дел, изготовлено 300 коробок заводским способом, зашифрована 131 коробка, закартонировано – 1793 ед.хр., перешифровано 163 коробки, перекартонировано – 1548 ед.хр., изготовлено 1084 новых ярлыка, заменено 6390 ветхих ярлыков, наклеено 3109 ярлыков на коробки, сформировано 13 139 связок, на 132 ед. хр. проставлены архивные штампы. Перешифровано 1111 ед.хр. после неправильной шифровки дел во время научно-технической обработки документов: фонд №177 «Объединенный архивный фонд: Управление архивов и документации Восточно-Казахстанской области, Государственный архив Восточно-Казахстанской области» (406 ед. хр.), фонд № 190 «Усть-Каменогорский ЗАГС» (32 ед. хр.), фонд №406 «Восточно-Казахстанский областной комитет профсоюза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий» (411 ед. хр.), фонд №407 «Восточно-Казахстанский территориальный комитет государственного имущества и приватизации» (20 ед. хр.), фонд № 839 «Народные суды города Усть-Каменогорск» (21 ед. хр.), фонд №1155 «Физиотерапевтическая поликлиника Отдела здравоохранения Усть-Каменогорской городской администрации» (42 ед.хр.), фонд №1095 «Детская больница №2 Отдела здравоохранения Усть-Каменогорской городской администрации» (133 ед.хр.), фонд №1196 «Хозрасчетный магазин №11 Усть-Каменогорского горпищеторга» (27 ед. хр.) и фонд №802 «Управление санитарно-эпидемиологического надзора города Усть-Каменогорск» (19 ед. хр.).

В 2011 году при проведении проверки наличия и состояния фондов были выявлены документы, требующие дезинфекции. В текущем году такая работа была проведена, обработано формалином 29 ед. хр. следующих фондов: №6п «Кировский районный комитет Коммунистической партии Казахстана», №136п «Таврический районный комитет Коммунистической партии Казахстана», №624 «Отдел по использованию трудовых ресурсов исполнительного комитета Восточно-Казахстанского областного Совета депутатов трудящихся», №676 «Восточно-Казахстанское областное управление государственного санитарно-эпидемиологического надзора Министерства здравоохранения РК», № 839 «Народные суды города Усть-Каменогорска», № 929 «Открытое акционерное общество «Усть-Каменогорский мебельный комбинат».

В 2012 году с целью выявления затухающих текстов восстановлено 153 листа затухающего текста фонда №19п «Усть-Каменогорский городской комитет КП(б)К», считан 221 лист затухающего текста после их восстановления.

С целью выявления ОЦД и объектов историко-культурного наследия госархивом области просмотрено по 46 фондам 16 290 ед.хр. (полистно – 2618 ед.хр., по заголовкам – 13 672 ед.хр.). Это документы фондов: № 246 «Зайсанский уездный финансовый отдел исполнительного комитета Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», № 701 «Финансовый отдел исполнительного комитета Предгорненского районного Совета депутатов трудящихся», №712 «Таврический районный Совет народных депутатов», № 753 «Коллекция документов «Восточный Казахстан в годы Великой Отечественной войны (1941-1945гг.)», № 787 «Исполнительный комитет Зайсанского городского Совета депутатов трудящихся», № 818 «Семейный фонд Хахловых: отец- Андрей Степанович-краевед, действительный член Западно - Сибирского отдела Русского географического общества; сыновья - Венедикт Андреевич - сибирский геолог, профессор Томского государственного университета; - Виталий Андреевич – орнитолог, доктор биологических наук.», № 825 «Акционерная компания «Востокместпром», №882 «Президиум коллегии адвокатов Восточно-Казахстанской области», № 939 «Иванов Анатолий Степанович- писатель, секретарь Союза писателей СССР, главный редактор журнала «Молодая гвардия»,№ 941 «Черепанов Дмитрий Феофанович – писатель-краевед, журналист», № 969 «Отдел статистики Глубоковского района Департамента статистики Восточно-Казахстанской области» и др. Описано и утверждено решением Восточно-Казахстанской областной экспертно-проверочной комиссией 30 особо ценных дел и 233 ед.хр. отнесены к объектам историко-культурного наследия (Приложение 1). Итоги выявления ОЦД внесены в учетные документы. В описях, на делах и коробках проставлены отметки ОЦ, 51 особо ценное дело обособлено.

Госархивом области в отчетном периоде продолжалась работа по созданию фондов пользования на документы личного происхождения, в том числе ОЦД. Для дальнейшего хранения в электронном виде и пополнения «Электронного архива» отсканировано 432 ед.хр./25970 скан-образов (19940 мб) личного фонда Черных С.Е. – архивиста, писателя, краеведа. Это особо ценные личные документы, переписка, фотографии.

Также подвергнуты сканированию документы фонда №1 «Усть-Каменогорский городской Совет народных депутатов и его исполком». Всего отсканировано 120 ед.хр., создано 22994 скан-образа (15685,23 мб). Все отсканированные документы внесены в автоматизированную систему «Электронный архив ВКО». Всего зарегистрировано в базе данных 1759 ед.хр., 160415 скан-образа (в т.ч. ОЦД). Обособлено и опечатано после сканирования 114 ед. хр.

В 2012 году проверено наличие и физическое состояние 23 178 ед.хр. на бумажной основе (Приложение 2), 16 681 ед.хр. фондов, бывших в использовании в 2011г. (Приложение 3) и 1768 ед.хр. на предмет санитарно-биологического состояния дел (Приложение 4). По итогам проверок составлены акты и заполнены карточки учета и состояния документов. Проведена выверка учетных документов на 97 фондов.

Для исполнения запросов, работы в читальном зале, переработки описей и усовершенствования научно-справочного аппарата (НСА), выявления ОЦД из архивохранилищ было выдано 99 111 ед.хр., 18 596 описей дел. Во временное пользование госархивом области оформлено 84 ед.хр.

В целях рационального размещения дел в результате их приема на госхранение в архивохранилищах в 2012г. перемещено 9999 связок и коробок.

За истекший период 2012г. было опечатано 592 ед. хр. малоиспользуемого фонда № 423 «Открытое акционерное общество «Алтайсвинецстрой».

Для подготовки и оформления выставок, мультимедийных презентаций, для работы исследователей в читальном зале отсканировано 90 и распечатано 159 документов и фотографий. За отчетный период отксерокопировано 7112 листа (при исполнении запросов социально-правового характера, исследователям в читальный зал и т.д.).

В соответствии с перспективным планом по обеспечению пожарной безопасности и планом мероприятий по обеспечению пожарной безопасности на 2012 год с ТОО «Барс» заключен договор на обслуживание охранно-пожарной сигнализации. Проводился вводный инструктаж с вновь принятыми сотрудниками на рабочих местах, обновлен уголок пожарной безопасности. Поддерживается постоянная связь с органами пожарной службы города, устранен ряд замечаний по нарушению норм и правил пожарной безопасности, выявленных в ходе пожарно-технического обследования зданий госархива: деревянные конструкции чердачного помещения здания архива по ул. Головкова, 26/1 обработаны огнезащитным составом, входная водопроводная сеть и пожарные краны зданий проверены на давление и водоотдачу.

В зданиях архива по ул.Потанина, 12/1, ул.Крылова, 39 установлены и приняты в эксплуатацию автоматические системы пожаротушения, баллоны функционирующей в здании по ул.Головкова, 26/1 системы газового пожаротушения перезаряжены диоксидом углерода, в этом же здании установлены насосы-повысители, во всех зданиях архива проведена замена пожарно-охранной сигнализации.

В управление по чрезвычайным ситуациям г.Усть-Каменогорска направлены отчетные сведения по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям госархива области за 9 месяцев 2012г.
Государственный учет документов Национального архивного фонда

Республики Казахстан.
В 2012г. госархивом области составлены сведения об изменениях в составе и объеме фондов, которые произошли в 2011г., паспорт архивного фонда по состоянию на 1 января 2012г. Кроме этого, в госархиве области в текущем году составлено 60 новых листов фондов, пересоставлено и продолжено 120 листов фондов, в 84 листа фондов внесены изменения. Составлено 64 новых карточки фондов, из них – 4 карточки фондов на ОЦД, 123 карточки фондов продолжены и пересоставлены, в 84 карточки фондов внесены изменения. Составлено 344 карточки пофондового топографического указателя и 124 карточки постеллажного топографического указателя. В книгу учета поступлений внесено 60 фондов. В реестр описей внесено 154 описи дел, в реестр описей ОЦД – 4 описи дел. В список фондов внесено 14 новых фондов.

В отчетном периоде проведена работа по ведению 184 дел фондов (в связи с проверкой наличия дел, выявлением ОЦД, приёмом документов на госхранение), внесению 468 итоговых записей в описи дел, уточнению паспортов архивохранилищ.

В 2012 году продолжена работа по внесению сведений в АСУ «Электронный архив Восточно-Казахстанской области» (модуль по госучету документов), всего за истекший период внесено 135 фондов, 388 описей. В 62 фонда внесены изменения.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Работа с архивами негосударственных юридических лиц и их объединениями.

За 2012 год госархивом области принято на государственное хранение 4049 ед.хр. управленческой документации, 2200 ед.хр. по личному составу, 352 ед.хр. документов личного происхождения, 266 ед.хр. научно-технической документации (Приложение 5), 150 ед.хр. фотодокументов, 5 ед.хр. (31 ед.уч.) видеодокументов (лазерные диски).

Госархивом области упорядочено 1232 ед.хр. управленческой документации, 1041 ед.хр. по личному составу, 261 ед.хр. научно-технической документации, из них утверждено ЭПК 855 ед.хр. управленческой документации, 1041 ед.хр. по личному составу, 261 ед.хр. научно-технической документации. (Приложение 6).

За отчетный период оказана методическая, практическая помощь работникам служб управления документацией, ведомственных архивов по разработке номенклатур дел, положений о ведомственном архиве и экспертной комиссии, правил документирования и управления документацией, гербовых бланков, научно-технической обработке документов – 301 организации: органам государственной власти, областным департаментам и управлениям, судебным органам, органам прокуратуры, уголовно-исполнительной системе, городским, районным отделам и другим организациям всех форм собственности Восточно-Казахстанской области (Приложение 7).

За 2012 год согласовано 152 номенклатуры дел государственным и негосударственным юридическим лицам, из них: 12 – секретного делопроизводства, 3 – с грифом ДСП, 1 – с грифом «конфиденциально», 105 – на государственном и русском языках (Приложение 8).

В связи с выходом Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011г. № 1605 пересоставлена и согласована экспертной комиссией номенклатура дел госархива области.

Разработаны и согласованы положения об экспертной комиссии (ЭК) 10 организациям, согласованы положения о ведомственном архиве 8 организациям, 2 организациям согласованы правила документирования и управления документацией, 116 организациям согласованы бланки организационно-распорядительных документов, согласно изменившимся требованиям нормативной базы (Приложение 9).

Составлено 33 письма предприятиям и организациям о необходимости упорядочения и передачи на государственное хранение аудио-видеодокументов и управленческих документов с истекшими сроками ведомственного хранения (Приложение 10).

Продлены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела с 9 организациями негосударственной формы собственности, из них 2 общественные организации и 7 частных организаций (Приложение 11).

По заданию Комитета информации и архивов Республики Казахстан госархив области принял участие в проверках состояния документирования и ведомственного хранения архивных документов с целью выявления группы риска в организациях системы Министерства юстиции Республики Казахстан. Проверены Департамент юстиции Восточно-Казахстанской области и управление юстиции г.Усть-Каменогорска

В отчетном периоде госархив области принял участие в трех семинарах, которые проводились на базе Восточно-Казахстанского филиала АО «Национальный центр научно-технической информации». На семинарах рассматривались вопросы научно-технической обработки документов, изменения в оформлении описей дел и научно-справочного аппарата к ним согласно Правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденным постановлением Правительства РК от 22 декабря 2011г. №1583. Были затронуты изменения в оформлении обязательных реквизитов документов, изменения в оформлении и составлении номенклатуры дел согласно изменившимся требованиям нормативной базы. На семинарах присутствовало 108 делопроизводителей и архивариусов организаций всех форм собственности.

Проведен семинар в Восточно-Казахстанском областном суде. Среди 62 присутствовавших были работники канцелярий и ведомственных архивов специализированных судов, районных и приравненных к ним судов области. На семинаре обсуждались проблемные вопросы научно-технической обработки документов, были даны рекомендации по проведению обработки судебных материалов.

Для работников делопроизводственных служб средних школ города проведен семинар по оформлению организационно-распорядительной документации и составлению номенклатуры дел, на котором присутствовало 30 специалистов.

В отчетном периоде для частных нотариусов, территория деятельности которых охватывает районы Восточно-Казахстанской области, проведен семинар по вопросам научно-технической обработки документов и особенностях их формирования в делопроизводстве. Семинар проводился в частном нотариальном архиве Территориальной нотариальной палаты Восточно-Казахстанской области. В семинаре приняли участие 22 частных нотариуса.

В центре делового обучения «Виза» для организаций всех форм собственности прочитаны две лекции по документированию, на которых 37 работников делопроизводственных служб были ознакомлены с основными требованиями Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011г. № 1570.

Госархивом области для работников акиматов районов и сельских округов прочитано две лекции, затрагивающие вопросы оформления, формирования документов и требования к организации документооборота. Лекции проходили в Региональном центре по подготовке госслужащих и охватили 36 специалистов делопроизводственных служб.

В связи с выходом новых Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных постановлением Правительства РК от 26 декабря 2011г. № 1604 и вышеназванных Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях проведен семинар для работников рай(гор)архивов области в форме сравнительного анализа отмененной и вновь вышедшей нормативной базы.

В связи с изменением состава организаций, имеющих разрешение на работу с документами с грифом ограничения доступа, пересоставлен список учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов области документами с грифами «совершенно секретно» и «секретно». В список включено 100 организаций.

Продолжена работа по комплектованию госархива области документами личного происхождения. Проведены переговоры с участником Великой Отечественной войны, персональным пенсионером Шереметьевым Н.И. В результате переговоров переданы на государственное хранение фотографии, тетрадь с рукописными воспоминаниями, машинописный доклад, вырезки из газет со статьями. Всего на хранение передано 12 документов. Переданы на государственное хранение личные документы (11 книг) Алексеенко Н.В. – известного ученого-демографа, доктора исторических наук, профессора, почетного гражданина г. Усть-Каменогорска. Царегородцева С.С. – кандидат филологических наук передала на хранение в госархив области 96 книг и периодических изданий. Штихлинг А.Г., кандидат медицинских наук, врач-онколог, бывший главный врач областного онкологического диспансера, передал на госхранение 11 личных документов (фотоснимки, рентгенснимки, рукописные материалы). Почетный гражданин г.Усть-Каменогорск, член союза писателей Щербаков Б.В. передал на хранение в госархив области рукописные записи, сборники стихов, газетные вырезки, сценарии проведения презентаций в количестве 80 дел.

В отчетном периоде проведена организационная работа по передаче на государственное хранение научно-технической документации, образовавшейся в ходе деятельности ТОО «Казцинк». В результате переговоров передана на госхранение проектная, научно-исследовательская документация в количестве 7 тыс.ед.хр. на 1500 объектов.

Продолжена организационная работа по комплектованию видеодокументами. ТОО «Студия «Реал Тайм» передала на хранение в госархив области 5 дисков с фильмами: «Мы приближали, как могли» (к 65-летию победы), «Регион неисчерпаемых возможностей», «Мои университеты», «Восток. Время взлета», «Успешная молодежь».

Ведется работа по внесению данных в карточки учета работы с организациями, регулярно пополняются наблюдательные дела организаций, находящихся на основном учете.

В отчетном периоде проводилась работа в АСУ «Электронный архив ВКО». В модуль «Источники комплектования» внесены данные по учету работы с учреждениями (50 позиций).

В 2012 году проведена 41 фото- и видеосъемка следующих мероприятий: областное совещание руководителей архивных учреждений ВКО (УАиД ВКО); интервью с Китапбаевым Б. - ветераном ВОВ, с Бердюгиным Г.Л. – председателем Совета ветеранов ВКО, с Кузовлевой О.Г. – начальником областного управления координации занятости и социальной защиты населения, с Мусиным Д.М. – акимом Кокпектинского района ВКО; «Краеведческие чтения» (биб-ка им.А.С.Пушкина); научно-практическая конференция, посвященная 70-летию битвы за Москву в годы ВОВ (1941-1945г.г.) «Великий подвиг Советского народа» (Дом дружбы народов); отчет акима Восточно-Казахстанской области Б.Сапарбаева об итогах работы за 2011 год; 65 лет со дня рождения поэта Первушина К.С. – прозаика и публициста, члена союза писателей России (ВК музей искусств); 12-ая встреча ветеранов ВОВ, участников штурма крепости Кенигсберг «Нас объединил Кенигсберг» (ВК музей искусств); 6-ой Региональный семинар «Чистяковские чтения» (КАСУ); Гребенщиковские чтения в Шемонаихе 1992-2012г.г. (к 130-летию со дня рождения писателя Гребенщикова Г.Д.); Сыбызгышы Калек Кумакайулынын - шыгармашылык мерейтой кеши 80 жас (старейший исполнитель народных произведений Республики Монголии и Казахстана) (ВК музей искусств); открытие музея Памяти жертв политических репрессий (ВК историко-краеведческий музей); День памяти жертв политических репрессий сталинизма (75-летие) (Дом дружбы народов); 130 лет со дня образования Предгорненской средней школы, презентация книги «Школа – любовь моя» (с.Предгорное); торжественная встреча казахстанских олимпийцев - Лондон 2012 в Усть-каменогорске; торжественное открытие третьей по величине в республике мечети на Левом берегу Иртыша; «Анисимовские чтения» (с.Предгорное); персональная юбилейная выставка Н.П.Аштема - «На стыке столетий» (ВКМИ); персональная выставка фотографий Григорьева И.А. (биб-ка им.А.С.Пушкина); мероприятие, посвященное Дню Первого Президента РК (биб-ка им.А.С.Пушкина); День открытых дверей в госархиве области «Архивы: история, современность и перспективы» (посвящен Дню Первого Президента РК); форум «Человек труда» (ДК ULBA); творческий вечер Ларисы Мартыновой «Обратная перспектива» (ВКМИ); презентация книги Щербакова Б.В. «Восточный Казахстан» - «Сердце Евразии» (биб-ка им.А.С.Пушкина); выставка картин из частной коллекции А.А.Аубакирова «Истина красоты», посвященная Дню Независимости Республики Казахстан и 80-летию со дня образования Восточно-Казахстанской области (биб-ка им.А.С.Пушкина) и др.

В отчетном году проведена работа по восстановлению описей дел постоянного хранения и по личному составу. Описано 6 ед. хр. фонда № 584 «Восточно-Казахстанский областной противотуберкулезный диспансер», 226 ед. хр. фонда № 330 «Усть-Каменогорский маслопрессовый завод Министерства пищевой промышленности Казахской ССР», 21 ед. хр. фонда № 1191 «Хозрасчетный магазин №8 Усть-Каменогорского горпромторга», 81 ед. хр. фонда №1195 «Хозрасчетный магазин №7 Усть-Каменогорского горпищеторга», 28 ед. хр. фонда № 1200 «Хозрасчетный магазин №5 Усть-Каменогорского горпищеторга», 84 ед. хр. фонда №1155 «Физиотерапевтическая поликлиника отдела здравоохранения Усть-Каменогорской городской администрации», 147 ед. хр. фонда №1095 «Детская больница №2 отдела здравоохранения Усть-Каменогорской городской администрации», 119 ед. хр. фонда № 1192 «Хозрасчетный магазин №1 Усть-Каменогорского горпищеторга», 132 ед. хр. фонда №1196 «Хозрасчетный магазин №11 Усть-Каменогорского горпищеторга» и 3 ед. хр. фонда №1207 «Хозрасчетный магазин №10 Усть-Каменогорского горпищеторга». В ходе данной работы была проведена экспертиза 137 ед. хр. К уничтожению отобраны 124 ед. хр. с истекшими сроками хранения следующих фондов: №163 «Усть-Каменогорский районный отдел социального обеспечения», №1195 «Хозрасчетный магазин №7 Усть-Каменогорского горпищеторга».

Также в текущем году составлен перечень республиканских и зарубежных периодических изданий (газет), хранящихся в госархиве области по состоянию на 1 января 2012г. Всего в перечень внесено 1061 газета.

Закончена работа по описанию скан-образов из личного фонда Петрова В.И. по истории Сибирского казачьего войска (4700 л/103 ед.хр.).

Закончена работа по переработке описей дел фонда «Восточно-Казахстанский областной союз потребительских обществ». В процессе работы проводилась полистная экспертиза ценности дел, редактировались заголовки дел, составлена новая опись (2465 ед.хр.).

При проведении каталогизации документов фонда «Аким города Усть-Каменогорска» просмотрено 500 ед.хр., составлено 1906 карточки. Также закаталогизировано 80 ед.хр. (80 карточек) НТД фонда «Коллекция документов по землеустройству Восточно-Казахстанской области». При каталогизации документов личного происхождения Габдулина С., журналиста, редактора журнала «Ақ Ертіс» просмотрено 127 ед.хр., составлено 127 карточек. Закаталогизировано 150 ед.хр. фотодокументов, 31 ед.уч. видеодокументов, составлено 100 карточек при каталогизации газеты «Рудный Алтай». Все карточки просистематизированы, проиндексированы и влиты в каталоги.

В базу данных «Именной каталог» внесены сведения по фонду «Восточно-Казахстанский областной комитет Коммунистической партии Казахстана» (ф.1п, оп.3) – 4355 позиции, «Книга Памяти» - сведения о погибших и пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны по Тарбагатайскому (1403 позиции), Курчумскому (2255 позиции), Глубоковскому (1745 позиций) районам, г.Серебрянску (2352 позиции) и г.Зыряновску (1772 позиции). Внесены сведения в базу данных «Видеотека» (64 позиции). Начата работа с базой данных «Оставь свой след в истории» (155 позиций). Всего в тематические базы данных за отчетный период внесено 14101 позиций, итого зарегистрировано 25279 позиций.

За отчетный период в областных газетах «Рудный Алтай» и «7 дней» опубликованы статьи «Старые документы как «книги» истории» к 20-летию со дня смерти отличника архивного дела, заслуженного работника культуры Казахской ССР Черных С.Е.; «Почему Мусин разминулся с Джамбулом?» и «Оставим память мы...» к 85-летию со дня рождения Мусина М.Ш., Почетного журналиста Республики Казахстан, участника Великой Отечественной войны; «Усть-Каменогорск – город моего детства» - (документы А.М.Волкова в фондах ГАВКО); «Ватсон жил в Зайсане» о народовольце Ватсоне Н.Э.; «В старых письмах – аромат времени» к 105-летию со дня рождения Черепанова Д.Ф., писателя-краеведа, журналиста; «Бриллиант в короне ВУЗа» к 90-летию со дня рождения Юфы Э.З., кандидата филологических наук, преподавателя кафедры русской и зарубежной литературы Усть-Каменогорского педагогического института; «Одиссея Нелли Бастерс» к 85-летию со дня рождения Мельниковой Н.И., педагога, писателя; «Шумит базарная площадь» к 145-летию со дня рождения садовода-краеведа Панкратьева Д.Г.; «Золотой человек» Казахстана» к 80-летию со дня рождения Куленова А.С., «Я прожил век, но продолжаю век...» к 95-летию со дня рождения Чистякова М.И., «Рабочий герой» к 70-летию со дня рождения Кырыкбаева З., «И поэт с поэтом говорит...» к 95-летию со дня рождения Чистякова М.И. - Почетных гражданин г.Усть-Каменогорска. В журнале «Қазақстан мұрағаттары» опубликованы статьи «Отражение колхозной жизни в партийных документах о ликвидации нарушений Устава сельскохозяйственной артели в первые послевоенные годы в Восточном Казахстане» и «Усть-Каменогорск – город моего детства (документы А.М.Волкова в фондах государственного архива Восточно-Казахстанской области». Всего опубликовано 20 статей (Приложение 12).

Оказана помощь студии «АВ Контент» (Москва, РФ) в подготовке к саммиту Азиатско-Тихоокеанского экономического сотрудничества (АТЭС) фильма, посвященного жизни и деятельности основателя Российско-Американской компании Шелихова Г.И.; ТОО «Я Казахстан» в съемке фильма «Восточно-казахстанцы – Кавалеры Ордена Славы III степеней»; ТОО «Реал-Тайм» в съемке фильма «Восточно-Казахстанской области – 80 лет»; сотрудникам Фонда культурных инициатив Т.Бекмамбетова в выявлении документов к фильму о ядерном разоружении Казахстана в 1991г.

Направлены инициативно-информационные документы в Восточно-Казахстанский государственный университет им.С.Аманжолова в связи с 105-летием со дня рождения писателя-краеведа, участника Великой Отечественной войны Черепанова Д.Ф., о сборе документов личного происхождения преподавателей ВКГУ, к 95-летию со дня рождения М.И.Чистякова, Почетного гражданина г.Усть-Каменогорска, о проведении Дня открытых дверей «Архивы: история, современность и перспективы» (Приложение 12).

В соответствии с планом мероприятий по достойной встрече 67-летия Победы Великой Отечественной войны 1941-1945гг. госархив принял участие:

- в научно-практической конференции «Великий подвиг Советского народа» к 70-летию битвы за Москву, на которой была представлена выставка с одноименным названием (Дом Дружбы народов);

- в работе круглого стола «Великая Отечественная война: правда и вымысел» с докладом «Документы государственного архива Восточно-Казахстанской области о Великой Отечественной войне» и презентацией книг «От советского информбюро…» (1,2 части), «Восточный Казахстан в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 г.г.» (ВКГУ им.С.Аманжолова).

- для газеты «Мой город» подготовлена подборка документов для статьи «Я пока жив…», письма с фронта.

Кроме этого, госархив области принял участие в международных научно-практических конференциях «Казахстан: послевоенное общество 1946-1953 г.г.» с докладом и мультимедийной презентацией «Отражение колхозной жизни в партийных документах о ликвидации нарушений Устава сельскохозяйственной артели в первые послевоенные годы в Восточном Казахстане» (Архив Президента Республики Казахстан г.Алматы). (Приложение 12).

Для учащихся 9 классов школы №7 и учащихся 9-11 классов Предгорненской школы проведены школьные уроки «Письма с фронта» (всего 8 уроков).

К 80-летию со дня образования Восточно-Казахстанской области подготовлена выставка «Восточный Казахстан: вехи истории» (Приложение 12). Этой дате посвящен доклад «Образование Восточно-Казахстанской области с центром в г.Семипалатинске» на творческом вечере «Краеведческие чтения», который вошел в юбилейный выпуск регионального информационно-аналитического журнала «Алтай» (межрегиональный проект медиахолдинга «Шығыс-Ақпарат»); для газеты «Рудный Алтай» подготовлена подборка документов для статьи «Передовые позиции области длинною в 80 лет».

К Дню Конституции Республики Казахстан подготовлена выставка «Принята народом, работает для всех». В рамках реализации плана мероприятий к Дню Первого Президента Казахстана подготовлена выставка «Моя страна, мой Президент» и проведен День открытых дверей «Архивы: история, современность и перспективы», в рамках которого прошла презентация книг «Восток благодарный Вас не забудет…», мультимедийные презентации «Григорий Николаевич Потанин», «Оставим память мы…», сайта «Государственный архив ВКО», выставки «Вехи истории», проведена экскурсия по архиву. К Дню Независимости Республики Казахстан подготовлена выставка «Независимая моя страна, будь на веки сильна» (Приложение 12).

В отчетном периоде госархив принял участие в региональных семинарах «Чистяковские чтения» с докладом и мультимедийной презентацией «Письма М.И.Чистякова к Черепанову Д.Ф. в фондах государственного архива Восточно-Казахстанской области»), «Гребенщиковские чтения» также с докладом и мультимедийной презентацией «Документы о Гребенщикове Г.Д. в фонде Панкратьева Д.Г.», «Анисимовские чтения» (доклад «Документы об Анисимове М.С. в фондах государственного архива ВКО), в работе секции районного методического объединения учителей русского языка и литературы (доклад «Фонды личного происхождения как источник по региональной литературе»), в центральной городской библиотеке прочитана лекция «Петровский Н.А. – ученый-самородок, автор «Словаря русских личных имен». (Приложение 12).

Издана книга о путешественнике «Потанин Григорий Николаевич». Подготовлен макет книги «Оставим память мы…» к 85-летию со дня рождения М.Ш.Мусина.

Госархивом области подготовлены и направлены документы для выставки, посвященной голодомору (Национальный архив Республики Казахстан, г.Астана) и по истории последствий коллективизации и массового голода в Казахстане (научный центр гуманитарных исследований «Евразия» ЕНУ им.Л.Н.Гумелева, г.Астана), для научно-аналитического учреждения «Назарбаев центр» (г.Астана) - фотодокументы, отображающие историю достижений Восточно-Казахстанской области за годы Независимости Казахстана.

Для участия в работе научно-практической конференции, посвященной 110-летию Семипалатинского подотдела Западно-Сибирского отдела Императорского Русского Географического Общества (г.Семей), подготовлен доклад «Вклад Семипалатинского подотдела Западно-Сибирского отдела Русского Императорского  географического общества  в научное изучение Восточного Казахстана», для участия в VI Международной научной конференции «История евреев Центральной Азии и Казахстана» (Ассоциация «Мицва», Алматы) - доклад «Заслуженный юрист Казахской ССР А.З.Клигер»; для участия в научно-практической конференции «Роль архива в современном обществе» к 30-летию со дня образования Центрального государственного архива г.Алматы – доклад «Он не выносил лжи…» (династия Хахловых, краеведов, ученых); для научно-практической конференции «Политика «Малого Октября» и голод в Казахстане» (научный центр гуманитарных исследований «Евразия» ЕНУ Л.Н.Гумилева, г.Астана) - доклад «Трагедия сплошной коллективизации в документах бывшего Архивного фонда КПСС» (Приложение 12).

Госархив области в отчетном году принял участие в Международной научно-практической конференции «Электронный документ: актуальные задачи и практическое внедрение (Жизненный цикл электронного документа)», состоявшегося в г.Киев, с докладом «Электронный архив Восточно-Казахстанской области». Конференция была посвящена обсуждению актуальных теоретико-методологических и практических проблем создания и функционирования электронных документов, возникающих на практике перед документоведами, архивистами и управленцами на современном этапе развития информационного общества и электронного управления, а также определение возможных путей решения указанных проблем.

В отчетном периоде для студентов 3 курса Усть-Каменогорского колледжа профессиональной подготовки и сервиса и колледжа Казахстанско-Американского свободного университета по специальности «Делопроизводство и архивоведение» (20 человек), студентов 2, 3 курсов Восточно-Казахстанского государственного университета имени С.Аманжолова по специальности «Международные отношения» (8 человек) проведена учебно-архивная практика. Прочитаны лекции - «История архивного дела», «Понятие о классификации документной информации и о каталогах», «Фонды личного происхождения», «Правила работы в читальном зале», «Исполнение запросов социально-правового характера», «Информационные технологии в архивных учреждениях Восточно-Казахстанской области», проведены экскурсии, студенты занимались сканированием архивных документов, восстановлением затухающих текстов, исполнением запросов социально-правового характера.

За 2012г. в госархив области поступило 14345 запросов социально-правового характера (в том числе из стран ближнего и дальнего зарубежья – 2836). Выдано 17845 справок (в том числе из стран ближнего и дальнего зарубежья – 4411). С положительным результатом оформлено 14894 архивных справок (в том числе для граждан из стран ближнего и дальнего зарубежья – 3649). По линии МИД Республики Казахстан поступило 18 запросов, выдано 34 справки, с положительным результатом выдано 27 справок.

Запросов генеалогического характера поступило и исполнено 36 справок, из которых 16 – с положительным результатом.

Тематических запросов поступило и исполнено 69. С положительным результатом – 45. Это запросы, связанные с представлением копий решений городской и районных администраций, акиматов о предоставлении земель в частное пользование, о переименовании организаций, ликвидации малых, частных фирм, предприятий, купле-продаже зданий и др.

Всего госархивом области принято 14468 обращений, по которым выдано 17984 справки. С положительным результатом выдано 14982 справки.

В читальном зале госархива области работало 618 исследователей, сделано 694 посещения. Это преподаватели ВУЗов, школ, студенты, работники музеев, частные лица и т.д. Темы исследований разнообразны: краеведы, писатели, история населенных пунктов, улиц, решения о выделении земли под частное домостроение и т.д.

В отчетном периоде госархив области принимал участие в заседаниях Восточно-Казахстанской областной экспертно-проверочной комиссии, совещании руководителей архивных учреждений области. В госархиве области проведено отчетное собрание по итогам работы госархива области за 2011 год, 1 полугодие 2012 года, собрание в связи с 21-ой годовщиной Независимости Республики Казахстан.

Сотрудниками госархива области было прослушано и обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. народу Казахстана «Социально-экономическая модернизация – главный вектор развития Казахстана», поручения Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А «Социальная модернизация Казахстана: Двадцать шагов к Обществу Всеобщего Труда».

В связи с переименованием госархива области в КГУ «Государственный архив» управления архивов и документации Восточно-Казахстанской области пересоставлены положения об отделах и должностные инструкции сотрудников.

В связи с выходом новых «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами», утвержденных постановлением Правительства РК от 26 декабря 2011г. № 1604, «Правил приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами» от 22 декабря 2011г. №1583 и «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 21 декабря 2011г. № 1570 проведен семинар для работников рай(гор)архивов области в форме сравнительного анализа отмененной и вновь вышедшей нормативной базы.

С целью исполнения задания управления архивов и документации Восточно-Казахстанской области проведена взаимопроверка основной деятельности КГУ «Центр документации новейшей истории» управления архивов и документации Восточно-Казахстанской области.

Для работников госархива области также проведена учеба, на которой были затронуты изменения, произошедшие в нормативной базе.

Ежемесячно в отделах госархива области в соответствии с планами производственной учебы на 2011/2012 учебный год проводилась производственная учеба.

Госархивом области в отчетном периоде проводилась очередная аттестация и аттестация вновь принятых сотрудников госархива области, в результате которой успешно прошедшим аттестацию сотрудникам повышены категории.

В плане приобретения профильного образования два сотрудника успешно закончили обучение в колледже «Профессиональной подготовки и сервиса» по специальности «Архивоведение и делопроизводство». Руководитель отдела НСА, публикации и научного использования документов Рифель Л.П. является председателем государственной итоговой комиссии по специальности «Делопроизводство и архивное дело».

В отчетном периоде заключены договоры с коммунальными службами города. Проводилась работа по государственным закупкам согласно плану по госзакупкам на 2012 год. Контролировалась работа по освоению бюджетных финансовых средств.

Сотрудникам госархива области, отработавшим 10 и более лет в архивной сфере, а также юбилярам в соответствии с коллективным договором оказывалась материальная помощь. В связи с празднованием 67-летней годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945гг. трем бывшим сотрудникам госархива области, имеющим статус тружеников тыла, также оказана материальная помощь. К Дню пожилого человека также оказана материальная помощь пенсионерам.

По поручению акима Восточно-Казахстанской области госархив области в отчетном периоде перечислил денежные средства в Восточно-Казахстанский областной благотворительный фонд «Парыз», а также в «ЖилСтройСбербанк» на лицевой счет ребенка-инвалида, над которым архивными учреждениями области взято шефство.

К Дню Конституции Республики Казахстан и Дню Города на здании архива размещен праздничный баннер. Сотрудники госархива области приняли участие в праздничной демонстрации, посвященной Дню Конституции.

Госархив области принимает участие в субботниках по уборке и очистке закрепленных территорий города.

В отчетном периоде госархивом области проводились обслуживание и ремонт компьютеров и оргтехники, настройка локальной вычислительной сети, установка антивирусных программ, установка необходимых драйверов, выгрузка, резервное копирование и обновление автоматизированной информационной системы «Единый учет обращений лиц» (ЕУОЛ).