Сборник материалов международного научного форума «филологическая наука в ХХІ веке: проблемы и перспективы»

184 
Башенова Б., 
Әл-Фараби атындағы 
Қазақ ұлттық университетінің 1 курс магистранты 
АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАРДЫ ПАЙДАЛАНА ОТЫРЫП 
ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТ МӘСЕЛЕСІН ШЕШУ 
 
XXI ғасыр – озық ақпараттық технологиялар ғасыры. Сондықтанда адам баласының алдына 
қойылған мәселе - сол ақпараттық технологияларды жетілдіре отырып құжаттармен жұмыс мәсе-
лесін шешу болып табылады. Ақпараттарды меңгерген адам – әлемді де меңгереді. Қазіргі уақытта 
ақпараттар алу, жинау және өңдеу жаңа деңгейде тұр.
Алынатын жасалынатын ақпараттардың барлығы да тиісінше тіркеліп отырады.Тіркелетін 
ақпараттарды материалдық тасымалдаушы – құжаттар болып табылатыны белгілі. Құжат мәселесі 
жайлы америкалық сенатор Эверетт Дирксен, өзінің: «Миллион мұнда, миллиард анда, біз міне нағыз 
ақшалар туралы сөйлей бастадық» деп айтқан сөзін қайта тұжырымдаса, құжаттар туралы: «Миллион 
мұнда, миллиард анда, сіздер құжаттардың нақты проблемалары туралы өте жақын кезде айта 
бастайсыздар» дейтін пікіріне қосылатын уақытқа жеткен сияқтымыз. 
Америкалық автор, журналист және биограф Джеймс Глейктің айтуынша, қазіргі таңда адамзат 
баласы басынан өткізіп отырған ақпараттар тасқыны жаңа проблемалар тудырушы мәселе болып 
отыр. Адамзат тарихының өткен кезеңдерімен салыстырғанда, біз қазір өте көп ақпараттар сақтаймыз 
және қажет емес ақпараттарды жою немесе сүзгіден өткізу үшін, оны жинағанға қарағанда, өте көп 
еңбек ету қажеттігін ескерткен.
Құжаттану проблемалары жөніндегі жариялымдарда «document» және «record» арасындағы 
айырмашылық, негізге алынатындардың бірі болып табылады. Сол уақыттарда осы айырмашылық 
көбінесе еленбейді. Ағылшын тіліндегі «document» және «record» көп жағдайларда «құжат» сөзімен 
беріледі, бұл кей кезде аударма мәтіндерін түсінуде қосымша қиындықтар туғызатын мәселе. 
Әуелі сөздіктерге жүгініп көрейік. Орыс сөзі «документ» пен ағылшын сөзі «document» латынның 
documentum – «үлгі», «куәлік», «дәлел» сөзіне барып тіреледі. Ағылшын сөзі «record» латынның 
recordare – «есте сақтау» сөзіне сай келеді.
«Document» терминінің мәні, былайша түсіндіріледі, яғни: бір нәрсені дәлелдеу немесе қолдау, 
негіздеу үшін пайдаланылатын шынайы немесе ресми қағаз. «Record» сөзі, өткен оқиғалар немесе 
қалай да осы оқиғалармен байланысты еске түсіруді білдіреді. «Record» сөзінің басқа да түсінді-
рілетіндігі қызық, мысалы, әдетте белгілі бір қызмет саласына қатысты және белгілі бір жүйеге салынған 
бір нәрселер немесе біреу туралы таныс немесе белгілі фактілердің жиынтығы, және біртұтас ретінде 
қарастырылатын, байланысқан (деректер базасындағыдай) ақпараттар бірлігінің жиынтығы. 
Сонымен ақпараттарды уақытында және бір кеңістікте беру үшін адам жасаған әдіспен бекітілген 
ақпараттары бар материалдық нысанды құжат деп атау қалыптасқан. 
Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті. 
Солардың ішіндегі ең тиімдісі электрондық құжаттар болып табылады. Электрондық құжаттың 
ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады 
және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар 
аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. 
Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, 
деректемелер мен құжат түзу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау 
қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та 
сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. 
Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – 
алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай 
баламалы технологияларды қолданбайынша электронды құжат өз негізіндегі файл күйінде қала 
береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: 
құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпара-
тын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады. 
Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар: 
- электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-әдістемелік құралдар-
мен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта 
қалып келеді. 

185 
- атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарға 
қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі. 
- басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын 
бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі. 
- құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің 
ұштаспауы. 
Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді 
алда келесі кезең – электронды құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі 
тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды. 
Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын авто-
маттандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, 
компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға ке-
ректі электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, 
міндеті жағынан электронды құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі 
дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан 
бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технология-
лар мен өндірістік процестер болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтама-
сыз ету және ғылыми-анықтамалық аппараттарын жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады. 
Қазіргі кездегі шапшаң жүріп жатқан жаһандану үрдісі әлемдік бәсекелестікті күшейте түсуде. 
Елбасы Н. Ә. Назарбаев Қазақстанның әлемдегі бәсекеге қабілетті 50 елдің қатарына кіру страте-
гиясы атты жолдауында «Білім беру реформасы - Қазақстанның бәсекеге нақтылы қабілеттілігін 
қамтамасыз етуге мүмкіндік беретін аса маңызды құралдарының бірі » деп атап көрсетті. 
ХХІ ғасыр – бұл ақпараттық қоғам дәуірі, технологиялық мәдениет дәуірі, айналадағы дүниеге, 
адамның денсаулығына, кәсіби мәдениеттілігіне мұқият қарайтын дәуір.

жүктеу/скачать 2.33 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: