Разработка отчетов, технических инструкций и текстовых доку­

13

стовые редакторы Word предоставляют пользователю возможность создавать шаблоны типовых документов, которые могут запол­няться и печататься по мере необходимости, в том числе и на типографских бланках.

Реклама и маркетинг. Одной из задач рекламной и маркетинго­вой деятельности предприятий является продвижение собствен­ной продукции, товаров и услуг на внутренних и международных рынках. Эффективность этой деятельности во многом определяет­ся способом передачи рекламных материалов потенциальным по­требителям товаров и услуг:

• 
  публикация материалов в средствах массовой информации;
  
• 
  адресная почтовая рассылка;
  
• 
  использование сети Internet;
  
• 
  использование электронной почты;
  
• 
  адресная рассылка по факсмодемной связи.
  

Как известно, чтобы получить необходимую книгу в библиоте­ке нужно определить место ее хранения по имеющемуся катало­гу, а затем либо самому найти на полке, либо поручить это сде­лать библиотекарю.

Разрабатывая производственные документы в компьютерном виде, т.е. с помощью текстовых или графических систем, можно создавать компьютерные банки данных. Если на предприятии име­ется локальная вычислительная сеть, доступ к любому документу

14

может быть осуществлен с применением технологии гиперссылок. Для этого достаточно в каждом компьютере пользователя иметь каталог существующих на предприятии документов с гиперссыл­ками на место их хранения. Такие каталоги могут разрабатываться с применением текстовых редакторов Word, начиная с версии 97. В этом случае, просто щелкнув мышью по строке с именем доку­мента, его можно в течение нескольких секунд доставить пользо­вателю прямо на рабочее место.

В технологии разработки деловых документов в текстовых ре­дакторах Word можно различить следующие этапы:

• 
  загрузка (открытие) текстового редактора;
  
• 
  выставка параметров страницы (для всего документа);
  
• 
  выставка параметров абзацев (для всего документа);
  
• 
  создание документа;
  
• 
  сохранение документа;
  
• 
  выход и закрытие редактора.
  

15

ложение) означает открыть его для просмотра или выполнения. Для этого необходимо выделить имя этого документа или соот­ветствующий ему значок и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

При открытии редактора для создания нового документа в стро­ке заголовка появляется первоначальное имя этого документа — Документ 1. Для редактирования ранее созданного документа не­обходимо активизировать его файл. При этом произойдет загруз­ка редактора соответствующим документом, причем в загружен­ном документе сохранятся все параметры, заданные при его раз­работке.

Для задания параметров страницы необходимо выполнить сле­дующие действия:

=> щелкнуть мышью по меню Файл;

=> выбрать в открывшемся окне команду Параметры страницы (рис. 2.2), после выполнения которой появится диалоговое окно для установки параметров страницы;

=> активизировать раздел Поля, щелкнув левой кнопкой мыши по его названию, после чего появится окно для установки соот­ветствующих параметров;

=> установить размеры полей. Причем, если размер левого поля 2,5 мм, то поле для переплета можно задать равным нулю;

=> установить размеры колонтитулов в зависимости от вида тек­ста или размеров рисунков;

=> в окне Применить выбрать параметр Ко всему документу или Отсюда и до конца;

=> активизировать раздел Размер бумаги;

=> установить размер бумаги, соответствующий размеру созда­ваемого документа;

=> в окне Ориентация выбрать параметр Книжная или Альбом­ная. При выборе параметра Книжная поле для переплета, или Левое, будет располагаться на длинной стороне листа. При выборе параметра Ааъбомная поле для переплета будет располагаться на узкой стороне листа, а текст — вдоль его широкой стороны;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Выставка параметров абзацев (для всего документа). При раз­работке документа рекомендуется установить параметры абзацев, которые будут сохранены для всего документа. Если для отдельно­го абзаца будет нужно изменить параметры, то его выделяют и устанавливают требуемые параметры только для этого абзаца.

16

После установки параметров программа автоматически будет располагать текст на странице (заданные число строк и символов в строке). Курсор в начале страницы будет также располагаться на заданном расстоянии;

=э- активизировать вкладку Положение на странице;

=> установить команду Запрет висячих строк (в окне появится знак •/);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК) диалогового окна.

После установки параметров страницы и абзацев можно при­ступать к созданию документа.

необходимые при создании документа. Прежде всего, поясним основные понятия и термины, которые не были определены ра­нее: вид шрифта; текстовый курсор и символ конца текста; масш­таб и масштабирование текста.

Кроме того, при оформлении документа текст можно выделять цветом, интервалами между буквами и другими приемами. Уста­новленные По умолчанию параметры шрифта заданы для всего документа. Если для отдельного фрагмента текста необходимо из­менить параметры шрифта, то этот фрагмент выделяют и задают требуемые параметры только для него. Выбор параметров шриф­тов производится в следующем порядке:

=> активизировать меню Формат;

=> в открывшемся окне выбрать меню Шрифт;

=> в появившихся диалоговых окнах выбрать требуемые пара­метры.

На рис. 2.4 показаны диалоговые окна для выбора параметров шрифта. .

Текстовый курсор передвигают с помощью клавиш управле­ния курсором или с помощью мыши (щелкая ее левой кнопкой в нужном месте документа).

Символ конца текста представляет собой горизонтальный штрих «—», который находится только в конце текста и не может быть передвинут произвольно. Если этого символа нет на экране, не­обходимо активизировать меню Вид и выбрать команду Нормаль­ный. При этом слева от слова Нормальный появятся метка (точка), а в конце текста появится горизонтальный штрих (символ конца текста).

Масштаб и масштабирование текста. Масштаб определяет формат изображения документа в процентном выражении по от­ношению к его нормальным размерам. Например, масштаб 200 % означает, что отображение документа должно быть вдвое крупнее его нормального размера, а масштаб 100 % означает, что доку­мент отображается в натуральном виде.

Масштабирование текста — это процесс увеличения или умень­шения размера изображения текста на экране.

Масштабирование текста можно осуществить двумя способа­ми: с помощью команды Масштаб из меню Вид и выбором значе­ния в окне Масштаб па панели инструментов.

19

После записи документа б файл выбранные параметры стра­ниц, абзацев и шрифтов сохраняются, т. е. при последующем вво­де файла для редактирования или продолжения набора текста выставлять их не требуется.

При наборе текста внутри абзаца необходимо следить только за-соблюдением знаков препинания и орфографией. Программа ав­томатически разобьет абзац на строки и выровняет их по ширине. При выравнивании текста по ширине можно установить перенос слов, для чего необходимо в меню Сервис выбрать команду Пере­пое слов... и б появившемся диалоговом окне сделать соответству­ющие установки.

После окончания набора текста одного абзаца и при переходе к другому абзацу следует нажать клавишу [Enter]. Курсор автома­тически сместится к началу следующего абзаца.

20

21

Выделение текста. Главная концепция при работе с Word вы­ражается словами: «Выделить и обработать». Выделение текста или его фрагментов требуется при выполнении целого ряда операций набора и редактирования: удаления, копирования, форматирова­ния, изменения шрифта и др.

Выделить текст можно следующими способами:

• 
  введением команды Выделить все в меню Правка (при этом выделяется весь текст);
  
• 
  используя клавишу управления курсором;
  
• 
  с помощью мыши.
  

=> установить курсор в начало выделяемого текста;

=> нажать и не отпускать клавишу [Shift];

=> нажать клавишу управления курсором в направлении вы­деления (при нажатии клавиши происходит выделение одного символа, а при ее удерживании — непрерывное выделение тек­ста).

Способ выделения текста с помощью мыши зависит от того, какой фрагмент требуется выделить:

• 
  для выделения отдельной буквы следует поставить указатель мыши слева или справа от этой буквы и при нажатой левой кноп­ке мыши переместить указатель на размер буквы;
  
• 
  для выделения слова следует установить указатель мыши на любой букве этого слова и дважды щелкнуть ее левой кнопкой;
  
• 
  для выделения строки следует поставить указатель мыши на полосе выделения напротив нужной строки и нажать ее левую кнопку.
  

• 
  для выделения нескольких строк следует поставить указатель мыши на полосе выделения напротив нужных строк и передвигать его вверх или вниз, удерживая левую кнопку;
  
• 
  для выделения предложения следует поместить указатель мыши в любое место этого предложения, нажать клавишу [Ctrl] и щелк­нуть левой кнопкой мыши;
  
• 
  для выделения абзаца следует поставить указатель мыши на полосе выделения напротив этого абзаца и дважды щелкнуть ее левой кнопкой или поставить указатель в середине абзаца и три раза щелкнуть кнопкой мыши;
  
• 
  для выделения всего текста следует поставить указатель мыши на полосу выделения, нажать клавишу [Ctrl] и щелкнуть кнопкой мыши.
  

При работе в режиме вставки вводимые символы, слова и предложения вставляются в текст, который при этом смещается вправо.

При работе в режиме замены новые символы заменяют в тек­сте уже имеющиеся символы в том месте, где находится курсор. При этом старые символы автоматически удаляются, т.е. новый текст вводится как бы поверх старого.

Для переключения режимов ввода текста используется клави­ша [Ins] (Insert). При этом выбранный режим отражается в строке состояния (выделенные буквы ЗАМ означают включение режима замены).

Можно таюке переключить режим ввода текста мышью, дваж­ды щелкнув кнопкой на буквах ЗАМ в строке состояния.

Удаление текста. В процессе создания документа при его ре­дактировании приходится не только добавлять, но и удалять фраг­менты текста — символы, слова и отдельные участки.

Удалить отдельные символы можно двумя способами.

Первый способ: установить текстовый курсор справа от удаля­емого символа и нажать клавишу [Backspace]. При этом текстовый курсор автоматически переместится на одну позицию влево, уда­ляя находящуюся там букву. Этим способом можно удалить не­сколько символов, последовательно стоящих слева от курсора.

Второй способ: установить текстовый курсор слева от удаляемого символа и нажать клавишу [Del]. При этом текстовый курсор останет­ся на месте, а символ, находящийся справа от него, будет удален.

Для удаления участка текста необходимо выделить этот текст и нажать клавишу [Del].

Если случайно был удален нужный текст, его можно вернуть следующими способами:

• 
  с помощью комбинации клавиш [Ctrl] и [Z];
  
• 
  введением команды Отменить в меню Правка;
  

деловых документов в тексте могут использоваться одинаковые слова и целые фразы. Чтобы не выполнять повторный ввод текста, используют операцию копирования. Таюке при редактировании текста приходится перемещать отдельные его фрагменты с одного места на другое. Выполнение этих операций производится двумя способами — без использования буфера обмена и с использова­нием буфера обмена.

Содержимое буфера обмена при необходимости вставляется в документ. При помещении в буфер обмена новой информации старые находящиеся в нем данные удаляются.

Первый способ рекомендуется использовать при редактирова­нии видимых на экране фрагментов текста, а второй — для копи­рования часто повторяющихся и перемещения достаточно боль­ших фрагментов текста.

Перемещение текста без помещения в буфер обмена произво­дится методом Drag and Drop (перетащить и оставить), для чего необходимо:

=> выделить выбранный текст;

=> установить указатель мыши на выделенном участке текста, нажать левую кнопку мыши и не отпускать ее (т. е. схватить текст). При этом текстовый курсор примет форму штриховой вертикаль­ной линии, а на нижнем конце указателя мыши появится неболь­шой прямоугольник;

=> не отпуская левую кнопку и перемещая указатель мыши, установить штриховой текстовый курсор в то место, куда необхо­димо переместить выделенный участок текста;

=> отпустить левую кнопку и отменить выделение.

Копирование текста без помещения в буфер обмена выполня­ется аналогично перемещению, только нажать и удерживать в та­ком положении надо клавишу [Ctrl]. При этом наверху указателя мыши появится знак «+».

Для работы с буфером обмена необходимо пользоваться кноп­ками, дублирующими команды Вырезать, Копировать, Вставить из меню Правка, которые при установке Word автоматически выводятся на панель инструментов. Если эти кнопки по какой-либо причине отсутствуют, то их можно установить с помощью команды Панель инструментов из меню Вид.

При использовании буфера обмена перемещение участков тек­ста производится в следующем порядке:

=> выделить текст;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Вырезать];

=> установить текстовый курсор в нужное место;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Вставить].

Копирование участков текста производится аналогично:

=> выделить текст;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Копировать];

=> установить текстовый курсор в нужное место;

=> щелкнуть мышью по кнопке [Вставить].

необязательным. Если текст набирается в режиме Нормальный из меню Вид, то конец страницы обозначается точечной линией во всю ширину экрана.

Символ конца страницы можно также установить вручную, если требуется закончить страницу в каком-либо конкретном месте. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

=> установить курсор в требуемое место текста;

=> выбрать команду Разрыв в меню Вставка;

=> в диалоговом окне включить переключатель Конец страницы;

=> подтвердить выбор, щелкнув мышью по кнопке [ОК] диало­гового окна.

При этом в конкретном выбранном месте текста будет постав­лен обязательный символ конца страницы. В режиме Нормальный из меню Вид конец страницы обозначается точечной линией со словами Конец страницы в середине экрана.

=> выбрать команду Номера страниц;

=> сделать установки в появившемся окне Номера страниц (ука­зать в каком месте ставить номер страницы и как его располо­жить, а также ставить ли номер на первой странице);

=> если нумерация страниц документа должна начинаться не с единицы, выбрать команду Формат... и в открывшемся окне Но­мера страниц установить требуемый номер;

=> подтвердить выбор, щелкнув мышью по кнопке [ОК] диало­гового окна.

Работа со списками. В процессе разработки текста документа при выполнении перечислений или описании последовательно­сти действий бывает необходимо выделить какой-либо текст знач­ками или цифрами, для чего следует:

=> набрать весь текст, выставив предварительно параметры стра­ницы и абзаца;

=> выделить часть текста, относящегося к перечислению или определяющего порядок действий;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Список;

=> в появившемся диалоговом окне активизировать соответ­ствующие вкладки: Бюллетень, Нумерованный, Иерархический;

=> выбрать символ для выделения, щелкнув мышью по рамке с соответствующим значком;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

ре имеется орфографический словарь. Проверка производится по­средством сравнения набранных слов с имеющимися в орфогра­фическом словаре.

Проверка текста производится по команде Орфография в меню Сервис. Причем сначала необходимо установить текстовый курсор в то место текста, с которого необходимо произвести проверку.

После включения команды Орфография через появившееся на экране окно можно добавить новое слово в орфографический сло­варь.

=> выбрать команду Закрыть;

. => при закрытии вновь созданного документа после положи­тельного ответа на команду откроется окно, в котором выбирают диск, каталог для его размещения и вводят имя документа.

При необходимости работы с созданным документом, т. е. для ввода его в окно редактора, необходимо щелкнуть мышью по кноп­ке [Открыть] на панели инструментов и в открывшемся окне ука­зать путь к файлу (диск, каталог, имя файла).

• 
  с помощью кнопки [Печать] на панели инструментов;
  
• 
  с помощью команды Печать из меню Файл.
  

После запуска команды Печать из меню Файл появится диало­говое окно, в котором устанавливают требуемые способы печати документа.

Перед печатью документа можно просмотреть расположение текста на его страницах, для чего необходимо щелкнуть мышью по кнопке [Просмотр печати] на панели инструментов, дублиру­ющей команду Просмотр из меню Файл.

После окончания работы с редактором необходимо закрыть файл (файлы) и запустить команду Выход из меню Файл.

Среди многообразия служебных документов особое место за­нимают таблицы, т. е. документы, текст которых заполняется в при­нятых на предприятии или установленных соответствующими инструкциями табличных формах. Это практически все техноло-

26

гические документы, финансово-бухгалтерские, текстовые кон­структорские и многие другие.

В табл. 2.1 показан пример оформления календарного плана на выполнение работ при заключении хозяйственных договоров.

Таблица состоит из столбцов (колонок) и строк. Каждый столбец имеет наименование. Строку с наименованиями столбцов называют заголовком таблицы (шапкой таблицы). Область табли­цы на пересечении строки и столбца называют ячейкой.

Текстовый редактор Word обладает большими возможностями по созданию и оформлению табличных документов. В нем также имеются встроенные функции, позволяющие выполнять матема­тические расчеты, строить графики и диаграммы, например не­обходимые при анализе экономической деятельности фирмы.

Word позволяет вставить в текст документа таблицы, графики и диаграммы, разработанные с помощью других приложений Windows, например таблицы, созданные в Excel.

Возможны две схемы оформления табличных документов (да­лее таблиц);

27

* создание таблицы и заполнение ее информацией;

• создание текста и преобразование его в таблицу.

Первую схему рекомендуется применять для создания докумен­тов с установленной структурой таблицы. Вторая схема целесооб­разна при создании документов, структура которых еще не опре­делена. Рассмотрим последовательность действий при создании таблиц по этим схемам.

=> оформление заголовка таблицы;

=> заполнение таблицы информацией;

=> оформление внешнего вида таблицы.

В процессе создания таблицы операции заполнения информа­цией и оформления внешнего вида могут чередоваться.

Оформление заголовка таблицы производится командами из меню Таблица. Перед началом создания таблицы необходимо ус­тановить курсор в соответствующую область страницы (экрана), а затем выполнить следующие действия:

=> активизировать меню Таблица;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Такая последовательность оформления заголовка таблицы при­меняется при выполнении простых документов.

Для оформления документов, имеющих более сложную струк­турой (рис. 2.5), целесообразно использовать команду Объеди­нить ячейки, т. е. необходимо:

=> выделить ячейки, которые должны быть объединены;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Объединить ячейки.

Если таблица занимает несколько страниц, то на каждой стра­нице повторяют ее шапку, для чего следует выполнить следую­щие установки:

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Заголовки.

При заполнении таблицы может потребоваться исправить ошиб­ки. Приемы редактирования текста внутри ячейки аналогичны при­емам, изложенным в подразд. 2.2. Приведем специальные приемы, используемые при редактировании таблиц.

Команды для редактирования таблиц находятся в меню Табли­ца. Это команды, позволяющие: добавлять строки, вставлять стол­бцы, удалять строки и столбцы.

Для добавления строки в конец таблицы необходимо:

=> установить курсор в последнюю ячейку последней строки таблицы;

=> нажать клавишу [Tab].

Таблица 2.2

Примечайtf я: J. При нажатии клавиши (Tab] после набора текста в после­дней ячейке строки курсор переместится в начало первой ячейки следующей строки. Поэтому при оформлении структуры таблицы указывать в диалоговых окнах число строк не обязательно.

2. Технология набора текста в ячейке полностью соответствует технологии набора текста на отформатированной странице. Если текст превышает по длине ширину столбца, он автоматически переносится на следующую строку ячейки. При этом высота всей строки таблицы увеличивается.

29

Для добавления одной строки в любом месте таблицы следует:

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить строки.

Для добавления сразу нескольких строк таблицы необходимо:

=> установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительные строки;

=> выделить вниз с помощью курсора столько строк, сколько требуется добавить;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) строки.

Для вставки (добавления) нового столбца необходимо:

=> выделить в таблице столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) столбцы.

Технология вставки нескольких новых столбцов аналогична технологии вставки строк с той только разницей, что нужно вы­делять соответствующее число столбцов слева от того столбца, перед которым будут добавлены новые.

Удаление информации в строках и столбцах без удаления са­мих строк и столбцов из таблицы производится аналогично удале­нию строки текста, т.е. необходимо:

=> выделить курсором информацию в строке или столбце;

=> нажать клавишу [Del].

Удаление строк или столбцов таблицы производится в следую­щем порядке:

=> выделить строку или столбец;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Удалить ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую команду (Удалить все строки или Удалить все столбцы).

Оформление внешнего вида таблицы включает в себя следую­щие основные операции:

• 
  изменение ширины столбцов;
  
• 
  изменение высоты строк;
  
• 
  оформление сетки таблицы;
  

=> нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «перетащить» вертикальную линию соответственно влево или вправо на требуе­мое расстояние.

Ширину столбцов можно задать с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица.

Высота любой строки таблицы может быть задана с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица одним из трех параметров: Авто, Минимум, Точно.

Параметр Авто определяет высоту строки таблицы в соответ­ствии с параметрами абзаца, которые устанавливаются при пер­воначальном форматировании документа. В этом случае высота строки таблицы устанавливается автоматически в зависимости от размеров вводимого в ячейку текста.

Параметры Минимум и Точно устанавливаются только для строк создаваемой таблицы. При выборе этих параметров высота строки таблицы задается числом пиксельных точек.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Мини­мум минимальная высота строки определяется заданным числом пиксельных точек. Однако если размеры вводимого текста превы­шают заданные размеры ячейки, высота строки таблицы увели­чивается в соответствии с размерами текста.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Точно высота строки не меняется. Если размер вводимого текста превы­шает заданные размеры ячейки, в ней остается только вместив­шаяся его начальная часть.

Высота строки может быть задана как для всей таблицы сразу, так и для любой отдельной строки. Установка высоты строк таб­лицы производится в следующем порядке:

=> выделить строку (или все строки);

=> активизировать меню Таблица;

=> в появившемся диалоговом окне установить параметры: Вы­сота строки и Сколько (размер в пиксельных точках);

На экране в созданной таблице строки и столбцы (сетка табли­цы) выделены пунктирной линией, т. е. при выводе документа на принтер таблица распечатается без сетки. Для распечатки таблицы с сеткой необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить таблицу;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=> в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Обрамление и выбрать необходимые установки (рамку или сетку таблицы, толщину и цвет линий);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

При желании отдельные столбцы или строки таблицы можно выделить различным цветом. Для этого требуется: => выделить строку или столбец;

=> активизировать меню Формат;

31

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Оформить таблицу можно с использованием установленных в редакторе типовых стилей, для чего требуется:

=> установить курсор в любом месте таблицы;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Автоформат таблицы...;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать один из предлага­емых форматов;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Создание текста и преобразование его в таблицу. Эта схема со­здания таблиц применяется при оформлении документов, для которых не существует установленных форм. В этом случае после­довательность операций и способы их выполнения аналогичны используемым в схеме оформления табличных документов пер­вым способом (оформление заголовка таблицы, заполнение таб­лицы информацией, оформление внешнего вида таблицы). Отли­чие состоит только в последовательности оформления шапки таб­лицы, которую рассмотрим на примере создания календарного плана выполнения работ (см. табл. 2.1):

=> набрать текст заголовка таблицы, причем в процессе набора в конце текста каждой предполагаемой колонки (кроме послед­ней) нажимать клавишу [Tab];

=> выделить набранный текст;

=> активизировать меню Таблица;

=> включить изображение сетки командой Линии сетки;

=> выбрать команду Преобразоватътекст;

=> в появившемся диалоговом окне щелкнуть мышью по кноп­ке [ОК].

После выполнения указанных действий на экране появится заголовок таблицы.

Все дальнейшие действия по созданию таблиц были рассмот­рены ранее.

2.4. Составление табличных документов с расчетами

В производственной деятельности любой фирмы используется множество деловых документов (кроме бухгалтерских), при со­здании которых необходимо выполнять различные математиче­ские вычисления. Например, документы по учету прихода и рас­хода продукции; прогнозированию продаж, изменений курса ва­лют, динамики изменений рынка по видам продукции, доходов и т. п.; составлению балансовых таблиц; учету денежных чеков и др.

32

При разработке таких документов в Word можно произвести необходимые расчеты, не прибегая к таким приложениям Windows, как Калькулятор или Excel. При этом результаты расчетов автома­тически вводятся в соответствующие ячейки таблицы.

Word обладает набором математических функций, позволяю­щих выполнять следующие операции:

• 
  сложение, вычитание, умножение, деление;
  
• 
  вычисление среднего значения;
  
• 
  вычисление процентов;
  
• 
  выбор минимальных и максимальных значений.
  

Первые 26 столбцов таблицы обозначаются буквами латинско­го алфавита от А до Z. Если столбцов в таблице больше 26, то они обозначаются АА ... AZ и т.д.

Строки таблицы обозначаются числами, начиная с единицы.

Таким образом, выражение Dl = A4-C6 означает, что число, записанное в ячейке первого столбца четвертой строки таблицы (А4), умножается на число, записанное в ячейке третьего столбца шестой строки (С6), а результат автоматически записывается в ячейку четвертого столбца первой строки (D1).

Формула для расчета записывается в той ячейке, где необходи­мо указать результат.

Порядок выполнения расчетов рассмотрим на примере состав­ления накладной на выдачу товаров фирме-покупателю со склада фирмы-продавца. Форма такой накладной показана в табл. 2.3 (не­которые реквизиты накладной не представлены).

В табл. 2,3 над столбцами указаны обозначающие их символы.

2 Фуфаии

33

Стоимость товара первого наименования рассчитывается по формуле F2 = D2 • Е2.

Стоимость товара второго наименования F3 = D3 • ЕЗ. Тогда сто­имость всего товара будет представлять собой сумму значений ячеек F2hF3,t.c F4 = F2 + F3.

Определив расчетные формулы, можно приступать к заполне­нию таблицы.

Последовательность разработки таблицы была изложена ранее, поэтому укажем теперь только последовательность действий, свя­занных с выполнением расчетов:

=> ввести числа в ячейки столбцов Кол. и Цена, р.);

=> выделить вычисляемую ячейку (F2);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула ...;

=> в появившееся диалоговое окно ввести расчетную формулу (=D2E2);

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Результат вычислений автоматически будет записан в ячейку F2. Аналогичные действия выполнить для ячеек F3 и F4, введя соответствующие формулы.

Если необходимо установить для всех чисел таблицы одинако­вый формат записи, то вводить их следует через команду Форму­ла, т.е. вводимое число сначала записывается в строке Формула диалогового окна, а затем выбирается формат его записи.

Формат числа — это вид отображения его при выводе на экран и в печать. В диалоговом окне команды Формула ... можно выбрать следующие форматы чисел:

• 
  ##0 — целое число с разделением тысяч;
  
• 
  ##0,00 — число, вычисляемое с точностью до второго знака после запятой;
  
• 
  ##0,00 р. — представление числа в рублях.
  

= SUM (Al: A10) — вычисление сумм для ячеек с 1-й по 10-ю столбца А;

= SUM (A1;D10) — вычисление сумм для ячеек с Al no D10;

= SUM (ABOVE) — вычисление сумм для всех ячеек столбца, находящихся выше текущей ячейки;

= SUM (LEFT) или= SUM (RIGHT) — вычисление сумм для всех ячеек строки, находящихся слева или справа от текущей ячейки. Word предоставляет пользователю достаточный набор матема­тических функций для выполнения широкого круга расчетных задач.

34

Рис. 2.6. Вид накладной с формулами

Перечень этих функций можно увидеть в диалоговом окне коман­ды Формула...

Итак, накладная составлена, расчеты выполнены, но вы обна­ружили, что неправильно ввели число отпущенных утюгов. Для перерасчета необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить ячейку для замены числа;

=> удалить число;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула ...;

=> в появившееся диалоговое окно ввести новое число;

=> выбрать формат записи числа;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Выделить таблицу;

=> нажать клавишу [F9] (Word произведет пересчет всей таблицы);

=> отменить выделение таблицы.

При необходимости правильность введенных расчетных фор­мул можно проверить, выделив таблицу и нажав комбинацию клавиш [Shift] + [F9], тогда табл. 2.3 будет иметь вид, показанный на рис. 2,6.

Из рисунка видно, что в ячейках столбца Кол. формула отсут­ствует. Это означает, что числа в эти ячейки вводились обычным способом, т.е. без применения команды Формула. В ячейках с фор­мулами указан еще и формат вывода числа.

Чтобы вернуть таблице ее первоначальный вид, необходимо выделить ее и нажать комбинацию клавиш [Shift] + [F9].

2.5. Построение диаграмм и графиков на основе таблиц

Использование Word для создания деловых документов позво­ляет провести анализ ситуации и прогнозирование результатов Деятельности фирмы. Рассмотрим возможности Word на примере

35

36

2.6. Работа с базами данных

Еще одна замечательная возможность Word — это работа с база­ми данных.

База данных — это информация об объектах, хранящаяся в памя­ти компьютера (на дисках и других носителях). Однотипные объекты характеризуются одинаковым набором признаков и отличаются один от другого только значениями этих признаков.

Информация в базе данных хранится в виде таблиц, состоящих из колонок (полей) и строк (записей). Каждое поле таблицы пред­назначено для описания какой-либо одной характеристики объекта. В каждой ячейке одной строки записывается значение соответ­ствующей характеристики объекта. Каждая строка записи базы дан­ных характеризует один из объектов.

Самый простой пример базы данных — это информация о со­трудниках фирмы, сведенная в таблицу. Как правило, на каждого сотрудника фирмы заводится карточка с указанием его должнос­ти, оклада, даты поступления, домашнего адреса и других сведе­ний. Данные из таких карточек можно свести в табл. 2.5.

Одно из назначений баз данных — производить поиск необхо­димой информации. Word позволяет производить поиск данных в таблицах, составленных как с помощью самого редактора, так и с применением специальных прикладных программ, например Access или Excel.

Последовательность поиска информации рассмотрим на при­мере табл. 2.5, хранящейся на диске с именем basa.doc.

Пусть необходимо найти специалистов фирмы, получающих оклад более 12 000 р. Поиск осуществляется в следующем порядке:

=> выбрать команду База данных в меню Вставка, на экране появится диалоговое окно База данных (рис. 2.10);

=> щелкнуть мышью по кнопке [Получить данные ...];

=> в появившемся диалоговом окне (рис. 2.11) выбрать нужную таблицу (базу данных) и щелкнуть мышью по кнопке [ОК.];

=? после подтверждения источника данных в диалоговом окне База данных (см. рис. 2.10) щелкнуть мышью по кнопке [Опции запроса];

=> в появившемся диалоговом окне Опции запроса записать условия выборки информации из базы данных, как показано на рис. 2.13, и щелкнуть мышью по кнопке [ОК];

=ф в появившемся вновь диалоговом окне База данных (см. рис. 2.10) щелкнуть мышью по кнопке [Вставить данные в документ] (текущий).

В результате проведенного поиска все сведения, отвечающие заданным условиям выборки, будут выведены на экран в виде таблицы, показанной на рис. 2.14.

Поиск данных в таблицах можно осуществлять одновременно по нескольким условиям (нескольким полям). Например, можно найти данные, удовлетворяющие следующим условиям: специа­листы, занимающие одну и ту же должность и имеющие оклад и дату поступления в заданных пределах (больше, меньше, равно, не равно, больше или равно, меньше или равно).

Из приведенного примера видно, что для создания баз данных и работы с ними технических возможностей редактора Word вполне достаточно во многих производственных ситуациях.

Если на фирме имеются базы данных, разработанные в системе Access, или таблицы (например, бухгалтерские), созданные в сре­де Excel, то при выполнении различных отчетов, справок и дру­гих деловых документов из них с помощью редактора Word можно также получить необходимые сведения, выполнив действия, ана­логичные изложенным ранее.

2.7. Одновременная работа с разными документами

Делопроизводство включает в себя различные виды работы с до­кументацией, например:

• 
  составление документов с одинаковыми текстовыми фраг­ментами;
  
• 
  внесение в документы информации из баз данных или элект­ронных таблиц;
  
• 
  выполнение в процессе создания документа расчетов;
  
• 
  создание рисунка для вставки его в текст и др.
  

=> открыть окно для создания нового документа, выбрав ко­манду Создать из меню Файл или щелкнув мышью на соответ­ствующей кнопке панели инструментов;

=> открыть документ, из которого должны копироваться дан­ные, выполнив необходимые действия по загрузке этого доку­мента (при этом на экране дисплея должен появиться текст этого документа);

=> выделить необходимый фрагмент текста и скопировать его в буфер обмена;

=> запустить на выполнение соответствующее приложение;

=> выполнить в приложении требуемые действия;

=> переключиться в Word, нажав комбинацию клавиш [Ctrl] + + [Esc], и в появившемся окне отметить мышью строку Word.., после чего на экране откроется окно с редактируемым документом.

Если в результате работы с другим приложением Windows не­обходимо вставить в текст редактируемого документа, то перед «возвращением» в Word следует скопировать их в буфер обмена, а после перехода к редактируемому документу вставить информа­цию из буфера в нужное место.

При работе в системе Windows 95 переход из одного приложе­ния в другое значительно проще, т.е. при работе с несколькими Приложениями просто последовательно открывают каждое из них. В этом случае в строке состояния появляются названия кнопок открытых приложений, и тогда для перехода из активного прило-

41

жения к любому другому достаточно щелкнуть мышью по соот­ветствующей кнопке.

Выбор и вставка готовых рисунков из файла Clipart произво­дится в следующем порядке:

=> установить текстовый курсор в то место, куда требуется вста­вить рисунок;

=> активизировать меню Вставка;

Выбранная картинка будет вставлена в текст документа в месте нахождения текстового курсора.

=> перейти в любой графический редактор, имеющийся на диске (через команду Перейти в ...);

=> вставить рисунок из буфера обмена для редактирования с по­мощью комбинации клавиш [Ctrl] + [V];

=> отредактировать рисунок;

=> выделить отредактированный рисунок или его фрагмент;

=> скопировать выделенный объект в буфер обмена;

=* перейти в Word (в документ, куда вставляется рисунок);

=> вставить рисунок из буфера обмена.

Редактирование рисунков в графических редакторах — прило­жениях Windows — после изучения всех приемов работы в Word не составит особых сложностей. На рис. 2.17 показано окно графиче­ского редактора Paint, с помощью которого авторы выполняли редактирование рисунков данной книги.

Из рисунка видно, что окно графического редактора практи­чески не отличается от уже знакомого окна редактора Word, т. е. освоение графического редактора не представляет особых трудно­стей, поэтому дадим лишь два совета.

Прежде чем начинать какое-либо действие с рисунком, заду­майтесь, что же необходимо сделать? После чего щелкните мы­шью по соответствующей кнопке и выполняйте, что задумали. От­менить же выполняемое действие можно соответствующей коман­дой из меню Правка,

Прежде чем закончить данный раздел, необходимо сказать о замечательном свойстве клавиши [Print Screen], при нажатии ко­торой все содержимое экрана будет скопировано в буфер обмена.

Освоение технологии работы с редактором Word значительно сократит время на изучение других приложений Windows.

Контрольные вопросы

1. 
   Где применяется текстовый редактор Word?
   
2. 
   Какова последовательность разработки делового документа?
   
3. 
   Каковы способы копирования и перемещения участков текста?
   
4. 
   Открыв на компьютере текстовый редактор Word, ответьте, каково назначение команд меню Вид, Формат''.
   
5. 
   Какова последовательность действий при создании таблицы?
   
6. 
   Какова последовательность действий при вставке в текст объектов из других приложений Windows?
   
7. 
   Какова последовательность действий по сохранению документа?