Правила проведения кадрового аудита

жүктеу/скачать 343.85 Kb.

Дата	01.07.2016
өлшемі	343.85 Kb.
	#170384
түрі	Правила

Утверждены приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

« 12 » октября 2011 года

№ 371 - ЦЛП

Правила проведения кадрового аудита
1. Общие положения
1. Настоящие Правила проведения кадрового аудита (далее - Правила) определяют порядок проведения кадрового аудита в филиалах Акционерного общества «Пассажирские перевозки» (далее - Общество), его дочерних организациях, с которыми заключено соглашение о партнерстве, а также в структурных подразделениях дочерних организаций.

Под дочерними организациями Общества понимаются юридические лица, преобладающую часть уставного капитала которых сформировала Общество, либо если в соответствии с заключенными между ними договорами (либо иным образом) Компания имеет возможность определять решения, принимаемые данными организациями.

2. Кадровый аудит – это комплекс контрольных мероприятий, направленных на оценку и анализ эффективности процессов реализации кадрового менеджмента, качества и профессионального уровня кадрового потенциала Общества, дочерних организаций и филиалов Общества.

3. Кадровый аудит проводится:

1) в соответствии с планом работы Управления по организации кадровой работы, по утвержденному графику;

2) по поручению руководства Общества.

4. Кадровый аудит включает в себя проведение контрольных мероприятий по показателям кадрового менеджмента, указанным в приложении 1 к настоящим Правилам.
2. Организация и проведение кадрового аудита
5. Кадровый аудит филиалов Общества, дочерних организаций и их филиалов проводится работниками отдела кадров Управления по организации кадровой работы Общества, при необходимости к кадровому аудиту привлекаются работники служб по управлению персоналом дочерних организаций Общества.

6. Отделом кадров Управления по организации кадровой работы, службами по управлению персоналом дочерних организаций Общества на календарный год разрабатывается и утверждется график проведения кадрового аудита в структурных подразделениях.

7. График проведения кадрового аудита, утвержденный приказом руководства Общества, дочерней организации Общества (далее - график кадрового аудита), доводится до структурных подразделений Общества, дочерней организации Общества в порядке, установленном Обществом, дочерней организацией Общества.

3. Проведение кадрового аудита
8. Анализ и оценка параметров кадрового менеджмента проводится с помощью контрольных листов (приложения 2-11 к настоящим Правилам).

9. По каждому показателю контрольного листа проводится оценка по балльной шкале, где:

«3»- работа ведется в полном объеме и соответствует требованиям документации, указанной в приложении 2 к настоящим Правилам;

«2» - работа ведется не в полном объеме, есть замечания (замечания вносятся в контрольный лист);

«1» - работа ведется в минимальном объеме;

«0» - работа не ведется.

10. Результаты оценки каждого показателя (приложения 2-11 к настоящим Правилам) заносятся в контрольные листы.

11. По результатам оценки показателей контрольного листа, путем суммирования результатов всех показателей и деления полученной суммы на количество показателей исчисляется средний балл.

12. Оценка показателя «Удовлетворенность персонала» (приложение 11 к настоящим Правилам) оценивается по следующей схеме:

1) показатели с 1 по 5 оцениваются в порядке, предусмотренном пунктом 10 настоящих Правил;

2) для оценки показателей с 6 по 9 проводится анкетирование работников структурного подразделения по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам, исчисление среднего балла заполненных анкет осуществляется путем суммирования баллов каждого показателя и деления полученной суммы на общее

количество показателей. Полученный результат заносится в соответствующую строку контрольного листа.

13. Оценка и анализ показателей кадрового менеджмента осуществляется на основе документов, предусмотренных в приложении 2 к настоящим Правилам.

Для оценки и анализа документов, предусмотренных в пунктах 8,9,12,14,16 приложения 2 к настоящим Правилам, применяется сплошная или выборочная проверка, в случае выборочной проверки должно быть проверено не менее 20% от общего числа указанных документов.

Решение о проведении сплошной или выборочной проверки документов принимается руководством Общества, дочерней организации Общества и предусматривается в графике кадрового аудита.

14. После завершения оценки каждого показателя ответственный работник службы по управлению персоналом структурного подразделения, в котором проводится кадровый аудит, подтверждает полученные данные в контрольном листе росписью с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.

15. Полученный средний балл по каждому показателю (приложения 2-11 к настоящим Правилам) заносится в таблицу согласно приложению 14 к настоящим Правилам для обобщения и анализа итогов проведенного кадрового аудита.

Итоговый средний балл в приложении 14 к настоящим Правилам исчисляется путем суммирования баллов каждого показателя и деления полученной суммы на общее количество показателей, полученный результат заносится в соответствующую строку контрольного листа.

Полученный результат позволяет оценить деятельность системы управления персоналом по следующий градации:

если сумма средних баллов составила менее 10:

деятельность системы управления персоналом в структурном подразделении не соответствует Кадровой политике Общества, дочерней организации Общества, руководитель структурного подразделения не придает должного значения формированию кадрового потенциала, им не используются в полном объеме действующие в Обществе методы управления персоналом.

Системе управления персоналом дается оценка «неудовлетворительно»;

2) если сумма баллов составила от 10 до 25:

деятельность системы управления персоналом соответствует Кадровой политике Общества, дочерней организации Общества не в полной мере, руководитель структурного подразделения может обеспечить эффективную деятельность системы управления персоналом, но результаты оценки показывают, что им не в полном объеме используется свой потенциал.

Системе управления персоналом дается оценка «удовлетворительно»;

если сумма баллов составила больше 20:

деятельность системы управления персоналом признана эффективной, соответствует Кадровой политике Общества, дочерней организации Общества, руководитель структурного подразделения – профессионал, который ценит свое время и не намерен тратить его на бесполезные действия.

Системе управления персоналом дается оценка «отлично».

16. По результатам анализа проверенных данных кадрового аудита оформляется акт.

17. Акт о результатах кадрового аудита представляется руководителю филиала Общества, дочерней организации Общества для ознакомления по роспись.

18. Акт о результатах кадрового аудита должен содержать:

дату проведения кадрового аудита;

наименование структурного подразделения, в котором проводится кадровый аудит;

Ф.И.О. и должность работника, ответственного за проведение кадрового аудита;

результаты оценки и анализа процессов кадрового менеджмента;

перечень нарушений и рекомендации по их устранению;

сроки устранения нарушений;

рекомендации по дальнейшему улучшению системы управления персоналом в соответствии с целями Кадровой политики Общества, дочерних организаций Общества;

подписи руководителя структурного подразделения, работника, ответственного за проведение кадрового аудита, с указанием Ф.И.О., занимаемой должности.

19. К акту о результатах кадрового аудита прилагаются:

1) контрольные листы по показателям кадрового менеджмента по форме согласно приложениям 2-11 к настоящим Правилам;

2) данные о соответствии/несоответствии образования, квалификации, стажа работников Перечню профессий (должностей) работников железнодорожного транспорта и квалификационных требований, предъявляемых к ним, утвержденному приказом и.о. Министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20 сентября 2010 года №424, по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам;

3) итоговые данные проведенного кадрового аудита по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
4. Результаты кадрового аудита
20. Службы по управлению персоналом филиалов Общества, дочерних организаций Общества осуществляют мониторинг результатов проведенного кадрового аудита региональных структурных подразделений и периодически (ежеквартально, ежегодно) представляют:

1) аналитическую информацию руководству филиала Общества, дочерней организации Общества;

2) сводную аналитическую информацию в разрезе регионов и в целом по дочерней организации Общества в Управление по организации кадровой работы Общества не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

21. Управление по организации кадровой работы:

1) осуществляет мониторинг результатов проведенного кадрового аудита в структурных подразделениях Общества и его дочерних организациях;

2) представляет руководству Общества аналитическую информацию по итогам мониторинга данных проведенного кадрового аудита структурных подразделений Общества и его дочерних организаций.

___________________________________________

Приложение 1

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Показатели

кадрового менеджмента службы по управлению персоналом

№ п/п	Наименование	Содержание
1	Ведение документации службой по управлению персоналом	Проверка и оценка качества ведения документов кадрового делопроизводства. Контроль за планированием и анализом исполнения планов деятельности службы по управлению персоналом. Учет и отчетность по персоналу. Ведение воинского учета.
2	Подбор персонал	Оценка существующих методов отбора персонала. Результативность отбора персонала. Мониторинг вакансий и сроки заполнения вакансий. Способы распространения информации о потребности в персонале (объявления на web-сайте Общества или в СМИ).
3	Адаптация персонала	Оценка существующих процедур адаптации работников. Анализ и мониторинг проблем, возникающих в период адаптации работника. Процент текучести, в том числе процент текучести работников в возрасте до 30 лет. Количество работников, увольняемых в течение первого полугодия работы, в том числе количество молодых специалистов.
4	Сопровождение автоматизированной информационной системы управления персоналом (далее – АСУП)	Анализ и оценка качества ввода первичных данных по персоналу группы компаний в АСУП. Эффективность использования АСУП в работе кадровых служб. Формирование данных из отчетов по персоналу филиалов и дочерних организаций Общества. Скорость оформления материалов кадрового делопроизводства.
5	Развитие персонала	Анализ и оценка системы профессионального развития персонала (планирование, затраты на персонал, количество персонала, прошедшего обучение, результативность обучения)
6	Оценка трудовой деятельности персонала	Оценка качества процедур аттестации, периодичность ее проведения, результаты аттестации
7	Мотивация персонала	Оценка мониторинга поощрений и наград. Анализ количества работников, имеющих поощрения и награждения. Анализ имеющихся методов мотивации и форм вознаграждений.
8	Кадровый резерв	Анализ и планирование выдвижения работников в каровый резерв. Оценка процедур вертикальной и горизонтальной ротации работников – участников кадрового резерва.
9	Кадровый потенциал	Анализ соответствия квалификации работников занимаемым должностям согласно Перечню должностей (профессий) работников железнодорожного транспорта и квалификационных требований, предъявляемых к ним, утвержденного приказом и.о. Министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20 сентября 2010 года № 424. Сравнение результатов кадрового аудита с результатами предыдущего кадрового аудита. Анализ качественного состава персонала (возраст, образование, стаж работы, текучесть персонала).
10	Удовлетворенность персонала	Анализ предыдущих результатов оценки удовлетворенности персонала (работа, уровень заработной платы, взаимоотношения в трудовом коллективе, система мотивации труда и т.д.).

_____________________________________________

Приложение 2

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП
Ведение документации службой по управлению персоналом

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности, в баллах	Замечания
1	Наличие устава, положения о структурном подразделении Общества, филиала дочерней организации Общества
2	Наличие локальных актов Общества/дочерней организации Общества, регламентирующих деятельность службы по управлению персоналом
3	Наличие положения о службе по управлению персоналом, плана работы, должностных инструкций работников службы по управлению персоналом
4	Соответствие фактически выполняемых функциональных обязанностей работников требованиям должностных инструкций
5	Разработка и утверждение правил внутреннего трудового распорядка или регламента деятельности структурного подразделения
6	Соответствие штатной расстановки работников штатному расписанию
7	Работа по проверке табелей учета рабочего времени (сверка со списком работников, с приказами по личному составу о предоставлении отпусков, командировании, с листками/справками о временной нетрудоспособности работника)
8	Оформление трудовых договоров работников и их фактическое наличие
9	Оформление и наличие личных дел
10	Ведение журнала (книги) регистрации приказов по личному составу, рудовых договоров
11	Ведение журнала (книги) движения трудовых книжек
12	Оформление и работа с личными карточками Т-2
13	Разработка и утверждение графика отпусков
14	Соблюдение графика отпусков работников
15	Достоверность данных отчетности по персоналу
16	Ведение документации по воинскому учету работников

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

Приложение 3

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Подбор персонала

№

п/п

Наименование показателя

Оценка деятельности, в баллах

Замечания

1

Разработка и утверждение правил, регламентирующих процедуру подбора персонала

2

Работа по расчету потребности в персонале (в количестве и качестве)

3

Мониторинг вакансий

4

Распространение информации о потребности в персонале через СМИ, веб-порталы

5

Проведение конкурсного отбора на вакантные должности

6

Создание перспективного списка кандидатов на прием на работу и отбор из их числа на образующиеся вакансии

7

Расчет среднего времени закрытия вакансии

8

Работа по перемещению/переводу на административно-управленческие должности работников из числа производственного персонала с учетом их уровня образования и квалификации

9

Применение совмещения должностей с соблюдением норм Трудового кодекса Республики Казахстан

10

Работа по трудоустройству молодых специалистов, их учет, трудоустройство по месту их постоянного проживания

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 4

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Адаптация персонала

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности, в баллах	Замечания
1	Разработка и утверждение правил, регламентирующих систему адаптации вновь принятого работника
2	Мониторинг количества работников, увольняемых в течение полугода и одного года, в том числе молодых специалистов
3	Анкетирование вновь принятых работников в период их адаптации, анализ и мониторинг результатов анкетирования
4	Мониторинг показателя текучести персонала, в том числе работников в возрасте до 30 лет
5	Наличие системы наставничества
6	Порядок ознакомления вновь принятых работников с локальными актами структурного подразделения Общества/дочерней организации Общества
7	Участие вновь принятых работников в специальных тренингах, деловых играх и т.д.

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 5

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Сопровождение автоматизированной

информационной системы управления персоналом

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности, в баллах	Замечания
1	Установка и внедрение АСУП в рамках реализации программных продуктов, действующих в Обществе/дочерних организациях Общества
2	Ведение кадрового делопроизводства в АСУП
3	Анализ и оценка качества введения данных по персоналу в АСУП
4	Формирование отчетности по персоналу на основе данных АСУП
5	Обеспеченность работника службы по управлению персоналом оргтехникой (процессор, монитор, клавиатура и т.д.)
6	Умение работника службы по управлению персоналом работать в АСУП
7	Своевременность внесения данных работника в АСУП

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 6

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Развитие персонала

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности, в баллах	Замечания
1	Разработка и утверждение документов, регламентирующих систему профессионального развития персонала
2	Анализ и планирование профессионального развития персонала
3	Мониторинг затрат на обучение персонала (ежегодный)
4	Определение потребности персонала в профессиональном развитии
5	Мониторинг количества работников, прошедших обучение, в разрезе периодичности обучения, тематики, финансовых затрат, форм обучения, количества дней и часов обучения
6	Информированность работников о программах профессионального развития
7	Мониторинг карьерного роста работников, прошедших обучение

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

(Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 7

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Оценка трудовой деятельности персонала

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности, в баллах	Замечания
1	Разработка и утверждение документов, регламентирующих процедуру оценки трудовой деятельности персонала (аттестация, тестирование, периодические экзамены с учетом специфики профессии (должности), в рамках нормативных актов Общества/дочерней организации Общества
2	Планирование оценки трудовой деятельности персонала: составление списка работников, графиков проведения оценки персонала
3	Оформление процедур оценки трудовой деятельности персонала в порядке, установленном Обществом/дочерней организацией Общества
4	Мониторинг результатов оценки трудовой деятельности персонала в разрезе периодичности, результативности и эффективности оценки персонала

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

(Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

Приложение 8

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Мотивация персонала

№

п/п

Наименование показателя

Оценка деятельности, в баллах

Замечания

1

Разработка и утверждение документов, регламентирующих систему мотивации персонала в рамках нормативных актов Общества/дочерней организации Общества

2

Анализ и мониторинг количества работников, имеющих награды и поощрения, в разрезе подразделений, периодичности поощрения, видов поощрений и наград

3

Мониторинг вознаграждений работников, предусмотренных Коллективным договором

4

Планирование и мониторинг затрат на мотивацию персонала

5

Применение иных форм мотивации персонала и стимулирование труда работников

6

Освещение в СМИ, веб-порталах проводимых поощрений и награждений работников

7

Обеспечение своевременного оформления наградных материалов в соответствии с требованиями локальных актов Общества/дочерней организацией Общества и законодательства Республики Казахстан

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

(Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 9

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Кадровый резерв

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности, в баллах	Замечания
1	Разработка и утверждение документов, регламентирующих процедуру отбора в кадровый резерв
2	Анализ и планирование выдвижения работников в кадровый резерв
3	Оценка кандидатов в кадровый резерв и анализ результатов оценки
4	Формирование, согласование и утверждение кадрового резерва
5	Мониторинг процедур вертикальной и горизонтальной ротации работников кадрового резерва
6	Профессиональное развитие работников кадрового резерва
7	Мониторинг текучести работников кадрового резерва

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

(Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 10

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Кадровый потенциал

№

п/п

Наименование показателя

Оценка деятельности, в баллах

Замечания

1

Обеспечение приема работников на работу в соответствии с требованиями Перечня должностей (профессий) работников железнодорожного транспорта и квалификационных требований, предъявляемых к ним, утвержденного приказом и.о. Министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20 сентября 2010 года № 424

2

Своевременное формирование отчетности по персоналу и анализ ее результатов

3

Мониторинг персонала в разрезе возраста, образования, стажа

4

Мониторинг текучести персонала в разрезе категории, возраста, менеджмента

5

Определение причин текучести персонала путем анкетирования увольняющихся работников, беседы с ними и принятие мер по уменьшению данного показателя

6

Анализ критериев укомплектованности персонала (отношение фактического количества работников к количеству по штатному расписанию)

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

(Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

Приложение 11

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Удовлетворенность персонала

№

п/п

Наименование показателя

Оценка деятельности, в баллах

Замечания

1

Своевременная выплата работникам заработной платы

2

Обеспечение льгот, выплата материальной помощи, надбавок и доплат, предусмотренных Коллективным договором и Трудовым кодексом Республики Казахстан

3

Доставка работников транспортом на работу и с работы за счет Общества/дочерней организации Общества

4

Обеспечение медицинского страхования работников, медицинское обслуживание

5

Удовлетворенность работников условиями труда

6

Удовлетворенность работников взаимоотношениями с коллегами

7

Удовлетворенность работников взаимоотношениями с руководством

8

Удовлетворенность размером заработной платы

9

Удовлетворенность системой мотивации

Средний балл ______________________

________________________________________ __________________

Ф.И.О. работника службы по управлению персоналом, подпись) (дата)

_________________________________________

Приложение 12

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Анкета
Уважаемый коллега!
В связи с проведением кадрового аудита в Вашем структурном подразделении предлагаем ответить на вопросы данной анкеты.

Настоящая анкета позволит получить информацию об удовлетворенности персонала и принять меры по дальнейшему совершенствованию данного показателя.

Для ответа достаточно сделать отметку, используя бальную шкалу.
Ответьте, пожалуйста, на нижеперечисленные вопросы:

№

п/п

Оцениваемые факторы

3

2

1

0

Примечание

да

частично

нейтрален

нет

Вы удовлетворены:

1)

условиями труда

2)

взаимоотношениями с коллегами

3)

взаимоотношениями с руководством

4)

размером заработной платы

5)

системой мотивации

Благодарим Вас за работу в Обществе/дочерней организации Общества и искренне желаем Вам удачи!

_________________________________________

Приложение 13

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Данные о соответствии/несоответствии образования, квалификации, стажа работников Перечню должностей (профессий) работников железнодорожного транспорта и квалификационных требований, предъявляемых к ним, утвержденного приказом и.о. Министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20 сентября 2010 года № 424

№ п/п

Категории

Списочная численность

Образование

Специальность

Опыт работы

соответствует

не соответствует

соответствует

не соответствует

соответствует

не соответствует

Руководители

Специалисты

Служащие

Итого

______________________________________________________

Приложение 14

к Правилам проведения кадрового аудита,

утвержденного приказом

Председателя Правления

(Президента)

Акционерного общества

«Пассажирские перевозки»

от «____» __________ 2011 года

№ ____ - ЦЛП

Итоги кадрового аудита

№ п/п	Наименование показателя	Оценка деятельности (средний балл)
1	Ведение документации службой по управлению персоналом
2	Подбор персонала
3	Адаптация персонала
4	Сопровождение АСУП
5	Развитие персонала
6	Оценка трудовой деятельности персонала
7	Мотивация персонала
8	Кадровый резерв
9	Кадровый потенциал
10	Удовлетворенность персонала
11	Итого

_____________________________________________

жүктеу/скачать 343.85 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: